Umsatzsteuererklärung
Inhaltsverzeichnis
Die Umsatzsteuererklärung erstellen
Jede:r Unternehmer:in in Deutschland muss jährlich die Umsatzsteuererklärung erstellen. Je nach Umsatz müssen Sie zudem monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und entsprechende Vorauszahlungen leisten. Was Sie dabei beachten und welche Fristen Sie einhalten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel
Abb. 1: Umsatzsteuererklärung Übersicht
Wer muss die Umsatzsteuererklärung abgeben?
Nicht jede:r Unternehmer:in ist dazu verpflichtet, jedes Jahr eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.
Grundsätzlich gilt: Die Vorauszahlungen werden am Ende des Jahres mit der Jahresumsatzsteuerschuld abgeglichen. Die Umsatzsteuererklärung ist also für Unternehmer:innen, die eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben die Endabrechnung. Es gibt aber auch Unternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen.
Die Umsatzsteuer für Kleinunternehmen
Als Kleinunternehmer:in sind Sie mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ab dem Steuerjahr 2024 von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit.
Um vom Finanzamt als Kleinunternehmer:in eingestuft zu werden, darf Ihr Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro liegen und der Umsatz des laufenden Jahres nicht über 50.000 Euro. Sobald Sie eine dieser Bedingungen nicht mehr erfüllen, sind Sie kein:e Kleinunternehmer:in mehr. Das gilt übrigens auch für die Umsatzschätzung, wenn Sie sich selbstständig machen. Schätzen Sie Ihren Umsatz im Jahr auf mehr als 22.000 Euro, wird das Finanzamt Sie nicht als Kleinunternehmer:in einstufen.
Die Kleinunternehmer-Regelung im Umsatzsteuergesetz (UstG) dient dazu, Unternehmer:innen mit wenig Umsatz einen Teil der Bürokratie zu ersparen. Deshalb müssen Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen, keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen und keine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Die Unterschiede zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung
Liegt Ihr Unternehmen über einer bestimmten Umsatzgrenze, müssen Sie für das laufende Geschäftsjahr regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Ob Sie die Vorauszahlungen monatlich oder quartalsweise abgeben müssen, hängt von der Zahllast Ihres Unternehmens ab. Unter Zahllast versteht man die Umsatzsteuerschuld des Vorjahres.
Liegt die Zahllast Ihres Unternehmens unter 7.500 Euro, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abgeben. Bei einer Zahllast von 7.500 Euro und mehr, steht die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich an. In den ersten zwei Jahren müssen Sie mit einem neu gegründeten Unternehmen in jedem Fall monatliche Vorauszahlungen leisten. Erst ab dem dritten Jahr ist dann die Zahllast entscheidend.
Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung handelt es sich also um Vorauszahlungen an das Finanzamt. Der Sinn dahinter ist zum einen die Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen am Ende des Jahres, wenn der zu zahlende Betrag für das Unternehmen zu hoch ist und zum anderen soll das Unternehmen vor dem Risiko möglicher Zahlungsschwierigkeiten geschützt werden, da regelmäßige Vorauszahlungen eine bessere Finanzplanung ermöglichen.
Die monatlichen oder vierteljährlichen Vorauszahlungen werden am Ende des Geschäftsjahres im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst. Die Umsatzsteuererklärung ist demnach eine Übersicht Ihrer Vorauszahlungen und die tatsächliche Jahressteuer.
In den meisten Fällen stimmen die Vorauszahlungen nicht mit der errechneten Summe in der Umsatzsteuererklärung überein. Zum Beispiel, weil weitere Belege aufgetaucht sind oder unvollständige Angaben korrigiert werden müssen. Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung und dem Berichtigen von Vorauszahlungen müssen Sie sehr genau sein.
Hohe Abweichungen von Zahllast und Voranmeldungen sind ein erstes Indiz für Steuerverkürzungen oder Steuerhinterziehung. Wenn Sie feststellen, dass es zu einer hohen Abweichung bei den Besteuerungsgrundlagen in der Umsatzsteuererklärung kommt, geben Sie für die betreffenden Voranmeldungszeiträume berichtigte Voranmeldungen ab.
Die Diskrepanz zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen muss ausgeglichen werden. Entweder bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück, wenn Ihre Vorauszahlungen zu hoch waren, oder Sie müssen dem Finanzamt den Restbetrag überweisen, wenn Sie zu wenig vorausgezahlt haben.
Abb. 2: Umsatzsteuererklärung vs. Umsatzsteuer-Voranmeldung
Abgabefristen für die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2024
Wie bei jedem steuerlichen Dokument, gibt es auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung Fristen, die Sie einhalten müssen.
Sind Sie aus bestimmten Gründen nicht in der Lage, die Vorauszahlungen regelmäßig fristgerecht zu leisten, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen.
Die Dauerfristverlängerung
Erteilt das Finanzamt Ihnen eine Dauerfristverlängerung, dürfen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils einen Monat nach der ursprünglichen Abgabefrist einreichen.
Eine Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe dieser Vorauszahlung orientiert sich an der Zahllast Ihres Unternehmens aus dem Vorjahr. Sie müssen 1/11 der Umsatzsteuerschuld des Vorjahres zahlen, damit das Finanzamt Ihnen eine Dauerfristverlängerung gewährt.
Betrug Ihre Zahllast im Vorjahr beispielsweise 220.000 Euro, müssen Sie eine Sondervorauszahlung von 20.000 Euro leisten.
Die Sondervorauszahlung wird Ihnen erst mit der letzten Umsatzsteuer-Voranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.
Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2024
Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr auf absolute Richtigkeit. Grundsätzlich ändert sich an den Fristen nach Festlegung nichts, aber Anpassungen sind nicht komplett ausgeschlossen.
Grundsätzlich gilt: Sie müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung spätestens am 10. Tag nach dem Ende des Voranmeldungszeitraums (Vierteljahr, Monat) elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Das heißt, wenn Sie beispielsweise zu einer monatlichen Abgabe verpflichtet sind, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Februar bis zum 10. März einreichen. Bei einer vierteljährlichen Abgabepflicht müssen Sie die Voranmeldung für das 2. Kalendervierteljahr bis zum 10. Juli an das Finanzamt übermitteln. Fällt der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag.
Die Abgabefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Jahr 2024, wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten:
Termin für die Umsatzsteuer | Termin für die Dauerfristverlängerung | |
|---|---|---|
Januar | 11.02.2024 | 11.03.2024 |
Februar | 11.03.2024 | 10.04.2024 |
März | 10.04.2024 | 10.05.2024 |
April | 10.05.2024 | 10.06.2024 |
Mai | 10.06.2024 | 10.07.2024 |
Juni | 10.07.2024 | 12.08.2024 |
Juli | 12.08.2024 | 10.09.2024 |
August | 10.09.2024 | 10.10.2024 |
September | 10.10.2024 | 11.11.2024 |
Oktober | 11.11.2024 | 10.12.2024 |
November | 10.12.2024 | 10.01.2025 |
Dezember | 10.01.2025 | 10.02.2025 |
Die Abgabefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Jahr 2022, wenn Sie quartalsweise Ihre Vorauszahlungen leisten:
Voranmeldezeitraum | Termin für die Umsatzsteuer | Termin für die Dauerfristverlängerung |
|---|---|---|
1. Quartal | 10.04.2024 | 10.05.2024 |
2. Quartal | 10.07.2024 | 12.08.2024 |
3. Quartal | 10.10.2024 | 11.11.2024 |
4. Quartal | 10.01.2025 | 10.02.2025 |
Fristen für die Umsatzsteuererklärung
Die Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung ist die Gleiche, wie die für die Einkommensteuererklärung: Der 31.07. des Folgejahres.
Wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung von einem oder eine:r Steuerberater:in machen lassen, verlängert sich die Frist um exakt ein Jahr.
Mithilfe Ihrer Steuerberatung können Sie auch klären, ob es evtl. sinnvoll ist, die Umsatzsteuererklärung erst ein Jahr später abzugeben. Müssen Sie dem Finanzamt etwas nachzahlen, können Sie diese Nachzahlung so ein wenig aufschieben. Bekommen Sie allerdings Geld vom Finanzamt zurück, müssten Sie bei einer späteren Abgabe der Umsatzsteuererklärung dementsprechend auch auf Ihr Geld warten.
Wichtig ist, dass Sie die Zahlungsfrist beachten. Schulden Sie dem Finanzamt eine Nachzahlung, haben Sie genau einen Monat Zeit, um diese Schuld zu begleichen. Die Frist läuft ab dem Tag, an dem Ihre Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt eingegangen ist.
Das müssen Sie bei der Erstellung und der Abgabe der Umsatzsteuererklärung beachten
Die Umsatzsteuererklärung muss seit dem Jahr 2011 in elektronischer Form abgegeben werden. Dafür verwenden Sie in der Regel ELSTER, die ELektronische STeuerERklärung.
Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es möglich, die Umsatzsteuererklärung noch in Papierform beim Finanzamt einzureichen. Dazu müssen Sie nachweisen, dass Sie nicht die technischen Voraussetzungen besitzen, die Umsatzsteuererklärung elektronisch zu erstellen.
Sollte dies tatsächlich der Fall sein, finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums einen Vordruck, den Sie ausdrucken und ausfüllen können.
Das Hauptformular besteht aus vier Seiten, auf denen Sie, neben den allgemeinen Angaben zu Ihrem Unternehmen, alle steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen, Umsatz- und Vorsteuerbeträge des laufenden Jahres angeben. Die Umsätze müssen Sie dabei in die verschiedenen Steuersätze und die verschiedenen Arten der Steuerbarkeit aufteilen.
Im Hauptformular können Sie zudem auch die Vorsteuerabzüge berichtigen, falls das nötig sein sollte.
Die Anlagen UN und UR
Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Sie zusätzlich zum Hauptformular auch die Anlage UN oder die Anlage UR ausfüllen.
Bei der Anlage UN handelt es sich um eine Anlage für Unternehmen, die im Ausland ansässig sind. Ausländische Unternehmen werden nur dann in Deutschland veranlagt, wenn sie im Inland Umsatzsteuer schulden. Unternehmer:innen, die ausschließlich Vorsteuerbeträge geltend machen können, sind auf das Vorsteuer-Vergütungsverfahren angewiesen.
Die Anlage UN hat nur eine Seite und besteht aus den allgemeinen Angaben und drei kurzen Abschnitten zum Vorsteuer-Vergütungsverfahren, anrechenbare Beträge und ergänzende Angaben zu Umsätzen.
Die Anlage UR (umsatzsteuerlicher Rest) behandelte viele unterschiedliche komplexe Umsätze. Dazu gehören:
- steuerfreie Lieferungen, sonstige Leistungen und unentgeltliche Wertabgaben
- innergemeinschaftliche Erwerbe
- Steuerschuldner bei Auslagerung
- innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
- Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- ergänzende Angaben zu Umsätzen
Seit dem Jahr 2018 ist die Anlage UR im Hauptformular für die Umsatzsteuererklärung in den Abschnitten D bis I integriert und muss somit nicht mehr separat ausgefüllt werden.
Da die Umsätze in der Anlage UN nicht auf jedes Unternehmen zutreffen, klären Sie am besten mit der Steuerberatung Ihres Vertrauens, ob Sie einen oder mehrere dieser Abschnitte für Ihr Unternehmen beachten müssen.
Die konsolidierte Umsatzsteuererklärung
Bei der konsolidierten Umsatzsteuererklärung handelt es sich im Grunde um ein Formular, das für mehrere Unternehmen gültig ist.
Betreiben Sie beispielsweise zwei Gewerbe gleichzeitig als Solo-Selbstständige:r, müssen Sie zwar wie üblich für jedes Gewerbe jeweils eine eigenständige Bilanz erstellen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Sie fassen in der Umsatzsteuererklärung dann alles Umsätze für beide von Ihnen geführte Unternehmen zusammen.
Auf das Einreichen von Belegen können Sie bei der Umsatzsteuererklärung verzichten. Wie bei allen anderen Steuererklärungen gilt aber auch hier die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bewahren Sie alle Belege also auf und haben Sie diese immer griffbereit, falls das Finanzamt doch mal danach fragen sollte.
Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung gibt es einige Vorgaben zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass Sie sich an die Abgabefristen für Vorauszahlungen, Abgaben und abschließende Zahlung halten. Lexoffice hilft Ihnen dabei, Ihre Fristen immer einzuhalten und die Umsatzsteuererklärung so einfach wie möglich zu erstellen.