Bewirtungsbeleg

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Ein Geschäftsessen kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg vorliegt. Ein einfacher Kassenbon reicht nicht aus. Der Bewirtungsbeleg muss Angaben wie Datum, Ort, Anlass, Personen und Kosten enthalten. Abhängig von der Höhe der Bewirtungskosten, sind weitere Angaben wie z.B. der Name des Einladenden erforderlich. Je nach Anlass können 70 bis 100 Prozent der Bewirtungskosten abgesetzt werden.

Bei einem Geschäftsessen können Geschäftsbeziehungen zu Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Lieferant:innen augebaut und vertieft werden. Gutes Essen und eine angenehme Atmosphäre können die Verhandlungen positiv beeinflussen. Die entstehenden Kosten für Speisen und Getränke können steuerlich abgesetzt werden können. Die einzige Voraussetzung: ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg.

Ein Kassenzettel bzw. eine normale Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg!

Ein Bewirtungsbeleg ist ein eigenständiges Dokument, auf dem alle Kosten eines Geschäftsessens aufgelistet werden. Sie erhalten den Bewirtungsbeleg neben dem Kassenbeleg vom Restaurant. Häufig befindet sich ein Vordruck auf der Rückseite des Kassenbons. Damit die Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können, muss der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt werden und die entstandenen Kosten dürfen nicht zu hoch sein. Ansonsten kann das Finanzamt die Bewirtungskosten bei der Prüfung ablehnen.

Der Anlass ist entscheidend

Die Bewirtungskosten werden in zwei Kategorien aufgeteilt: geschäftlich veranlasste und betrieblich veranlasste Kosten. Unter geschäftlich veranlassten Kosten versteht das Finanzamt die Bewirtung von Geschäftspartner:innen, wohingegen unter betrieblich veranlassten Kosten die Bewirtung von Mitarbeiter:innen und ggf. deren Angehörigen verstanden wird.

Daher muss angegeben werden, wer bei dem Essen anwesend war. Dies ist wichtig, da die Kosten je nach Anlass unterschiedlich abgesetzt werden. Während bei einer Bewirtung der Mitarbeiter 100 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können, sind es bei der Bewirtung von Kund:innen oder anderen Geschäftspartner:innen 70 Prozent. Dies gilt jedoch nur außerhalb des Unternehmens in einem Restaurant. Für Treffen in den Räumen des Unternehmens trägt das Unternehmen die Kosten selbst.

Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Das Finanzamt prüft, ob Bewirtungsbelege korrekt ausgefüllt sind. Fehlerhafte oder unvollständige Bewirtungsbelege werden vom Finanzamt abgelehnt. Für einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg sind die folgenden Angaben erforderlich:

Name und Anschrift der Gaststätte
Datum
Konkreter Anlass der Bewirtung
Name und Firma der Personen, die bewirtet wurden
Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke
Netto- und Bruttobetrag der entstandenen Kosten sowie der entsprechende Umsatzsteuersatz
Trinkgeld (kann als Betriebsausgabe zu 70 Prozent abgesetzt werden)
Unterschrift des:der Bewirtenden

Der Anlass der Bewirtung wird ausführlich vom Finanzamt überprüft. Sie sollten daher den Anlass so konkret wie möglich beschreiben und nicht allgemeine Bezeichnungen wie „Vertiefung der Geschäftsbeziehung“ als Anlass angeben. Erwähnen Sie bspw. konkrete Projektnamen.

Der Bewirtungsbeleg befindet sich entweder auf der Rückseite der Rechnung in Form eines vorgedrucktes Formulars oder Sie erhalten ein separates Dokument, das Sie mit der Rechnung zusammenheften. Sie können sich natürlich auch vorbereiten und bereits einen Vordruck zum Geschäftsessen mitbringen. Der Beleg muss von dem:der Bewirtenden unterschrieben werden. Hier finden Sie eine Bewirtungsbeleg Vorlage.

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Welche Kosten erkennt das Finanzamt bei einem Geschäftsessen an?

Bewirtungen sind je nach Anlass zu 100 Prozent oder 70 Prozent absetzbar. Ausschlaggebend ist, ob nur Mitarbeitende oder Kund:innen bewirtet werden.

Hört sich kompliziert an? Ist es aber nicht. Erfassen Sie einfach in der Belegerfassung den Rechnungsbetrag mit der Kategorie Bewirtung, den Rest übernimmt lexoffice für Sie.

Bewirtungsbelege werden mit lexoffice ganz einfach per Foto/App erfasst und dann automatisch korrekt verbucht:

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Die Höhe der Rechnung ist ausschlaggebend

Bewirtungsbelege zählen bis zu einem Betrag von 250 Euro als Kleinbetragsrechnungen. Hier reichen die bereits erwähnten Angaben. Rechnungen über 250 Euro benötigen zusätzliche Angaben.

Das gilt für die Bewirtungskosten über 250 Euro

Ein Bewirtungsbeleg über 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss den Namen bzw. das Unternehmen und dessen Anschrift enthalten – unter 250 Euro ist dies nicht erforderlich.

Außerdem dürfen Angaben wie die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants, eine eindeutige Rechnungsnummer und der konkrete Steuerbetrag nicht fehlen.

Tabelle überspringen

Angaben für Bewirtungskosten bis 250 Euro	Angaben für Bewirtungskosten ab 250 Euro
Name und Anschrift des Restaurants Datum Konkreter Anlass des Geschäftsessens Auflistung der Speisen und Getränke Trinkgeld Netto- und Bruttobetrag Steuersatz Namen der Teilnehmenden Unterschrift des:der Bewirtenden	Name und Anschrift des Restaurants Datum Konkreter Anlass des Geschäftsessens Auflistung der Speisen und Getränke Trinkgeld Netto- und Bruttobetrag Steuersatz Namen der Teilnehmenden Unterschrift des:der Bewirtenden Name und Anschrift des:der Gastgebenden bzw. des Unternehmens Rechnungsnummer Steuernummer oder USt.-ID-Nr. des Restaurants

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FAQ: Bewirtungsbeleg

Was ist ein Bewirtungsbeleg und warum ist er wichtig?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das die Kosten eines Geschäftsessens oder einer Bewirtung erfasst. Er ist wichtig, um diese Kosten steuerlich abzusetzen.

Welche Informationen müssen auf einem Bewirtungsbeleg angegeben werden?

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg sollte folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Restaurants,
Datum,
Konkreter Anlass des Geschäftsessens,
Auflistung der Speisen und Getränke,
Trinkgeld,
Netto- und Bruttobetrag,
Steuersatz.

Sind die entstandenen Kosten höher als 250 Euro, werden zusätzliche Angaben wie Name und Anschrift des gastgebenden Unternehmens, eine Rechnungsnummer, der konkrete Steuerbetrag sowie die Steuer– oder USt.-ID-Nummer des Restaurants benötigt.

Gibt es Unterschiede zwischen Kund:innen- und Mitarbeiter:innenbewirtung?

Ja, bei einer Bewirtung von Kund:innen oder anderen Geschäftspartner:innen, wie bspw. Lieferant:innen können 70 Prozent der Kosten abgesetzt werden. Bei Geschäftsessen ausschließlich mit Mitarbeiter:innen und ggf. deren Partner:innen und Familie dagegen können 100 Prozent der Kosten steuerlich geltend gemacht werden.

Kann ich einen einfachen Kassenzettel als Bewirtungsbeleg verwenden?

Nein, ein einfacher Kassenzettel oder eine normale Restaurantrechnung reicht zum Absetzen der Bewirtungskosten nicht aus. Es muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden, der von dem:der Bewirtenden unterschrieben ist.