Einführungsprozess

Einführungsprozess

Effizient zusammenarbeiten in wenigen Schritten

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Warum ist ein Einführungsprozess wichtig?

Der Fachkräftemangel und die Übernahme zusätzlicher Aufgaben (z.B. Coronahilfen, Grundsteuer) sorgen in vielen Kanzleien für eine regelmäßige Überlastung: Effiziente Prozesse werden unerlässlich.

Unsere Empfehlung:

Entwickeln Sie einen Einführungsprozess für Mandantinnen und Mandanten, die mit lexoffice arbeiten möchten. Sorgen Sie für eine optimale Zusammenarbeit von Anfang an, indem Sie die Einarbeitung, Einstellungen, Arbeitsteilung und Datenübernahme klar definieren.

Aus der Praxis für die Praxis:

In Zusammenarbeit mit über 60 Kanzleimitarbeitenden haben wir einen Rahmen entwickelt, der als Anregung und Grundlage für den Aufbau Ihres individuellen Onboarding-Prozesses für die Einführung von lexoffice dienen soll.

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Aufbau eines Einführungsprozesses

Vor dem Start des eigentlichen Einführungsprozesses gilt es zunächst einige Grundvoraussetzungen zu schaffen, wie z.B. die Klärung folgender Fragen:

  • Ist der Einsatz von lexoffice bei diesem Mandanten sinnvoll?
  • Kennt der Mandant lexoffice schon?

Anschließend starten Sie den Einführungsprozess, den wir in der Blaupause in fünf Schritte eingeteilt haben.

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Einführungsprozess in 5 Schritten

Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5

Kick-off-Gespräch mit dem Mandanten

Im Kick-off-Gespräch wird der Onboarding-Prozess besprochen und terminiert. Es werden die gegenseitigen Erwartungen abgeklärt und die Arbeitsteilung festgehalten.

Grundeinstellungen festlegen

Die Auswahl der richtigen Grundeinstellungen ist eine wichtige Voraussetzung, um schnell effizient zusammenzuarbeiten, weshalb diese gemeinsam festgelegt werden sollten.

Einarbeitung in lexoffice

Der Mandant muss verstehen, was in lexoffice erledigt wird und wie dies funktioniert. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten – von der Schulung durch die Kanzlei bis hin zu Angeboten der lexoffice Academy.

Praxisphase

Es wird mit dem Mandanten vereinbart, was dieser konkret in welcher Zeitspanne eigenständig in lexoffice erledigen sollte.

Analyse und Feedback

Nach der ersten Praxisphase wird diese gemeinsam ausgewertet und geklärt, ob weitere Feedbackschleifen nötig sind.

Arbeitshilfen zum Download

Nutzen Sie den erarbeiteten Einführungsprozess und die Checklisten als Rahmen zum Aufbau Ihres individuellen Onboarding-Prozesses

Broschüre: Effizient zusammenarbeiten – Einführungsprozess von lexoffice bei Mandanten

Checkliste: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von lexoffice

Checkliste: Erfolgreiche Einführung in 5 Schritten

Wir sind für Sie da

Wir bieten Ihnen persönliche Betreuung und Unterstützung beim Aufbau Ihres individuellen Einführungsprozesses an:

Starter-Paket

Sie haben wenig oder keine Erfahrung mit lexoffice? Im Rahmen des Starter-Pakets erhalten Sie persönliche Betreuung durch unsere Kanzleibetreuer, die Sie und Ihre Kanzlei in drei Schritten fit für die Zusammenarbeit über lexoffice machen:

Persönliches Beratungsgespräch zur Bedarfsanalyse
Kanzleischulung und Aufbau Ihres Einführungsprozesses
Begleitung erster Mandanten und Prozessoptimierung

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Online-Schulung

Unsere Kanzleibetreuer bieten regelmäßig Online-Schulungen zum Einführungsprozess an.

Schwerpunkte

Zusammenarbeit standardisieren
eigene Einführungsprozesse entwickeln
Voraussetzungen prüfen
Best Practices: Einführung in 5 Schritten

Zielgruppe

Für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter, die lexoffice bei Mandanten einführen.

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Aus der Praxis für die Praxis

Wie der Einführungsprozess entstand

Entscheidend für den Erfolg eines Einführungsprozesses ist, dass er in der Praxis funktioniert. Deshalb wurde er im Rahmen der lexofficer-Ausbildung von über 60 Kanzleimitarbeitenden, die täglich im Austausch mit lexoffice Mandanten stehen, definiert.

Dazu wurden bei Workshops im März 2023 in Hamburg, Köln und München in Kleingruppen verschiedene Prozesse erarbeitet, gegenseitig vorgestellt und diskutiert. Unsere Aufgabe als Mitarbeiter des lexoffice Steuerberater-Teams und Begleiter des Workshops war es, im Anschluss die Prozesse zusammenzuführen. Das Ergebnis wurde abschließend von mehreren Steuerberaterinnen und Steuerberatern validiert und von uns erneut überarbeitet.

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Häufige Fragen

Weitere Fragen und Antworten finden Sie im Hilfe-Bereich für Steuerkanzleien

Welche Möglichkeiten für eine schnelle Einarbeitung in lexoffice gibt es?

Wichtig ist, dass die Einarbeitung im Rahmen des Einführungsprozesses klar abgesprochen wird. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten: Bieten Sie dem Mandanten eine Schulung durch die Kanzlei an, verweisen Sie auf die Schulungsangebote von lexoffice oder bringen Sie einen lexoffice Coach ins Spiel. Wichtig ist, dass die Einarbeitung bewusst gestartet und abgeschlossen wird.

Die Praxis hat gezeigt, dass bestimmte Punkte in der Zusammenarbeit immer wieder zu Unzufriedenheiten führt. Dazugehören klassischerweise Terminvereinbarungen, gegenseitige Erwartungen und die Arbeitsteilung. Um von Anfang an effizient zusammenzuarbeiten, empfehlen wir diese Bereiche im Rahmen des Einführungsprozesses klar zu definieren und auch zu dokumentieren.

Begeistern Sie den Mandanten mit einer kleinen Demonstration der wichtigsten Funktionen. In der Broschüre haben wir Ihnen ein praxiserprobtes Vorgehen zusammengestellt.

Sofern die Voraussetzungen abgeprüft wurden, sollten Sie die den Einführungsprozess bei allen Mandanten vollständig durchgehen. Sicherlich dauern die einzelnen Schritte unterschiedlich lang. Durch das standardisierte Vorgehen stellen Sie jedoch sicher, dass Sie, sowohl bei lexoffice-Profis als auch bei Beginnern, überall die gleichen Absprachen getroffen und dokumentiert haben. Dies ist enorm wichtig für die Effizienz.

Die Standardisierung ermöglicht eine einheitliche Einführung für alle Mandanten, während individuelle Anpassungen in den Prozessschritten möglich sind. Zudem fördert der Einführungsprozess eine erfolgreiche Zusammenarbeit, indem alle notwendigen Aspekte der Arbeitsteilung besprochen und festgehalten werden. Dadurch können zeitraubende Rückfragen reduziert und die Effizienz durch klare Prozessvorgaben gefördert werden. Etwaige Schwachstellen im Prozess können schnell identifiziert und dann bei allen neuen Einführungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus erleichtert das standardisierte Vorgehen die Integration neuer Teammitglieder und ermöglicht eine reibungslose Vertretung im Team.

Linienmuster

Der Lösungsansatz, den wir hier vorschlagen möchten, setzt auf konsequente Digitalisierung, maximal effiziente Prozesse und klare Absprachen mit Mandantinnen und Mandanten über die zukünftige Zusammenarbeit von Beginn an.

Christian Steiger, Lexware Geschäftsführer, lexoffice Founder

Durch meine jahrelange Erfahrung sowohl als Steuerfachangestellter und Bilanzbuchhalter als auch durch meiner Tätigkeit als Kanzleibetreuer bei lexoffice versichere ich Ihnen: Der Schlüssel für eine effiziente Zusammenarbeit liegt in einem professionellen Einführungsprozess.

Olaf Clüver, Kanzleibetreuer

Im Rahmen der lexofficer-Ausbildung führten wir viele erfolgreich etablierter Einführungsprozesse zu dem hier beschriebenen Maßnahmenpaket zusammen. Ich freue mich, dass wir die Erkenntnisse jetzt allen Kanzleien zur Verfügung stellen können.

Patrick Nassall, lexofficer Ausbildungspate

lxlp