Effizient zusammenarbeiten
Aufbau eines Einführungsprozesses
Vor dem Start des eigentlichen Einführungsprozesses gilt es zunächst einige Grundvoraussetzungen zu schaffen, wie z.B. die Klärung folgender Fragen:
- Ist der Einsatz von lexoffice bei diesem Mandanten sinnvoll?
- Kennt der Mandant lexoffice schon?
Anschließend starten Sie den Einführungsprozess, den wir in der Blaupause in fünf Schritte eingeteilt haben.
Einführungsprozess in 5 Schritten
Schritt 1: Kick-off-Gespräch mit dem Mandanten
Im Kick-off-Gespräch wird der Onboarding-Prozess besprochen und terminiert. Es werden die gegenseitigen Erwartungen abgeklärt und die Arbeitsteilung festgehalten.
Schritt 2: Grundeinstellungen festlegen
Die Auswahl der richtigen Grundeinstellungen ist eine wichtige Voraussetzung, um schnell effizient zusammenzuarbeiten, weshalb diese gemeinsam festgelegt werden sollten.
Schritt 3: Einarbeitung in lexoffice
Der Mandant muss verstehen, was in lexoffice erledigt wird und wie dies funktioniert. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten – von der Schulung durch die Kanzlei bis hin zu Angeboten der lexoffice Academy.
Schritt 4: Praxisphase
Es wird mit dem Mandanten vereinbart, was dieser konkret in welcher Zeitspanne eigenständig in lexoffice erledigen sollte.
Schritt 5: Analyse und Feedback
Nach der ersten Praxisphase wird diese gemeinsam ausgewertet und geklärt, ob weitere Feedbackschleifen nötig sind.
Arbeitshilfen zum Download
Nutzen Sie den erarbeiteten Einführungsprozess und die Checklisten als Rahmen zum Aufbau Ihres individuellen Onboarding-Prozesses
Broschüre: Effizient zusammenarbeiten - Einführungsprozess von lexoffice bei Mandanten
Checkliste: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von lexoffice
Checkliste: Erfolgreiche Einführung in 5 Schritten
Wir sind für Sie da
Wir bieten Ihnen persönliche Betreuung und Unterstützung beim Aufbau Ihres individuellen Einführungsprozesses an:
Aus der Praxis für die Praxis
Wie der Einführungsprozess entstand
Entscheidend für den Erfolg eines Einführungsprozesses ist, dass er in der Praxis funktioniert. Deshalb wurde er im Rahmen der lexofficer-Ausbildung von über 60 Kanzleimitarbeitenden, die täglich im Austausch mit lexoffice Mandanten stehen, definiert.
Dazu wurden bei Workshops im März 2023 in Hamburg, Köln und München in Kleingruppen verschiedene Prozesse erarbeitet, gegenseitig vorgestellt und diskutiert. Unsere Aufgabe als Mitarbeiter des lexoffice Steuerberater-Teams und Begleiter des Workshops war es, im Anschluss die Prozesse zusammenzuführen. Das Ergebnis wurde abschließend von mehreren Steuerberaterinnen und Steuerberatern validiert und von uns erneut überarbeitet.
FAQ
- SteuerberaterWelche Möglichkeiten für eine schnelle Einarbeitung in lexoffice gibt es?Wichtig ist, dass die Einarbeitung im Rahmen des Einführungsprozesses klar abgesprochen wird. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten: Bieten Sie dem Mandanten eine Schulung durch die Kanzlei an, verweisen Sie auf die Schulungsangebote von lexoffice oder bringen Sie einen lexoffice Coach ins Spiel. Wichtig ist, dass die Einarbeitung bewusst gestartet und abgeschlossen wird.
- SteuerberaterWarum ist die Dokumentation bestimmter Inhalte für den Erfolg des Einführungsprozesses wichtig?Die Praxis hat gezeigt, dass bestimmte Punkte in der Zusammenarbeit immer wieder zu Unzufriedenheiten führt. Dazugehören klassischerweise Terminvereinbarungen, gegenseitige Erwartungen und die Arbeitsteilung. Um von Anfang an effizient zusammenzuarbeiten, empfehlen wir diese Bereiche im Rahmen des Einführungsprozesses klar zu definieren und auch zu dokumentieren.
- SteuerberaterEin Mandant möchte seine Buchhaltung digital erledigen, kennt lexoffice aber nicht. Wie überzeuge ich den Mandanten?Begeistern Sie den Mandanten mit einer kleinen Demonstration der wichtigsten Funktionen. In der Broschüre haben wir Ihnen ein praxiserprobtes Vorgehen zusammengestellt.
- SteuerberaterSollte der Einführungsprozess bei allen Mandanten in gleicher Weise durchgearbeitet werden?Sofern die Voraussetzungen abgeprüft wurden, sollten Sie die den Einführungsprozess bei allen Mandanten vollständig durchgehen. Sicherlich dauern die einzelnen Schritte unterschiedlich lang. Durch das standardisierte Vorgehen stellen Sie jedoch sicher, dass Sie, sowohl bei lexoffice-Profis als auch bei Beginnern, überall die gleichen Absprachen getroffen und dokumentiert haben. Dies ist enorm wichtig für die Effizienz.
- SteuerberaterWas spricht für einen standardisierten Einführungsprozess von lexoffice?Die Standardisierung ermöglicht eine einheitliche Einführung für alle Mandanten, während individuelle Anpassungen in den Prozessschritten möglich sind. Zudem fördert der Einführungsprozess eine erfolgreiche Zusammenarbeit, indem alle notwendigen Aspekte der Arbeitsteilung besprochen und festgehalten werden. Dadurch können zeitraubende Rückfragen reduziert und die Effizienz durch klare Prozessvorgaben gefördert werden. Etwaige Schwachstellen im Prozess können schnell identifiziert und dann bei allen neuen Einführungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus erleichtert das standardisierte Vorgehen die Integration neuer Teammitglieder und ermöglicht eine reibungslose Vertretung im Team.
