GoBDrichtig verstehen und einordnen

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) - kein spannendes und auch kein neues Thema? Aber mit den Veränderungen im Arbeitsalltag ändern sich auch die Anforderungen an die GoBD. Machen Sie den GoBD-Check und prüfen Sie die Irrtümer und welcher Typ Sie sind. Denn wer sich nicht an die GoBD hält, riskiert, dass die Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und Ihre Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

GoBDDie Irrtümer im Überblick

GoBD ist ein Medienhype, es betrifft am Ende doch wieder nur wenige.

Wie wichtig sind die GoBD wirklich?

GoBD ist ein Medienhype, es betrifft am Ende doch wieder nur wenige.

Die GoBD betreffen sowohl alle Groß- und Kleinunternehmen als auch alle Selbständige.

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Kommt nicht aus dem Nichts, als Thema schon mehr als 7 Jahre in den Medien. Allerdings: Am 31.12.2016 ist die Schonpflicht ausgelaufen und ab dem 01.01.2017 gelten die GoBD uneingeschränkt.

Sie gelten für alle Groß- und Kleinunternehmen sowie alle Selbständige.

Große Konzerne und mittelständische Unternehmen sind darauf vorbereitet und haben sich im Voraus mit den neuen Anforderungen auseinandergesetzt und notwendige Prozessveränderungen eingeleitet.

Der GoBD-Weckruf trifft also in erster Linie die große Zahl von Klein- und Kleinstunternehmern. In Deutschland waren im Jahr 2014 allein rund 4,9 Millionen Erwerbstätige als Freelancer tätig (Studie von Edelmann Berland mit Elance-oDesk, 2014). Ein Großteil von ihnen hatte vor Januar 2017 noch nie etwas von den GoBD des Bundesfinanzministeriums gehört, erst seit Januar wird auch in den Nicht-Fachmedien hierzu informiert. Gerade diese Gruppe arbeitet häufig mit gängiger Textverarbeitung und Tabellenprogrammen, die nicht mehr ohne Weiteres den Anforderungen gerecht werden. Unsicherheit besteht angefangen bei der Frage, für wen GoBD wirklich gelten bis hin zur Frage, ob und wie die GoBD mit den gewohnten Programmen umgesetzt werden können.

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GoBD ist ein Medienhype, es betrifft am Ende doch wieder nur wenige.

Ich mache eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) keine richtige Buchhaltung. GoBD betreffen nur Bilanzierer.

Wer ist wirklich von GoBD betroffen?

Ich mache eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) keine richtige Buchhaltung. GoBD betreffen nur Bilanzierer.

Alle, die Gewinneinkünfte erzielen…

Die GoBD zielen auf Gewinneinkünfte ab. Betroffen sind alle, die Gewinneinkünfte erzielen - somit alle Groß- und Kleinunternehmen sowie alle Selbständige.

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… unabhängig von Art und Weise der Gewinnermittlung.

GoBD gelten sowohl für die Gewinnermittlung mittels Bilanz als auch EÜR.
BMF, Schreiben RZ.25 und 115

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Ich mache eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) keine richtige Buchhaltung. GoBD betreffen nur Bilanzierer.

Meine Buchhaltung macht mein Steuerberater, der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist.

Genügt es, dem Steuerberater die Buchhaltung zu übergeben, um GoBD-konform zu sein?

Meine Buchhaltung macht mein Steuerberater, der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist.

Nein, denn die GoBD umfassen ebenso Rechnungen und die Organisation des Belegeingangs.

Auch vorgelagerte Prozesse wie Rechnungen schreiben gehören zu einer Gewinnermittlung und fallen damit unter die GoBD!
Die Verantwortung für die Einhaltung liegt beim Unternehmer, also bei Ihnen.

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Sie erstellen Ihre Rechnungen in Word und Excel?
Dann sind Sie mitten drin im Thema!

Die Mehrheit der Kleinunternehmer und Freelancer erstellen ihre Rechnungen in Word und Excel. Bereits jetzt entsteht beim Speichern ein digitaler Beleg, der ab seiner Entstehung unveränderbar sein muss.

Mit Word/Excel erstellte Rechnungen sind nur dann GoBD-konform, wenn die Nutzung dem Sonderfall „Masken-Rechnung“ entspricht, d.h. die Rechnungen nur gedruckt werden.
BMF, Schreiben TZ 120

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Meine Buchhaltung macht mein Steuerberater, der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist.

Ich bin ein „kleiner“ Unternehmer und schreibe 2 bis 3 Rechnungen im Monat, mich betrifft das nicht.

Gibt es Ausnahmen bei den GoBDs?

Ich bin ein „kleiner“ Unternehmer und schreibe 2 bis 3 Rechnungen im Monat, mich betrifft das nicht.

Selbst wenn nur 2-3 Rechnungen im Monat erstellt werden, gelten die GoBD.

Einen kleinen Spielraum, wie etwa die Promillegrenze beim Autofahren einen darstellt, gibt es bei der GoBD nicht.

Die GoBD kennen keine Bagatellgrenze. Sobald Sie Gewinneinkünfte verbuchen, gelten die GoBD.

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Ich bin ein „kleiner“ Unternehmer und schreibe 2 bis 3 Rechnungen im Monat, mich betrifft das nicht.

GoBD sind bloße Anforderungen des BMF, keine Vorschriften des Gerichts. Es ist also nicht gesetzlich.

Wie ernst ist es mit den GoBDs wirklich?

GoBD sind bloße Anforderungen des BMF, keine Vorschriften des Gerichts. Es ist also nicht gesetzlich.

Empfehlung: Vollständige Einhaltung der Vorgaben des BMF-Schreibens zur GoBD.

Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Werden die GoBDs nicht oder unzureichend erfüllt, müssen Sie mit Zuschätzung von Einnahmen rechnen. Das BMF-Schreiben bindet zuerst einmal die Finanzämter - stellt aber eine Dienstanweisung für die Prüfer dar. Diese müssen das BMF-Schreiben umsetzen. Ob das Ergebnis dann richtig ist, kann nur durch einen Prozess vor dem Finanzgericht geklärt werden, das ist mehr als aufwändig, mit ungewissem Ausgang.

Die GoBD Konfirmität kann nicht nachträglich bzw. rückwirkend umgesetzt werden. „Beschädigte“ Jahre können nicht repariert werden.

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GoBD sind bloße Anforderungen des BMF, keine Vorschriften des Gerichts. Es ist also nicht gesetzlich.

Das kann mir nicht passieren: Ich verwende lexoffice, das weiß über GoBD Bescheid.

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GoBD ist Typsache?!

Der Papier-ist-sicher-Typ

Der Papier-ist-sicher-Typ

Alles wird ausgedruckt und ordentlich abgeheftet, er glaubt, die Papierwelt nicht verlassen zu haben, ist aber bereits längst in der digitalen Welt und beim elektronischen Beleg angekommen.

Die Rechnung wird in Word und / oder Excel (oder einem anderen Textverarbeitungs-/Tabellenkalkulationsprogramm) erstellt und gedruckt und separat abgespeichert. Ein Ausdruck geht an den Kunden und einer wird im Pendelordner abgeheftet und geht zum Steuerberater zur Buchung.

Ergebnis
  • Nicht GoBD konform,
  • Weil bereits eine elektronische Ursprungsdatei entstanden ist. Damit muss die jeweilige konkrete Datei unveränderbar gespeichert werden.
  • PDF bzw. Word- / Excel-Dateien können im normalen Betriebssystem nie GoBD-konform gespeichert werden.
Der Papier-ist-sicher-Typ

Die PDF-Expertin

Die PDF-Expertin

Ein PDF hilft nix.

Die Rechnung wird in Word und / oder Excel (oder einem anderen Textverarbeitungs-/Tabellenkalkulationsprogramm) erstellt und dann in ein PDF umgewandelt.
Ein Ausdruck geht an den Kunden und einer wird im Pendelordner abgeheftet und geht zum Steuerberater zu Buchung.

Ergebnis
  • Nicht GoBD konform, die Umwandlung in eine PDF führt nicht zur Unveränderbarkeit, die Erstellung erfolgt in Word und Excel und damit wäre die Unveränderbarkeit hier sicherzustellen.
  • Die Anforderungen an die elektronische Ursprungsdatei bleiben.
Die PDF-Expertin

Die digitale Einsteigerin

Die digitale Einsteigerin

Es sind alle Anforderungen an einen elektronischen Beleg zu erfüllen.

Die Rechnung wird in Word und / oder Excel (oder einem anderen Textverarbeitungs-/Tabellenkalkulationsprogramm) erstellt und dann via E-Mail an den Kunden als Attachment verschickt. Für den Steuerberater wird alles auf einem USB Stick gespeichert und überbracht.

Ergebnis
  • Nicht GoBD konform, die Unveränderbarkeit der Word und Excel Rechnung ist nicht sichergestellt, zusätzlich sind weitere Sicherungspflichten hinsichtlich der E-Mail zu beachten, wenn die E-Mail nicht nur „Briefumschlag“ ist, sondern weitere Infos zur erbrachten Leistung erhält, ist sie ebenfalls 10 Jahre unveränderbar aufzubewahren.
  • Der Steuerberater kann nicht mehr helfen, denn er kann erst ab Verbuchung eine Unveränderbarkeit erzeugen, die Defizite der vorgelagerten Prozesse sind dadurch nicht heilbar.
Die digitale Einsteigerin

Der digitale Profi

Der digitale Profi

Der Kunde bekommt die Rechnung via E-Mail mit PDF.

Die Rechnung wird in einem eigenständigen Fakturierungsprogramm erzeugt und direkt in das System des Steuerberaters eingelesen, die Kunden bekommen eine PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang.

Ergebnis
  • Weder die Umwandlung in ein PDF noch das Einlesen in das Steuerberaterprogramm können fehlende Unveränderbarkeit im Vorprogramm heilen.
  • Durch das digitale Einlesen der Daten, ist keine Unveränderbarkeit der Rechnung an den Kunden sichergestellt, das Fakturierungsprogramm selbst, muss GoDB konform sein, was bei selbst gemachten Anwendungen, seltenst der Fall sein wird.
Der digitale Profi

Der gechillte
mir-passiert-nix-Typ

Der gechillte
mir-passiert-nix-Typ

Entspannt wird den Änderungen nicht ins Auge geblickt, weil er glaubt, so klein wie er ist interessiert es nicht - oder es wird dann, wenn der Betriebsprüfer doch mal kommt, mit ihm geklärt.

Ergebnis
  • Verhandlungen mit dem Prüfer kann man führen, aber maximal über die Höhe der Zuschätzung. Eine Bagatellgrenze existiert nicht, die Anforderungen sind von jedem Unternehmer in eigener Verantwortung zu erfüllen.
Der gechillte
mir-passiert-nix-Typ

Egal, welcher Typ Sie sind: lexoffice weiß Bescheid, was für GoBD wichtig ist.

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