GoBD-konform als Unternehmer
Sie sind Unternehmer und fragen sich, ob es nicht genügt, die Buchhaltung einfach an den Steuerberater zu geben, um GoBD-konform zu sein? Leider lautet die Antwort: Nein.
Die vielen Veränderungen im Arbeitsalltag von Unternehmen – insbesondere durch die Digitalisierung – stellen geänderte Anforderungen an die GoBD. Aus diesem Grund hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 14.11.2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff eingeführt. Die Verordnung ist seit Januar 2015 gültig und stellt vor allem zahlreiche Kleinunternehmer und Selbstständige vor viele neue Herausforderungen.
Wen betrifft die GoBD?
Die meisten Kleinunternehmer erledigen ihre komplette Rechnungsstellung noch mit klassischen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, wie beispielsweise Word oder Excel. Das Problem daran: Herkömmliche Office-Programme werden den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung schon lange nicht mehr gerecht. Das liegt daran, dass Dateiformate wie Word und Excel leicht änderbar sind. Aus diesem Grund sind gespeicherte und abgelegte Word- oder Excel-Dateien nicht GoBD-konform.
Nach wie vor bestehen insbesondere bei Kleinunternehmern und Freiberuflern außerdem Unsicherheiten im Hinblick auf die Frage, für wen die Verordnung denn nun eigentlich wirklich gilt. Die Antwort darauf lautet: Von der neuen Regelung sind alle Unternehmer und Selbstständigen betroffen – egal ob Kleinstbetrieb oder Großkonzern.
GoBD: Vier-Säulen-Modell
Eine GoBD-konforme Arbeitsweise in Kleinunternehmen ist also wichtig, damit die Finanzverwaltung Ihre Buchhaltung im Falle einer Prüfung nicht wegen formaler Fehler in Frage stellt. Wenn Sie sich nicht an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung halten, riskieren Sie, dass die Betriebsprüfer Ihre Buchhaltung nicht anerkennen und Ihre Steuern schätzen. Das kann ziemlich teuer für Sie werden.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Verordnung liegt beim Unternehmer – also allein bei Ihnen. Es genügt daher nicht, die Buchhaltung einfach bloß an einen Steuerberater zu geben. Auch wenn Sie einen Fachexperten für Ihre Steuererklärung oder Ihre Buchführung mit ins Boot holen, sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass in Ihrer Firma stets alles GoBD-konform abläuft.
Grundsätze, Richtlinien, Checkliste
Auf dieser Seite geben wir Ihnen im Folgenden einen umfassenden Überblick über alle wissenswerten Fakten zu den aktuellen GoBD-Gesetzen. Zu den weiteren Inhalten gehören:
- GoBD-Wiki: Das müssen Kleinunternehmer über die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wissen
- So stellen Sie die Einhaltung der Richtlinien durch Verwendung konformer Software sicher
- GoBD-Checkliste zur Umsetzung der neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2019
Wir erklären Ihnen, welche Dokumente und Unterlagen Sie wie aufbewahren müssen und wie einfach Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung mit Hilfe geeigneter Software einhalten können. Zu guter Letzt haben wir die wichtigsten Fakten sowie viele praktische Tipps zu den GoBD noch einmal in einem umfangreichen eBook ausführlich für Sie zusammengestellt.
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GoBD-Wiki: Das müssen Kleinunternehmer über die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wissen
Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen effizient angehen und umsetzen können, ist es wichtig, dass Sie sich zunächst fundiertes Grundlagenwissen über die neue Regelung aneignen. In unserem ausführlichen GoBD-Wiki in Form einer FAQ geben wir Ihnen Auskunft über die wichtigsten Begrifflichkeiten und Anforderungen, die Sie im Hinblick auf die GoBD kennen sollten. Außerdem erhalten Sie in unserem GoBD-Wiki Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den neuen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung:
Was bedeutet die Abkürzung „GoBD“?
Die Abkürzung „GoBD“ steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Was bedeutet GoBD-konform?
Können für den ganzen Zeitraum der Aufbewahrungsfristen die Ordnungsvorschriften der GoBD sichergestellt werden, handelt ein Unternehmen GoBD-konform.
Ab wann sind die GoBD-Grundsätze Pflicht und wen betreffen sie konkret?
Die GoBD wurden durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und traten zum 01.01.2015 in Kraft. Seit dem 01.01.2017 wurde die Regelung weiter verschärft. Seitdem gilt sie uneingeschränkt für:
- alle Groß- und Kleinunternehmen
- alle Selbständigen
Die GoBD lösen die bislang gültigen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.
Was genau ändert sich mit der GoBD-Neufassung 2019?
Nachdem die Finanzverwaltung Ende 2018 einen ersten Entwurf zur Neufassung der GoBD vorgelegt hat, ist es nun so weit: Mit dem Schreiben des BMF vom 11.07.2019 wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 2019 veröffentlicht. Die Neufassung soll gewährleisten, dass die Regelungen zur ordnungsgemäßen Buchführung mit dem Tempo des digitalen Wandels Schritt halten können.
Die GoBD 2019 verfolgen das Ziel, steuerpflichtigen Unternehmern zukünftig deutliche Erleichterungen zu verschaffen. Hierfür treiben sie durch innovative Prozesse wie mobiles Scannen und elektronische Aufzeichnungen über Cloud-Systeme die nächsten Schritte zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung voran.
Die wichtigsten Neuerungen der GobD 2019 im Überblick:
- Sie dürfen Belege mit mobilen Endgeräten fotografieren mobil scannen. Diese Vorgehensweise ist dem stationären Scanvorgang ab sofort gleichgestellt. Dasselbe gilt für die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland.
- Sie haben nun die Erlaubnis, Cloud-Systeme zu Archivierungszwecken in Ihrer Buchführung zu verwenden.
- Unter bestimmten Voraussetzungen ist es ausreichend, wenn Sie eine Konvertierung Ihrer Buchführungsbelege aufbewahren. Die Ursprungsversion müssen Sie in diesem Fall nicht länger archivieren.
Weitere nützliche Infos zu den Neuregelungen für 2019 können Sie in unserem ausführlichen GoBD-eBook nachlesen.
Welches Ziel verfolgen die GoBD?
Die Finanzverwaltung hat die GoBD eingeführt, um die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammenzuführen. Damit hat sie das Ziel verfolgt, die vorangegangenen Regelungen zu aktualisieren, sodass diese den geänderten Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien gerecht werden. Unternehmen haben heute nämlich immer mehr unterschiedliche Medien und Systeme im Einsatz. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass einheitliche Regelungen für die Aufbewahrung gedruckter und elektronischer Daten existieren. Aus diesem Grund sollen auch die GoBD 2019 in Zukunft regelmäßig einer Aktualisierung unterzogen werden.
Wer ist von den GoBD betroffen?
Grundsätzlich zielen die GoBD auf Gewinneinkünfte ab. Dementsprechend sind alle Personen betroffen, die in irgendeiner Form Gewinneinkünfte erzielen – also alle Groß- und Kleinunternehmen genauso wie alle Selbständigen und Freiberufler, unabhängig von Art und Weise der Gewinnermittlung. Das wiederum bedeutet auch, jede Firma ist seit dem 01.01.2015 dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einzuhalten und konform umzusetzen, egal ob Sie lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet sind und die EÜR anwenden oder ob Sie in Ihrem Betrieb bilanzieren müssen.
Auch 2019 gelten die GoBD weiterhin für alle Steuerpflichtigen – egal ob Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmer. Alle sind gleichermaßen dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einzuhalten und zu erfüllen.
Was umfassen die GoBD?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung umfassen folgende Punkte:
- Konforme Arbeitsweise gemäß GoBD
- Einsatz von GoBD-konformer Software
- Vollständige Verfahrensdokumentation
- Revisionssicherere Archivierung
Weiterhin schreibt die Regelung vor, dass Sie in Ihren nach den GoBD zu führenden Büchern alle Geschäftsvorfälle genau abbilden und bestimmte Aufbewahrungsfristen einhalten müssen.
Welche GoBD-Vorgaben und -Regelungen gelten aktuell?
Zum 1. Januar 2017 wurden die GoBD-Grundsätze wie bereits erwähnt weiter verschärft. Seitdem gelten sie für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie müssen alle Unterlagen, Dokumente und Belege, die zum Verständnis und zur Prüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, nach folgenden Vorgaben aufbewahren:
- Richtigkeit: Sie müssen sicherstellen, dass alle Buchungen ihre Richtigkeit haben. Wichtig ist, dass Sie alles wahrheitsgetreu aufzeichnen und zutreffend kontieren.
- Vollständigkeit: Sie sind zur Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht verpflichtet, d. h. Sie müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos erfassen und verbuchen.
- Ordnung: Sie haben alle Buchungen einzeln, sachlich und chronologisch zu ordnen. Außerdem müssen Sie sie nach Konten darstellen und unverzüglich lesbar machen können.
- Zeitgerechtigkeit: Sie müssen täglich alle Ihre Bargeldbewegungen erfassen. Führen Sie bargeldlose Transaktionen durch, gilt eine Frist von zehn Tagen, die Sie einhalten müssen.
- Nachvollziehbarkeit: Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Aufzeichnungen und Buchungen stets nachvollziehbar sind. Die Devise hierbei heißt: Keine Buchung ohne Beleg.
- Nachprüfbarkeit: Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass sich Dritte innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens einen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und die Lage Ihres Unternehmens verschaffen können.
- Unveränderbarkeit: Es ist Ihnen untersagt, Einträge nachträglich zu verändern. Sie müssen sicherstellen, dass der ursprüngliche Inhalt nach wie vor erkennbar ist, sofern Sie Korrekturen vornehmen.
- Sicherheit: Sie müssen gewährleisten, dass alle Daten vor Verlust und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Aufbewahrung: Sie sind dazu verpflichtet, alle elektronisch eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch in derselben Form zu archivieren. Hierbei müssen Sie eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren einhalten.
Mit der Neufassung der GoBD 2019 müssen Sie elektronisch erstellte geschäftliche Belege außerdem ab sofort unveränderbar digital aufbewahren.
Wenn sie einmal versehentlich gegen eine dieser GoBD-Regelungen verstoßen, dann muss das nicht zwingend mit schwerwiegenden Konsequenzen einhergehen. Wichtig ist, dass Sie stets darauf achten, die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht zu beeinträchtigen.
Welche Bereiche der Buchführung sind konkret von den GoBD betroffen?
Sie müssen grundsätzlich bei jedem Geschäftsvorfall sicherstellen, dass Sie diesen sowohl in der Buchführung als auch in Ihren Aufzeichnungen erfassen. Betroffen davon sind folgende Bereiche:
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Belegwesen |
Hauptsysteme |
Vor- und Nebensysteme |
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Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung der GoBD?
Sobald Sie ein Dokument einmal gespeichert haben, dürfen Sie es nicht mehr verändern oder löschen. In der Unternehmenspraxis müssen nun aber viele Unterlagen nachträglich noch einmal bearbeitet werden. Liegt bei Ihnen so ein Fall vor, müssen Sie alle Änderungen an entsprechenden Aufzeichnungen genau dokumentieren. Sofern Sie den Windows Explorer nutzen, um Ihre Dateien abzulegen, ist eine lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie nicht sichergestellt, da das Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung auf diese Weise nicht alle Änderungen einsehen kann.
Stößt ein Prüfer bei Ihnen auf Mängel oder findet er andere Indizien für fehlerhafte Aufzeichnungen, müssen Sie je nach Schwere des Verstoßes mit folgenden Konsequenzen rechnen:
- Steuernachzahlungen
- Nachzahlungszinsen
- Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
- Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts
Der Verstoß gegen die GoBD allein führt allerdings noch nicht zu steuerlichen Konsequenzen. Ihnen kann jedoch zur Last gelegt werden, dass Sie einzelne Grundsätze missachtet haben, wenn sich daraus weitere Fehler oder Mängel in Ihrer Buchführung auftun und beispielsweise Ihre Vermögenslage verfälscht bzw. bestimmte Positionen verschleiert werden.
So stellen Sie die Einhaltung der GoBD-Richtlinien durch Verwendung konformer Software sicher
Sie sind Unternehmer und nicht ganz sicher, ob Sie die GoBD-Richtlinien richtig einhalten? Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. Die festgeschriebenen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente – unabhängig davon, ob elektronisch oder in Papierform. Mit herkömmlichen Programmen wie Word oder Excel haben Sie nicht die Möglichkeit, eine GoBD-konforme Buchführung und Aufbewahrung sicherzustellen. Wir verraten Ihnen, wo der Haken bei klassischer Office-Software ist und welche Vorteile Ihnen eine GoBD-konforme Archivierungssoftware bietet.
Warum sind Word und Excel nicht GobD-konform?
Zum größten Teil nutzen Kleinunternehmer und Freiberufler Textverarbeitungsprogramme wie Word oder Open-Office bzw. Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, um Belege, Rechnungen und andere buchführungsrelevante Unterlagen zu erstellen. Sobald Sie ein auf diese Weise erstelltes Dokument in Ihrem normalen Dateisystem speichern und ablegen, entsteht ein digitaler Beleg. Dieser muss ab seiner Entstehung unveränderbar sein.
Sofern Ihre Word-Dokumente und Excel-Tabellen die Funktion nicht-aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Dokumente haben, können Sie klassische Office-Programme bedenkenlos weiterhin in Ihrem Unternehmen einsetzen. Aus diesem Raster fallen allerdings sämtliche Unterlagen und Belege, die Geschäftsvorfälle dokumentieren und für die Besteuerung relevant sind. Hierzu gehören:
- Rechnungen
- Aufzeichnungen von Wareneingängen und -ausgängen
- Berechnungen der Bewertungen von Wirtschaftsgütern
- Berechnungen von Rückstellungen
- Geschäftskorrespondenzen
Dementsprechend müssen Sie hier darauf achten, die aktuellen GoBD-Richtlinien GoBD-Richtlinien 2019 konform umzusetzen. Legen Sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente in einem Dateisystem wie Word oder Excel ab, sind diese Software-Lösungen aus folgenden Gründen nicht GoBD-konform:
☹ Werden den Ordnungsmäßigkeitskriterien nicht gerecht.
☹ Erfüllen nicht die Anforderungen der GoBD an die Unveränderbarkeit.
☹ Gewährleisten nicht den geforderten Belegzwang.
Beispiele aus der Praxis
| Anwendungsfall | GoBD-Verstoß |
| Sie speichern Ihre Dokumente auf der Festplatte Ihres normalen Dateisystems ab. | Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich. Damit liegt ein Verstoß gegen die Unveränderbarkeit vor. |
| Sie legen Ihre Daten und Belege nicht in einem geschlossenen Buchführungssystem, sondern in Ihrem allgemeinen EDV-System ab. | Die Daten werden nicht festgeschrieben, womit ein Verstoß gegen die Zeitgerechtigkeit und die Unveränderbarkeit vorliegt. |
| Ihre Dateien aktualisieren sich beim Öffnen automatisch (aktuelles Datum, Uhrzeit etc.). | Da der usprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, liegt aufgrund fehlender Protokollierung ein Verstoß gegen die Zeitgerechtigkeit und die Unveränderbarkeit vor. |
| Sie überschreiben bei Änderungen alte Texte oder Zellen. | Sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch der Zeitpunkt der Änderung sind nicht mehr feststellbar, eine entsprechende Protokollierung und Historisierung fehlt. Somit liegt ein Verstoß gegen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor. |
| Sie können Tabellen (auch unbeabsichtigt) löschen. | Es liegt ein fehlender Schutz vor Löschen und damit ein Verstoß gegen die Vollständigkeit vor. |
| Sie können ein neues Dokument unter einem alten Dateinamen abspeichern. | Es fehlt an entsprechendem Schutz vor Überschreiben und damit liegt ein Verstoß gegen die Unveränderbarkeit vor. |
Gibt es hiervon auch Ausnahmen?
Sicher werden Sie jetzt denken, Sie können Ihre Word- und Excel-Dokumente doch einfach in das PDF-Format umwandeln. Anschließend sichern Sie noch das Konvertierungsdatum, um auf diese Weise zu dokumentieren, dass Sie Ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Belege im Nachhinein nicht mehr verändert haben. Leider ist es aber nicht ganz so leicht, denn das Finanzamt kann durch eine Speicherung im PDF-Dateiformat keine GoBD-Konformität herstellen. Das liegt daran, dass an augenscheinlich unveränderbaren Dateien in der Theorie trotzdem weiterhin unprotokollierte Änderungen durch Nachspeichern möglich sind. Dementsprechend kann ein herkömmliches EDV-System die Unveränderbarkeit Ihrer Daten nicht sicherstellen.
Der Sonderfall „Masken-Rechnung“
Trotzdem gibt es aber eine Ausnahme, wie Sie erstellte Belege und und Rechnungen auch mit Word und Excel GoBD-konform ablegen können. Das funktioniert, indem Sie den Sonderfall der sogenannten „Masken-Rechnung“ anwenden. Hierfür müssen Sie Ihre Belge zusätzlich drucken.
Je nachdem, wie Sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Belege in Ihrem Unternehmen erstellen, ordnen die GoBD-Grundsätze diese folgendermaßen ein:
- Als elektronische Belege
- Als Papierbelege
Bei Rechnungen in Papierform müssen Sie gewährleisten, dass alle – ggf. mit Word oder Excel – erstellten Rechnungen lückenlos in Ihre Buchführung eingehen (Erfassungskontrolle). Drucken Sie Ihre Rechnungen hingegen aus und speichern diese anschließend separat ab, dann gelten sie als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist es nicht mehr zulässig, wenn Sie Ihre Rechnungen ausschließlich in Papierform aufbewahren. Beachten Sie hierzu wieder die GoBD-Vorschriften 2019 über die Richtigkeit, Ordnung, Vollständigkeit, Zeigerechtheit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.
| Elektronisch |
Papierform |
|
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GoBD: Ziele der Neufassung von 2019
- Papierbelege langfristig vom weiteren Prozess ausnehmen und zu vernichten.
- Eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung
Wir empfehlen Ihnen deshalb, Ihre Buchhaltung uneingeschränkt in eine digitale Lösung zu verwandeln und Ihre papiergebundenen Dokumente (z. B. Angebote und Eingangsrechnungen) auf lange Sicht ausschließlich digital zu archivieren.
Sie bewahren steuerlich relevante Dokumente elektronisch auf? In diesem Fall benötigen Sie laut GoBD außerdem eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Mit dieser stellen Sie sicher, dass Sie die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit einhalten. Mehr zu diesem Thema können Sie in unserem kostenlosen GoBD-eBook nachlesen.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in Zahlen
Weshalb Sie auch als Kleinunternehmer von vornherein auf GoBD-konforme Software setzen sollten
Sie sehen, dass die Einhaltung der Richtlinien stellenweise ganz schön knifflig ist. Mängel bei Defiziten in Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit oder Unveränderbarkeit können zu Hinzuschätzungen oder schlimmstenfalls zu Nichtanerkennen Ihrer kompletten Buchführung führen. Um Probleme dieser Art zu vermeiden und Verstößen zu entgehen, empfehlen wir Ihnen, von vornherein eine speziell darauf ausgelegte, GoBD-konforme Software für 2019 in Ihrem Unternehmen einzusetzen, welche Ihnen dabei hilft, alle aktuellen Richtlien problemlos einzuhalten und umzusetzen.
Damit Sie die GoBD-Konformität erfüllen, müssen all Ihre Systeme den Anforderungen entsprechen und eine vollständige sowie lückenlose Verfahrensdokumentation sicherstellen. Die Online-Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme von lexoffice für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler besitzen ein GoBD-Testat und sind damit GoBD-konform. Dementsprechend können Sie mit den Software-Lösungen alle aktuellen Vorgaben 2019 problemlos einhalten.
Die GoBD-konformen Software-Lösungen von lexoffice jetzt kostenlos testen!
GoBD-Checkliste zur Umsetzung der neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Die GoBD traten bereits zum 1. Januar 2017 in Kraft. Trotzdem gibt es nach wie vor zahlreiche Kleinunternehmer und Selbstständige, die sich nicht sicher sind, ob die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sie überhaupt betreffen bzw. die nicht wissen, wie sie die Richtlinien konform umsetzen können. Beachten Sie, dass die Finanzverwaltung bei Nichteinhaltung der GoBD hart durchgreift. Stellt ein Betriebsprüfer Fehler in Ihrer Buchführung fest, kann das hohe Steuernachzahlungen und Hinzuschätzungen für Sie bedeuten.
Sie sind selbst noch unsicher, ob Sie die GoBD-Grundsätze konform umsetzen? Für diesen Fall haben wir eine übersichtliche GoBD-Checkliste erstellt. Sofern Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, dürfen Sie sich freuen. In diesem Fall setzen Sie die GoBD-Grundsätze in Ihrem Unternehmen nämlich bereits konform um. Müssen Sie stattdessen noch Punkte verneinen, wissen Sie sofort, an welchen Stellen Sie in Ihrem Betrieb noch nachbessern müssen.
GoBD-Checkliste
- Bewahren Sie alle entstandenen und eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen lückenlos auf?
Es ist dabei egal, ob es sich um physische oder elektronische Belege, Dokumente und Aufzeichnungen handelt. - Heben Sie alles in genau dem Ursprungsformat auf, in dem Sie es empfangen haben?
Sind Dokumente z. B. elektronisch entstanden, müssen Sie diese im ursprünglichen Dateiformat unveränderbar digital aufbewahren. Digital entstandene Dokumente können Sie zusätzlich in Papierform aufbewahren, die digitalen Daten dürfen Sie aber nicht löschen. - Sorgen Sie dafür, dass all Ihre entstandenen sowie eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht unveränderbar sind?
- Schließen Sie Veränderungen aus, die bewirken, dass der ursprüngliche Inhalt Ihrer Dokumente und Unterlagen nicht mehr feststellbar ist?
- Achten Sie darauf, die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat zu beschränken?
Dies ist nur dann zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Wenn Sie Daten trotzdem in ein anderes Format umwandeln, müssen Sie grundsätzlich beide Versionen aufbewahren. - Halten Sie die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren ein und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre archivierten Daten nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht löschen?
Für empfangene Handelsbriefe gilt im Sinne der GoBD-konformen Archivierung eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. - Verwenden Sie für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente einen Zeitstempel, der in den Metadaten des Dokuments gespeichert wird?
- Sind Sie sich darüber bewusst, dass eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht zulässig ist?
Ausnahme: Sie versenden elektronisch erstellte Briefe in Papierform. Unter diesen Umständen dürfen Sie diese auch ausschließlich in Papierform aufbewahren. - Beachten Sie, dass E-Mails mit der Funktion von Handels- und Geschäftsbriefen sowie von Buchungsbelegen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig sind?
- Versehen Sie jedes elektronische Dokument mit einem eindeutig nachvollziehbaren Index, Barcode oder einer Dokumenten-ID und gewährleisten Sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist eine Verknüpfung mit dem jeweiligen Index?
Sofern Sie stichhaltig nachweisen können, dass eine Verwaltung auch ohne Index erfolgreich möglich ist, so ist die Buchführung grundsätzlich nicht zu beanstanden. - Sorgen Sie dafür, dass die nachträgliche Bearbeitung von elektronischen Dokumenten durch die Indexierung oder Buchungsvermerke die Lesbarmachung des Originalzustandes nicht beeinflusst
GoBD-eBook – gratis zum Download
Seitdem die GoBD in Kraft getreten sind, besteht in vielen Unternehmen dringender Handlungsbedarf, was die Umsetzung der neuen Regelungen zur ordnungsmäßigen Buchführung angeht. Sollten Sie sich bislang noch nicht tiefergehend mit dem Thema befasst haben, empfehlen wir Ihnen, spätestens jetzt damit anzufangen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Mit lexoffice sicher vorbereitet – sichern Sie sich jetzt das ausführliche GoBD-eBook!
In diesem eBook von lexoffice erfahren Sie, wie Sie die neuen Regelungen sicher in Ihrem Betrieb anwenden. Bereiten Sie sich optimal vor mit unserem umfassenden Praxisleitfaden zur GoBD 2019. Nutzen Sie das ausführliche eBook voller praktischer Tipps komplett gratis.
Inhalte des lexoffice GoBD-eBooks im kurzen Überblick:
- GoBD-Anforderungen
Alle wichtigen Informationen über die aktuellen Regelungen und GoBD-Pflichten für Unternehmer auf einen Blick. - Fachwissen zur GoBD
Erfahren Sie, wie Sie die Vorgaben inklusive der aktuellen Regelungen aus der GoBD-Neufassung 2019 sicher in Ihrem Betrieb anwenden und umsetzen. - Aufzeichnungsvorschriften und Aufbewahrungspflichten
Lesen Sie mehr darüber, wie und in welchem Format Sie Ihre Belege und Aufzeichnungen GoBD-konform aufbewahren. - Excel und Word vs. GoBD
Wir gehen der Frage auf den Grund, ob GoBD-konformes Arbeiten mit Excel oder Word überhaupt möglich ist. - GoBD-konforme Software
Wir verraten Ihnen, welche Vorteile GoBD-konforme Software für Sie mit sich bringt. - Verfahrensdokumentation
Erfahren Sie, wie genau die Verfahrensdokumentation nach den GoBD als internes Kontrollsystem funktioniert. - Praxisbeispiele GoBD
Lernen Sie zahlreiche Beispiele aus der Unternehmenspraxis kennen, die Sie bei der Umsetzung einer GoBD-konformen Buchführung unterstützen.
Mit lexoffice auf der sicheren Seite
Sie werden spätestens jetzt festgestellt haben, dass die GoBD 2019 hohe Ansprüche an die Buchführung in Unternehmen stellt. Unsere GoBD-Checkliste hilft Ihnen dabei, alle Regelungen konform umzusetzen. Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit, um abzufragen, bei welchen Punkten in Ihrem Betrieb noch Handlungsbedarf besteht und dafür, die entsprechenden GoBD-Richtlinien mit Hilfe der Checkliste genau zu prüfen.
Die komplexen Vorgaben der GoBD bedürfen in vielen Fällen einer kompetenten Beratung. Denn wenn Sie die Grundsätze nicht einhalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung in Frage gestellt oder komplett verworfen werden. Ihnen droht damit der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung. Mit den Ratschlägen und Tipps aus unserem GoBD-eBook sowie einer GoBD-konformen Software von lexoffice sind Sie auf der sicheren Seite. Wir beraten Sie gerne zu unseren Programm-Lösungen!
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- Festschreibung: Mit lexoffice können Sie steuerrelevante Daten einfach und zeitnah festschreiben.
- Digitale Archivierung: Alle Buchungen und Belege können Sie unveränderbar speichern. Alle Änderungen werden lückenlos nachvollziehbar aufbewahrt.
