Einzelne oder integrierte Rechnungsprogramme
Der Bereich der Fakturierung ist im Geschäftsablauf eines Unternehmens in der Regel eng mit der Buchführung verbunden, zu der ordentliche Kaufleute laut Handelsgesetzbuch verpflichtet sind. Daher sind viele Rechnungsprogramme gleich in ein System der Buchführung eingebunden, um mit diesem Programm die Wechselbeziehungen zwischen diesen beiden Funktionseinheiten eines Unternehmens berücksichtigen und nutzen zu können. Doch finden sich am Markt auch einfache Rechnungsprogramme, die sich ausschließlich auf das Schreiben von Rechnungen und damit in Zusammenhang stehender Dokumente fokussieren.
Der Vorteil gegenüber Word und Excel
Auch in den MS Office-Programmen Word und Excel gibt es Vereinfachungen im Hinblick auf die Erstellung von Rechnungen. Das beginnt bei den Templates, die Word rund um die Texterstellung bietet, und geht bis zu der Formeleingabe bei Excel, die unkomplizierte und vor allen Dingen fehlerfreie Berechnungen erlaubt. Doch die Vereinfachungen durch Word und Excel haben auch ihre Grenzen. So müssen unterschiedliche Vorlagen für bestimmte Geschäftsvorfälle erstellt werden, die unter Nutzung eines speziellen Rechnungsprogramms einfach angeklickt werden können. Außerdem ermöglicht es ein Rechnungsprogramm, Daten zwischen der Fakturierung und der Buchführung auszutauschen.
Vorteile der Nutzung eines speziellen Rechnungsprogramms
Die Vorteile des Rechnungsprogramms sind vielfältig. Zum einen können Rechnungen durch die Möglichkeit, Voreinstellungen zu generieren und Rechenoperationen computergestützt durchführen zu lassen, deutlich vereinfacht und damit schneller erstellt werden. Zum anderen punktet ein Rechnungsprogramm mit einer hohen Flexibilität. Es ermöglicht den Anwendern, Steuersätze oder Währungen einzustellen oder aus einer Datenbank, diverse Kundenadressen zu übernehmen. Außerdem kann mit der Hilfe des Computers ein Überblick über alle Rechnungen ermöglicht werden. Auch eine Sortierung von Rechnungen unter bestimmten Gesichtspunkten ist möglich, ebenso wie das Filtern der Rechnungen nach festgelegten Kriterien. Auch das Mahnwesen ist deutlich vereinfacht, da Mahnungen bei nicht zahlenden Kunden ganz einfach auf Basis der zur Verfügung stehenden Rechnung generiert werden können.
Das Erstellen von Rechnungen
Mit Hilfe des Programms bieten sich Funktionen, die dem Anwender ein schrittweises und bequemes Erstellen der Rechnungen erlauben. Dies ist grundsätzlich auf zweierlei Wegen möglich. Wenn ein Kunde einen Artikel oder eine Dienstleistung spontan (das heißt ohne vorausgegangenes Angebot) bestellt, wird die Rechnung durch Eingabe der entsprechenden Daten in Maske das Rechnungsprogramm erstellt. Sollte der Kunde schon bekannt sein oder gar Stammkunde sein, kann ein bestehender Datensatz gleich in das Rechnungsformular einfließen. So können Fehler durch manuelle Eingabe in großem Maß verhindert werden.
Ein anderer Weg ist die Rechnung, die aufgrund eines Angebots an einen Kunden erstellt wird. Idealerweise verfügt ein Rechnungsprogramm über die Optionen Angebot, Mahnung und Rechnung. Wenn der Kunde ein Angebot 1:1 annimmt, kann das Programm aus dem Angebotsdokument eine entsprechende Rechnung schreiben, die Kundenname, die jeweiligen Produkte in der entsprechenden Menge und Einzel- sowie Gesamtpreis einfach übernimmt. Das gilt auch für kundenspezifische Rabatte und dergleichen. Selbstverständlich kann in gleicher Weise eine Mahnung erstellt werden, wenn der Kunde die Rechnung nicht im angemessenen Zeitraum bezahlt. So werden doppelte Erfassungsarbeiten vermieden und das Unternehmen in seinen Abläufen und seinem zeitlichen wie personellen Aufwand entlastet. Das gilt insbesondere dann, wenn Schnittstellen zum System der Buchführung des Unternehmens.
Archivierung möglich
Die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts besagen, dass Dokumente aus dem Geschäftsablauf eines Unternehmens abhängig von der Art des Dokuments für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden müssen. Dies ist seit einigen Jahren auch in digitaler Form erlaubt. Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen nicht mehr in Aktenordner gesammelt werden müssen. Selbst eingescannt müssen die Dokumente nicht mehr werden, wenn sie mit der Hilfe eines speziellen Rechnungsprogramms erarbeitet wurden. Dies erspart den betreffenden Unternehmen sowohl Raum als auch Zeit für die mitunter aufwendige Archivierung.
Online- und Offlinevarianten rund um das Rechnungsprogramm
Bei der Offlineversion wird das Rechnungsprogramm einfach auf den jeweiligen Computern installiert. Anschließend kann das Programm sofort genutzt werden. Bei der Online-Version bieten sich weitere Vorteile. Zum einen kann das Programm über automatische Updates immer wieder auf den neusten Stand gebracht werden, was handels- und steuerrechtliche Vorschriften, aber auch Sicherheitslücken angeht. Zum anderen ist ein Onlinezugriff auf Daten und Funktionen für alle Personen mit Zugriffsberechtigung möglich. Das schafft hohen Komfort und ermöglicht kurze Wege beim Arbeiten. Dazu kommt, dass die Arbeit der Fakturierung von jedem Rechner der Welt aus möglich ist, wenn nur ein Internetanschluss vorhanden ist.
Online-Buchhaltungs-Software als hilfreicher Begleiter im Arbeitsalltag
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren häufig von einer Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice. Denn mit einem integrierten Rechnungsprogramm können auch Angebote, Rechnungen und Mahnungen verfasst werden. Zudem werden auch Banktransaktionen bei Bedarf möglich. All dies fließt in die laufende Buchführung ein. Durch den komfortablen Onlinezugriff auf alle Daten und Funktionen spart man Zeit und Geld und kann das Personal anderweitig einsetzen.
