Rechnungssoftware für Unternehmer, Kleinunternehmer und Freiberufler

Die Buchhaltung mit lexoffice immer fest im Griff

Unsere innovative Rechnungssoftware erledigt die Buchhaltung fast automatisch. Während Sie Ihren Kunden Rechnungen schreiben oder die Rechnungen von Lieferanten erfassen und bezahlen, erstellt das Programm im Hintergrund schon die wichtigsten Buchungen. Und für alles Weitere ist Ihr Steuerberater von Anfang an mit im Boot. Er kann immer und überall auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen. Dank dem perfekten Zusammenspiel – z.B. beim DATEV-Export – macht so jeder das, was er am besten kann.

So muss eine Rechnungssoftware heute sein!

Rechnungssoftware
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Rechnungen, Angebote und Gutschriften schnell erstellen

Mit der Online-Rechnungssoftware erstellen Sie schnell und einfach alle wichtigen Belege für Ihre Kunden. Egal ob Angebot, Lieferschein oder Rechnung – dank der intuitiven Erstellung und Weiterverarbeitung wird die komplette Auftragsbearbeitung absolut effizient. Und das Beste: Sobald Sie Rechnungen schreiben, bucht das Produkt im Hintergrund gleich mit. Das spart nicht nur Zeit, sondern freut auch Ihren Steuerberater. Deshalb ist lexoffice die beste Rechnungssoftware!

Zahlungen automatisch abgleichen

Nutzen Sie bereits Online-Banking? Dann liefert Ihnen die Lösung einen entscheidenden Mehrwert. Die Rechnungssoftware besitzt entsprechende Funktionen, die alle Kontobewegungen mit den offenen Rechnungen abgleicht. Bei einem Zahlungseingang – z.B. wenn Ihr Kunde eine Rechnung bezahlt – ordnet sie die Zahlung automatisch der Rechnung zu. Damit haben Sie immer den perfekten Überblick über den Status Ihrer Rechnungen und Finanzen. Das mühsame Suchen und Vergleichen auf den Kontoauszügen ist Geschichte.

Belege schnell und einfach zuordnen - Die Buchhaltung erfolgt automagic im Hintergrund
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Belege und Rechnungen schnell erfassen und verwalten

Sie stellen nicht nur Rechnungen an Kunden, sondern erhalten auch Rechnungen von Ihren Lieferanten, Dienstleistern oder haben Kassenbons? Mit unserer modernen Rechnungssoftware kein Problem! Erfassen Sie die Belege einfach digital mit einem Scanner oder nutzen Sie die lexoffice Scan App  für Smartphones – und schon ist die Quittung digital im Programm verfügbar und archiviert. Dank der intelligenten Texterkennung (OCR) gehört das mühsame Abtippen der Vergangenheit an. Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag kurz markieren und automatisch übernehmen. Fertig!

Ausgaben kategorisieren und direkt bezahlen

Der Beleg ist erfasst, aber zu welcher Ausgabenkategorie gehört er? Unsere intelligente Rechnungssoftware liefert die Lösung. Sie geben lediglich einen Begriff ein, der Ihnen zu der Ausgabe passend erscheint. Das Programm schlägt die Kategorie vor und verbucht im Hintergrund die Ausgabe gleich entsprechend für Ihren Steuerberater oder Ihr Buchführungsbüro.

Ein Beispiel gefällig? Sie haben eine Rechnung für einen neuen Bürostuhl erhalten. Sie geben einfach „Stuhl“ ein, damit Ihnen die Rechnungssoftware die Kategorie „Büro- und Geschäftsausstattung“ vorschlägt und den Rest erledigt. Mit einem weiteren Klick können Sie gleich direkt aus dem Programm heraus die Rechnung bezahlen. Und das alles mobil – wann und von welchem Konto sie wollen – und immer genauso sicher wie bei Ihrer Bank. So geht Buchhaltung heute mit einer Rechnungssoftware.

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Alle Konten, Einnahmen und Ausgaben im Blick

Egal ob Einnahmen, Ausgaben oder unterschiedliche Bankkonten. Mit unserer Rechnungssoftware haben Sie schnell den perfekten Überblick über Ihre Buchhaltung und Unternehmensfinanzen. Das intuitive Dashboard liefert auf einen Blick alle relevanten Geschäftsentwicklungen und Informationen über offene bzw. noch zu zahlende Rechnungen, sollten Sie Mahnungen verschickt haben. Mit unserer Rechnungssoftware geht garantiert nichts verloren.

Den Steuerberater immer dabei

Eine Rechnungssoftware ist keine Rechnungssoftware, wenn Sie den wichtigsten Partner jedes Kleinunternehmers außen vor lässt – den Steuerberater.

Deshalb ist bei unserem Programm die Buchführung so aufgebaut, dass sie nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Steuerberater Zeit und Nerven spart. Zudem können Sie Ihrem Steuerberater einen eigenen Zugang bereitstellen, mit dem er immer sofort auf alle Daten in Echtzeit zugreifen kann.

Mit dem einfachen und intuitiven Export Ihrer Buchhaltungsdaten im DATEV-Format kann Ihr Steuerberater mit wenigen Klicks alle Daten übernehmen und der Buchführung den Feinschliff geben.

Das Besondere an unserem Rechnungsprogramm: Mit dem DATEV-Export werden alle relevanten Dokumente und Daten übermittelt – egal ob es sich um Korrekturen, Gutschriften oder Teilzahlungen handelt. Die Software protokolliert alles mit und ermöglicht Ihrem Steuerberater damit den bestmöglichen Überblick über Ihr Unternehmen. So ist eine optimale Zusammenarbeit garantiert.

Wer den DATEV-Export nutzt, hat die Auswahl zwischen den beiden Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04. Zudem bietet die Rechnungssoftware die Möglichkeit, alle Rechnungsdaten über das Rechnungsausgangsbuch und Rechnungseingangsbuch im CSV-Format zu exportieren.

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Einzelne oder integrierte Rechnungsprogramme

Der Bereich der Fakturierung ist im Geschäftsablauf eines Unternehmens in der Regel eng mit der Buchführung verbunden, zu der ordentliche Kaufleute laut Handelsgesetzbuch verpflichtet sind. Daher sind viele Rechnungsprogramme gleich in ein System der Buchführung eingebunden, um mit diesem Programm die Wechselbeziehungen zwischen diesen beiden Funktionseinheiten eines Unternehmens berücksichtigen und nutzen zu können. Doch finden sich am Markt auch einfache Rechnungsprogramme, die sich ausschließlich auf das Schreiben von Rechnungen und damit in Zusammenhang stehender Dokumente fokussieren.

Der Vorteil gegenüber Word und Excel

Auch in den MS Office-Programmen Word und Excel gibt es Vereinfachungen im Hinblick auf die Erstellung von Rechnungen. Das beginnt bei den Templates, die Word rund um die Texterstellung bietet, und geht bis zu der Formeleingabe bei Excel, die unkomplizierte und vor allen Dingen fehlerfreie Berechnungen erlaubt. Doch die Vereinfachungen durch Word und Excel haben auch ihre Grenzen. So müssen unterschiedliche Vorlagen für bestimmte Geschäftsvorfälle erstellt werden, die unter Nutzung eines speziellen Rechnungsprogramms einfach angeklickt werden können. Außerdem ermöglicht es ein Rechnungsprogramm, Daten zwischen der Fakturierung und der Buchführung auszutauschen.

Vorteile der Nutzung eines speziellen Rechnungsprogramms

Die Vorteile des Rechnungsprogramms sind vielfältig. Zum einen können Rechnungen durch die Möglichkeit, Voreinstellungen zu generieren und Rechenoperationen computergestützt durchführen zu lassen, deutlich vereinfacht und damit schneller erstellt werden. Zum anderen punktet ein Rechnungsprogramm mit einer hohen Flexibilität. Es ermöglicht den Anwendern, Steuersätze oder Währungen einzustellen oder aus einer Datenbank, diverse Kundenadressen zu übernehmen. Außerdem kann mit der Hilfe des Computers ein Überblick über alle Rechnungen ermöglicht werden. Auch eine Sortierung von Rechnungen unter bestimmten Gesichtspunkten ist möglich, ebenso wie das Filtern der Rechnungen nach festgelegten Kriterien. Auch das Mahnwesen ist deutlich vereinfacht, da Mahnungen bei nicht zahlenden Kunden ganz einfach auf Basis der zur Verfügung stehenden Rechnung generiert werden können.

Das Erstellen von Rechnungen

Mit Hilfe des Programms bieten sich Funktionen, die dem Anwender ein schrittweises und bequemes Erstellen der Rechnungen erlauben. Dies ist grundsätzlich auf zweierlei Wegen möglich. Wenn ein Kunde einen Artikel oder eine Dienstleistung spontan (das heißt ohne vorausgegangenes Angebot) bestellt, wird die Rechnung durch Eingabe der entsprechenden Daten in Maske das Rechnungsprogramm erstellt. Sollte der Kunde schon bekannt sein oder gar Stammkunde sein, kann ein bestehender Datensatz gleich in das Rechnungsformular einfließen. So können Fehler durch manuelle Eingabe in großem Maß verhindert werden.

Ein anderer Weg ist die Rechnung, die aufgrund eines Angebots an einen Kunden erstellt wird. Idealerweise verfügt ein Rechnungsprogramm über die Optionen Angebot, Mahnung und Rechnung. Wenn der Kunde ein Angebot 1:1 annimmt, kann das Programm aus dem Angebotsdokument eine entsprechende Rechnung schreiben, die Kundenname, die jeweiligen Produkte in der entsprechenden Menge und Einzel- sowie Gesamtpreis einfach übernimmt. Das gilt auch für kundenspezifische Rabatte und dergleichen. Selbstverständlich kann in gleicher Weise eine Mahnung erstellt werden, wenn der Kunde die Rechnung nicht im angemessenen Zeitraum bezahlt. So werden doppelte Erfassungsarbeiten vermieden und das Unternehmen in seinen Abläufen und seinem zeitlichen wie personellen Aufwand entlastet. Das gilt insbesondere dann, wenn Schnittstellen zum System der Buchführung des Unternehmens.

Archivierung möglich

Die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts besagen, dass Dokumente aus dem Geschäftsablauf eines Unternehmens abhängig von der Art des Dokuments für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden müssen. Dies ist seit einigen Jahren auch in digitaler Form erlaubt. Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen nicht mehr in Aktenordner gesammelt werden müssen. Selbst eingescannt müssen die Dokumente nicht mehr werden, wenn sie mit der Hilfe eines speziellen Rechnungsprogramms erarbeitet wurden. Dies erspart den betreffenden Unternehmen sowohl Raum als auch Zeit für die mitunter aufwendige Archivierung.

Online- und Offlinevarianten rund um das Rechnungsprogramm

Bei der Offlineversion wird das Rechnungsprogramm einfach auf den jeweiligen Computern installiert. Anschließend kann das Programm sofort genutzt werden. Bei der Online-Version bieten sich weitere Vorteile. Zum einen kann das Programm über automatische Updates immer wieder auf den neusten Stand gebracht werden, was handels- und steuerrechtliche Vorschriften, aber auch Sicherheitslücken angeht. Zum anderen ist ein Onlinezugriff auf Daten und Funktionen für alle Personen mit Zugriffsberechtigung möglich. Das schafft hohen Komfort und ermöglicht kurze Wege beim Arbeiten. Dazu kommt, dass die Arbeit der Fakturierung von jedem Rechner der Welt aus möglich ist, wenn nur ein Internetanschluss vorhanden ist.

Online-Buchhaltungs-Software als hilfreicher Begleiter im Arbeitsalltag

Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren häufig von einer Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice. Denn mit einem integrierten Rechnungsprogramm können auch Angebote, Rechnungen und Mahnungen verfasst werden. Zudem werden auch Banktransaktionen bei Bedarf möglich. All dies fließt in die laufende Buchführung ein. Durch den komfortablen Onlinezugriff auf alle Daten und Funktionen spart man Zeit und Geld und kann das Personal anderweitig einsetzen.