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E-Rechnung

Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

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    In der digitalisierten Geschäftswelt gewinnen E-Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Viele Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versenden, sind heute bereits verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 ist außerdem klar: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt ab 2025 auch für den B2B-Bereich. Alles, was Sie dazu wissen müssen, lesen Sie hier.

    E-Rechnung, elektronische Rechnung: Was ist das überhaupt?

    E-Rechnungen sind Rechnungen, die vollständig elektronisch verarbeitet werden können – von der Erstellung und dem Versand bis zur Zahlung und Archivierung. Im Wesentlichen enthalten E-Rechnungen alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge und mehr.

    Der Clou: Diese Informationen liegen in einem einheitlichen und standardisierten Format vor, das von Computersystemen problemlos automatisiert verarbeitet werden kann. Dieser strukturierte Datensatz ist die Voraussetzung für den medienbruchfreien Rechnungsaustausch – unabhängig vom Softwareanbieter also und ohne manuelle Erfassung der Daten.

    Was sind die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung?

    Der Begriff E-Rechnung verleitet immer noch zu Missverständnissen, denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen wie in einer PDF-Datei und strukturierte Formate häufig noch in einen Topf geworfen. Deshalb ist es wichtig, sich die drei unterschiedlichen Rechnungsformen einmal genau vor Augen zu halten.

    Die klassische Papierrechnung fasst alle Rechnungsinhalte bildlich zusammen. Eine elektronische oder automatische Verarbeitung ist damit nicht möglich. Auch wenn sie mittels eines Scans oder eines Fotos digitalisiert wird, entsteht keine maschinenlesbare Strukturierung. Sämtliche Daten müssen in jedem Fall manuell oder über weitere Systeme in die verwendete Buchhaltungssoftware übertragen werden.

    Gleiches gilt für PDF-Rechnungen. Sie sind ebenfalls nur eine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten und lassen keine elektronische und automatisierte Weiterverarbeitung zu, ohne dass Inhalte manuell oder mit Texterkennungsprogrammen für die Anforderungen der Buchungssoftware aufbereitet werden.

    E-Rechnungen, wie sie die EU-Norm fordert, sind strukturiert, maschinenlesbar und ohne Medienbruch weiterzuverarbeiten. Das Datenformat ist ein rein semantisches und basiert auf einem XML-Format, das speziell für eine maschinelle Verarbeitung geschaffen wurde und für eine Sichtprüfung durch Menschen ungeeignet ist. Eine Lesbarkeit kann nur mit entsprechender Visualisierungssoftware hergestellt werden.

    Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. über die Kürzel „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ zu erkennen. Enden die Dateien z. B. auf „docx“, „doc“, „pdf“, „tif“ oder „jpeg“, handelt es sich um unstrukturierte oder nur teilstrukturierte Datensätze. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind deshalb keine elektronischen Rechnungen im hier beschriebenen Sinne. Denn: Die Rechnungsinformationen liegen hier nicht strukturiert vor, sodass sie nicht einfach automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.

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    Zum rechtlichen Hintergrund

    Gesetzliche Grundlage ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes. Damit hat Deutschland die EU-Richtlinie für E-Rechnungen umgesetzt. Mit der Richtlinie hat die EU wesentliche Vorgaben für die Umsetzung von elektronischen Rechnungen gemacht. Demnach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung,

    • die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
    • wobei das elektronische Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

    Zudem hat die europäische Normungsorganisation CEN ein Datenmodell für die Norm EN 16931 erarbeitet. Auf dieser Norm basieren unter anderem die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

    Die Bundesregierung hat die EU-Richtlinie im E-Rechnungsgesetz und in einer Verordnung umgesetzt. Die Bundesländer verankern die Richtlinien in eigenen Gesetzen und Rechtsverordnungen.

    Bin ich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken?

    Grundsätzlich können Sie bisher frei entscheiden, ob Sie im Geschäftsverkehr Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen nutzen. So regelt es das Umsatzsteuergesetz: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Papierform und elektronische Form sind dabei grundsätzlich gleichgestellt. Bei einer elektronischen Rechnung bedarf es aber nach aktuellem Rechtsstand der Zustimmung des Leistungsempfängers/der Leistungsempfängerin.
    Abhängig davon, für wen Sie Aufträge erfüllen, gibt es jedoch Unterschiede.

    Öffentliche Auftraggeber: Pflicht zur E-Rechnung

    Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Die Pflicht wurde im November 2020 eingeführt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Direktkäufe unter 1.000 Euro.

    Auch in vielen Bundesländern gibt es mittlerweile entsprechende Vorgaben, ob und wie elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versandt werden müssen. Die Informationen sind auf den Internetseiten der jeweiligen Bundesländer abrufbar:

    Prinzipiell ist für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung der Standard XRechnung vorgeschrieben. Das hat der Bund in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen festgelegt. Grundsätzlich kann aber auch ein anderes Format verwendet werden. Voraussetzung ist, dass es der EU-Norm für elektronische Rechnungen entspricht. Das ist z. B. auch beim Format ZUGFeRD der Fall (ab Version 2.1.1).

    Die KosIT (Koordinationsstelle für IT-Standards) empfiehlt die Version XRechnung 2.3.1, die zum 1. August 2023 in Kraft getreten ist und die Version 2.2.0 ersetzt. Die Version 2.3.0 wird nicht zur Nutzung empfohlen.

    B2B-Bereich: Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

    Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es bislang keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie können Papierrechnungen nutzen oder – in Abstimmung mit ihren Vertragspartner:innen – ein rein elektronisches Rechnungsformat wie die XRechnung.

    Das ändert sich ab dem 1. Januar 2025: Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen im B2B-Bereich (B2B = Business-to Business) grundsätzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Das bestimmt das Wachstumschancengesetz, welches am 22. März 2024 final vom Bundesrat verabschiedet wurde. Der Gedanke dahinter: Behörden und Unternehmen könnten die Umsatzsteuer dann einfach elektronisch von der Rechnung lesen. Das soll die Steuermeldung erleichtern.

    Allerdings wird es Übergangsfristen geben: So sind bis zum 31. Dezember 2026 Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, wenn der:die Rechnungsempfänger:in zustimmt. Bis 31. Dezember 2027 sind diese Rechnungsarten im B2B-Geschäftsverkehr auch noch erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz des:der Rechnungsausstellenden nicht mehr als 800.000 Euro beträgt. Ab 2028 gilt die Pflicht dann schließlich für alle Unternehmen im geschäftlichen Verkehr mit anderen Unternehmen.

    Die Übergangsfristen im Überblick

    Übergangsfristen E-Rechnung

    Jahr

    Papierrechnung

    E-Rechnung

    andere elektronische Formate (bspw. pdf)

    2024

    Zustimmung erforderlich

    Zustimmung erforderlich

    2025/ 2026

    Zustimmung erforderlich

    2027

    Zustimmung erforderlich

    Nur für Unternehmen mit max. 800.000 € Umsatz im Jahr 2025

    Zustimmung erforderlich

    Nur für Unternehmen mit max. 800.000 € Umsatz im Jahr 2025

    2028

    Unsere Empfehlung: Auch wenn es Übergangsregelungen gibt, sollten sich Unternehmer:innen schon heute damit beschäftigen, wie sie am besten auf elektronische Rechnungen umsteigen können. Denn auch wenn die Kosten relativ gering sind, müssen mit dem Umstieg auf elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen manche Abläufe im Betrieb angepasst werden. Denken Sie daran, auch Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend vorzubereiten. Die Einführung als Projekt und in mehreren Schritten hat sich bewährt.

    Mittlerweile lassen sich mit vielen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellen. So bietet z. B. lexoffice die Möglichkeit, mit wenigen Klicks gesetzlich korrekte XRechnungen zu erstellen.

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    Unsere lexoffice Produktentwicklung bereitet sich bereits jetzt mit Hochdruck auf die Einführung der eRechnung für den B2B Sektor vor. Wenn es soweit ist, können Sie selbstverständlich mit lexoffice eRechnungen erstellen und versenden. Wir halten Ihnen den Rücken frei, so dass Sie mehr Zeit für Ihr Business haben.

    Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

    Die Nutzung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen bringt für Unternehmen einige Vorteile mit sich – für Versender wie für Empfänger. Zu den Vorteilen zählen u. a.:

    • Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto
    • Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten ohne Laufwege und -zeiten, etwa bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung
    • schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität
    • geringerer Lager- und Archivierungsplatz
    • Reduzierung bzw. mit einer XRechnung vollständige Vermeidung von Medienbrüchen
    • keine bzw. nur sehr geringe Investitionskosten
    • Möglichkeit, in elektronische Geschäftsprozesse und Digitalisierung einzusteigen
    • bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Dokumentation als zuverlässiger Zahler, Vermeidung von Mahnungen, langem Suchaufwand, Vermeidung von Nicht-/Doppelzahlungen und von Korrekturen

    Nach Untersuchungen und Erhebungen, u. a. von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr z. B. 500 Rechnungen versenden, können unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 8.500 EUR pro Jahr sparen.

    Christian Steiger

    Geschäftsführer Lexware

    Die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte sehen wir als große Chance für die Digitalisierung des deutschen Mittelstands, vom Selbstständigen bis zum Klein- und Kleinstunternehmen. Denn nun bekommen die, die bislang noch nicht auf Software und digitale Prozesse setzen, einen weiteren, dringend notwendigen Schubs, die Chancen einer digitalen Unternehmenssteuerung zu nutzen und ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Zukunft aufzustellen.

    E-Rechnung und GoBD: Das müssen Sie beachten

    Für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften zur Aufbewahrung wie für herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet: Auch E-Rechnungen müssen Sie für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die relevanten Belege nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden.

    Wichtig ist: Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. E-Rechnungen müssen also im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit maschinell lesbar sein. Elektronische Rechnungen ausdrucken und in Papierform zu archivieren, ist nicht ausreichend.

    Wenn elektronische Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt werden, müssen sowohl die umgewandelte Version als auch das Originaldokument miteinander verknüpft und aufbewahrt werden. Falls Rechnungen als Anhang einer E-Mail verschickt werden, z. B. als PDF-Datei, muss ausschließlich die elektronische Rechnung selbst archiviert werden. Die E-Mail dient dabei lediglich als „Hülle“ und kann gelöscht werden – vorausgesetzt, die E-Mail enthält keine inhaltlich relevanten Informationen.

    FAQ: Fragen und Antworten zur E-Rechnung

    Ist ein PDF eine gültige E-Rechnung?

    Eine Rechnung im PDF-Format gilt laut EU-Richtlinie nicht als E-Rechnung. Sie wird zwar digital erstellt und übermittelt, aber ermöglicht keine automatische und elektronische Verarbeitung. Denn für eine elektronische Weiterverarbeitung, z. B. die Übertragung in die Buchhaltungssoftware, ist eine manuelle Eingabe der Rechnungsinformationen notwendig.

    Gleiches gilt für Rechnungen in Formaten wie “.tif”, “.docx.” oder “.jpeg”. Damit eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist, muss die Rechnung in einem dafür vorgesehenen Format sein, wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.

    Rechnungen per E-Mail zu versenden, wird in der Praxis bereits heute oft gemacht und ist zulässig. Meist werden die Rechnungen im PDF-Format versandt. Voraussetzung ist, dass der:die Rechnungsempfänger:in dem Erhalt der Rechnung auf elektronischem Wege zustimmt. Wie diese Zustimmung aussehen soll, ist nicht konkret geregelt. Es genügt, wenn zwischen Rechnungsempfänger:in und Rechnungssteller:in Einvernehmen darüber besteht, dass die Rechnung elektronisch zugeht. Außerdem muss die Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung.

    Wichtig: Wie oben bereits beschrieben, ist allerdings zu beachten, dass der Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail nicht gleichbedeutend mit einer E-Rechnung ist.

    Bisher betrifft die Pflicht zur E-Rechnung nur Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erhalten. Auch einzelne Bundesländer regeln mittlerweile, ob und wie E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ausgestellt werden müssen. Das Wachstumschancengesetz sieht außerdem ab dem 1. Januar 2025 eine Pflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich vor.

    Eine E-Rechnung erstellen Sie z. B. mithilfe Ihres Buchhaltungsprogramms. In diesem lässt sich die Rechnung im gewünschten Datei-Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) anlegen. Auch finden Sie im Internet verschiedene Generatoren, um eine Rechnung in das gewünschte Rechnungsformat zu bringen. Es gibt zudem spezielle (teils kostenfreie) Software für die Erstellung einer XRechnung oder einer Rechnung im ZUGFeRD-Format.

    Wie eine E-Rechnung strukturiert sein muss, gibt die Europäische Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen vor. Demnach muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das jeweilige Format muss eine elektronische Weiterverarbeitung möglich machen.

    Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung.

    Bereits seit 2015 sind Rechnungen, die Sie mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation erstellen, nicht GoBD-konform. Auch das Speichern der so erstellten Belege im pdf-Format entspricht nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.

    Ab 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jedes Unternehmen kann eRechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (z. B. PDF) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro im B2B E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro dürfen noch andere Rechnungsformate verwenden. Ab 2028 greift die E-Rechnungspflicht vollständig und alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich eRechnungen versenden.

    Unsere Empfehlung: Mit elektronische Rechnungen sparen Sie heute bereits viel Zeit, weil manuelle Tätigkeiten überflüssig werden. Das Rechnungsprogramm lexoffice erreicht bereits heute einen Automatisierungsgrad von über 90% in der Verarbeitung von Eingangsbelegen und in der Buchungsabwicklung von Bankumsätzen von etwa 80%. Nutzen Sie die frei werdende Zeit für die schönen Dinge der Selbstständigkeit. Mit lexoffice sind Sie 2025 auch automatisch bereit für die e-Rechnung und müssen sich zu dem Thema keine Gedanken mehr machen.

    Welche Kosten für das senden und empfangen von elektronischen Rechnungen auf Sie zukommt, hängt von dem Programm oder dem Service an, den Sie dafür nutzen.

    Mit lexoffice empfangen, verbuchen, erstellen und versenden Sie E-Rechnungen ab Sommer 2024. Einfach und automatisch. Auf lexoffice Kundinnen und Kunden kommen dabei keine Extrakosten zu.

    Nach der EU-Norm müssen Unternehmen E-Rechnungen strukturiert, maschinenlesbar und medienbruchfrei weiterverarbeiten können. Im B2B-Bereich sind vor allem die XRechnung und ZUGFeRD als E-Rechnungsformat gängig. Ihnen liegt das Datenformat XML zugrunde, das speziell zur maschinellen Verarbeitet entwickelt wurde.

    Grundsätzlich gilt: Dateien, die mit den Kürzeln „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ enden, haben das geeignete Format.

    XRechnung:

    Bei der XRechnung handelt es sich um einen E-Rechnungsstandard, der vor allem von öffentlichen Behörden und allen, die mit ihnen zusammenarbeiten genutzt wird. Über die genauen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung, die Sie in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Behörden erfüllen müssen, informieren die Webseiten der einzelnen Bundesländer. Für andere Bereiche bietet sich die Verwendung des XRechnungsformat ebenfalls an, da das XML-Format eine Bearbeitung der Rechnung mit unterschiedlichen Softwareprogrammen ermöglicht.

    ZUGFeRD:

    ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wird von deutschen Behörden und Unternehmen sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich genutzt. Bei ZUGFeRD handelt es sich um einen hybriden E-Rechnungsstandard. ZUGFeRD-Rechnungen betten die strukturierten Daten im XML-Format, die für die E-Rechnung erforderlich sind, in ein PDF-Dokument ein. Das heißt, neben dem lesbaren Teil im PDF-Format wird der Inhalt der Rechnung in XML-Format mitgeschickt, welcher elektronisch verarbeitet werden kann. Dadurch können Rechnungsprozesse leichter automatisiert und die Rechnungen einfacher archiviert werden. Außerdem können ZUGFeRD-Rechnungen auf diverse Übermittlungswege (E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download) ausgetauscht werden, wohingegen XRechnungen nur über einen Web-Service übermittelt werden können.

    Wichtig bei ZUGFeRD-Rechnungen ist, dass der XML-Teil der Rechnung mit der Dokumentebene des PDF-Teils verknüpft ist. Während XRechnungen im reinen XML-Format verschickt werden, sind ZUGFeRD Rechnungen im hybriden PDF/A-3 Format. Um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen, ist eine Software, wie bspw. das kostenlose Programm der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. FeRD, notwendig. Darüber erstellte Rechnungen sind dann automatisch im richtigen Format.

    EDIFACT:

    Während XRechnung und ZUGFeRD vor allem in Deutschland eingesetzt werden ist EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“) ein Standard, der von der UN festgelegt wurde. EDIFACT ermöglicht eine softwareunabhängige und schnelle Übermittlung strukturierter Daten. Das elektronische Datensystem „EDI“ ermöglicht Unternehmen weltweit einen reibungslosen Datenaustausch. EDIFACT entspricht streng genommen nicht den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der zugehörigen Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Aktuell wird an einer Lösung gearbeitet, damit das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden kann. Es ist möglich, dass kleine technische Anpassungen an EDI-Verfahren erforderlich sind, welche aber im Interesse der Wirtschaft sind und nicht sehr umfangreich sein sollten.

    Unternehmen im B2B-Bereich sind ab dem 1.1.2025 dazu verpflichtet elektronische Rechnungen auszustellen. Dadurch kann die Umsatzsteuer elektronisch erfasst werden, was die Steuererklärung erleichtert. E-Rechnungen können über verschiedene Wege übertragen werden: Weberfassung, Upload, Peppol-Netzwerk oder Mail.

    Achtung: Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, gilt die Pflicht zur E-Rechnung bereits. Die Vorgaben hierzu werden von den jeweiligen Bundesländern festgelegt. Weitere Informationen zur Rechnungsstellung an Bundesbehörden finden Sie auf der extra dafür eingerichteten Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat.

    Grundsätzlich gibt es keine Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Doch es wird Übergangsfristen geben. Das heißt, bis zum 31. Dezember 2026 sind Papier- und reine PDF-Rechnungen noch erlaubt, sofern die Rechnungsempfänger:innen dem zustimmen. Beträgt der Vorjahresumsatz eines ausstellenden Betriebs im B2B-Bereich nicht mehr als 800.000 Euro, ist der Versand von Papier- und PDF-Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt. Ab Januar 2028 greift dann die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle B2B-Unternehmen.

    Im B2C, also im Geschäft mit Privatpersonen, gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung.

    Unser Tipp für Steuerkanzleien: Nutzen Sie die E-Rechnungspflicht als Chance, Mandant:innen auf lexoffice zu migrieren.

    E-Rechnungspflicht für Steuerkanzleien

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