eRechnung
Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

In der digitalisierten Geschäftswelt gewinnen E-Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Viele Unternehmen, die Rechnungen an die Verwaltung versenden, sind heute bereits verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Hinzu kommt: Die Pflicht zur E-Rechnung könnte in absehbarer Zeit auch für den B2B-Bereich kommen. Alles, was Sie dazu wissen müssen, lesen Sie hier.

E-Rechnung, elektronische Rechnung: Was ist das überhaupt?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die vollständig elektronisch verarbeitet werden können – von der Erstellung und dem Versand bis zur Zahlung und Archivierung. Im Wesentlichen enthalten E-Rechnungen alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Beträge und mehr.

Der Clou: Diese Informationen liegen in einem einheitlichen und standardisierten Format vor, das von Computersystemen problemlos automatisiert verarbeitet werden kann. Dieser strukturierte Datensatz ist die Voraussetzung für den medienbruchfreien Rechnungsaustausch – unabhängig vom Softwareanbieter also und ohne manuelle Erfassung der Daten.

Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. über die Kürzel „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ zu erkennen. Enden die Dateien z. B. auf „docx“, „doc“, „pdf“, „tif“ oder „jpeg“, handelt es um unstrukturierte oder nur teilstrukturierte Datensätze. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind deshalb keine elektronischen Rechnungen im hier beschriebenen Sinne. Denn: Die Rechnungsinformationen liegen hier nicht strukturiert vor, sodass sie nicht einfach automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.

Zum rechtlichen Hintergrund

Gesetzliche Grundlage ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes. Damit hat Deutschland die EU-Richtlinie für E-Rechnungen umgesetzt. Mit der Richtlinie hat die EU wesentliche Vorgaben für die Umsetzung von elektronischen Rechnungen gemacht. Demnach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung,

  • die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
  • wobei das elektronische Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Zudem hat die europäische Normungsorganisation CEN ein Datenmodell für die Norm EN 16931 erarbeitet. Auf dieser Norm basieren unter anderem die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Die Bundesregierung hat die EU-Richtlinie im E-Rechnungsgesetz und in einer Verordnung umgesetzt. Die Bundesländer verankern die Richtlinien in eigenen Gesetzen und Rechtsverordnungen.

Bin ich dazu verpflichtet, E-Rechnung zu verschicken?

Grundsätzlich können Sie bisher frei entscheiden, ob Sie im Geschäftsverkehr Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen nutzen. So regelt es das Umsatzsteuergesetz: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Papierform und elektronische Form sind dabei grundsätzlich gleichgestellt. Bei einer elektronischen Rechnung bedarf es aber nach aktuellem Rechtsstand der Zustimmung des Leistungsempfängers/der Leistungsempfängerin.
Abhängig davon, für wen Sie Aufträge erfüllen, gibt es jedoch Unterschiede.

Öffentliche Auftraggeber: Pflicht zur E-Rechnung

Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Die Pflicht wurde im November 2020 eingeführt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Direktkäufe unter 1.000 Euro.

Auch in vielen Bundesländern gibt es mittlerweile entsprechende Vorgaben, ob und wie elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versandt werden müssen. Die Informationen sind auf den Internetseiten der jeweiligen Bundesländer abrufbar.

Prinzipiell ist für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung der Standard XRechnung vorgeschrieben. Das hat der Bund in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen festgelegt. Grundsätzlich kann aber auch ein anderes Format verwendet werden. Voraussetzung ist, dass es der EU-Norm für elektronische Rechnungen entspricht. Das ist z. B. auch beim Format ZUGFeRD der Fall (ab Version 2.1.1).

Die KosIT (Koordinationsstelle für IT-Standards) empfiehlt die Version XRechnung 2.3.1, die zum 1. August 2023 in Kraft getreten ist und die Version 2.2.0 ersetzt. Die Version 2.3.0 wird nicht zur Nutzung empfohlen.

B2B-Bereich: Pflicht zur E-Rechnung geplant

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es bislang keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie können Papierrechnungen nutzen oder – in Abstimmung mit ihren Vertragspartner:innen – ein rein elektronisches Rechnungsformat wie die XRechnung.

Aber: Mittlerweile hat das Bundesfinanzministerium die verpflichtende E-Rechnung für den B2B-Bereich im Zuge des geplanten Wachstumschancengesetzes ins Gespräch gebracht. Zum 1. Januar 2025 könnte die Pflicht kommen. Der Gedanke dahinter: Behörden und Unternehmen könnten die Umsatzsteuer dann einfach elektronisch von der Rechnung lesen. Das soll die Steuermeldung erleichtern.

Diskutiert werden jedoch auch Übergangsfristen. So sollen bis zum 31. Dezember 2026 Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt sein, wenn der:die Rechnungsempfänger:in zustimmt. Bis 31. Dezember 2027 sollen E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr nur dann verpflichtend sei, wenn der Vorjahresumsatz des:der Rechnungsausstellenden mehr als 800.000 Euro beträgt. Ab 2028 soll die Pflicht dann schließlich für alle gelten.

Unsere Empfehlung: Auch wenn das Wachstumschancengesetz bislang noch nicht beschlossen ist, sollten sich Unternehmer:innen schon heute damit beschäftigen, wie sie am besten auf elektronische Rechnungen umsteigen können. Denn auch wenn die Kosten relativ gering sind, müssen mit dem Umstieg auf elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen manche Abläufe im Betrieb angepasst werden. Denken Sie daran, auch Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend vorzubereiten. Die Einführung als Projekt und in mehreren Schritten hat sich bewährt.

Mittlerweile lassen sich mit vielen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellen. So bietet z. B. lexoffice die Möglichkeit, mit wenigen Klicks gesetzlich korrekte XRechnungen zu erstellen.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Die Nutzung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen bringt für Unternehmen einige Vorteile mit sich – für Versender wie für Empfänger. Zu den Vorteilen zählen u. a.:

  • Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto
  • Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten ohne Laufwege und -zeiten, etwa bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung
  • schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität
  • geringerer Lager- und Archivierungsplatz
  • Reduzierung bzw. mit einer XRechnung vollständige Vermeidung von Medienbrüchen
  • keine bzw. nur sehr geringe Investitionskosten
  • Möglichkeit, in elektronische Geschäftsprozesse und Digitalisierung einzusteigen
  • bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Dokumentation als zuverlässiger Zahler, Vermeidung von Mahnungen, langem Suchaufwand, Vermeidung von Nicht-/Doppelzahlungen und von Korrekturen

Nach Untersuchungen und Erhebungen, u. a. von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), sinken die Kosten für die Rechnungsstellung von rund 23 EUR je Papierrechnung auf knapp 6 EUR je elektronischer Rechnung. Unternehmen, die pro Jahr z. B. 500 Rechnungen versenden, können unter sonst gleichen Voraussetzungen also rund 8.500 EUR pro Jahr sparen.

E-Rechnung und GoBD: Das müssen Sie beachten

Für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften zur Aufbewahrung wie für herkömmliche Papierrechnungen. Das bedeutet: Auch E-Rechnungen müssen Sie für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die relevanten Belege nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) archiviert werden.

Wichtig ist: Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. E-Rechnungen müssen also im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit maschinell lesbar sein. Elektronische Rechnungen ausdrucken und in Papierform zu archivieren, ist nicht ausreichend.

Wenn elektronische Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt werden, müssen sowohl die umgewandelte Version als auch das Originaldokument miteinander verknüpft und aufbewahrt werden. Falls Rechnungen als Anhang einer E-Mail verschickt werden, z. B. als PDF-Datei, muss ausschließlich die elektronische Rechnung selbst archiviert werden. Die E-Mail dient dabei lediglich als „Hülle“ und kann gelöscht werden – vorausgesetzt, die E-Mail enthält keine inhaltlich relevanten Informationen.

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