Belege
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Beleg?
Unter dem Begriff Belege werden in der Buchhaltung verschiedene Arten von Nachweisen einer geschäftlichen Ausgabe oder Einnahme subsummiert, darunter beispielsweise:
Belege haben in der Buchhaltung eine wichtige Bedeutung, da sie alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Im HGB ist die Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen verankert. Dadurch kann bei einer Betriebsprüfung die korrekte Buchführung geprüft werden. Die Belege dienen dann gewissermaßen als Buchungsnachweis. Mittlerweile werden Belege oftmals nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch ausgestellt. Das erleichtert Ihnen die Archivierung.
Eigenbeleg und Fremdbeleg
Ein Fremdbeleg, auch externer Beleg genannt, wird zum Beispiel von Kunden ausgestellt. Ein Eigenbeleg, auch interner Beleg genannt, wird vom Unternehmer selbst ausgestellt. Weitere Unterschiede sind:
Warum werden Belege ausgestellt?
Geschäftsvorfälle können dokumentiert werden
Laut HGB darf es keine Buchung ohne Beleg geben: Jeder Geschäftsvorfall wird durch einen Beleg dokumentiert. Da eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Co. besteht, sollten Sie immer auf das Ausstellen eines Belegs bestehen, wenn Sie eine Geschäftsaktivität durchführen. Das gilt übrigens auch für Geschäfte, die Sie bar bezahlen. Lassen Sie sich lieber einen Beleg zu viel ausstellen, als zu wenig!
Wenn Sie selbst eine Leistung erbringen, müssen Sie Ihrerseits dem Geschäftspartner eine Rechnung schreiben oder Quittung ausstellen. Davon sollten Sie stets eine Kopie anfertigen und in Ihren Unterlagen verwahren.
Wann sollten Sie Eigenbelege ausstellen?
Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, dem eigenen Unternehmen einen Beleg auszustellen. Das sollten Sie dann tun, wenn an einem Geschäftsvorfall kein Dritter beteiligt ist. Sie sollten beispielsweise dann einen Eigenbeleg ausstellen, wenn Sie betriebliche Mittel für private Zwecke aus dem Unternehmen entnehmen.
Fehlende Belege können gravierende Folgen nach sich ziehen
Der Aufbewahrungspflicht sollten Sie mit großer Sorgfalt nachkommen. Die Regelung verlangt, dass es einem Außenstehenden jederzeit möglich sein muss, sämtlich Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen. Wird im Verlauf einer Betriebsprüfung eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht oder eine Nicht-Ausstellung von Belegen festgestellt, kann es sein, dass das Finanzamt den Abzug der Kosten als Betriebsausgaben versagt. Dadurch werden die Gewinne erhöht, die Steuern fallen dementsprechend höher aus. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen und das Ergebnis geschätzt.
Aufbau eines Belegs
Die wichtigste Aufgabe eines Belegs ist es, die Höhe einer erbrachten Leistung exakt und eindeutig festzuhalten. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn eine Kontierung direkt auf dem Beleg erfolgt. Des Weiteren muss er folgende Bestandteile enthalten:
- Belegnummer
- Namen des Ausstellers und des Empfängers
- Betrags-, Mengen- und Wertangaben
- Angabe der Währung sowie Wechselkurs bei einer fremden Währung
- Datum
Belegarten in der Buchhaltung
Belegarten | |
|---|---|
Eingangsbelege | Belege, die von außen in den Betrieb gelangen, z. B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Auftragszettel, Kassenbons/Kassenbelege etc. |
Ausgangsbelege | Belege, die der Unternehmer ausstellt und an seine Kunden schickt, z. B. Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen des Unternehmers. |
Fremdbelege | Von anderen Unternehmen ausgestellte Belege. |
Eigenbelege | Vom Unternehmer selbst erstellte Belege, z. B. Duplikate der Ausgangsrechnungen, Belege über Privatentnahmen und Privateinlagen, Fahrtenbücher, Trinkgeld, Aus- oder Umbuchungsanweisungen, Stornoanweisungen etc. |
Einzelbelege | Belege über jeden einzelnen Geschäftsvorfall. |
Sammelbelege | Belege über eine Mehrzahl von Geschäftsvorfällen, z. B. Lohnlisten. |
Einmalbelege | Belege, die für einen Geschäftsvorfall nur einmal gelten. |
Dauerbelege | Belege über gleichartige und sich wiederholende Sachverhalte, z. B. Abschreibungsbelege, Mietverträge. |
Tab. 1: Übersicht Belege
Belege aus dem Internet/via E-Mail
Auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen werden als Kostennachweis und umsatzsteuerlich anerkannt. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein elektronisches Datenaustauschverfahren ist nicht erforderlich.
Seit 1.7.2011 sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird.
Durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sind in diesen Fällen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Es reicht ein Verfahren aus, wonach die Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird. Das kann z. B. geschehen durch Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg.
Praxis-Tipp
Bei Zweifeln an elektronischen Belegen Original anfordern
E-Belege müssen den steuerlichen Voraussetzungen entsprechen, um einen Vorsteuerabzug daraus zu erhalten. Bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit im steuerlichen Sinn ist es ratsam, auf einem Original in Papierform zu bestehen.
Buchungszeitpunkt der Belege
Die Buchungen müssen zeitgerecht vorgenommen werden. Nur dann besteht die Gewähr, dass alle Belege und damit die in ihnen dokumentierten Geschäftsvorfälle lückenlos gebucht werden. Daher sind die Belege zu buchen, sobald die Verhältnisse des Betriebs es zulassen. Dies stellt außerdem sicher, dass die Geschäftsvorfalle so dargestellt werden, wie sie tatsächlich geschehen sind.
Aufbewahrung: Es kommt auf den Beleg an
Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind sechs Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre.
Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung, Belege als Betriebsausgaben.
Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen ergeben.
Belege müssen geordnet aufbewahrt werden
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.
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