Belege

Definition

Unter dem Begriff Beleg werden verschiedene Arten von Nachweisen einer geschäftlichen Ausgabe oder Einnahme subsummiert, darunter beispielsweise:

Belege sind ein wichtiger Faktor der Buchhaltung, da sie alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Im HGB ist die Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen verankert. Dadurch kann bei einer Betriebsprüfung die korrekte Buchführung geprüft werden. Die Belege dienen dann gewissermaßen als Buchungsnachweis. Mittlerweile werden Belege oftmals nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch ausgestellt. Das erleichtert Ihnen die Archivierung.

1 Warum werden Belege ausgestellt?

1.1 Geschäftsvorfälle können dokumentiert werden

Jeder Geschäftsvorfall wird durch einen Beleg dokumentiert. Da eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Co. besteht, sollten Sie immer auf das Ausstellen eines Belegs bestehen, wenn Sie eine Geschäftsaktivität durchführen. Das gilt übrigens auch für Geschäfte, die Sie bar bezahlen. Lassen Sie sich lieber einen Beleg zu viel ausstellen, als zu wenig!

Wenn Sie selbst eine Leistung erbringen, müssen Sie Ihrerseits dem Geschäftspartner eine Rechnung oder Quittung ausstellen. Davon sollten Sie stets eine Kopie anfertigen und in Ihren Unterlagen verwahren.

1.2 Wann sollten Sie Eigenbelege ausstellen?

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, dem eigenen Unternehmen einen Beleg auszustellen. Das sollten Sie dann tun, wenn an einem Geschäftsvorfall kein Dritter beteiligt ist. Sie sollten beispielsweise dann einen Eigenbeleg ausstellen, wenn Sie betriebliche Mittel für private Zwecke aus dem Unternehmen entnehmen.

1.3 Fehlende Belege können gravierende Folgen nach sich ziehen

Der Aufbewahrungspflicht sollten Sie mit großer Sorgfalt nachkommen. Das bedeutet, dass es einem Außenstehenden jederzeit möglich sein muss, sämtlich Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen Wird im Verlauf einer Betriebsprüfung eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht oder eine Nicht-Ausstellung von Belegen festgestellt, kann es sein, dass das Finanzamt den Abzug der Kosten als Betriebsausgaben versagt. Dadurch werden die Gewinne erhöht, die Steuern fallen dementsprechend höher aus. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung verworfen und das Ergebnis geschätzt.

2 Aufbau eines Belegs

Die wichtigste Aufgabe eines Belegs ist es, die Höhe einer erbrachten Leistung exakt und eindeutig festzuhalten. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn eine Kontierung direkt auf dem Beleg erfolgt. Des Weiteren muss er folgende Bestandteile enthalten:

  • Belegnummer
  • Namen des Ausstellers und des Empfängers
  • Betrags-, Mengen- und Wertangaben
  • Angabe der Währung sowie Wechselkurs bei einer fremden Währung
  • Datum

3 Belegarten

Belegarten
EingangsbelegeBelege, die von außen in den Betrieb gelangen, z. B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Auftragszettel, Kassenbons etc.
AusgangsbelegeBelege, die der Unternehmer ausstellt und an seine Kunden schickt, z. B. Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen des Unternehmers.
FremdbelegeVon anderen Unternehmen ausgestellte Belege.
EigenbelegeVom Unternehmer selbst erstellte Belege, z. B. Duplikate der Ausgangsrechnungen, Belege über Privatentnahmen und Privateinlagen, Fahrtenbücher, Trinkgeld, Aus- oder Umbuchungsanweisungen, Stornoanweisungen etc.
EinzelbelegeBelege über jeden einzelnen Geschäftsvorfall.
SammelbelegeBelege über eine Mehrzahl von Geschäftsvorfällen, z. B. Lohnlisten.
EinmalbelegeBelege, die für einen Geschäftsvorfall nur einmal gelten.
DauerbelegeBelege über gleichartige und sich wiederholende Sachverhalte, z. B. Abschreibungsbelege, Mietverträge.

Tab. 1: Übersicht Belege

4 Belege aus dem Internet/via E-Mail

Auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen werden als Kostennachweis und umsatzsteuerlich anerkannt. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein elektronisches Datenaustauschverfahren ist nicht erforderlich.

Seit 1.7.2011 sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird.

Durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sind in diesen Fällen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Es reicht ein Verfahren aus, wonach die Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird. Das kann z. B. geschehen durch Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg.

Praxis-Tipp

Bei Zweifeln an elektronischen Belegen Original anfordern

Elektronische Belege müssen den steuerlichen Voraussetzungen entsprechen, um einen Vorsteuerabzug daraus zu erhalten. Bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit im steuerlichen Sinn ist es ratsam, auf einem Original in Papierform zu bestehen.

5 Buchungszeitpunkt der Belege

Die Buchungen müssen zeitgerecht vorgenommen werden. Nur dann besteht die Gewähr, dass alle Belege und damit die in ihnen dokumentierten Geschäftsvorfälle lückenlos gebucht werden. Daher sind die Belege zu buchen, sobald die Verhältnisse des Betriebs es zulassen. Dies stellt außerdem sicher, dass die Geschäftsvorfalle so dargestellt werden, wie sie tatsächlich geschehen sind.

6 Aufbewahrung: Es kommt auf den Beleg an

Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind sechs Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre.

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung, Belege als Betriebsausgaben.

Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen ergeben.

6.1 Belege müssen geordnet aufbewahrt werden

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

 

6.1.1 Was bei elektronischen Belegen gilt

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahren.

 

6.1.2 Wie E-Mails aufzubewahren sind

Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.

6.2 Uneingeschränkte maschinelle Auswertbarkeit

Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.

6.3 Elektronische Aufbewahrung

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten wird nicht zu beanstandet, wenn der Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.

6.4 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.

Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Unternehmer muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.

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