Kosten

Kosten Definition

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden als Kosten die Geldsummen bezeichnet, die zur Bezahlung für Güter oder Dienstleistungen ausgegeben wurde. Entscheidend ist, dass dieses Geld verwendet wird, um die betriebliche Leistung zu erbringen. Um Kosten genau nachverfolgen zu können, werden sie in bestimmte Ordnungen eingeteilt. Dafür gibt es zwei Ansätze:

  1. Oft werden Kosten nach ihrem Verhältnis zum Aufwand eingeteilt. Es wird dann zwischen Grund-, Anders- und Zusatzkosten unterschieden.
  2. Kosten, die einer bestimmten Leistung zugeordnet werden können, bezeichnet man als direkte Kosten. Ist das nicht der Fall, spricht man von indirekten Kosten. Diese müssen Sie dann über die Kostenstellenrechnung auf eine Leistung verrechnen.

Sind Ausgaben und Kosten das Gleiche?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Ausgaben und Kosten oft synonym gebraucht. Aus unternehmerischer Sicht ist dies aber nicht korrekt. Als bestes Beispiel dienen Spenden für gemeinnützige Zwecke. Das sind zwar Ausgaben, aber keine Kosten, da sie nicht dem Zweck dienen, betriebliche Leistungen zu erbringen.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden als Kosten bezeichnet, die ein Unternehmen für Güter, Dienstleistungen oder Rohstoffe ausgibt.

Abb. 1: Was sind Kosten?

Darum ist eine Trennung von Kosten und Ausgaben wichtig

Mithilfe der Kosten Ihres Unternehmens sollten Sie Ihre Preise festlegen. Daher ist es wichtig, zwischen Kosten und Ausgaben zu unterscheiden, damit letztere nicht in den Preisbildungsprozess mit einfließen. Das kann sonst zur Folge haben, dass Sie ein Produkt zu teuer gestalten und nicht konkurrenzfähig bleiben können. Auch steuerlich hat die Unterteilung Auswirkungen. Das Finanzamt berücksichtigt bei der Ermittlung Ihres Gewinns nämlich nur die Kosten. Ausgaben senken nicht den zu versteuernden Gewinn.

So werden Kosten und Ausgaben getrennt

Wie bereits erwähnt, müssen Kosten und Ausgaben nicht gleich sein. Die Aufwendungen, die keine Kosten darstellen, werden oft auch als neutraler Aufwand bezeichnet. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die dem Unternehmen Geld einbringen sollen. Der Kauf von Aktien beispielsweise stellt zwar Ausgaben dar, diese dienen jedoch nicht der Erbringung einer betrieblichen Leistung, sofern sich das Unternehmen nicht auf den Kauf und Verkauf von Aktien spezialisiert hat.

Kosten vs. Aufwand

Abb. 2: Kosten vs. Aufwand

So wird neutraler Aufwand eingeteilt

Üblicherweise werden die Aufwendungen, die keine Kosten darstellen, in drei Gruppen kategorisiert:

Betriebsfremder Aufwand

Man spricht von einem betriebsfremden Aufwand, wenn die Aufwendungen in keiner Beziehung zur betrieblichen Leistung stehen (z.B. Spende).

Außerordentlicher Aufwand

Aufwendungen, die nicht geplant werden können, werden als außerordentlicher Aufwand verbucht. Dazu gehören unter anderem Verluste durch Diebstahl.

Bewertungsbedingter neutraler Aufwand

Eine weniger wichtige Rolle innerhalb der neutralen Aufwendungen spielt der bewertungsbedingte neutrale Aufwand. Hierbei handelt es sich dem Grunde nach um Kosten. Durch die Verrechnungsart entsprechen sie ihnen jedoch nicht. Ein Beispiel dafür sind Abschreibungen, die in der Bilanz höher sind als in der Kostenrechnung. Der Teil der Abschreibung, der in der Kostenrechnung behandelt wird, stellt Kosten dar. Der Teil, der darüber hinaus in der Bilanz, vielleicht aus steuerlichen Gründen, angesetzt wird, ist ein neutraler Aufwand.

Der neutrale Aufwand findet sich im Jahresabschluss nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung wieder. Er wird im neutralen Ergebnis dargestellt, wo er den neutralen Erträgen gegenübergestellt wird.

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Wie setzt sich der Zweckaufwand zusammen?

Der Teil des Aufwandes, der nicht neutraler Aufwand ist, wird Zweckaufwand genannt. Er stellt den größten Teil der Kosten dar. Sie selbst werden unterteilt in Grundkosten und kalkulatorische Kosten.

Grundkosten

Die Grundkosten sind die zweckgerichteten Aufwendungen, die in der Finanzbuchhaltung als Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbucht werden. Die Ermittlung ist in der Regel unkritisch, da entsprechende Belege als Buchungsgrundlage vorhanden sind. Die größten Blöcke in den Grundkosten eines produzierenden Unternehmens sind die Materialkosten und die Personalkosten.

Kalkulatorische Kosten

Ein weiterer Teil des Kostenblocks wird aus den kalkulatorischen Kosten gebildet. Die Berechnung dieser Kostenarten erfolgt in der Kostenrechnung, um intern auch solche Kosten zu erfassen, die aufgrund der Unternehmensgegebenheiten nicht erfasst, für die Kalkulation und Vergleichbarkeit jedoch notwendig sind. Solche sind z. B. der kalkulatorische Unternehmerlohn für die Leistung des im Unternehmen tätigen Eigentümers, der kein Gehalt empfängt. Kalkulatorische Zinsen und Mieten für die Nutzung von Eigenkapital bzw. von eigenen Gebäuden gehören ebenso dazu.

Diesen kalkulatorischen Kosten steht kein Aufwand entgegen. Daher werden sie auch Zusatzkosten genannt. Einem gewissen Teil dieser Werte steht jedoch auch Aufwand entgegen, jedoch nicht in gleicher Höhe. Wird z. B., wie bereits oben beschrieben, die Abschreibung in der Kostenrechnung mit anderen Werten durchgeführt als in der Bilanz, so spricht man von Anderskosten.

Praxis-Tipp

Auf eine reale Darstellung im Jahresabschluss zurückgreifen

Die Verwendung von kalkulatorischen Kosten mit einem Unterschied zu den Kosten, die im Jahresabschluss verwendet werden, hat zu der Trennung von Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) und Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen) geführt. Ergebnis dieser Entwicklung ist ein Jahresabschluss, der nicht die tatsächliche Situation des Unternehmens zeigt, sondern ein Bild des Unternehmens gibt, das unter gestalterischen Gesichtspunkten entsteht. Dies ist eine fast ausschließlich deutsche Vorgehensweise, die in den International Accounting Standards nicht vorgesehen ist. Im Zusammenhang mit der zunehmenden Globalisierung geht der Trend zur realen Darstellung auch im Jahresabschluss. Auch Sie sollten Ihr Unternehmen dieser Entwicklung anschließen, um die Vorteile der Vereinheitlichung nutzen zu können.

Wie lassen sich Kosten abgrenzen?

In der Finanzbuchhaltung werden Aufwendungen erfasst und auf Konten verbucht. Die rechtlichen Vorschriften bestimmen die Abläufe in dieser Abteilung, einschließlich der Forderung, nur die Kosten der aktuellen Periode den in diesem Zeitraum erzielten Erträgen gegenüberzustellen. Um eine gerechte Zuordnung zu erreichen, ist oft eine zeitliche Unterteilung der Kosten erforderlich.

Zeitliche Abgrenzung

Kosten können aufgrund von Vereinbarungen entstehen, die sich nicht an die Abrechnungsperioden des Unternehmens halten. Zum Beispiel werden Versicherungsbeiträge oft für ein Kalenderjahr erhoben, was zu Diskrepanzen führen kann, wenn das Geschäftsjahr des Unternehmens nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt oder die Versicherungsprämie für einen abweichenden Zeitraum bezahlt wird. Um dies zu korrigieren, wird die Rechnungsabgrenzung verwendet, um einen Teil der Kosten korrekt dem nächsten Geschäftsjahr zuzuordnen.

Kosten, die einer vergangenen Periode zuzuordnen sind, dürfen nicht das laufende Geschäftsjahr belasten. Für erwartete Kosten, die noch nicht genau bekannt sind, müssen Rückstellungen gebildet werden. Wenn Kosten unerwartet auftreten und keine Rückstellung vorhanden ist, kann die abgeschlossene Periode nicht mehr verändert werden. Diese Kosten werden als außerordentlicher Aufwand verbucht und beeinflussen das Unternehmensergebnis der laufenden Periode, aber nicht das Betriebsergebnis.

Sachliche Abgrenzung

Die sachliche Abgrenzung zielt darauf ab, Kosten den richtigen Sachverhalten zuzuordnen. Eine wichtige Unterscheidung erfolgt zwischen neutralen Aufwendungen und Kosten. Die Finanzbuchhaltung ordnet Kosten den richtigen Kostenarten zu, während die Kostenrechnung Korrekturen durch kalkulatorische Kostenarten durchführt und die Kosten den richtigen Kostenstellen und Kostenträgern zuordnet.

Wie werden die Kosten auf die Verursacher verteilt?

Der Erfolg eines Unternehmens hängt ab vom Ergebnis, das die wirtschaftliche Tätigkeit erbringt. Dieses wiederum wird bestimmt durch den Erfolg am Markt, ausgedrückt im Umsatz und den für die Leistungserbringung verursachten Kosten. Es ist daher unumgänglich, in einem permanenten Prozess die Kosten zu untersuchen. Wichtigste Voraussetzung für richtige Entscheidungen ist die korrekte Zuordnung der Kosten zu den Kostenträgern (Produkte) einerseits und den Kostenstellen (Abteilungen, Bereiche) andererseits. Die Verteilung der Kosten hinsichtlich der notwendigen Untergliederungen ist Aufgabe der Kostenrechnung.

Praxis-Tipp

Aufwand für eine Kostenstellenrechnung nicht scheuen

Nur wenn Sie wissen, wo die Kosten in Ihrem Unternehmen entstehen, können Sie entsprechend Einfluss nehmen. Sie sollten den Aufwand für eine Kostenstellenrechnung nicht scheuen. Bereits wenige Kostenstellen und unterschiedlich tiefe Gliederungen erhöhen die Aussagekraft der Ergebnisrechnung entscheidend.

Direkte Kosten auf Produkte

Die Kostenrechnung unterscheidet zwischen direkten Kosten und indirekten Kosten. In der Regel wird diese Einteilung hinsichtlich der Zurechenbarkeit zu den einzelnen Produkten getroffen.

Direkte Kosten stehen in einem festen Zusammenhang mit dem Produkt. Es handelt sich dabei um Materialkosten, Fertigungslöhne und Ähnliches. Das Verhältnis zwischen Kosten und produzierter Menge ist oft gleich bleibend, muss es jedoch nicht sein. Wichtig ist der kausale Zusammenhang zwischen der Entstehung der Kosten und dem Produktionsprozess oder anderen, direkt das Produkt betreffenden Prozessen (z. B. Vertrieb).

Die Kostenverursacher der direkten Kosten stehen also fest. Eine Zuordnung ist problemlos möglich. Eine Verteilung muss nicht stattfinden.

Indirekte Kosten auf Bereiche

Neben den direkten Kosten gibt es immer Kosten, die nicht einem Produkt zugeordnet werden können. Typisches Beispiel dafür sind die Verwaltungskosten eines Unternehmens. Diese indirekten Kosten müssen jedoch auf die Produkte verteilt werden, damit eine sinnvolle Kalkulation möglich wird.

Zu diesem Zweck wird festgehalten, in welchen Kostenstellen die einzelnen Kosten entstehen. Die Gemeinkosten, wie die indirekten Kosten auch genannt werden, können auf diese Weise bestimmten Funktionen im Unternehmen zugeordnet werden. In der Kalkulation werden die Gemeinkosten dann anhand von Zuschlagsätzen berücksichtigt und auf die Produkte verteilt. Traditionell werden Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten, Vertriebs- und Verwaltungsgemeinkosten auf diese Weise gedeckt.

Praxis-Tipp

Differenzierte Zuschlagsätze für unterschiedliche Kundengruppen denkbar

Es ist üblich, alle Produkte in der Kalkulation mit den gleichen Zuschlagsätzen zu versehen. Sie sollten jedoch untersuchen, ob wirklich alle Ihre Erzeugnisse den gleichen prozentualen Aufwand für die Materialbeschaffung, die Fertigungslenkung oder den Vertrieb und die Verwaltung benötigen. Auch für unterschiedliche Kundengruppen sind differenzierte Zuschlagsätze denkbar. So können Sie besser kalkulieren und marktgerechtere Preise anbieten.

Kosten senken über Preise und Mengen

Die Höhe der einzelnen Kostenarten insgesamt wird in der Finanzbuchhaltung festgestellt. Die Betriebsbuchhaltung ordnet den einzelnen Kostenträgern (Produkte und Leistungen) die direkten Kosten und den Kostenstellen die Gemeinkosten zu und nimmt so eine Verteilung der indirekten Kosten vor. Die nächste Aufgabe, an der neben dem Rechnungswesen vor allem die Fachabteilungen beteiligt sind, ist die Senkung der Kosten. Jede Einsparung von Kosten bedeutet eine Verbesserung des Gewinns in gleicher Höhe.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Kosten eines Unternehmens zu senken. Die eine besteht darin, die Einkaufspreise und Konditionen für die Güter und Dienstleistungen zu senken. Dies ist eine permanente Aufgabe für den Einkauf. Die zweite Möglichkeit ist die Verringerung des Verbrauchs der Leistungen.

Bei den direkten Kosten kann eine Reduktion erreicht werden durch:

  • Verbesserung der Fertigungsabläufe
  • Veränderung der Produktionsmaschinen
  • konstruktive Veränderungen am Produkt
  • Austausch von Bauteilen im Produkt gegen preiswerte Komponenten
  • Verringerung der Qualität des Produktes usw.

Problematischer wird das Vorhaben, die Kosten zu senken, wenn diese nicht direkt an die Herstellung der Leistung gebunden sind. Bei der Untersuchung der Gemeinkosten haben sich zwei Methoden bewährt:

  • Die Gemeinkostenwertanalyse findet die Kostentreiber der Gemeinkosten und bewertet diese wie andere Leistungen.
  • Die Prozesskostenrechnung ordnet die Gemeinkosten bestimmten Abläufen im Unternehmen zu und bestimmt so ihren Wert.

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