Kosten

Kostenbegriff

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden als Kosten die Geldsummen bezeichnet, die zur Bezahlung für Güter oder Dienstleistungen ausgegeben wurde. Entscheidend ist, dass dieses Geld verwendet wird, um die betriebliche Leistung zu erbringen. Um Kosten genau nachverfolgen zu können, werden sie in bestimmte Ordnungen eingeteilt. Dafür gibt es zwei Ansätze:

  1. Oft werden Kosten nach ihrem Verhältnis zum Aufwand eingeteilt. Es wird dann zwischen Grund-, Anders- und Zusatzkosten unterschieden.
  2. Kosten, die einer bestimmten Leistung zugeordnet werden können, bezeichnet man als direkte Kosten. Ist das nicht der Fall, spricht man von indirekten Kosten. Diese müssen Sie dann über die Kostenstellenrechnung auf eine Leistung verrechnen.

1. Sind Ausgaben und Kosten das Gleiche?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Ausgaben und Kosten oft synonym gebraucht. Aus unternehmerischer Sicht ist dies aber nicht korrekt. Als bestes Beispiel dienen Spenden für gemeinnützige Zwecke. Das sind zwar Ausgaben, aber keine Kosten, da sie nicht dem Zweck dienen, betriebliche Leistungen zu erbringen.

2. Darum ist eine Trennung von Kosten und Ausgaben wichtig

Mithilfe der Kosten Ihres Unternehmens sollten Sie Ihre Preise festlegen. Daher ist es wichtig, zwischen Kosten und Ausgaben zu unterscheiden, damit letztere nicht in den Preisbildungsprozess mit einfließen. Das kann sonst zur Folge haben, dass Sie ein Produkt zu teuer gestalten und nicht konkurrenzfähig bleiben können. Auch steuerlich hat die Unterteilung Auswirkungen. Das Finanzamt berücksichtigt bei der Ermittlung Ihres Gewinns nämlich nur die Kosten. Ausgaben senken nicht den zu versteuernden Gewinn.

3. So werden Kosten und Ausgaben getrennt

Wie bereits erwähnt, müssen Kosten und Ausgaben nicht gleich sein. Die Aufwendungen, die keine Kosten darstellen, werden oft auch als neutraler Aufwand bezeichnet. Dazu können auch Aufwendungen gehören, die dem Unternehmen Geld einbringen sollen. Der Kauf von Aktien beispielsweise stellt zwar Ausgaben dar, diese dienen jedoch nicht der Erbringung einer betrieblichen Leistung, sofern sich das Unternehmen nicht auf den Kauf und Verkauf von Aktien spezialisiert hat.Kosten

3.1 So wird neutraler Aufwand eingeteilt

Üblicherweise werden die Aufwendungen, die keine Kosten darstellen, in drei Gruppen kategorisiert:

a) Betriebsfremder Aufwand

Man spricht von einem betriebsfremden Aufwand, wenn die Aufwendungen in keiner Beziehung zur betrieblichen Leistung stehen (z.B. Spende).

b) Außerordentlicher Aufwand

Aufwendungen, die nicht geplant werden können, werden als außerordentlicher Aufwand verbucht. Dazu gehören unter anderem Verluste durch Diebstahl.

c) Bewertungsbedingter neutraler Aufwand

Eine weniger wichtige Rolle innerhalb der neutralen Aufwendungen spielt der bewertungsbedingte neutrale Aufwand. Hierbei handelt es sich dem Grunde nach um Kosten. Durch die Verrechnungsart entsprechen sie ihnen jedoch nicht. Ein Beispiel dafür sind Abschreibungen, die in der Bilanz höher sind als in der Kostenrechnung. Der Teil der Abschreibung, der in der Kostenrechnung behandelt wird, stellt Kosten dar. Der Teil, der darüber hinaus in der Bilanz, vielleicht aus steuerlichen Gründen, angesetzt wird, ist ein neutraler Aufwand.

Der neutrale Aufwand findet sich im Jahresabschluss nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung wieder. Er wird im neutralen Ergebnis dargestellt, wo er den neutralen Erträgen gegenübergestellt wird.

3.2 Wie setzt sich der Zweckaufwand zusammen?

Der Teil des Aufwandes, der nicht neutraler Aufwand ist, wird Zweckaufwand genannt. Er stellt den größten Teil der Kosten dar. Die Kosten selbst werden unterteilt in Grundkosten und kalkulatorische Kosten.

3.3 Grundkosten

Die Grundkosten sind die zweckgerichteten Aufwendungen, die in der Finanzbuchhaltung als Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbucht werden. Die Ermittlung ist in der Regel unkritisch, da entsprechende Belege als Buchungsgrundlage vorhanden sind. Die größten Blöcke in den Grundkosten eines produzierenden Unternehmens sind die Materialkosten und die Personalkosten.

3.4 Kalkulatorische Kosten

Ein weiterer Teil des Kostenblocks wird aus den kalkulatorischen Kosten gebildet. Die Berechnung dieser Kostenarten erfolgt in der Kostenrechnung, um intern auch solche Kosten zu erfassen, die aufgrund der Unternehmensgegebenheiten nicht erfasst, für die Kalkulation und Vergleichbarkeit jedoch notwendig sind. Solche Kosten sind z. B. der kalkulatorische Unternehmerlohn für die Leistung des im Unternehmen tätigen Eigentümers, der kein Gehalt empfängt. Kalkulatorische Zinsen und Mieten für die Nutzung von Eigenkapital bzw. von eigenen Gebäuden gehören ebenso dazu.

Diesen kalkulatorischen Kosten steht kein Aufwand entgegen. Daher werden sie auch Zusatzkosten genannt. Einem gewissen Teil dieser Werte steht jedoch auch Aufwand entgegen, jedoch nicht in gleicher Höhe. Wird z. B., wie bereits oben beschrieben, die Abschreibung in der Kostenrechnung mit anderen Werten durchgeführt als in der Bilanz, so spricht man von Anderskosten.

Praxis-Tipp

Auf eine reale Darstellung im Jahresabschluss zurückgreifen

Die Verwendung von kalkulatorischen Kosten mit einem Unterschied zu den Kosten, die im Jahresabschluss verwendet werden, hat zu der Trennung von Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) und Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen) geführt. Ergebnis dieser Entwicklung ist ein Jahresabschluss, der nicht die tatsächliche Situation des Unternehmens zeigt, sondern ein Bild des Unternehmens gibt, das unter gestalterischen Gesichtspunkten entsteht. Dies ist eine fast ausschließlich deutsche Vorgehensweise, die in den International Accounting Standards nicht vorgesehen ist. Im Zusammenhang mit der zunehmenden Globalisierung geht der Trend zur realen Darstellung auch im Jahresabschluss. Auch Sie sollten Ihr Unternehmen dieser Entwicklung anschließen, um die Vorteile der Vereinheitlichung nutzen zu können.

4. Wie lassen sich Kosten abgrenzen?

Die Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst und auf die dort eingerichteten Konten verbucht. Die Abläufe in dieser Abteilung sind vor allem von den rechtlichen Vorschriften bestimmt. Bereits diese verlangen, dass nur die Kosten der aktuellen Periode den in diesem Zeitraum erzielten Erträgen gegenübergestellt werden. In vielen Fällen wird es notwendig, die Kosten zeitlich zu unterteilen, um eine gerechte Zuordnung zu erreichen.

4.1 Zeitliche Abgrenzung

Kosten entstehen aufgrund von Vereinbarungen, die sich oft nicht an die Einteilung der Abrechnungsperioden des Unternehmens halten. So werden z. B. Versicherungsbeiträge oft für ein Kalenderjahr erhoben. Ist das Geschäftsjahr des Unternehmens nicht das Kalenderjahr, entsteht eine Diskrepanz. Betrifft ein Teil der entstandenen Versicherungskosten bereits das nächste Geschäftsjahr, so ist dieser Teil zu berechnen und korrekt zuzuordnen. Dies wird über die Rechnungsabgrenzung erreicht. Gleiches gilt, wenn zwar Kalenderjahr und Geschäftsjahr übereinstimmen, aber die Versicherungsprämie für einen abweichenden Zeitraum (z. B. Oktober – September) bezahlt wird.

Betreffen die Kosten eine vergangene Periode, so dürfen sie ebenfalls nicht das laufende Geschäftsjahr belasten. Sind Kosten, die zur abgelaufenen Periode gehören zu erwarten, aber noch nicht genau bekannt, bevor diese buchungstechnisch abgeschlossen wird, so müssen Rückstellungen gebildet werden. Wurden Kosten nicht erwartet und ist keine Rückstellung vorhanden, ist es nicht mehr möglich, eine abgeschlossene Periode zu verändern. Es erfolgt eine Verbuchung als außerordentlicher Aufwand, der das Unternehmensergebnis der laufenden Periode jedoch nicht das Betriebsergebnis schmälert.

4.2 Sachliche Abgrenzung

Die sachliche Abgrenzung sorgt dafür, dass die Kosten den richtigen Sachverhalten zugeordnet werden. Die wichtigste Abgrenzung findet bei der Unterscheidung von neutralen Aufwendungen und Kosten bereits statt. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist es, die Kosten der richtigen Kostenart zuzuordnen. In der Kostenrechnung wird die sachliche Abgrenzung in Form von Korrekturen durch kalkulatorische Kostenarten durchgeführt. Auch die Zuordnung der Kosten zu Kostenstellen und Kostenträgern ist eine Form der sachlichen Abgrenzung.

5. Wie werden die Kosten auf die Verursacher verteilt?

Der Erfolg eines Unternehmens hängt ab vom Ergebnis, das die wirtschaftliche Tätigkeit erbringt. Dieses wiederum wird bestimmt durch den Erfolg am Markt, ausgedrückt im Umsatz und den für die Leistungserbringung verursachten Kosten. Es ist daher unumgänglich, in einem permanenten Prozess die Kosten zu untersuchen. Wichtigste Voraussetzung für richtige Entscheidungen ist die korrekte Zuordnung der Kosten zu den Kostenträgern (Produkte) einerseits und den Kostenstellen (Abteilungen, Bereiche) andererseits. Die Verteilung der Kosten hinsichtlich der notwendigen Untergliederungen ist Aufgabe der Kostenrechnung.

Praxis-Tipp

Aufwand für eine Kostenstellenrechnung nicht scheuen

Nur wenn Sie wissen, wo die Kosten in Ihrem Unternehmen entstehen, können Sie entsprechend Einfluss nehmen. Sie sollten den Aufwand für eine Kostenstellenrechnung nicht scheuen. Bereits wenige Kostenstellen und unterschiedlich tiefe Gliederungen erhöhen die Aussagekraft der Ergebnisrechnung entscheidend.

5.1 Direkte Kosten auf Produkte

Die Kostenrechnung unterscheidet zwischen direkten Kosten und indirekten Kosten. In der Regel wird diese Einteilung hinsichtlich der Zurechenbarkeit zu den einzelnen Produkten getroffen.

Direkte Kosten stehen in einem festen Zusammenhang mit dem Produkt. Es handelt sich dabei um Materialkosten, Fertigungslöhne und Ähnliches. Das Verhältnis zwischen Kosten und produzierter Menge ist oft gleich bleibend, muss es jedoch nicht sein. Wichtig ist der kausale Zusammenhang zwischen der Entstehung der Kosten und dem Produktionsprozess oder anderen, direkt das Produkt betreffenden Prozessen (z. B. Vertrieb).

Die Kostenverursacher der direkten Kosten stehen also fest. Eine Zuordnung ist problemlos möglich. Eine Verteilung muss nicht stattfinden.

5.2 Indirekte Kosten auf Bereiche

Neben den direkten Kosten gibt es immer Kosten, die nicht einem Produkt zugeordnet werden können. Typisches Beispiel dafür sind die Verwaltungskosten eines Unternehmens. Diese indirekten Kosten müssen jedoch auf die Produkte verteilt werden, damit eine sinnvolle Kalkulation möglich wird.

Zu diesem Zweck wird festgehalten, in welchen Kostenstellen die einzelnen Kosten entstehen. Die Gemeinkosten, wie die indirekten Kosten auch genannt werden, können auf diese Weise bestimmten Funktionen im Unternehmen zugeordnet werden. In der Kalkulation werden die Gemeinkosten dann anhand von Zuschlagsätzen berücksichtigt und auf die Produkte verteilt. Traditionell werden Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten, Vertriebs- und Verwaltungsgemeinkosten auf diese Weise gedeckt.

Praxis-Tipp

Differenzierte Zuschlagsätze für unterschiedliche Kundengruppen denkbar

Es ist üblich, alle Produkte in der Kalkulation mit den gleichen Zuschlagsätzen zu versehen. Sie sollten jedoch untersuchen, ob wirklich alle Ihre Erzeugnisse den gleichen prozentualen Aufwand für die Materialbeschaffung, die Fertigungslenkung oder den Vertrieb und die Verwaltung benötigen. Auch für unterschiedliche Kundengruppen sind differenzierte Zuschlagsätze denkbar. So können Sie besser kalkulieren und marktgerechtere Preise anbieten.

6. Kosten senken über Preise und Mengen

Die Höhe der einzelnen Kostenarten insgesamt wird in der Finanzbuchhaltung festgestellt. Die Betriebsbuchhaltung ordnet den einzelnen Kostenträgern (Produkte und Leistungen) die direkten Kosten und den Kostenstellen die Gemeinkosten zu und nimmt so eine Verteilung der indirekten Kosten vor. Die nächste Aufgabe, an der neben dem Rechnungswesen vor allem die Fachabteilungen beteiligt sind, ist die Senkung der Kosten. Jede Einsparung von Kosten bedeutet eine Verbesserung des Gewinns in gleicher Höhe.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Kosten eines Unternehmens zu senken. Die eine besteht darin, die Einkaufspreise und Konditionen für die Güter und Dienstleistungen zu senken. Dies ist eine permanente Aufgabe für den Einkauf. Die zweite Möglichkeit ist die Verringerung des Verbrauchs der Leistungen.

Bei den direkten Kosten kann eine Reduktion erreicht werden durch:

  • Verbesserung der Fertigungsabläufe
  • Veränderung der Produktionsmaschinen
  • konstruktive Veränderungen am Produkt
  • Austausch von Bauteilen im Produkt gegen preiswerte Komponenten
  • Verringerung der Qualität des Produktes usw.

Problematischer wird das Vorhaben, die Kosten zu senken, wenn diese nicht direkt an die Herstellung der Leistung gebunden sind. Bei der Untersuchung der Gemeinkosten haben sich zwei Methoden bewährt:

  • Die Gemeinkostenwertanalyse findet die Kostentreiber der Gemeinkosten und bewertet diese wie andere Leistungen.
  • Die Prozesskostenrechnung ordnet die Gemeinkosten bestimmten Abläufen im Unternehmen zu und bestimmt so ihren Wert.

7. Wie verläuft die Entwicklung in der Zukunft?

Die heutigen Märkte verlangen von einem Unternehmen, dass es sehr schnell auf Veränderungen in der Nachfrage reagieren kann. Starre Kostenblöcke erschweren dies.

Fixe Kosten

Die Kosten, die sich nicht entsprechend den produzierten Mengen, die ja die Nachfrageschwankungen abbilden sollten, verändern, werden fixe Kosten genannt. Sie bleiben unverändert, gleichgültig wie viel Leistungen erstellt werden. Typische Vertreter dieser Kostenblöcke sind die Kosten für Gebäude, für zeitbedingte Abschreibungen oder die Kosten für die Informationsverarbeitung. Je nach gesetzlicher Lage, tariflichen Bedingungen und Zusammensetzung der Mitarbeiter gehören in den meisten Fällen auch die Löhne und Gehälter zu den fixen Kosten. Je höher der Fixkostenblock ist, desto starrer reagiert das Unternehmen auf Nachfrageänderungen.

Variable Kosten

Lassen sich die Kosten mit der Menge der erbrachten Leistungen anpassen, so spricht man von variablen Kosten. Größter Kostenblock dieser Art sind die Materialkosten, unter bestimmten Bedingungen gehören auch die Fertigungslöhne dazu. Die verbrauchsbestimmte Abnutzung ist ebenfalls hier einzuordnen. Je höher der Anteil der variablen Kosten ist, desto besser ist das Unternehmen auf Schwankungen in der Nachfrage vorbereitet.

Um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden, müssten jetzt alle Unternehmen daran interessiert sein, möglichst geringe fixe Kosten aufzuweisen. Dem widerspricht jedoch eine zweite Forderung des Marktes, die der kleinen Preise. Nur wenn große Mengen auf spezialisierten Maschinen hergestellt werden, sind Kostensenkungen im Produktionsprozess zu erreichen. Die dazu notwendigen Fertigungsanlagen erhöhen jedoch die Fixkosten. Das Risiko wird größer.

Praxis-Tipp

Investitionen in Fertigungsanlagen genau prüfen und Alternativen in Betracht ziehen

Prüfen Sie bei jeder Investition in Fertigungsanlagen, welcher Kostenblock erhöht wird. In vielen Fällen gibt es eine Alternative, die zunächst den bisherigen Aussagen widerspricht: die Anschaffung noch teurerer Maschinen. Meist existiert eine Lösung, die den gewünschten Fertigungsprozess ermöglicht, darüber hinaus jedoch noch weitere. Mit diesen flexiblen Fertigungszentren können Sie besser auf die Anforderungen des Marktes reagieren. Die Kosten dafür sind jedoch noch höher.

Die Kosten des Unternehmens bestimmen in ganz erheblichem Maße das Ergebnis. Es ist wichtig, die Entstehung und die Abhängigkeiten der Kosten zu kennen, um gezielt darauf Einfluss nehmen zu können. Eine gut ausgebaute Kostenrechnung kann die notwendigen Entscheidungsunterlagen bieten.