Jahresabschluss

Der Jahresabschluss gehört für die meisten Kaufleute zu den gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen. Seine Mindestbestandteile sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei Kapitalgesellschaften kommen zudem der Anhang sowie gegebenenfalls noch der Lagebericht hinzu.

Gesetzliche Grundlagen

Die Verpflichtung zur Erstellung eines Jahresabschlusses ergibt sich für Kaufleute aus dem Handelsgesetzbuch. Demnach sind laut § 242 alle ordentlichen Kaufleute zur Erstellung des Jahresabschlusses verpflichtet. Es gibt lediglich Ausnahmen für kleinere Kaufleute, die unterhalb bestimmter Einkommensgrenzen liegen. Diese Betriebe, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, geben statt Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eines sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ab. Das Gleiche gilt auch für Freiberufler. Kapitalgesellschaften sind unabhängig ihrer Größe und ihres Umsatzes grundsätzlich verpflichtet, den Jahresabschluss zu erstellen.

Funktionen des Jahresabschlusses

Drei wichtige Grundfunktionen kommen dem Jahresabschluss zu. Zum einen ist dies die Funktion der Information von Interessierten über den Erfolg des Unternehmens nach Abschluss des Geschäftsjahres. Zum anderen die Zahlungsbemessungsfunktion, die unter anderem Grundlage für die Ausschüttung der Dividenden einer Firma ist. Zum Dritten dient der Jahresabschluss dem Zweck einer soliden Dokumentation.

Aufbau und Struktur eines Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss kann aus bis zu vier Teilen bestehen: Möglich sind Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Anhang und Lagebericht. Bilanz und GuV sind in diesem Zusammenhang die beiden Mindestbestandteile, die von jedem Unternehmen zu erbringen sind. Laut § 268 HGB kommt für Kapitalgesellschaften der Anhang zusätzlich verpflichtend dazu. Der Lagebericht kann den Jahresabschluss ergänzen.

Grundlage des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss wird auf Grundlage der ordnungsmäßigen Buchführung erstellt. Das bedeutet, dass alle in einem Geschäftsbetrieb anfallenden Geschäftsvorfälle sachgerecht auf den richtigen Konten, monetär in der korrekten Höhe und auch zeitlich exakt zu erfassen sind. Dazu gibt es die erfolgsneutralen Erfolgskonten wie beispielsweise Fuhrpark, Bank oder Maschinen und die Erfolgskonten, bei denen Aufwendungen (zum Beispiel aus den Bereichen Personal oder Wareneinsatz für die Herstellung von Produkten) oder Erträge (zum Beispiel aus Umsatzerlösen) erfasst werden.

Die Bestandskonten werden am Ende des Geschäftsjahres zum sogenannten Bilanzstichtag einfach in ihrer korrekten Höhe in die Bilanz übertragen. Die Erfolgskonten gehören in den Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung, da sie den Unternehmenserfolg entweder vergrößern (Erträge) oder schmälern (Aufwendungen). Sie werden ebenfalls zum Bilanzstichtag über das sogenannte GuV-Konto abgeschlossen. Aus der Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge ergibt sich der Unternehmenserfolg in Form von Gewinn oder Verlust. Er wird auf die Passivseite der Bilanz übertragen.

Termine und Fristen rund um den Jahresabschluss

Alle vorbereitenden Arbeiten der laufenden Buchführung müssen für die Bilanzerstellung zum jeweils gewählten Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen sein. Für die Erstellung der Bilanz sind bestimmte Fristen einzuhalten. Kleine Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres aufgestellt haben. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften haben für diese gesetzliche Verpflichtung nur drei Monate Zeit. Die gesetzlichen Grundlagen hierzu ergeben sich aus § 264 HGB. Für Nicht-Kapitalgesellschaften verwendet das Handelsgesetzbuch un § 243 den Passus einer Zeit, die „einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang“ entspricht. Hier wird die Erstellung des Jahresabschlusses in einer Zeit von bis zu neun, maximal zwölf Monaten von Gesetzgeber erwartet.

Beteiligte Abteilungen und Stellen

Im Grunde haben alle Abteilungen, deren Geschäftstätigkeit die Ertragskonten der GuV oder die Bestandskonten beeinflussen, etwas mit der Erstellung des Jahresabschlusses zu tun. Somit haben alle Verantwortlichen die Verpflichtung, relevante Geschäftsvorfälle an die Buchhaltung zu melden. Daneben ist auch die Kostenrechnung eines Unternehmens eng an der Erstellung des Jahresabschlusses beteiligt. Hinzu kommen die Leistungen externer Steuerberater.

Warum ist es wichtig, sich mit dem Jahresabschluss zu beschäftigen?

Zum einen sind die Mindestanforderungen von Bilanz und GuV ohnehin aufgrund handelsrechtlicher Vorschriften zu erstellen. Zum anderen ist die Ermittlung des Unternehmenserfolgs auch die Grundlage für vom Fiskus festzusetzende Steuer. Doch es gibt eine ganze Reihe von weiteren Gründen, weshalb es wichtig ist, den Jahresabschluss nicht nur korrekt, sondern auch mit möglichst hoher Transparenz zu erstellen.

In Kapitalgesellschaften haben Anteilseigner ein Grundrecht darauf, über eine Bilanz und mögliche andere des Teile des Jahresabschlusses umfangreich informiert zu werden. Auch mögliche Kreditnehmer sowie die Presse möchten sich von der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens überzeugen können. Zudem haben auch mögliche Geschäftspartner und potenzielle Kunden oft ein großes Interesse daran, über die Bilanz eines Unternehmens Informationen über dessen Leistungsstärke und Entwicklung zu erfahren.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass für größere Unternehmen nach § 325 HGB die Verpflichtung besteht, ihren Jahresabschluss im Handelsregister und im Bundesanzeiger zur Veröffentlichung zu bringen.

Online-Software für überzeugende Buchführung und Bilanzerstellung

Die Grundlagen, die für jeden Jahresabschluss zu erbringen sind, erfordern eine Menge Tätigkeiten. Oft sind es Tausende von kleinen Buchungen, die die jedes Jahr anfallenden Geschäftsvorfälle erfassen. Dies erfordert Zeit und den Aufwand des Personals, das mit der Hilfe eines Online-Buchhaltungs-Programms wie lexoffice spürbar entlastet wird und im Hinblick auf Fehlerquellen von der Reduzierung auf ein absolutes Minimum profitiert.

Durch die Eingabe in praktisch vorgefertigte Masken werden Buchungen deutlich vereinfacht. Durch die Tatsache, dass mehrere Zugriffsberechtigte gleichzeitig die Daten einsehen können, sowie die sekundenschnelle elektronische Übertragbarkeit von Summen und Daten werden Wege vereinfacht und die Transparenz rund um den Jahresabschluss deutlich erhöht.