Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung (auch unter dem Kürzel GuV geläufig) gehört zum gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluss eines Unternehmens. In der GuV werden die während eines Geschäftsjahres angefallenen Aufwendungen und Erträge gesammelt. Zum Stichtag werden sie einander gegenübergestellt und auf diese Weise der Gewinn ermittelt. Das bedeutet, dass sich aus der GuV der unternehmerisches Erfolg eines Unternehmens im betreffenden Zeitraum erkennen lässt.

Prinzip der GuV

Für das Sichtbarmachen des unternehmerischen Erfolgs auf Basis von Zahlen müssen während des Jahres alle Geschäftsvorfälle sachlich und monetär erfasst werden, die für das jeweilige Unternehmen ein Aufwand oder ein Ertrag sind. Am Ende werden alle Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres addiert und gegenübergestellt. Wenn die Erträge die Aufwendungen in diesem bestimmten Zeitraum übersteigen, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet. Übersteigen die Aufwendungen die Erträge, ist der Fall eines Verlusts eingetreten. Das Ergebnis, Gewinn oder Verlust, wird nach Abschluss der GuV in die Bilanz übernommen.

Fest im Gesetz verankert

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist ein verpflichtender Teil des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Die gesetzliche Grundlage hierfür liegt in § 242 des Handelsgesetzbuches (HGB). Hier heißt es, dass ein Kaufmann „für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs“ die Pflicht der „Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs“ (GuV) hat. Die GuV ist in diesem Zusammenhang neben der Bilanz eine der zwei tragenden Säulen des Jahresabschlusses eines dazu verpflichteten Unternehmens.

Aufbau und Struktur der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Grundlage der GuV sind zahlreiche Konten, auf denen alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, die einen direkten Einfluss auf die Gewinn- oder Verlustsituation eines Unternehmens haben. Dies sind die die sogenannten Erfolgskonten (im Gegensatz zu den Bestandskonten, etwa aus dem Anlage- oder Umlaufvermögen). Die Erfolgskonten werden in Abhängigkeit davon, ob sie einen möglichen Gewinn erhöhen oder schmälern, als Aufwandskonten oder Ertragskonten bezeichnet.

Beispiele für die beiden Kontentypen:

Das klassische Konto, das sich positiv auf den Gewinn eines Unternehmens auswirkt, sind die Umsatzerlöse. Wenn also ein Unternehmen Produkte für einen bestimmten Betrag verkauft, erscheint diese Summen nicht nur auf den Kasse, Bank oder Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, sondern auch gewinnbeeinflussend auf dem Ertragskonto der Umsatzerlöse.

Ein typisches Konto, das als Aufwandskonto den Ertrag eines Unternehmens schmälert, sind dagegen die Kosten für das Personal. Sie reduzieren den Gewinn eines Unternehmens, das die Firma die Umsatzerlöse aus dem Verkauf der Produkte zum Beispiel ja auch mit dem Lohn für Mitarbeiter aus der Fertigung bezahlen muss.

Am Ende des Jahres werden die Ertragskonten und Aufwandskonten jeweils aufsummiert. Sie werden, da sie während des Jahres ja nur Hilfskonten sind, auf das GuV-Konto abgeschlossen, dessen Differenz dann entweder einen Gewinn oder einen Verlust ausweist. Dieser wird anschließend in die Bilanz übertragen. So wird auch einem Bilanzunkundigen auf den ersten Blick sichtbar, ob ein Unternehmen im Laufe eines Unternehmens einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat.

Wichtige Termine für die GuV

Wie die Bestandskonten müssen auch die Geschäftsvorfälle auf den Ertragskonten nicht nur sachlich und monetär, sondern auch zeitlich richtig erfasst werden. Der Termin für die Fertigstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften rund um den Jahresabschluss. Da das Ergebnis der GuV in die Bilanz einfließt und dort als Gewinn beziehungsweise Verlust den Unternehmenserfolg kennzeichnet, muss die Erfolgsrechnung zum jeweils gewählten Bilanzstichpunkt ebenfalls fertig erstellt sein.

Wichtigkeit der Gewinn- und Erfolgsrechnung

Das Ergebnis der GuV dient der Steuer, die das jeweilige Unternehmen für das betreffende Geschäftsjahr begleichen muss. Zudem liefert sie Zahlen, die den außenstehenden Betrachter über die Bilanz über den Erfolg des Unternehmens informieren.

Doch hat die Gewinn- und Verlustrechnung auf nahezu alle Abteilungen beziehungsweise Bereiche eines Unternehmens großen Einfluss. Denn durch die Struktur der GuV, dass alle den Gewinn beeinflussenden Geschäftsvorfälle auf den entsprechende Aufwands- oder Ertragskonten gebucht werden, ergeben sich für das Unternehmen wichtige Informationen.

Ein Beispiel: Wenn nur die Summe des Gewinns oder eines Verlusts bekannt wäre, hätte ein Unternehmen keinerlei Handlungsansätze, etwas in positiver Hinsicht zu bewegen. Durch die Tatsache der kleinen Unterkonten ist jedoch sowohl für den Geschäftsinhaber als auch die Verantwortlichen in den einzelnen Abteilungen ersichtlich, wo eventueller Handlungsbedarf besteht. Wenn Personalkosten, Materialeinsatz für die Warenproduktion oder die Kosten für Fuhrpark, Mieten oder Strom deutlich gestiegen sind, kann hier eventuell mit korrigierenden Maßnahmen angesetzt werden.

Online-Buchhaltungs-Software ein wertvoller Helfer

Allein die Struktur der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) mit ihren vielen kleinen Unterkonten zeigt, dass hier ein großer Buchungsaufwand besteht, der während des ganzen Jahres nicht abreißt und erhebliche personelle wie zeitliche Kapazitäten in Anspruch nehmen kann. Mit einer professionellen Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice sparen Sie Zeit, Geld und auch personelle Ressourcen. Zudem reduziert sich die Fehleranfälligkeit bei den Buchungen auf Eingabefehler. Doch auch diese werden durch die übersichtlichen Buchungsmasken des leistungsstarken Programms auf ein Minimum reduzierbar. Durch lexoffice können die einzelnen Konten bequem aufaddiert, abgeschlossen und in die Bilanz übertragen werden. Somit ist eine Online-Software wie lexoffice auch in Bezug auf die GuV ein unverzichtbarer Helfer rund um die Erstellung des Jahresabschlusses.