Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Definition: Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung, häufig der Einfachheit halber als GuV bezeichnet, ist Teil des gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschlusses eines Unternehmens. Die GuV dient Ihnen als Erfolgsrechnung. Sie enthält alle Erträge und Aufwendungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (Geschäftsjahres). Zum Stichtag werden diese einander gegenübergestellt, wobei Sie Ihren unternehmerischen Erfolg ermitteln:

  • Waren die Erträge innerhalb eines Geschäftsjahres größer als die Aufwendungen, haben Sie mit Ihrem Unternehmen Gewinn gemacht. Der Gewinn, den Sie in der GuV ermittelt haben, dient Ihnen dann als Grundlage zur Berechnung der Gewerbesteuer.
  • Waren die Aufwendungen größer als die Erträge, müssen Sie einen Verlust verzeichnen.

Für Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personengesellschaften ist ein Anhang verpflichtend. Darin werden die einzelnen Bilanzposten weiter untergliedert. Zudem sind die angewandten Methoden bei der Erstellung der Bilanz im Anhang zu erläutern.

Tipp: Als Kaufmann sollten Sie die GuV sehr gewissenhaft erstellen. Achten Sie darauf, dass alle Angaben korrekt und lückenlos gemacht sind, da eine fehlerhafte Gewinn- und Verlustrechnung zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses führen kann.

Welche Gesetze und Vorschriften sind relevant?

§ 5b EStG 
i.V.m. § 52 Abs. 11 EStG
Regelt die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen.
§ 51 Abs. 4 Nr. 1b EStGErmächtigt das Bundesfinanzministerium, den Mindestumfang der GuV zu bestimmen (im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder).
§ 60 EStDV 
i.V.m. § 25 Abs. 3 und 4 EStG
Legen den Umfang fest, welche Daten Sie an das Finanzamt übermitteln müssen.
§ 242 Abs. 2 und 3 HGB Halten die handelsrechtliche Verpflichtung zur Erstellung einer GuV fest.
§ 140 AO 
i.V.m. § 5 Abs. 1EStG 
und § 60 Abs. 1 EStDV
Halten die steuerrechtliche Verpflichtung zur Erstellung einer GuV fest.
§ 284 HGB Bezieht sich auf die Erstellung der GuV von Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkten Personengesellschaften und verpflichtet diese zur Erläuterung der Bilanz (Anhang).
§ 141 AORegelt die Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (Gewerbliche Betriebe, Land- und Forstwirte).
§ 8 Abs. 1 KStG 
§ 31 Abs. 1, 1a KStG
Regeln die Ermittlung des Einkommens.

Wie gestalten Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung?

In der GuV werden Aufwendungen und Erträge einander gegenübergestellt. Im Steuerrecht spricht man von Betriebsausgaben und -einnahmen.

  • Erträge buchen Sie im Haben
  • Aufwendungen buchen Sie im Soll
  • Den Abschluss des Gewinn- und Verlustkontos übertragen Sie auf Ihr Konto Eigenkapital

Wenn Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung machen, müssen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten. Daneben müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die gesamte Buchhaltung muss übersichtlich gestaltet sein.
  • Alle Geschäftsvorfälle sind lückenlos aufzuführen.
  • Für jede Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein.

Der Jahresabschluss ist in Deutsch zu erstellen. Als Währung verwenden Sie Euro.

Wichtig:

Für die GuV besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Es ist möglich, dass die Aufwendungen und Erträge von den Betriebsausgaben und -einnahmen abweichen. Das liegt daran, dass die steuerrechtlichen Vorschriften den handelsrechtlichen Regeln der Rechnungslegung vorgehen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die für die Steuerbilanz gelten, sind dann ebenso für die Handelsbilanz anzuwenden (= Maßgeblichkeitsprinzip).

Was ist, wenn es zu Abweichungen in der Steuerbilanz kommt?

 In der Praxis müssen Sie nicht zwei separate Rechnungen erstellen. Es genügt im Falle von steuerrechtlichen Abweichungen, diese in Zusatzrechnungen darzustellen.

Wie ist die Gewinn- und Verlustrechnung gegliedert?

Grundsätzlich können Sie für den Aufbau des GuV-Kontos entweder die Kontenform oder die Staffelform wählen.

Bei der Kontenform gibt es eine Sollseite, auf welcher Sie die Aufwendungen buchen und eine Habenseite, auf der Sie die Erträge buchen. Bei einem Saldo auf der Sollseite haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet. Ergibt sich der Saldo auf der Habenseite, müssen Sie einen Verlust verbuchen.

Aufbau eines GuV-Kontos – ein Beispiel:

In Kontenform könnte Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zum Beispiel so aussehen:

SOLLHABEN
Personalkosten

Wareneinsatz

Betriebskosten

Abschreibungen

Steuern

Zinsen

Zinserträge

Außerordentliche Erträge

Umsatzerlöse

SummeSumme

Für Kapitalgesellschaften ist gemäß §275 HGB die Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform vorgeschrieben. Dabei können Sie wählen, ob Sie die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen möchten.

Wie funktioniert das Gesamtkostenverfahren?

Beim Gesamtkostenverfahren werden alle Erlöse den Kosten gegenübergestellt. Dabei gliedern Sie die Kosten nach deren Art, beispielsweise in

  • Materialkosten
  • Personalkosten
  • Abschreibungen
  • etc.

Bestandsminderungen buchen Sie als Aufwand, Bestandserhöhungen als Ertrag.

Zunächst ermitteln Sie das gewöhnliche, anschließend das außergewöhnliche Geschäftsergebnis. Indem Sie beide Beträge summieren und die Kosten für Steuern abziehen, erhalten Sie den Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag.

Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 begonnen haben, werden außerordentliche Erträge und Aufwendungen nicht mehr gesondert aufgeführt. Es besteht die Möglichkeit, diese im Anhang postenweise anzustellen.

Wie funktioniert das Umsatzkostenverfahren?

Das Umsatzkostenverfahren fasst die Positionen der laufenden Geschäftstätigkeit stark zusammen und ordnet sie der Betriebsabrechnung zu. Anstelle der Bestandserhöhungen, des Material- und Personalaufwands und der Abschreibungen (laut Gesamtkostenverfahren) sind die auf die Umsatzerlöse entfallenden Kosten für Herstellung und Vertrieb sowie die allgemeinen Verwaltungskosten auszuweisen.

Darstellungsform

Die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinander folgenden Bilanzen und GuV ist beizubehalten, sofern nicht in Ausnahmefällen begründete Abweichungen erforderlich sind. Zu jedem Posten in der Bilanz und der GuV-Rechnung ist der entsprechende Betrag des vorhergehenden Geschäftsjahrs anzugeben.

Ein Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung, der keinen Betrag ausweist, braucht nur ausgewiesen zu werden, wenn im vorangegangenen Geschäftsjahr unter diesem Posten ein Betrag ausgewiesen worden war. Regelungen zu größenabhängigen Erleichterungen der GuV sowie Vorschriften zu einzelnen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung enthalten §§ 276 und 277 HGB.

Die Regelungen für Kapitalgesellschaften gelten auch für eingetragene Genossenschaften und für publizitätspflichtige sonstige Unternehmen und können freiwillig auch von Einzelunternehmern und Personengesellschaften befolgt werden.

Elektronische ­Übermittlung

Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen, sind die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz und durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Die Verpflichtung gilt bei Ermittlung des Gewinns nach § 4 Abs. 1 EStG, § 5 oder § 5a EStG. Um unbillige Härten zu vermeiden, können die Finanzbehörden auf Antrag von einer elektronischen Übermittlung absehen, z. B. bei Kleinstbetrieben, denen nicht zugemutet wird, die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung zu schaffen. Auch fehlende EDV-Kenntnisse werden berücksichtigt. Eine weitere Billigkeitsregelung erlaubt es, für eine Übergangszeit bis einschließlich 2014 Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in Papierform abzugeben.

Inhalte und die Form der elektronischen Übermittlung der Steuerbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgen standardisiert. Die Datenschemata werden von der Finanzverwaltung jährlich aktualisiert und unter www.esteuer.de zur Verfügung gestellt.