Buchhaltung

• Kreditorenbuchhaltung: Die Verarbeitung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Einkaufs.
• Anlagenbuchhaltung: Hier werden die Güter des Anlagevermögens verwaltet.
• Finanzbuchhaltung: Buchung von allen wichtigen Vorgängen zur Bilanzierung und GuV.
• Lohnbuchhaltung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitenden muss monatlich abgerechnet werden.
• Debitorenbuchhaltung: Verarbeitung der Forderungen an Kunden

Unterschied Buchhaltung und Buchführung

Die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ werden manchmal synonym verwendet, was genau genommen nicht völlig korrekt ist. Unter „Buchführung“ ist eher die Tätigkeit zu verstehen, unter „Buchhaltung“ die dahinterstehende Methode. Häufig meint man mit Buchhaltung auch die Abteilung in einem Unternehmen, die für die Buchführung zuständig ist.

Wer ist buchführungspflichtig?

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind insbesondere die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (gemäß § 238 HGB):

• Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder die AG
• Einzelunternehmen (solange sie keine festgelegten Schwellenwerte erreichen)
• Personengesellschaften, wie GmbH & Co., OHG oder KG

Für jedes Unternehmen ist Buchführung und Rechnungswesen ein wichtiges Thema, da das Finanzamt eine korrekte Gewinnermittlung erwartet. Wenn der Gesetzgeber eine Buchführungspflicht vorschreibt, ist dies immer mit der Bilanzierung verbunden.

Zu Beginn der Geschäftstätigkeit genügt in der Regel eine einfache Gewinnermittlung (Einnahmenüberschussrechnung) für Gründer und Kleinunternehmer, um die Finanzen übersichtlich zu gestalten, da nicht allzu viele Geschäftsvorfälle erwartet werden. Später kann es jedoch sinnvoll sein, freiwillig auf Bilanzierung umzusteigen, da diese mehr Übersicht und Sicherheit bietet.

Ob eine einfache Gewinnermittlung ausreicht oder eine Bilanzierung erforderlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG haben keine Wahl und sind zur Bilanzierung verpflichtet. Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen sie eine Bilanz erstellen und die Geschäftsergebnisse im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen bilanzieren, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro erzielen.

Auch Nicht-Kaufleute (wie Einzelunternehmen oder eine GbR) müssen eine Bilanzierung durchführen, wenn ihr Jahresumsatz 600.000 Euro oder ihr Jahresgewinn 60.000 Euro übersteigt.

Die doppelte Buchführung beschreibt in der Buchhaltung eine Art der Bilanzierung, die alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen vornehmen müssen. Hierbei werden alle Geschäftsvorfälle auf mehrere, mindestens zwei Konten gebucht. Die Buchung findet auf der Soll- und der Haben-Seite statt. Außerdem ist für jede Branche ein eigenes Buchungsverzeichnis, nämlich ein Kontenrahmen, vorgesehen. Zunächst wird das Konto mit der Sollbuchung und dann das Konto mit der Habenbuchung erfasst.

Als einfache Buchungssätze bezeichnet man die Buchung auf zwei Konten und unter dem Begriff der zusammengesetzten Buchungssätze versteht man solche auf mehr als zwei Konten.

Was bedeuten die Begriffe Soll und Haben

Die Buchhaltung besteht aus zwei Seiten: Der Soll- und der Haben-Seite. Die linke Seite ist dabei immer die Sollseite, während die rechte Seite des Kontos die Habenseite darstellt.

Die doppelte Buchführung erfordert, dass bei jeder Buchung die Formulierung „soll an haben“ verwendet wird. Auf beiden Seiten der Buchung muss der gleiche Betrag eingetragen werden.

Wichtige Teilbereiche der Buchhaltung

In allen größeren Unternehmen gliedert sich die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche, für die meist unterschiedliche Abteilungen zuständig sind:

Die Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall:

• Gebucht
• Sachlich und zeitlich erfasst
• Dokumentiert

Am Ende einer Rechnungsperiode wird eine Bilanz bzw. eine Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs für interne und externe Stellen übersichtlich dargestellt. Die Buchhaltung muss so geführt werden, dass die Steuerbehörden jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen können. Um all diese wichtigen Daten lückenlos zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren, verwenden die meisten Unternehmen heutzutage moderne Buchhaltungssoftware.

Die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich damit, Forderungen und Gutschriften eines Unternehmens gegenüber Kunden zu erfassen und zu verwalten. Sie befasst sich also konkret mit den laufenden Geschäftsvorfällen, welche die Kundenbeziehungen betreffen. Auch das Forderungsmanagement wird in diesem Bereich der Buchhaltung geregelt.

Die Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, da finanzielle Ausfälle nur dadurch vermieden werden können, dass die noch offenen Forderungen überwacht und eingetrieben werden. Auch hierfür setzen viele Unternehmen mittlerweile auf spezielle Software für die Buchhaltung.

Durch ein modernes Programm können noch offene Forderungen automatisch angezeigt und angemahnt werden. Das macht das Arbeiten insgesamt effektiver.

Die Kreditorenbuchhaltung

Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung stellt die Kreditorenbuchhaltung dar. In diesem Teilbereich erfassen und verwalten Sie kreditorische Eingangsrechnungen. Die Mitarbeiter einer Firma, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also damit, die finanziellen und sonstigen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern zu erledigen. Typische Aufgaben sind:

• Rechnungsprüfung und Kontierung
• Erstellen von Daueranweisungen
• Kreditorenstammsatzpflege
• Veranlassen von Zahlungen

Dieser Bereich der Buchhaltung steht im engen Kontakt zu den Mitarbeitern des Einkaufs, welche mit geeigneter Software noch effizienter arbeiten können.

Eine Verpflichtung für die Kreditorenbuchhaltung besteht nicht. Allerdings ist sie für Unternehmen jeglicher Größe sinnvoll, um Verbindlichkeiten im Blick zu behalten und zu begleichen.

Die Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung erfassen und verwalten Sie die Vermögensgegenstände Ihres Betriebs, die über eine gewisse Langlebigkeit verfügen. Mitarbeiter dieses Bereichs haben die Aufgabe, eine Zu- oder Abnahme des Anlagevermögens zu verzeichnen und anschließend zu bewerten.

Auf diese Weise werden auch eventuelle Abschreibungen ermittelt. In der Buchführung werden die Konten des Anlagevermögens als Sammelkonten geführt. Hierfür bietet sich die Nutzung einer effizienten Programm-Lösung ebenfalls klassisch an.

Die Lohnbuchhaltung

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung wickeln Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens ab. Zusätzlich beschäftigt sie sich mit der Pflege von Personalstammdaten und der Meldung der Mitarbeiter zu:

• Lohnsteuer
• Krankenkasse
• Sozialversicherung

Zudem ist dieser Bereich der Buchhaltung für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Führung der Jahreskonten
• Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen

In kleineren Unternehmen kann auch das Erstellen von Arbeitsverträgen zu den Arbeiten in der Lohnbuchhaltung gehören.

Aufgaben der Buchhaltung

Die Aufgabe der Buchführung ist die lückenlose Aufzeichnung aller Vorgänge, die sich auf die Vermögenslage eines Unternehmens auswirken. Das sind zum Beispiel die Einnahmen aus Verkauf, das Bezahlen von Rechnungen oder auch die Aufnahme von Krediten.

Jeder Geschäftsvorfall erfordert eine Buchung, die durch einen Beleg wie eine Rechnung oder Quittung belegt werden muss. Dies entspricht dem Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“.

Es gibt verschiedene gesetzliche Vorschriften für die Buchführung, die in zwei Gesetzestexten festgehalten sind: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD).

Die Buchhaltungspflichten

Grundsätzlich gibt das deutsche Handelsgesetzbuch den Rahmen für die Pflichten der Buchhaltung vor. Welche Pflichten das im Einzelnen sind, hängt unter anderem von der Rechtsform eines Unternehmens ab. Unter bestimmten Bedingungen sind beispielsweise Einzelunternehmer von der Buchhaltung befreit.

Entscheiden sich Kleinunternehmer im Rahmen ihres Wahlrechts gemäß §241 a HGB allerdings gegen eine freiwillige, handelsrechtliche Buchführung, müssen sie eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) anfertigen. Konkretisiert werden die rechtlichen Vorgaben des HGB hinsichtlich der Buchhaltung durch:

a. Die GoB
b. Die GoBD

Sie beschreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Zu den damit verbundenen Pflichten gehören in der Regel die lückenlose, chronologische und sachliche Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – idealerweise in einem gewissenhaft geführten Kassenbuch. Außerdem gilt die Grundregel, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

Zu den weiteren Pflichten der Buchhaltung zählen die Erstellung eines Jahresabschlusses und die Pflicht zur Bilanzierung für Unternehmen, die bestimmte Umsatz– und Jahresüberschuss-Grenzen überschreiten. Des Weiteren zeichnet sich eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch eine vollständige, begründete und klare Dokumentation der relevanten schriftlichen oder elektronischen Unterlagen aus.

Die Grundlagen der Buchführung

Die Buchhaltung wird dem betrieblichen Rechnungswesen zugeordnet und hat den Zweck, jeden Geschäftsvorfall zu erfassen und aufzubereiten. Sie verfolgt folgende Ziele:

Dokumentation

Alle Geschäftsvorfälle werden sorgfältig dokumentiert. Das beinhaltet vor allem die Aufzeichnung und Aufbewahrung von Buchungsbelegen. Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ wird hier befolgt.

Planung

Das kann beispielsweise durch eine Planungsrechnung geschehen. Diese bezieht die Zahlen der Buchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung und Statistiken mit ein. Daraus erstellen Sie eine Vorschaurechnung, anhand der Sie die betriebliche Entwicklung abschätzen können. Der Fokus liegt dabei auf Produktionsmengen oder Werteinschätzungen.

Kontrolle

Eine ordentliche Buchführung sorgt für Kontrolle über die Finanzen und die Abläufe im Unternehmen. Sie hilft dabei, Anpassungen vorzunehmen und Investitionen auf sinnvolle Weise zu platzieren.

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 I HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind:

Das Inventar

Das Inventar eines Unternehmens ist in drei Bereiche unterteilt: Vermögen, Schulden, Eigenkapital in Form des Reinvermögens.

Das Inventar führt alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens auf. Die Erstellung wird für gewöhnlich durch eine Inventur vorgenommen.

Die Bilanz

Jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, erstellt am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz. Die Bilanz ist die Grundlage für den Jahresabschluss, der den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens im Geschäftsjahr angibt.

Eine ordentliche Bilanz ist wichtig, um die finanziellen Mittel korrekt aufzuführen und die Steuererklärung für das Finanzamt zu erstellen.

Die Konten

Eine Buchführung besteht aus mehreren Konten, die allesamt einem bestimmten Aspekt im Unternehmen zugeschrieben sind. Jeder Geschäftsvorfall beeinflusst bestimmte Konten.

Die Konten erfassen durchgehend alle Bewegungen, die durch Geschäftsvorfälle entstehen. So zeigen die Konten immer den aktuellen Stand der bestimmten Aspekte an. Das bezieht sich auf alle wichtigen Faktoren wie die Verbindlichkeiten, die Vermögenswerte, das Eigenkapital und alles weitere, was durch Geschäftsvorfälle beeinflusst wird.

Buchführungskonten bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Die Errechnung des Gewinns

Über die Gewinn- und Verlustrechnung wird der Gewinn des Unternehmens berechnet. Ohne eine ordentliche Buchführung ist eine korrekte Berechnung nicht möglich.

Im Rahmen der Grundlagen der Buchhaltung ist zudem Folgendes wichtig:

• Aufwendungen müssen im Soll gebucht werden.
• Erträge müssen im Haben verbucht werden.

Die kaufmännischen Aufgaben von Freiberuflern oder Einzelunternehmen beschränken sich auf die einfache Einnahmen-Überschussrechnung.

Heutzutage setzen Unternehmer meist ein lokales Buchführungsprogramm oder eine webbasierte Lösung ein, um die EÜR online ohne Hilfe eines externen Buchhalters oder Steuerberaters zu erledigen. Die Grundsätze der Buchhaltung bleiben hierbei aber immer die gleichen.

Buchhaltung für Freiberufler

Obwohl Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, sollten sie dennoch ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent dokumentieren. Hierfür können die Belege gesammelt und beispielsweise in einer Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert werden.

Alternativ kann auch eine Buchhaltungssoftware verwendet werden, mit der die Belege noch einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden können. Die Einnahmen und Ausgaben können dann in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammengefasst werden.

Buchhaltung für Kleinunternehmen

Kleinunternehmer haben wie Freiberufler keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung, können jedoch ihren Gewinn durch die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, die als Basis für die Einkommensteuer dient.

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung bleibt jedoch auch hier erforderlich, da alle Belege sorgfältig aufbewahrt werden müssen.

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Unternehmer im gewerblichen Bereich haben die Pflicht, entweder die festgelegten Einkommensgrenzen zu überschreiten oder als Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) eingetragen zu sein, um die doppelte Buchführung anzuwenden.

Im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist diese Methode zur Gewinnermittlung deutlich anspruchsvoller und wird häufig von Steuerberatern oder Buchhaltern durchgeführt.

Für einzelne gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister verzeichnet sind, ist es erforderlich, eine steuerliche Prüfung vorzunehmen, um festzustellen, ob sie ihren Gewinn in ihrer Buchhaltung anhand der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder durch die Erstellung einer Bilanz ermitteln müssen.

Gemäß § 4 Abs. 3 EStG genügt bei Gewerbetreibenden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wenn im vorherigen Jahr die Umsätze 600.000 Euro oder weniger betrugen und der Gewinn unter 60.000 Euro lag.

Gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag müssen erst ab dem 1.1. des folgenden Jahres bilanzieren, sofern das Finanzamt sie zur Umstellung von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf die Bilanzierung auffordert.

Die Systematik der Buchhaltung

Die Basis der Buchhaltung bildet das Inventar eines Unternehmens, das Aufschluss über dessen Vermögensgegenstände und Schulden liefert. Um einen Überblick über das eigene Inventar zu erhalten, wird die sogenannte Inventur durchgeführt. Durch sie erhält die Buchhaltung klare Zahlen und Fakten bezüglich des Inventars. Auf dieser Basis kann man eine Bilanz erstellen. Diese ist in zwei Seiten unterteilt:

• Aktiva: Geben Aufschluss darüber, in welche Vermögensgegenstände das Kapital investiert wurde.
• Passiva: Zeigen an, woher die Mittel dafür stammen.

Mit Hilfe der lexoffice Bilanz Vorlage kann man die Differenz zwischen Ertrag und Aufwendungen in einer Rechnungsperiode aufschlüsseln und so den Gewinn oder Verlust der Firma sichtbar machen.

Die Organisation der Buchhaltung

Die Buchführung eines Unternehmens wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man:

• Grundbücher: Grundbücher werden auch als Journal bezeichnet. Hier werden die Geschäftsfälle in chronologischer Reihenfolge geordnet. Dadurch wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.
• Hauptbücher: Hier sind alle Sachkonten enthalten. Die Geschäftsfälle werden nach sachlichen Gesichtspunkten gebucht.
• Nebenbücher: Zum Schluss gibt es noch die Nebenbücher. Oft hat ein Unternehmen mehrere Nebenbücher, in welchen Hauptbuchkonten näher beschrieben werden.

Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst, während im Hauptbuch die Sachkonten geführt werden, welche die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können den Nebenbüchern entnommen werden. Der Organisationsplan für Konten wird als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen speziell auf ein Unternehmen zugeschnittenen Kontenplan. Dieser ist für eine übersichtliche Dokumentation nötig.

Die Konten der Buchhaltung

Bei der Ermittlung des Gewinns durch Bilanzierung werden verschiedene Kontenarten in der Buchhaltung unterschieden:

• Bestandskonten: Diese Konten erfassen die Salden der Vermögens- und Kapitalbestände eines Unternehmens.
• Erfolgskonten: Auf diesen Konten werden die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens verbucht.
• Gewinn- und Verlustkonten: Hier werden die Erfolgskonten abgeschlossen, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.
• Steuerkonten (Umsatzsteuer/Vorsteuer): Die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen oder die Vorsteuer aus erhaltenen Leistungen werden auf diesen Konten erfasst.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Kontenarten in der Buchführung, wie Privatkonten, Kapitalkonten und das Eröffnungsbilanzkonto.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-Buchführung

Die EDV-Buchführung hat sich nicht nur in großen, sondern auch in mittleren und kleinen Betrieben in Form moderner Buchhaltungssoftware durchgesetzt. Auch hierbei müssen die GoBD-Grundsätze eingehalten werden. Wer sich einer effizienten Computerlösung bedient, muss darauf achten, dass jeder Geschäftsvorfall des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfasst wird und jederzeit von den Finanzbehörden eingesehen und kontrolliert werden kann.

Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden. Weiterhin muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sicherstellen, dass sie von Dritten problemlos nachvollzogen werden können.

Bei der EDV Buchhaltung sollten Sie zudem die eventuell verlängerten Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltungsunterlagen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO beachten. Die nur in den Dateien der Programme gespeicherten Dokumente müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Hier bietet es sich an, die erstellten Dokumente auszudrucken. Wer eine Software für die Abwicklung kaufmännischer Arbeiten verwendet, für den gilt ebenfalls das Belegprinzip. Dennoch genügt im Rahmen der Buchhaltung mittels eines modernen Programms eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.

Moderne Buchhaltungssoftware verspricht mehr Effizienz

Um ihre Buchhaltung einfacher und gleichzeitig effizienter zu gestalten, verwenden viele Unternehmen mittlerweile ein modernes Buchhaltungsprogramm.

Das bietet den entscheidenden Vorteil, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann automatisch vom Programm ergänzt werden. So kann die Verwaltung der Stammdaten oder die Zuordnung von Kundenrechnungen viel schneller erfolgen.

Außerdem können Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand gespart und die Buchhaltung insgesamt übersichtlicher gestaltet werden. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet werden bei einem modernen Programm automatisch aktualisiert.

Es erleichtert das Führen der Bücher in den unterschiedlichsten Bereichen und ist vielen Anwendern eine große Hilfe bei der Buchhaltung. Mittlerweile ist es daher auch in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung automatisiert am Computer zu erledigen. Die Anbieter stellen Anwendern meist Serviceleistungen und zusätzliche Features zur Verfügung.

Hierzu gehört beispielsweise eine integrierte ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Steuererklärung an das Finanzamt.

Die Buchhaltung bequem online erledigen

Heutzutage wird es immer gängiger, moderne Cloud-Dienste zu nutzen, um die Buchhaltung selber zu machen.

Für die Online Buchhaltung spricht, dass man zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf alle Buchhaltungsdaten zugreifen kann. So können Anwender wichtige Daten jederzeit ergänzen, ohne dafür extra ins Büro fahren zu müssen. Die teils hohen Anschaffungskosten für eine spezielle Software werden durch die Online Buchführung reduziert und kaufmännische Arbeiten können dadurch insgesamt noch effektiver erledigt werden. Manche Programme helfen sogar dabei, die Lohnbuchhaltung online zu erstellen.

Doch potentielle Kunden einer Online-Lösung stellen sich regelmäßig die Frage, wie sicher die Daten ihrer Buchhaltung in der Cloud sind. Wer sich von vornherein für einen seriösen Anbieter entscheidet, muss sich um das Thema Datensicherheit keine Gedanken machen.

Die Buchhaltung ist eine wichtige Säule eines gut funktionierenden Unternehmens und das richtige Programm kann dabei helfen, diesen Bereich des Rechnungswesens zu optimieren. Vor allem für Existenzgründer kann eine Online Buchhaltungssoftware eine gute Alternative zur analogen Buchführung oder zu klassischer Desktop-Software sein.