Buchhaltung

Unter Buchhaltung versteht man die Dokumentation aller sogenannten Geschäftsvorfälle. Das sind Vorgänge, die mit dem Vermögen des Unternehmens in Zusammenhang stehen, wie etwa Materialeinkäufe, Einnahmen, Lohnzahlungen oder Kredite. Nach § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) sind alle Unternehmer und Freiberufler verpflichtet, über ihre Handelsgeschäfte systematisch und lückenlos Buch zu führen. Darüber hinaus lässt sich die Pflicht zur Buchhaltung aus dem Steuerrecht ableiten (§ 140 der Abgabenordnung).

Die Buchhaltung gehört streng genommen zu den Aufgaben des externen Rechnungswesens und ist mit der Ermittlung des finanziellen Erfolgs eines Unternehmens betraut. Sie kann in folgende Teilbereiche untergliedert werden:

  • Finanzbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung

Die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ werden manchmal synonym verwendet, was genau genommen nicht völlig korrekt ist. Unter „Buchführung“ ist eher die Tätigkeit zu verstehen, unter „Buchhaltung“ die dahinterstehende Methode. Häufig meint man mit Buchhaltung auch die Abteilung in einem Unternehmen, die für die Buchführung zuständig ist.

 

Wichtige Teilbereiche der Buchhaltung

In allen größeren Unternehmen gliedert sich die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche, für die meist unterschiedliche Abteilungen zuständig sind:

Die Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall:

  • Gebucht
  • Sachlich und zeitlich erfasst
  • Dokumentiert

Am Ende einer Rechnungsperiode wird eine Bilanz bzw. eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs für interne und externe Stellen übersichtlich dargestellt. Die Buchhaltung muss so geführt werden, dass die Steuerbehörden jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen können. Um all diese wichtigen Daten lückenlos zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren, verwenden die meisten Unternehmen heutzutage moderne Buchhaltungssoftware.

Die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich damit, Forderungen und Gutschriften eines Unternehmens gegenüber Kunden zu erfassen und zu verwalten. Sie befasst sich also konkret mit den laufenden Geschäftsvorfällen, welche die Kundenbeziehungen betreffen. Auch das Forderungsmanagement wird in diesem Bereich der Buchhaltung geregelt. Die Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, da finanzielle Ausfälle nur dadurch vermieden werden können, dass die noch offenen Forderungen überwacht und eingetrieben werden. Auch hierfür setzen viele Unternehmen mittlerweile auf spezielle Software für die Buchhaltung. Durch ein modernes Programm können noch offene Forderungen automatisch angezeigt und angemahnt werden. Das macht das Arbeiten insgesamt effektiver.

Die Kreditorenbuchhaltung

Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung stellt die Kreditorenbuchhaltung dar. In diesem Teilbereich werden kreditorische Eingangsrechnungen erfasst und verwaltet. Die Mitarbeiter einer Firma, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also damit, die finanziellen und sonstigen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern zu erledigen. Typische Aufgaben sind:

  • Rechnungsprüfung und Kontierung
  • Erstellen von Daueranweisungen
  • Kreditorenstammsatzpflege
  • Veranlassen von Zahlungen

Dieser Bereich der Buchhaltung steht im engen Kontakten zu den Mitarbeitern des Einkaufs, welche mit geeigneter Software noch effizienter arbeiten können.

Die Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden Vermögensgegenstände eines Betriebs erfasst und verwaltet, die über eine gewisse Langlebigkeit verfügen. Mitarbeiter dieses Bereichs haben die Aufgabe, eine Zu- oder Abnahme des Anlagevermögens zu verzeichnen und anschließend zu bewerten. Auf diese Weise werden auch eventuelle Abschreibungen ermittelt. In der Buchführung werden die Konten des Anlagevermögens als Sammelkonten geführt. Hierfür bietet sich die Nutzung einer effizienten Programm-Lösung ebenfalls klassisch an.

Die Lohnbuchhaltung

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens abgewickelt. Zusätzlich beschäftigt sie sich mit der Pflege von Personalstammdaten und der Meldung der Mitarbeiter zu:

  • Lohnsteuer
  • Krankenkasse
  • Sozialversicherung

Zudem ist dieser Bereich der Buchhaltung für folgende Aufgaben verantwortlich:

  1. Führung der Jahreskonten
  2. Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen

In kleineren Unternehmen kann auch das Erstellen von Arbeitsverträgen zu den Arbeiten in der Lohnbuchhaltung gehören.

Die Buchhaltungspflichten

Grundsätzlich gibt das deutsche Handelsgesetzbuch den Rahmen für die Pflichten der Buchhaltung vor. Welche Pflichten das im Einzelnen sind, hängt unter anderem von der Rechtsform eines Unternehmens ab. Unter bestimmten Bedingungen sind beispielsweise Einzelunternehmer von der Buchhaltung befreit. Entscheiden sich Kleinunternehmer im Rahmen ihres Wahlrechts gemäß §241 a HGB allerdings gegen eine freiwillige, handelsrechtliche Buchführung, müssen sie eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) anfertigen. Konkretisiert werden die rechtlichen Vorgaben des HGB hinsichtlich der Buchhaltung durch:

  1. Die GoB
  2. Die GoBD

Sie beschreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Zu den damit verbundenen Pflichten gehören in der Regel die lückenlose, chronologische und sachliche Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – idealerweise in einem gewissenhaft geführten Kassenbuch. Außerdem gilt die Grundregel, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

Zu den weiteren Pflichten der Buchhaltung zählen die Erstellung eines Jahresabschlusses und die Pflicht zur Bilanzierung für Unternehmen, die bestimmte Umsatz- und Jahresüberschuss-Grenzen überschreiten. Des Weiteren zeichnet sich eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch eine vollständige, begründete und klare Dokumentation der relevanten schriftlichen oder elektronischen Unterlagen aus.

Die Grundlagen der Buchführung

Die Buchhaltung wird dem betrieblichen Rechnungswesen zugeordnet und hat den Zweck, jeden Geschäftsvorfall zu erfassen und aufzubereiten. Sie verfolgt folgende Ziele:

  • Dokumentation
  • Planung
  • Kontrolle

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 I HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind:

  • Das Inventar
  • Die Bilanz
  • Die Konten
  • Die Errechnung des Gewinns

Im Rahmen der Grundlagen der Buchhaltung ist zudem Folgendes wichtig:

  1. Aufwendungen müssen im Soll gebucht werden.
  2. Erträge müssen im Haben verbucht werden.

Die kaufmännischen Aufgaben von Freiberuflern oder Einzelunternehmen beschränken sich auf die einfache Einnahmen-Überschussrechnung. Heutzutage setzen Unternehmer meist ein lokales Buchführungsprogramm oder eine webbasierte Lösung ein, um die EÜR online ohne Hilfe eines externen Buchhalters oder Steuerberaters zu erledigen. Die Grundsätze der Buchhaltung bleiben hierbei aber immer die gleichen.

Die Systematik der Buchhaltung

Die Basis der Buchhaltung bildet das Inventar eines Unternehmens, das Aufschluss über dessen Vermögensgegenstände und Schulden liefert. Um einen Überblick über das eigene Inventar zu erhalten, wird die sogenannte Inventur durchgeführt. Durch sie erhält die Buchhaltung klare Zahlen und Fakten bezüglich des Inventars. Auf dieser Basis kann man eine Bilanz erstellen. Diese ist in zwei Seiten unterteilt:

  1. Aktiva: Geben Aufschluss darüber, in welche Vermögensgegenstände das Kapital investiert wurde.
  2. Passiva: Zeigen an, woher die Mittel dafür stammen.

Mit Hilfe der Bilanz kann man die Differenz zwischen Ertrag und Aufwendungen in einer Rechnungsperiode aufschlüsseln und so den Gewinn oder Verlust der Firma sichtbar machen.

Die Technik der doppelten Buchführung

Die Buchführung wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man:Die doppelte Buchführung beschreibt in der Buchhaltung eine Art der Bilanzierung, die alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen vornehmen müssen. Hierbei werden alle Geschäftsvorfälle auf mehrere, mindestens zwei Konten gebucht. Die Buchung findet auf der Soll- und der Haben-Seite statt. Außerdem ist für jede Branche ein eigenes Buchungsverzeichnis, nämlich ein Kontenrahmen, vorgesehen. Zunächst wird das Konto mit der Sollbuchung und dann das Konto mit der Habenbuchung erfasst. Als einfache Buchungssätze bezeichnet man die Buchung auf zwei Konten und unter dem Begriff der zusammengesetzten Buchungssätze versteht man solche auf mehr als zwei Konten.

Die Organisation der Buchhaltung

Die Buchführung eines Unternehmens wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man:

  • Grundbücher
  • Hauptbücher
  • Nebenbücher

Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst, während im Hauptbuch die Sachkonten geführt werden, welche die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können den Nebenbüchern entnommen werden. Der Organisationsplan für Konten wird als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen speziell auf ein Unternehmen zugeschnittenen Kontenplan. Dieser ist für eine übersichtliche Dokumentation nötig.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-Buchführung

Die EDV-Buchführung hat sich nicht nur in großen, sondern auch in mittleren und kleinen Betrieben in Form moderner Buchhaltungssoftware durchgesetzt. Auch hierbei müssen die GoBD-Grundsätze eingehalten werden. Wer sich einer effizienten Computerlösung bedient, muss darauf achten, dass jeder Geschäftsvorfall des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfasst wird und jederzeit von den Finanzbehörden eingesehen und kontrolliert werden kann. Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden. Weiterhin muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sicherstellen, dass sie von Dritten problemlos nachvollzogen werden können.

Beachtet werden sollten bei der EDV Buchhaltung zudem die eventuell verlängerten Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltungsunterlagen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO. Die nur in den Dateien der Programme gespeicherten Dokumente müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Hier bietet es sich an, die erstellten Dokumente auszudrucken. Wer eine Software für die Abwicklung kaufmännischer Arbeiten verwendet, für den gilt ebenfalls das Belegprinzip. Dennoch genügt im Rahmen der Buchhaltung mittels eines modernen Programms eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.

Moderne Buchhaltungssoftware verspricht mehr Effizienz

Um ihre Buchhaltung einfacher und gleichzeitig effizienter zu gestalten, verwenden viele Unternehmen mittlerweile ein modernes Buchhaltungsprogramm. Das bietet den entscheidenden Vorteil, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann automatisch vom Programm ergänzt werden. So kann die Verwaltung der Stammdaten oder die Zuordnung von Kundenrechnungen viel schneller erfolgen. Außerdem können Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand gespart und die Buchhaltung insgesamt übersichtlicher gestaltet werden. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet werden bei einem modernen Programm automatisch aktualisiert. Es erleichtert das Führen der Bücher in den unterschiedlichsten Bereichen und ist vielen Anwendern eine große Hilfe bei der Buchhaltung. Mittlerweile ist es daher auch in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung automatisiert am Computer zu erledigen. Die Anbieter stellen Anwendern meist Serviceleistungen und zusätzliche Features zur Verfügung. Hierzu gehört beispielsweise eine integrierte ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Steuererklärung an das Finanzamt.

 

Die Buchhaltung bequem online erledigen

Heutzutage wird es immer gängiger, moderne Cloud-Dienste zu nutzen, um die Buchhaltung selber zu machen. Für die Online Buchhaltung spricht, dass man zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf alle Buchhaltungsdaten zugreifen kann. So können Anwender wichtige Daten jederzeit ergänzen, ohne dafür extra ins Büro fahren zu müssen. Die teils hohen Anschaffungskosten für eine spezielle Software werden durch die Online Buchführung reduziert und kaufmännische Arbeiten können dadurch insgesamt noch effektiver erledigt werden. Manche Programme helfen sogar dabei, die Lohnbuchhaltung online zu erstellen.

Doch potentielle Kunden einer Online-Lösung stellen sich regelmäßig die Frage, wie sicher die Daten ihrer Buchhaltung in der Cloud sind. Wer sich von vornherein für einen seriösen Anbieter entscheidet, muss sich um das Thema Datensicherheit keine Gedanken machen. Die Buchhaltung ist eine wichtige Säule eines gut funktionierenden Unternehmens und das richtige Programm kann dabei helfen, diesen Bereich des Rechnungswesens zu optimieren. Vor allem für Existenzgründer kann eine Online Buchhaltungssoftware eine gute Alternative zur analogen Buchführung oder zu klassischer Desktop-Software sein.