Buchhaltung

Was bedeutet Buchhaltung bzw. Buchführung?

Unter dem Begriff der Buchhaltung oder Buchführung versteht man die ordnungsgemäße Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Die Buchführung bzw. Buchhaltung sammelt und ordnet die aufgezeichneten Zahlen und entwickelt daraus in regelmäßigen Abständen einen Abschluss. Der jährliche Abschluss wird in der Buchhaltung als Jahresabschluss bezeichnet. Der Begriff Buchhaltung bezeichnet zusätzlich die Organisationseinheit eines Unternehmens, das sich mit der Buchführung beschäftigt. Streng genommen gehört die Buchhaltung zu den Aufgaben des externen Rechnungswesens und kann in weitere Teilbereiche untergliedert werden. Zu diesen Teilbereichen der Buchführung gehören die Finanzbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung. Die Buchhaltung ist mit der Ermittlung des finanziellen Erfolgs eines Unternehmens betraut. Der Begriff der Buchführung ist übrigens ein gängiges Synonym für das Wort Buchhaltung.

Die Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung, einem Teilbereich der Buchhaltung, werden Geschäftsvorfälle gebucht und mit den Techniken der Buchführung sachlich und zeitlich erfasst und dokumentiert. Am Ende einer Rechnungsperiode wird eine Bilanz bzw. eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, in welcher die Gewinne und Verluste des Unternehmens für interne und externe Stellen übersichtlich dargestellt wird. Die Buchhaltung muss so geführt werden, dass die Steuerbehörden jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen können. Die Erfassung und Strukturierung der Daten für die Buchführung wird heute in den meisten Unternehmen mittels einer Buchhaltungssoftware erledigt.

Die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung von Forderungen und Gutschriften des Unternehmens gegenüber Kunden. Dieser Teilbereich der Buchhaltung befasst sich also mit laufenden Geschäftsvorfällen, die Kundenbeziehungen betreffend. Auch das Forderungsmanagement wird in diesem Bereich der Buchhaltung geregelt. Die Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, da finanzielle Ausfälle nur dadurch vermieden werden können, dass die noch offenen Forderungen überwacht und eingetrieben werden. Mittlerweile setzen viele Unternehmen auf eine Buchhaltungssoftware. Durch eine moderne Buchhaltungssoftware können noch offene Forderungen automatisch angezeigt und angemahnt werden. Das macht die Buchführung insgesamt effektiver.

Die Kreditorenbuchhaltung

Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung stellt die Kreditorenbuchhaltung da. In diesem Teilbereich der Buchführung werden kreditorische Eingangsrechnungen erfasst und verwaltet. Die Mitarbeiter eines Unternehmens, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also damit, die Buchführung, die finanziellen und sonstigen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern betreffend, zu erledigen. Typische Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind unter anderem die Rechnungsprüfung und Kontierung, die Erstellung von Daueranweisungen, die Kreditorenstammsatzpflege, sowie die Veranlassung von Zahlungen. Dieser Bereich der Buchführung bzw. Buchhaltung steht im engen Kontakten zu den Mitarbeitern des Einkaufs und verwendet eine spezifische Buchhaltungssoftware, um noch effizienter arbeiten zu können.

Die Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die über eine gewisse Langlebigkeit verfügen, im Rahmen der Buchhaltung erfasst und verwaltet. Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung haben die Aufgabe, eine Zu- oder Abnahme des Anlagevermögens zu verzeichnen und anschließend zu bewerten. Auf diese Weise werden auch eventuelle Abschreibungen ermittelt. In der Buchführung werden die Konten des Anlagevermögens als Sammelkonten geführt. Auch in diesem Bereich bietet sich die Nutzung einer Buchhaltungssoftware an.

Die Lohnbuchhaltung

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens abgewickelt. Zusätzlich beschäftigt sich die Lohnbuchhaltung mit der Pflege von Personalstammdaten und der Meldung der Mitarbeiter zur Lohnsteuer, Krankenkasse oder Sozialversicherung. Zudem ist dieser Bereich der Buchhaltung für die Führung der Jahreskonten und der Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen verantwortlich. Hier nutzen viele Unternehmen bereits eine spezielle Buchhaltungssoftware. In kleineren Unternehmung kann auch die Erstellung von Arbeitsverträgen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung und damit zur Buchhaltung gehören.

Die Buchhaltungspflichten

Grundsätzlich gibt das deutsche Handelsgesetzbuch den Rahmen für die Pflichten der Buchhaltung vor. Welche Pflichten der Buchführung das im Einzelnen sind, hängt auch von der Rechtsform des Unternehmens ab. So sind Einzelunternehmer unter bestimmten Bedingungen von der Buchführung befreit. Entscheiden sich Einzelunternehmer im Rahmen ihres Wahlrechts gemäß §241 a HGB allerdings gegen eine freiwillige handelsrechtliche Buchführung, müssen sie eine Einnahmenüberschussrechnung anfertigen. Konkretisiert werden die rechtlichen Vorgaben des HGB hinsichtlich der Buchhaltung noch durch die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und der GoBD. Zu den Pflichten einer ordnungsgemäßen Buchhaltung bzw. Buchführung gehören aber in der Regel die lückenlose, chronologische und sachliche Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und die Grundregel, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

Zu den weiteren Pflichten der Buchhaltung zählen die Erstellung eines Jahresabschlusses und die Pflicht zur Bilanzierung für Unternehmen, die bestimmte Umsatz- und Jahresüberschuss Grenzen überschreiten. Des weiteren zeichnet sich eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Buchführung, auch mittels einer Buchhaltungssoftware durch eine vollständige, begründete und klare Dokumentation der relevanten schriftlichen oder elektronischen Unterlagen aus. Das gilt auch für die Buchhaltung mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware.

Die Grundlagen der Buchhaltung bzw. Buchführung

Die Buchhaltung wird dem betrieblichen Rechnungswesen zugeordnet und hat den Zweck, alle Geschäftsvorfälle zu erfassen und aufzubereiten. Die Dokumentation, Planung und Kontrolle sind sowohl Ziele der Buchhaltung, als auch des ihm übergeordneten Rechnungswesen. Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 I HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind das Inventar, die Bilanz, die Konten und die Errechnung des Gewinns. Im Rahmen der Grundlagen der Buchhaltung ist zudem wichtig, dass Aufwendungen im Soll gebucht werden, während Erträge im Haben verbucht werden. Die Buchhaltung/Buchführung von Freiberuflern oder Einzelunternehmen beinhaltet die Buchführung nach der Einnahmeüberschussrechnung. Die Buchführung wird mittlerweile hauptsächlich durch eine lokale Buchhaltungssoftware oder eine Online Buchhaltungssoftware erledigt. Die Grundlagen der Buchführung und Buchhaltung sind aber immer noch die gleichen.

Die Systematik der Buchhaltung bzw. Buchführung

Die Basis der Buchhaltung bildet das Inventar eines Unternehmens, das Aufschluss über die Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens liefert. Um einen Überblick über das eigene Inventar zu erhalten, wird die sogenannte Inventur durchgeführt. Durch sie erhält die Buchhaltung klare Zahlen und Fakten bezüglich des Inventars und kann auf dieser Grundlage eine Bilanz erstellen. Die Bilanz ist in zwei Seiten unterteilt, die Aktiva und Passiva genannt werden. Die Aktivseite gibt Aufschluss darüber, in welche Vermögensgegenstände das Kapital investiert wurde und die Passivseite zeigt, woher die Mittel dafür stammen.
Mit Hilfe der Bilanz kann die Buchhaltung bzw. Buchführung die Differenz zwischen Ertrag und Aufwendungen in einer Rechnungsperiode aufschlüsseln und so den Gewinn oder Verlust des Unternehmens sichtbar machen. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist dazu geeignet, die Bilanz eines Unternehmens übersichtlicher zu gestalten.

Die Technik der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung beschreibt in der Buchhaltung eine Art der Bilanzierung, die alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen vornehmen müssen. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle bei der Buchhaltung auf mehrere, mindestens zwei Konten gebucht. Die Buchung findet im Rahmen der Buchhaltung auf der Soll- und der Haben Seite statt. Die doppelte Buchführung sieht für jede Branche ein eigenes Buchungsverzeichnis, den Kontenrahmen vor. Dabei wird zunächst das Konto mit der Sollbuchung und dann das Konto mit der Habenbuchung erfasst. Als einfache Buchungssätze bezeichnet man die Buchung auf zwei Konten und unter dem Begriff der zusammengesetzten Buchungssätze versteht man die Buchung auf mehr als zwei Konten. Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware können diese Vorgänge unterstützt werden.

Die Organisation der Buchhaltung bzw. Buchführung

Die Buchführung eines Unternehmens wird in sogenannten Büchern festgehalten. Dabei unterscheidet man die Grundbücher, die Hauptbücher und die Nebenbücher voneinander. Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst, während im Hauptbuch die Sachkonten geführt werden, welche die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können den Nebenbüchern entnommen werden. Der Organisationsplan für Konten wird in der Buchhaltung als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen speziell auf ein Unternehmen zugeschnittenen Kontenplan, der für eine übersichtliche Buchführung nötig ist. Auch die Führung der Bücher kann mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erledigt werden.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer EDV Buchführung/Buchhaltung

Die EDV Buchführung hat sich nicht nur in großen, sondern ebenfalls in mittleren und kleinen Betrieben in Form einer modernen Buchhaltungssoftware durchgesetzt. Auch im Rahmen der EDV Buchführung mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung jedoch eingehalten werden. Wer sich zur effizienteren Buchführung also einer Buchhaltungssoftware bedient muss darauf achten, dass die Geschäftsvorfälle des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfasst werden und jederzeit von den Finanzbehörden eingesehen und kontrolliert werden können. Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation muss sicherstellen, dass die Buchungen von Dritten problemlos nachvollzogen werden können. Beachtet werden sollten bei der EDV Buchführung und Buchhaltung zudem die eventuell verlängerten Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen der Buchhaltung gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO. Die nur in den Dateien der Buchhaltungssoftware gespeicherten Dokumente müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Hier bietet sich ein Ausdrucken der in der Buchhaltungssoftware erstellten Unterlagen an.

Auch für die EDV Buchführung mittels einer Buchhaltungssoftware gilt das Belegprinzip (keine Buchung ohne Beleg), dennoch genügt im Rahmen der Buchführung/Buchhaltung mittels einer Buchhaltungssoftware eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.

Buchhaltungssoftware für effiziente Buchführung und Buchhaltung

Um ihre Buchhaltung/Buchführung einfacher und gleichzeitig effizienter zu gestalten, verwenden viele Unternehmen eine Buchhaltungssoftware. Zu den Vorteilen einer Buchhaltungssoftware zählt, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann von der Buchhaltungssoftware automatisch ergänzt werden. So kann die Verwaltung der Stammdaten oder die Zuordnung von Kundenrechnungen bei der Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware viel schneller erfolgen. Durch eine Buchhaltungssoftware können Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand gespart werden und die Buchhaltung/Buchführung insgesamt übersichtlicher gestaltet werden. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet der Buchhaltung/Buchführung werden bei einer modernen Buchhaltungssoftware automatisch aktualisiert. Die Buchhaltungssoftware erleichtert das Führen der Bücher in den unterschiedlichsten Bereichen. Mittlerweile ist es daher auch in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung bzw. Buchführung mittels einer Buchhaltungssoftware zu erledigen. Serviceleistungen wie zusätzliche Features zur Steuererklärung sind in einer Buchhaltungssoftware auch manchmal enthalten.

Mit moderner Buchhaltungssoftware die Buchhaltung und Buchführung online erledigen

Die neuste Generation moderner Buchhaltungssoftware hat ihre Buchführung/Buchhaltung auf einen Cloud Dienst verlagert. Für die Online Buchführung spricht, dass von jeder Zeit und an jedem Ort auf die Daten der Buchhaltungssoftware und damit auf die Buchführung zugegriffen werden kann. So kann die Buchführung bzw. Buchhaltung jederzeit ergänzt werden, ohne dafür extra ins Büro fahren zu müssen. Die teils hohen Anschaffungskosten für eine Buchhaltungssoftware werden durch die Online Buchführung reduziert und die Buchhaltung wird dadurch insgesamt noch effektiver. Doch potentielle Kunden einer Online Buchhaltungssoftware stellen sich regelmäßig die Frage, wie sicher die Daten ihrer Buchhaltung in der Cloud sind. Doch wer sich für seriöse Anbieter von Online Buchhaltungssoftware entscheidet, muss sich um die Sicherheit seiner Buchführung und Buchhaltung keine Gedanken machen. Die Buchhaltung ist eine wichtige Säule eines gut funktionierenden Unternehmens und die richtige Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, diesen Bereich des Rechnungswesens zu optimieren. Vor allem für Existenzgründer kann die Buchhaltung/Buchführung per Buchhaltungssoftware eine gute Alternative zur klassischen Buchführung oder zur Buchhaltung mit Hilfe einer lokalen Buchhaltungssoftware sein. Mehr Informationen zum Thema Buchhaltungssoftware und Online Buchhaltung finden sich auch unter www.lexoffice.de