Lieferanten
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Dafür benötigen Sie Lieferanten
Die Lieferanten und Lieferantinnen eines Unternehmens sollten gut ausgewählt werden. Die Zufriedenheit von Kund:innen kann stark davon abhängen, wie zuverlässig externe Dienstleister sind. Außerdem ist die Qualität des eigenen Angebots davon abhängig, welche Qualitätsstandards Lieferant:innen einhalten. Welche Kriterien bei der Auswahl von Lieferant:innen entscheidend sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Definition der Lieferant:innen
Ein:e Lieferant:in kann einer Person oder eine Organisation sein, die Kunden und Kundinnen Produkte oder Waren liefert. Wobei der Begriff „liefern“ hier nicht gleichzusetzen ist mit einem Transport. Man kann die Produkte oder Waren auch bei dem oder der Lieferant:in abholen.
Wenn wir die englische Übersetzung verwenden und zurück ins Deutsche übersetzen, wird deutlicher, was unter einem Lieferanten oder einer Lieferantin verstanden wird. Die englischen „Supplier“ sind „Anbieter:innen“. Lieferant:innen bieten also etwas an und Kund:innen kaufen es bei ihnen.
Das Angebot ist hier also entscheidend und nicht die Verbindung zur Lieferung. Im Grunde ist jedes Unternehmen, das Waren verkauft, automatisch Lieferant:in für die Kund:innen. So entsteht im Grunde eine lange Kette von Lieferant:innen, die erst bei den Endkund:innen endet.
Ein Beispiel: Sie kaufen für Ihr Unternehmen Waren ein. Sie kaufen also etwas von Lieferanten und Lieferantinnen. Aus diesen Waren stellen Sie etwas her. Das von Ihnen hergestellte Produkt wird von Ihren Kund:innen gekauft. Sie sind also Lieferant:in für Ihre Kund:innen. Das können beispielsweise Großhändler:innen sein. Der Großhandel verkauft das Produkt wiederum an Märkte und wird so ebenfalls zum Lieferanten beziehungsweise zur Lieferantin. Der Markt selbst verkauft das Produkt letztlich an Privatkund:innen und dient so diesen als Lieferant:in.
Kriterien von guten Lieferanten und Lieferantinnen
Gute Lieferant:innen zeichnen sich durch bestimmte Merkmale aus, die zum einen Kund:innen zufriedenstellen und zum anderen gute Qualität versprechen.
Das wichtigste Kriterium ist Zuverlässigkeit. Lieferant:innen müssen in der Lage sein, gewünschte Waren rechtzeitig zu liefern oder verfügbar zu haben. Davon hängt schließlich die Produktion im eigenen Unternehmen ab. Es sollte also geklärt sein, ob Waren auf Abruf verfügbar gemacht werden können oder wie lang Bestellzeiten für gewöhnlich ausfallen. Das ist wichtig für die Produktionsplanung.
Dazu gehört auch die Erreichbarkeit. Lieferant:innen haben für gewöhnlich geregelte Öffnungszeiten, wie die meisten Unternehmen. Aber es gibt auch welche, die auch am Wochenende erreichbar sind oder sogar rund um die Uhr ihren Service anbieten. Je besser die Erreichbarkeit, desto schneller kann man sein Anliegen anbringen.
Die Qualität ist ein sehr wichtiger Aspekt bei der Auswahl von Lieferant:innen. In jedem Fall sollte man sich im Vorfeld von der Qualität überzeugen und das gerne auch über einen längeren Zeitraum, um festzustellen, ob die Qualität gleichbleibend ist. Hier ist es auch sinnvoll, sich Meinungen von anderen einzuholen, die bei diesen Lieferant:innen bereits kaufen oder gekauft haben.
Die Preise sollten natürlich ebenfalls beachtet werden. Neben dem Preisvergleich mit anderen Lieferant:innen kann hier auch eine längerfristige Betrachtung sinnvoll sein, um sich davon zu überzeugen, dass die Preise nicht ständig erhöht werden. Es gibt unter Umständen auch Preisgarantien. Das sollte man natürlich in Erfahrung bringen.
In dem Zusammenhang ist auch die Transparenz wichtig. Versteckte Kosten will man nicht plötzlich bei einem Einkauf vorfinden. Und auch das Kulanzverhalten ist nicht uninteressant, schließlich ist es immer möglich, dass man mal etwas zurückgeben oder umtauschen muss.
Zudem sollten auch mögliche Rabatte und Skonto geprüft werden. Und das Zahlungsziel ist ebenfalls manchmal wichtig. Also, wie lange man Zeit hat, nach einer Bestellung die Rechnung zu begleichen. Das kann auch im Zusammenhang mit Lieferzeiten interessant sein.
Der Vergleich von Lieferanten und Lieferantinnen
Für den Vergleich von Lieferant:innen stehen einige Möglichkeiten zur Verfügung. Die Lieferantenakquise muss also nicht direkt in der Praxis vorgenommen werden. Sie müssen nicht bei allen Lieferant:innen einkaufen, um einen Vergleich anstellen zu können.
Für den Vergleich von Lieferant:innen legen Sie am besten eine Liste mit ungefähr zehn Kriterien an, die Ihnen besonders wichtig sind. Das kann beispielsweise der Preis, die Qualität, die Zuverlässigkeit oder die Lieferzeiten sein.
Jedem Kriterium geben Sie eine Gewichtung. Sie stufen die Kriterien also im Grunde nach Wichtigkeit ein. Das geht am besten prozentual. Insgesamt muss die Gewichtung natürlich 100 Prozent ergeben.
Die Kriterien bewerten Sie dann für alle Lieferant:innen nach einem Punktesystem von 1 bis 10, wobei 10 am positivsten ist und 1 am negativsten.
Wenn Sie dann die Punktzahlen für jede:n Lieferant:in multiplizieren und mit dem Prozentwert ins Verhältnis setzen, wissen Sie, welche Lieferant:innen für Sie am ehesten infrage kommen und welche keine Option sind.
Grundsätzlich kann bei dieser Methode gesagt werden, dass ein Wert um die 80 als Ergebnis sehr gut ist und eine Zusammenarbeit mit den entsprechenden Lieferant:innen durchaus sinnvoll. Lieferanten und Lieferantinnen mit einem Wert unter 60 sollten nicht in die engere Wahl kommen.
Ein Beispiel könnte so aussehen:
Bei der Recherche können Sie natürlich vor allem das Internet verwenden. Schauen Sie sich die Webseiten der Lieferant:innen an und suchen Sie nach Rezensionen und Bewertungen durch Kund:innen. Wenn Sie bei einem Punkt mal gar nicht fündig werden, können Sie diesen eventuell aus anderen Informationen ableiten oder Sie nehmen einfach einen passenden Durchschnittswert.
Wenn wirklich überhaupt keine Informationen einzuholen sind, beispielsweise weil es sich um eine:n neue:n Lieferant:in handelt -, kann auch eine befristete Geschäftsbeziehung sinnvoll sein. So bekommt man direkt alle Informationen sozusagen ins Haus geliefert, die man benötigt. Bei Zufriedenheit kann immer eine langfristige Zusammenarbeit eingegangen werden. Andernfalls eben nicht.
Das Lieferantenmanagement
Für Lieferant:innen sollte es im Unternehmen auch ein Management geben. Also ein Instrument, mit dem die Lieferant:innen gesteuert und bewertet werden können. Das ist vor allem wichtig, um auf Veränderungen in der Zusammenarbeit rechtzeitig aufmerksam zu werden. So kann man entsprechend reagieren.
Die Aufgaben des Lieferantenmanagements sind:
- die Bewertung von Lieferant:innen – die Stärken und Schwächen von alten und neuen Lieferant:innen werden hier bewertet und dadurch Defizite festgestellt, die eine Zusammenarbeit gefährden könnten
- die Beobachtung des Leistungsniveaus von Lieferant:innen – eine regelmäßige Überprüfung von Eigenschaften wie der Flexibilität, der Zuverlässigkeit und der Erreichbarkeit ist wichtig, damit Veränderungen schnell festgestellt werden können
- die Einteilung von Lieferant:innen in die Wertschöpfungskette – im Grunde ist die Wertschöpfungskette eine Gliederung der Lieferant:innen nach Wichtigkeit für das Unternehmen, beispielsweise nach den bereits erwähnten Kriterien
Ein gutes Lieferantenmanagement sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit ausgebaut wird und Vorteile für beide Seiten durch ein engeres Geschäftsverhältnis entstehen.
Die Bewertung nach der Sechs-R-Regel
Für die Bewertung von Lieferant:innen ist die Sechs-R-Regel ein zuverlässiges Instrument. Die Sechs-R-Regel dient der Lieferant:innenanalyse, die regelmäßig vorgenommen werden muss, um das Lieferantenmanagement aufrechtzuerhalten.
Die Sechs-R-Regel gibt dabei die sechs wichtigsten Aspekte für die Analyse vor. Diese beziehen sich allesamt auf die richtige Umsetzung von Aufgaben, daher der Name Sechs-R-Regel. Das „R“ steht für „Richtig“. Konkret handelt es sich bei den sechs „R“s um folgende Kriterien:
- die Lieferung des richtigen Produkts
- die Lieferung der richtigen Menge
- die Lieferung der richtigen Qualität
- die Lieferung zur richtigen Zeit
- die Lieferung zu den richtigen Kosten
- die Lieferung an den richtigen Ort
Die Sechs-R-Regel kann in der Lieferant:innenanalyse noch durch zusätzliche Punkte ergänzt werden. Interessant sind beispielsweise der Umgang mit und die Abwicklung von Reklamationen oder bestimmte Serviceleistungen.
Dann braucht man Ersatzlieferant:innen
Es sollte zwar in der Regel nicht vorkommen, aber man hat niemals eine Garantie, dass man nicht doch mal eine:n Ersatzlieferant:in benötigt.
Schließlich ist das eigene Unternehmen davon abhängig, dass Lieferant:innen zuverlässig und pünktlich liefern. Sind Produkte oder Waren nicht verfügbar, muss auf Ersatzlieferant:innen ausgewichen werden. Und Sie können uns glauben: Das gefällt auch Ihren Lieferant:innen nicht.
Um dafür gerüstet zu sein, sollten Sie bereits eine Strategie parat haben, die bei Lieferausfällen verfolgt werden kann. Konkret bedeutet das, jederzeit ein oder zwei Ersatzlieferant:innen zur Verfügung zu haben.
Bei diesen Ersatzlieferant:innen bestellen Sie, wenn es nicht anders geht. Damit Sie aber dort nicht komplett aus dem Raster fallen, sollten Sie hin und wieder mal eine Kleinigkeit bei diesen Ersatzlieferant:innen bestellen. So halten Sie sich diese warm für den Fall der Fälle.