Rabatt

Was ist ein Rabatt?

Ein Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern einen Rabatt einräumen, sofern diese Waren oder Dienstleistungen aus dem Unternehmen beziehen. Der Nachlass auf eine Rechnung gilt in diesem Fall als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Um Ihren Mitarbeitern Bezüge verbilligt oder gegebenenfalls sogar kostenlos zu überlassen, müssen Sie als erstes deren Wert berechnen. Er dient anschließend als Bemessungsgrundlage für den Rabatt.

Bei dieser Form der Mitarbeitervorteile können Sie zwischen folgenden zwei Arten unterscheiden:

  1. Bewertungsabschlag: Geben Sie Waren oder Dienstleistungen kostenlos bzw. reduziert an Ihre Angestellten ab, müssen Sie den Wert beim um 4% geminderten Endpreis ansetzen, zu dem Sie die Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern anbieten.
  2. Rabattfreibetrag: Sie dürfen Ihren Arbeitnehmern einen „großen Rabattfreibetrag“ von 1.080 EUR pro Kalenderjahr gewähren. Sind die Voraussetzungen hierfür nicht gegeben, gilt der „kleine Rabattfreibetrag“ mit einer Freigrenze von 44 Euro.
EntgeltLStSV
Sachbezug bei Belegschaftsrabatt bis 1.080 EUR jährlichfreifrei
Sachbezug bis 44 EUR monatlichfreifrei

Sofern Sie Ihren Arbeitnehmern Waren oder Dienstleistungen kostenlos bzw. vergünstigt anbieten, die Sie zum selben Preis auch Fremden verkaufen, liegt ein Belegschaftsrabatt vor.

Beispiele für Rabattfreibeträge und Personalrabatte:

RabattfreibetragPersonalrabatt
  • Eigene Waren oder Dienstleistungen
  • Belegschaftsrabatt
  • Mahlzeiten (Vergleich Rabattfreibetrag/Sachbezugswert)
  • Reiseleistung/Vermittlungsprovision
  • Produkt des Arbeitgebers
  • 44-EUR-Freigrenze und Versandkosten
  • Bonuspunkte
  • Sachgeschenke (44-EUR-Freigrenze)
  • Produkte des Arbeitgebers
  • Rabatte von Dritten
  • Zeitpunkt der Bewertung
  • Mitarbeiter-Vorteilsprogramm

 Gesetzliche Hintergründe zum Rabatt

  • Die maßgeblichen Vorschriften zur Ermittlung des geldwerten Vorteils durch einen Rabatt des Arbeitgebers sind in § 8 EStG geregelt.
  • R 8.1 LStR beinhaltet die rechtlichen Rahmenbedingungen zum kleinen Rabattfreibetrag.
  • Die gesetzlichen Hintergründe zum großen Rabattfreibetrag stehen in R 8.2 LStR und H 8.1, H 8.2 LStH.
  • Ergänzende Regelungen können Sie im BMF-Schreiben v. 16.5.2013, IV C 5 – S 2334/07/0011, BStBl 2013 I S. 729 nachlesen.

Weiterhin gelten für Rabatte folgende gesetzliche Regelungen:

  • 1 Abs. 1 Nrn. 13 und 14 SvEV schreibt vor, dass sich bei pauschal versteuerten Rabatten Beitragsfreiheit ergeben kann.
  • Laut § 14 SGB IV, § 1 Abs. 1 SvEV sind lediglich die lohnsteuerpflichtigen Rabattvorteile beitragspflichtig.
  • Unter dem beitragspflichtigen Teil eines geldwerten Vorteils versteht man grundsätzlich eine einmalige Einnahme.

Arbeitsrecht

Häufig lässt der Arbeitgeber neben dem in Geld gezahlten Arbeitslohn dem Arbeitnehmer als Entgelt für seine Tätigkeit weitere Vorteile zukommen.

Praxis-Beispiel

Formen von Rabatten

Zumeist handelt es sich um die Einräumung verbilligten Wareneinkaufs (Personalrabatte), die Verbilligung von Werk- und Dienstleistungen oder die Einräumung privater kostenloser Nutzungsmöglichkeit an betrieblichem Eigentum (Dienstwagen, Werkdienstwohnung).

Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf einen geldwerten Vorteil – z. B. in Form eines Personalrabatts – besteht entweder bei vertraglicher Vereinbarung, bei einer arbeitsvertraglichen Einheitsregelung oder einer entsprechenden Gesamtzusage. Auch aus einer betrieblichen Übung, aufgrund eines Tarifvertrags oder einer Betriebsvereinbarung kann sich ein entsprechender Anspruch herleiten. Anspruchsgrundlage kann schließlich noch der Gleichbehandlungsgrundsatz sein.

Entgelt

Bewertung mit dem marktüblichen Preis

Die Bewertung des Vorteils für eine kostenlos oder verbilligt überlassene Ware oder Dienstleistung richtet sich nach dem Preis, der in der Mehrzahl der Verkaufsfälle, d. h. bei der umsatzstärksten Filiale, am Abgabeort von Letztverbrauchern tatsächlich gezahlt wird. Übliche Preisnachlässe werden deshalb bei der Bewertung einer Ware oder Dienstleistung berücksichtigt. Der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis schließt die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile ein.

Bietet der Arbeitgeber die zu bewertende Ware oder Dienstleistung unter gleichen Bedingungen in nicht unerheblichem Umfang fremden Letztverbrauchern zu einem niedrigeren als dem üblichen Preis an, ist dieser Preis anzusetzen. Für die Ermittlung dieses Werts kommt es nicht darauf an, zu welchem Preis funktionsgleiche und qualitativ gleichwertige Waren oder Dienstleistungen anderer Hersteller oder Dienstleister am Markt angeboten werden. Maßgebend für die Preisfeststellung ist der Ort, an dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Sachbezug anbietet. Der Endpreis kann auch der im Inland angebotene günstigste Marktpreis sein.

Bewertungsabschlag von 4 Prozent Nachlass berechnen

Aus Vereinfachungsgründen kann auf die Ermittlung des um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreises verzichtet und die Ware oder Dienstleistung mit 96 % des Endpreises bewertet werden, zu dem diese fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr angeboten wird. Im Einzelhandel sind dies die Preise, mit denen die Waren ausgezeichnet werden.

Bei der Gewährung von Versicherungsschutz sind es die Beiträge, die der Arbeitgeber als Versicherer von fremden Versicherungsunternehmen für diesen Versicherungsschutz verlangt. In den Fällen, in denen der Arbeitgeber seine Waren oder Dienstleistungen nicht fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet, sind die Endpreise seines nächstansässigen Abnehmers maßgebend.

Marktübliche Rabatte nicht lohnsteuerpflichtig

Personalrabatte führen nur dann zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (geldwerter Vorteil), wenn der Arbeitgeberrabatt über das hinausgeht, was fremde Dritte für das gleiche Produkt am Markt als Rabatt erhalten. Für den Fremdvergleich ist dabei auf den günstigsten Preis am Markt abzustellen. Der übliche Endpreis kann daher auch der nachgewiesene günstigste Preis inklusive sämtlicher Nebenkosten (z. B. Verpackungs- und Versandkosten bzw. Transportkosten) sein, zu dem die Ware oder Dienstleistung mit vergleichbaren Bedingungen an Endverbraucher – ohne individuelle Preisverhandlungen im Zeitpunkt des Zuflusses bzw. Bestelltages – am Markt angeboten wird.

Bewertungswahlrecht: Rabattfreibetrag oder rabattierter Marktpreis

Der Arbeitgeber ist im Lohnsteuerverfahren nicht verpflichtet den günstigsten Marktpreis zu ermitteln. Er kann den üblichen Endpreis unter Berücksichtigung des Bewertungsabschlags von 4 % für übliche Preisnachlässe der Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der verbilligten Überlassung von Sachbezügen zugrunde legen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit bei seiner Einkommensteuererklärung den günstigeren Marktpreis durch geeignete Unterlagen nachzuweisen – etwa durch Ausdruck von Internetangeboten im Zuflusszeitpunkt.

Aufzeichnungs- und Nachweispflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für den ermittelten und der Lohnversteuerung zugrunde gelegten Endpreis zu dokumentieren, als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, und dem Arbeitnehmer auf Verlangen formlos zur Verfügung zu stellen.

Ermittlung des geldwerten Vorteils

Der mit dem üblichen Endpreis oder mit 96 % des Angebotspreises ermittelte Geldwert des Sachbezugs gehört als geldwerter Vorteil zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer den Sachbezug unentgeltlich erhält. Erhält der Arbeitnehmer den Sachbezug nicht unentgeltlich, ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Geldwert und dem gezahlten Entgelt als geldwerter Vorteil zu versteuern. In dieser Höhe ist der Sachbezug dann auch beitragspflichtig.

Steuer- und beitragsfrei bleiben aber geldwerte Vorteile, wenn sie die monatliche Freigrenze von 44 EUR nicht übersteigen.

Achtung

Gehaltsumwandlung unzulässig

Geldwerte Vorteile, die anstelle von vertraglich vereinbartem Arbeitsentgelt gewährt werden, fallen nicht unter die steuerlichen Rabattregelungen und gehören in voller Höhe zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt i. S. d. Sozialversicherung.

Verbilligte Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber

Rabattfreibetrag von 1.080 EUR

Eine Sonderregelung gilt für Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers, die er nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer herstellt, vertreibt oder erbringt. In diesen Fällen ist der Preisvorteil nur lohnsteuer- und beitragspflichtig, soweit er den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR jährlich übersteigt; die 44-EUR-Freigrenze ist nicht anwendbar. Der geldwerte Vorteil ist in vollem Umfang beitragspflichtig, wenn er anstelle von vertraglich vereinbartem Arbeitsentgelt gewährt wird.

Für die Berechnung des Preisvorteils werden nicht die üblichen Endpreise am Abgabeort, sondern die im allgemeinen Geschäftsverkehr vom Arbeitgeber selbst tatsächlich geforderten Endpreise zugrunde gelegt. Ausgangsgröße ist der vom Arbeitgeber angebotene Endpreis, der auch Preisnachlässe umfasst. Von diesen Endpreisen kann in jedem Fall ein Preisabschlag von 4 % vorgenommen werden.

Praxis-Beispiel

Möbelhausangestellter kauft verbilligte Schrankwand

Ein Möbelhandelsunternehmen überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zum Preis von 3.000 EUR; der durch Preisauszeichnung angegebene Endpreis dieser Schrankwand beträgt 4.500 EUR.

Ergebnis: Zur Ermittlung des Sachbezugswerts ist der Endpreis um 180 EUR (4 %) zu kürzen, sodass sich nach Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts ein Arbeitslohn von 1.320 EUR (4.500 EUR ./. 180 EUR ./. 3.000 EUR) ergibt. Dieser Betrag überschreitet den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR um 240 EUR; der übersteigende Betrag ist damit steuer- und beitragspflichtig.

Alternative: Würde der Arbeitnehmer im selben Kalenderjahr ein weiteres Möbelstück unter denselben Bedingungen beziehen, käme der Rabattfreibetrag nicht mehr in Betracht. Es würde sich dann ein steuer- und beitragspflichtiger Betrag von 1.320 EUR ergeben (Unterschiedsbetrag zwischen dem um 4 % = 180 EUR geminderten Endpreis von 4.500 EUR und dem Abgabepreis von 3.000 EUR).

Bewertungswahlrecht: Rabattfreibetrag oder günstigster Marktpreis

Arbeitnehmerwahlrecht im Veranlagungsverfahren

Ausgangsgröße für die Bewertung von Belegschafts- bzw. Personalrabatten ist nicht der „günstigste Marktpreis“, sondern der Angebotspreis als Ergebnis von Verkaufsverhandlungen mit dem Arbeitgeber. Dieser vom Arbeitgeber bestimmte Endpreis kann aber – auch nach Abzug des 4 %igen Bewertungsabschlags und des Rabattfreibetrags – über den tatsächlichen Marktverhältnissen liegen. Die Finanzverwaltung räumt deshalb dem Arbeitnehmer das Wahlrecht ein, den geldwerten Vorteil im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung mit dem im Inland günstigsten Marktpreis zu bewerten – dann allerdings ohne Bewertungsabschlag und ohne Rabattfreibetrag.

Arbeitgeberwahlrecht im Lohnsteuerverfahren

Das Bewertungswahlrecht zwischen den beiden Bewertungsmethoden steht auch dem Arbeitgeber zu. Ähnlich wie bei der Einzelbewertung nach § 8 Abs. 2 EStG ist er dabei nicht an die für den Arbeitnehmer günstigere Regelung gebunden. Es bleibt dem Arbeitgeber unbenommen, im Lohnsteuerverfahren zunächst die besondere Bewertungsvorschrift für Belegschaftsrabatte anzuwenden, auch wenn sich hierdurch für den Arbeitnehmer ein höherer lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil ergibt. Er ist nicht verpflichtet, den Sachbezug als Differenz zwischen dem tatsächlichen Kaufpreis und dem günstigsten Angebot am Markt zu bewerten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben auch hier die bereits genannten Aufzeichnungs- und Nachweispflichten für die Anwendung der jeweiligen Bewertungsmethode zu beachten.

Praxis-Beispiel

Ansatz des Rabattfreibetrags oder des günstigsten Marktpreises

Ein Möbelhandelsunternehmen überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zum Preis von 3.000 EUR; der durch Preisauszeichnung angegebene Endpreis dieser Schrankwand beträgt 6.000 EUR. Im Internet wird diese Schrankwand für 4.300 EUR angeboten.

Ergebnis: Zur Ermittlung des Sachbezugswerts ist der Endpreis um 4 % = 240 EUR zu kürzen, sodass sich nach Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von 2.760 EUR ergibt (6.000 EUR ./. 240 EUR ./. 3.000 EUR). Dieser Arbeitslohn überschreitet den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR um 1.680 EUR. Der Arbeitgeber versteuert beim Lohnsteuerabzug den Sachbezug „Schrankwand“ mit 1.680 EUR nach den für sonstige Bezüge geltenden Regeln.

Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die Besteuerung nach § 8 Abs. 2 EStG zu wählen, wenn er den günstigeren Marktpreis entsprechend belegen kann. Gleichzeitig muss er durch ein formloses Schreiben des Arbeitgebers den im Lohnsteuerverfahren als Arbeitslohn erfassten geldwerten Vorteil dem Finanzamt nachweisen. Unter Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts und dem tatsächlich nachgewiesenen Marktpreis von 4.300 EUR ergibt sich ein steuerpflichtiger Sachbezug von 1.300 EUR. Der in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesene steuerpflichtige Arbeitslohn ist durch das Finanzamt bei der Einkommensteuerveranlagung um 380 EUR zu ermäßigen.

Definition „arbeitsrechtlicher Arbeitgeber“

Die Gewährung des Sachbezugs muss nicht nur Ausfluss des Dienstverhältnisses sein. Begünstigt sind ausschließlich Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber hergestellt, vertrieben oder erbracht werden. Abzustellen ist auf den arbeitsrechtlichen Arbeitgeber, demgegenüber die arbeitsvertraglichen Beziehungen bestehen. Hersteller einer Ware können gleichzeitig mehrere Arbeitgeber sein.

Bei Verlagserzeugnissen ist nicht nur der Herausgeber begünstigt, sondern auch die herstellende Druckerei. Der Rabattfreibetrag kann deshalb insbesondere für die unentgeltliche Überlassung von Tageszeitungen und Zeitschriften von Arbeitnehmern in Anspruch genommen werden, die bei der Druckerei beschäftigt sind, die im Auftrag des Herausgebers die Zeitungen herstellt. Entsprechendes hat das Finanzgericht München für die Herstellung von Strom entschieden. Danach ist die Transformation durch den Netzbetreiber Teil der Stromherstellung, sodass die Arbeitnehmer des Netzbetreibers ebenfalls den Freibetrag von 1.080 EUR für den vom Tochterunternehmen verbilligt bezogenen Strom in Anspruch nehmen können.

Der Rabattfreibetrag darf nicht auf Preisvorteile angewendet werden, die durch Konzernunternehmen gewährt werden. Damit erhalten Arbeitnehmer innerhalb eines Konzerns den Rabattfreibetrag nur für die Vorteile, die vom unmittelbaren Arbeitgeber gewährt werden.

Besonderheiten

Arbeitnehmer im Ruhestand

Unerheblich ist, ob der Personalrabatt aufgrund einer früheren oder gegenwärtigen Beschäftigung zufließt. Auch im Ruhestand befindliche Steuerzahler können von ihrem früheren Arbeitgeber Personalrabatte beziehen. Keine Rabatte aufgrund eines früheren Dienstverhältnisses sind Rabatte, die allein wegen einer gegenwärtigen Tätigkeit bei einem zum Konzernverbund gehörenden Tochterunternehmen gewährt werden. Preisnachlässe eines vorangegangenen Arbeitgebers im Konzern dürfen deshalb in diesem Fall nicht bis zu 1.080 EUR steuerfrei bleiben.

Beschäftigung bei mehreren Arbeitgebern

Der Rabattfreibetrag kann für jedes einzelne Dienstverhältnis gesondert in Anspruch genommen werden. Ist ein Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt, kann der Rabattfreibetrag im Kalenderjahr mehrfach in Anspruch genommen werden. Dasselbe gilt bei einem Arbeitgeberwechsel während des Jahres.

Doppelter Rabattfreibetrag bei Ehe-/Lebenspartnern

Bei beiderseits berufstätigen Ehe-/Lebenspartnern ist der Freibetrag von 1.080 EUR entsprechend zu vervielfachen, auch wenn das Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber besteht.

Praxis-Beispiel

Berufstätige Ehegatten: Gleicher Arbeitgeber ist gleich doppelter Freibetrag

Ein Automobilunternehmen überlässt einem Arbeitnehmer einen Jahreswagen zum Preis von 21.000 EUR. Der Endpreis des Pkw beträgt für den Endverbraucher 25.000 EUR.

Ergebnis: Zur Ermittlung des Sachbezugswerts ist der Endpreis um 1.000 EUR zu kürzen (4 % v. 25.000 EUR). Nach Anrechnung des vom Arbeitnehmer bezahlten verbilligten Kaufpreises ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 3.000 EUR (25.000 EUR ./. 1.000 EUR ./. 21.000 EUR).

Die Vorteilszuwendung liegt über dem Rabattfreibetrag von 1.080 EUR, sodass der übersteigende Betrag von 1.920 EUR (3.000 EUR ./. 1.080 EUR) dem Lohnsteuer- und Beitragsabzug unterliegt.

Ist auch der Ehegatte bei demselben Automobilunternehmen beschäftigt, verdoppelt sich der Rabattfreibetrag auf 2.160 EUR. Voraussetzung ist allerdings, dass die beiden das Fahrzeug gemeinsam erwerben. In diesem Fall verringert sich der lohnsteuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil um weitere 1.080 EUR auf 840 EUR.

Begünstigte Waren und Dienstleistungen

Begünstigte Waren

Begünstigt sind alle Waren, die wie Sachen behandelt werden.

Beschäftigte von Energieversorgungsunternehmen können den Bewertungsabschlag und den Rabattfreibetrag auch für die unentgeltliche oder verbilligte Energielieferung erhalten. Der Rabattfreibetrag gilt außerdem für unentgeltliche Sachbezüge, wie z. B. für den Haustrunk im Brauereigewerbe oder für die Freitabakwaren in der Tabakwarenindustrie.

Begünstigte Dienstleistungen

Dienstleistungen sind alle persönlichen Leistungen, die üblicherweise gegen Entgelt erbracht werden. Dazu gehören z. B. Beförderungsleistungen, Beratung, Werbung oder Datenverarbeitung. Nicht mehr ausgenommen ist die leih- oder mietweise Überlassung von Grundstücken, Wohnungen, möblierten Zimmern oder von Kraftfahrzeugen, ebenso die Gewährung von Darlehen.

Besonderheiten bei Arbeitgeberdarlehen

Bei Arbeitgeberdarlehen ist der Rabattfreibetrag jedoch nicht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber

  • z. B. lediglich den Arbeitnehmern sowie verbundenen Unternehmen und nicht anderen natürlichen oder juristischen Personen Darlehen gewährt oder
  • Darlehen dieser Art nicht an Betriebsfremde vergibt, z. B. Arbeitgeberdarlehen einer Landeszentralbank.
Begriff der Dienstleistung

Der Begriff „Dienstleistung“ ist danach nicht im bürgerlich-rechtlichen Sinne, sondern entsprechend seiner umgangssprachlichen Bedeutung als Synonym für alle möglichen Arbeitgebervorteile zu verstehen. Begünstigt ist damit allgemein die Nutzungsüberlassung. Im Normalfall wird sich diese Rechtsprechung zugunsten des Arbeitnehmers auswirken. Diese Bewertungsmethode von Rabatten ist allerdings nicht nur mit Vorteilen, sondern auch mit Nachteilen für den Arbeitnehmer verbunden sein. Beispiele hierfür sind die verbilligte Darlehensgewährung im Bankengewerbe oder die freie Kost und Unterbringung im Hotel- und Gastronomiebereich.

Einzelfallbetrachtung

Ausgeschlossen von der Rabattregelung sind Waren oder Dienstleistungen, die überwiegend dem Bedarf der Arbeitnehmer dienen. Nicht erforderlich ist, dass das Produkt zum üblichen Geschäftsgegenstand gehört.

  • In Betracht kommt z. B. die Überlassung von Mitarbeiterwohnungen durch Arbeitgeber, die ihre Wohnungen durch selbstständige Wohnungsgesellschaften verwalten lassen bzw. die nicht nur an Arbeitnehmer, sondern überwiegend an Dritte vermieten. Voraussetzung ist aber auch hier, dass die (verbilligte oder unentgeltliche) Abgabe der Waren bzw. Dienstleistungen nicht überwiegend oder gar ausschließlich an die eigenen Arbeitnehmer erfolgt.
  • Kantinenmahlzeiten sind keine Belegschaftsrabatte.
  • Die Abgabe von Artikeln des medizinischen Bedarfs durch Krankenhausapotheken ist begünstigt, wenn der Arbeitgeber mit den Medikamenten am Markt in Erscheinung tritt, indem er diese bei der Behandlung der Patienten einsetzt, und der gleichzeitige Belegschaftshandel nicht den Marktumsatz überwiegt.
  • Auch auf Rohstoffe, Zutaten und Halbfertigerzeugnisse ist die Begünstigung anwendbar, wenn diese mengenmäßig überwiegend in die Produkte des Unternehmens eingehen.
  • Für Betriebs- und Hilfsstoffe, z. B. Benzin, kann der Rabattfreibetrag ebenfalls nicht gewährt werden, wenn die mengenmäßige Abgabe an fremde Dritte nicht im Vordergrund steht. In gleicher Weise verhält es sich mit Waren, die der Arbeitgeber aufgrund geschäftlicher Beziehungen mit Kundenfirmen verbilligt an seine Arbeitnehmer abgeben kann.

Lohnsteuerpauschalbesteuerung schließt Rabattregelung aus

Werden Sachbezüge pauschal besteuert, findet die Rabattregelung keine Anwendung. Die Wertermittlung für pauschal besteuerte Sachbezüge ist nach der Einzelbewertungsmethode oder nach den gesetzlichen Sachbezugswerten vorzunehmen. Haben die obersten Landesfinanzbehörden hierfür Durchschnittswerte angesetzt, gelten diese Werte auch für den Bereich der Sozialversicherung. Die Wahl kann der Arbeitgeber für jeden einzelnen Sachbezug unterschiedlich ausüben, wenn dieser gleichzeitig die Voraussetzungen der pauschalen Lohnsteuer und der Rabattregelung erfüllt. Besondere Regelungen gelten bei der Überlassung beschädigter oder gebrauchter Waren.

Praxis-Tipp

Wahlrecht zwischen Rabattfreibetrag und Lohnsteuerpauschalierung nutzen

Für Belegschaftsrabatte, welche die Voraussetzungen der Rabattbesteuerung und der Pauschalbesteuerung erfüllen, empfiehlt es sich, solange die Besteuerung nach den ELStAM zu wählen, bis der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR ausgeschöpft ist. Anschließend ist unter den gegebenen Voraussetzungen die Pauschalbesteuerung zu wählen.

Besondere Bedeutung hat das gesonderte Wahlrecht für jeden einzelnen Sachbezug im Hotel- und Gastronomiegewerbe für die Überlassung von Mahlzeiten.

Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten

Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des etwa gezahlten Entgelts mit dem steuerlich maßgebenden, also um Zuzahlungen des Arbeitnehmers gekürzten Wert anzusetzen.

Diese Einzelangaben gelten auch für die Erfassung von Belegschaftsrabatten. Zusätzlich ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuer- und Beitragsabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres 1.080 EUR übersteigen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung ist dagegen nur der steuerpflichtige Teil der Sachbezüge zu bescheinigen.

Rabattgewährung durch Dritten

Preisvorteile, die dem Arbeitnehmer im Hinblick auf sein Dienstverhältnis von Dritten eingeräumt werden, gehören nur dann zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber in qualifizierter Form an der Verschaffung dieser Preisvorteile mitgewirkt hat. Eine solche Mitwirkung liegt vor, wenn

  • aus dem Handeln des Arbeitgebers ein Anspruch des Arbeitnehmers auf den Preisvorteil entstanden ist (z. B. der Arbeitgeber hat mit einem anderen Unternehmen einen Vertrag über eine Rabattgewährung zugunsten seiner Arbeitnehmer abgeschlossen) oder
  • der Arbeitgeber für den Dritten Verpflichtungen übernommen hat, z. B. Inkassotätigkeit oder Haftung, oder
  • zwischen dem Arbeitgeber und dem Dritten eine enge wirtschaftliche oder tatsächliche Verflechtung oder enge Beziehung sonstiger Art besteht, z. B. Organverhältnis bzw. verbundene Unternehmen nach § 15 AktG, oder
  • dem Arbeitnehmer Preisvorteile von einem Unternehmen eingeräumt werden, dessen Arbeitnehmer ihrerseits Preisvorteile vom Arbeitgeber erhalten.

Die Finanzverwaltung unterstellt in diesen Fällen, dass der Arbeitgeber weiß oder erkennen kann, dass der Arbeitnehmer Preisvorteile erhalten hat. Ein typisches Beispiel sind Drittrabatte in der Reisebranche, an deren Gewährung der Arbeitgeber gar nicht beteiligt ist, die aber so eng mit der Tätigkeit des Arbeitnehmers zusammenhängen, dass sie als zusätzliches Entgelt für seine Tätigkeit gelten.

Sozialversicherung

Steuerpflichtige Rabatte, die unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr gewährt werden, sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Werden diese Zuwendungen nach § 37b EStG pauschal versteuert, führt dies nicht zur Beitragsfreiheit, wenn es sich um eigene Arbeitnehmer oder um Arbeitnehmer verbundener Unternehmen handelt. Sie werden sozialversicherungsrechtlich wie Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer behandelt und sind dem Arbeitsentgelt zuzurechnen. Die Pauschalversteuerung führt also nur bei Arbeitnehmern eines Dritten zur Beitragsfreiheit.

Anzeigepflichten

Arbeitnehmer gegenüber Arbeitgeber

Soweit der Arbeitgeber die lohnsteuerpflichtigen Rabatte nicht selbst ermitteln kann (z. B. in Organschaftsfällen oder bei wechselseitiger Gewährung von Rabattvorteilen), ist der Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitgeber die Höhe der steuerpflichtigen Preisvorteile am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums schriftlich anzuzeigen und dabei die Richtigkeit seiner Angaben durch Unterschrift zu bestätigen.

Kommt der Arbeitnehmer dieser Angabepflicht nicht nach, ist der objektive Tatbestand der Steuerverkürzung erfüllt. Kann der Arbeitgeber erkennen, dass von Dritten Vergütungen geleistet werden, ist er gehalten, seine Arbeitnehmer auf die Angabepflicht und die Folgen eines Pflichtverstoßes hinzuweisen.

Arbeitgeber gegenüber Betriebsstättenfinanzamt

Macht der Arbeitnehmer keine oder erkennbar unrichtige Angaben, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen. Eine solche Mitteilung an das Betriebsstättenfinanzamt hat unverzüglich zu erfolgen, wenn der Arbeitgeber bei der (sich aus seiner qualifizierten Mitwirkung oder der Unternehmensverbundenheit abzuleitenden) gebotenen Sorgfalt erkennen kann, dass die Angaben des Arbeitnehmers über von Dritten erhaltene Vergütungen unzutreffend sind. Der Arbeitgeber muss die Anzeige bzw. den Hinweis auf die Angabepflicht und die Folgen des Pflichtverstoßes als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren und die steuerpflichtigen Rabattvorteile zusammen mit dem übrigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers dem Lohnsteuerabzug unterwerfen.

Haftung des Arbeitgebers

Für Lohnsteuer, die durch unrichtige Angaben des Arbeitnehmers zu wenig einbehalten wird, kann der Arbeitgeber grundsätzlich nicht in Anspruch genommen werden. Anders verhält es sich jedoch, wenn der Arbeitgeber annehmen musste, dass dem Arbeitnehmer steuerpflichtige Preisvorteile zugeflossen sind (z. B. bei Organschaftsverhältnissen), und er den Arbeitnehmer nicht zu einer entsprechenden Anzeige veranlasst hat und er seiner gesetzlich auferlegten Anzeigeverpflichtung nicht nachgekommen ist.

Rabatt bei Gruppen- und Sammelversicherung

Bei der Direktversicherung von Arbeitnehmern in Form von Gruppen- und Sammelversicherungen räumen die Versicherungsunternehmen Rabatte ein. Dabei werden die für Einzelversicherungen geltenden Tarifbeiträge ermäßigt und auch der Unterjährigkeitszuschlag wird abgesenkt. Beide Ermäßigungen sind lohnsteuerlich nicht als Arbeitslohn zu erfassen.