Lohnsteuerbescheinigung

Was ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung wird am Ende jedes Kalenderjahres vom Arbeitgeber ausgestellt. Dieser Vorgang stellt den Abschluss des Lohnsteuerabzugs dar. Die enthaltenen Daten werden gleichzeitig an das Finanzamt übermittelt. Der Arbeitnehmer erhält entweder einen Ausdruck oder eine elektronische Fassung seiner Daten. Auf ihrer Basis kann er seine Einkommensteuererklärung erstellen.

Die gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuerbescheinigung ist im §41b EStG (Einkommensteuergesetz) verankert. Hier ist genau geregelt, welche Daten der Arbeitnehmer erhalten muss. Im BMF-Schreiben vom 27.09.2017 finden Sie einen Musterausdruck für die Lohnsteuerbescheinigung.

Wie ist eine Lohnsteuerbescheinigung aufgebaut?

Wie in jedem offiziellen Dokument muss auch die Lohnsteuerbescheinigung die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers, also Name, Anschrift und Geburtsdatum, enthalten. Darüber hinaus müssen die sogenannten ELStA-Merkmale vorhanden sein. Dazu gehören:

  • Steuerklasse
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Jahresfrei- oder -hinzurechnungsbeträge
  • Angaben zur Kirchensteuer
  • ID-Nummer

Lohnsteuerkarte und elektronische Lohnsteuerabrechnung

Die alte Lohnsteuerkarte aus Papier wurde im Jahr 2013 von der elektronischen Lohnsteuerkarte abgelöst. Seitdem ist die elektronische Lohnsteuerkarte verbindlich.

Auf der elektronischen Lohnsteuerkarte sind alle Informationen gespeichert, die für den korrekten Abzug der Lohnsteuer notwendig sind.
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) umfassen unter anderem den Familienstand, die Konfession oder die Anzahl der Kinder.

Angaben zum Arbeitnehmer

Des Weiteren kann noch eine Vielzahl weiterer Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung zu finden sein. Neben der Dauer des aktuellen Arbeitsverhältnisses zählen dazu die folgenden:

  • Unterbrechungszeiträume, während denen der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Arbeitslohn hatte
  • Angaben zu vorherigen Tätigkeiten, wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres den Job gewechselt hat
  • Bescheinigung, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit bis 60 Euro erhalten hat
  • Angaben über eine steuerfreie Sammelbeförderung, die zwischen Wohnung und Arbeitsplatz des Arbeitnehmers besteht
  • Anmerkungen für Grenzgänger. Das sind Personen, die in Frankreich wohnhaft sind, aber in Deutschland arbeiten

Natürlich müssen Sie auch Angaben hinsichtlich des Gehalts Ihres Mitarbeiters machen. Dazu gehören unter anderem:

  • Bruttoarbeitslohn inklusive Sachbezüge
  • Sämtliche Steuerabzugsbeträge
  • Versorgungsbezüge
  • Ermäßigt besteuerte Lohnzahlungen
  • Zeile 15: Steuerfreie Leistungen, die in die Berechnung des Steuersatzes im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung einfließen. Das umfasst Kurzarbeitergeld, Saison-Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz, vergleichbare Zuschläge an Beamte, Richter bzw. Arbeitnehmer mit beamtenähnlichem Status sowie Zuschüsse während der Zeit von Beschäftigungsverboten wegen einer Entbindung bzw. während der Elternzeit an Arbeitnehmerinnen im öffentlichen Dienst.
  • Zeile 16: Steuerfreier Arbeitslohn bei Auslandstätigkeit, der nach den Vorschriften eines Doppelbesteuerungsabkommens (Zeile 16a) oder des Auslandstätigkeitserlasses (Zeile 16b) von der Lohnsteuer freigestellt ist.
  • Zeilen 17 und 18: Steuerfreie oder pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die auf die als Werbungskosten abzugsfähige Entfernungspauschale anzurechnen sind.
  • Zeilen 20 und 21: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei beruflichen Auswärtstätigkeiten und steuerfreie Auslösungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, wenn diese Leistungen im Lohnkonto aufgezeichnet wurden.
  • Zeile 22: Steuerfreie Zukunftssicherungsleistungen des Arbeitgebers und die entsprechenden Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen, zur Kranken- und Pflegeversicherung und zur Arbeitslosenversicherung.
  • Zeile 33: Das Kindergeld bei Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes, die als Familienkassen den Mitarbeitern Kindergeld auszahlen.

Angaben zum Arbeitgeber

Im Übrigen sind folgende Eintragungen des Arbeitgebers erforderlich:

  • Anschrift des Arbeitgebers,
  • Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers bzw. des Dritten, wenn dieser für den Arbeitgeber die lohnsteuerlichen Arbeitgeberpflichten übernommen hat,
  • Name und die vierstellige Nummer des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde.

Welche Arten von Steuerabzugsbeträgen gibt es?

Bei Steuerabzugsbeträgen handelt es sich nicht um eigene Steuern, sondern um Abzüge, die sich aus anderen Steuern ergeben. Meistens ergeben sie sich aus Steuervorauszahlungen oder entstehen aus Betriebs- und Werbekosten.

Es gibt sechs Formen von Steuerabzugsbeträgen:

Selbstständige müssen die Steuerabzugsbeträge selbst berechnen und dem Finanzamt mitteilen.

Die Lohnsteuerbescheinigung 2023

Die Lohnsteuerbescheinigung bekommt man frühestens am Ende des Jahres. Das bedeutet, die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2023 müssen Arbeitgeber am Ende des Jahres 2023 ausstellen. Die Frist ist immer der letzte Tag des Februars des darauffolgenden Jahres. Im Falle der Lohnsteuerbescheinigung 2023 läuft die Frist also bis zum 29. Februar 2024, da es sich um ein Schaltjahr handelt.

Lohnsteuerbescheinigung übermitteln

Abgabeverpflichtung und Abgabefrist

Die Lohnsteuerbescheinigung ist vom Arbeitgeber immer grundsätzlich bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Die elektronische Datenübermittlung ist Bestandteil der vom Arbeitgeber verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware. Die Finanzverwaltung stellt alternativ mit „Elster-Formular“ ein kostenloses Programm zur Datenübermittlung bereit. Ganz ohne Programm geht es über das ElsterOnline-Portal. Eine Authentifizierung über das ElsterOnline-Portal ist zwingend vorzunehmen.

Die Abgabeverpflichtung gilt als erfüllt, wenn die Datenlieferung von der Übermittlungsstelle fehlerfrei angenommen wurde. Dies ist durch den Abruf eines Verarbeitungsprotokolls feststellbar.

Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigung

Die Datenübermittlung darf nur authentifiziert erfolgen. Eine einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal ist ausreichend. Als Ordnungsmerkmal ist die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer ID) des Arbeitnehmers zu verwenden. Verfügt der Arbeitnehmer über keine Steuer ID bzw. hat er diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, kann die Übermittlung hilfsweise auch unter der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) erfolgen.

Mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug abgeschlossen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber grundsätzlich keine Änderungen mehr vornehmen darf.

Korrektur einer übermittelten Lohnsteuerbescheinigung

Korrektur bei fehlerhaften Lohnsteuerabzug

Die Korrektur eines fehlerhaften Lohnsteuerabzugs darf nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich nicht mehr erfolgen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat.

Allerdings muss der Arbeitgeber in diesen Fällen zur Vermeidung der Haftung eine entsprechende Anzeige an das Betriebsstättenfinanzamt richten. Damit die Nachforderung des unterbliebenen Steuerabzugs beim Arbeitnehmer durch Einkommensteuerveranlagung oder durch Nachforderungsbescheid veranlasst werden kann. Eine Erstattung zu hoher Steuerabzugsbeträge an den Arbeitnehmer ist nur durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung möglich.

Praxis-Beispiel

Nachträgliche Änderung eines falschen Lohnsteuerabzugs

Im steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung sind Beiträge an eine Direktversicherung i. H. v. 1.500 EUR enthalten, die der Arbeitgeber der Lohnbesteuerung unterworfen hat; die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge betragen 400 EUR. Die Versicherungsbeiträge sind jedoch in vollem Umfang steuerfrei. Der Arbeitgeber erkennt den Fehler erst nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung und reicht beim Finanzamt eine berichtigte Lohnsteuer-Anmeldung ein.

Ergebnis: Eine Berichtigung der Lohnsteuer-Anmeldung ist nicht zulässig. Die Korrektur kann ausschließlich im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erfolgen. In diesem Fall bescheinigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer formlos, dass der mit der Lohnsteuerbescheinigung übermittelte steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn um 1.500 EUR überhöht ist. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kürzt das Finanzamt den Bruttoarbeitslohn um diesen Betrag, wodurch es zu einer Erstattung der vom Arbeitgeber zu Unrecht einbehaltenen Steuerbeträge kommt.

Neue Korrekturpflicht seit 2017

Seit 2017 besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Korrektur von fehlerhaft übermittelten Daten. Diese neu eingeführte Korrekturnorm gilt nur für die bislang bereits geregelten Korrektur- bzw. Stornierungsgründe. Es ergibt sich keine weitergehende Korrekturmöglichkeit.

Dies verhindert die unverändert gebliebene Vorschrift des § 41c Abs. 3 EStG, nach der der Lohnsteuerabzug nicht mehr geändert werden darf. Somit ist der Arbeitgeber dann zu einer Korrektur verpflichtet, wenn der Lohnsteuerabzug unverändert bleibt.

Praxis-Beispiel

Korrektur hat keine Auswirkungen auf den Lohnsteuerabzug

Der Arbeitgeber hat, z. B. aufgrund eines Wechsels des Lohnabrechnungsprogramms, den steuerfreien Zuschuss zur Krankenversicherung in Zeile 24 zu niedrig bescheinigt. Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung fällt dieser Fehler auf. Kann der Fehler korrigiert werden?

Ergebnis: Da die Bescheinigung des zutreffenden steuerfreien Zuschusses keine Auswirkungen auf den Lohnsteuerabzug oder den gezahlten Bruttoarbeitslohn hat, ist eine Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung zwingend vorzunehmen.

Korrektur bei Übernahmefehlern

Die Übermittlung einer korrigierten Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig, wenn die Daten aus dem Lohnkonto nicht zutreffend in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen wurden, also z. B. der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn mit 15.000 EUR übermittelt wurde, laut Lohnkonto dem Arbeitnehmer tatsächlich jedoch ein Bruttoarbeitslohn von 51.000 EUR zugeflossen ist.

Die Korrekturlieferung muss immer unter dem gleichen Ordnungsmerkmal (IdNr oder eTIN) wie die ursprünglich übersandte Lohnsteuerbescheinigung erfolgen und mit dem Merker „Korrektur“ versehen sein.

In einigen Fällen besteht neben der Korrektur- auch eine Stornierungsmöglichkeit, z. B. bei fehlerhaften persönlichen Daten des Arbeitnehmers oder falschem Jahr.

Arbeitnehmer informieren

Dem Arbeitnehmer ist ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen, oder die übermittelten Daten sind ihm elektronisch zum Abruf bereitzustellen. Der Arbeitnehmer braucht den Ausdruck nicht zwingend seiner Einkommensteuererklärung beizufügen. Er dient lediglich zur Information.

Das amtliche Muster für den Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung gibt die Finanzverwaltung jährlich durch BMF-Schreiben bekannt.

Besondere Lohnsteuerbescheinigung

Die Ausschreibung einer „Besonderen Lohnsteuerbescheinigung“ auf Papier ist nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig. Sie muss nach amtlich vorgeschriebenem Muster ausgestellt werden.

Betroffen sind insbesondere Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in Privathaushalten beschäftigen.

Die besondere Lohnsteuerbescheinigung darf auch dann ausgestellt werden, wenn eine Zulassung durch das Betriebsstättenfinanzamt vorliegt. Das ist dann der Fall, wenn nicht am elektronischen Abrufverfahren teilgenommen wird.

Die besondere Lohnsteuerbescheinigung muss bis spätestens am letzten Tag im Februar dem Finanzamt übermittelt werden.

Wenn die Lohnsteuer ausschließlich pauschal erhoben wird, muss gar keine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt werden.

Zusammenfassung

Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein komplexes Thema, das aber in seiner Grundform recht simpel ist. Kompliziert wird es, wenn besondere Umstände vorliegen. Bei Verwendung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind alle Informationen immer verfügbar und die Erstellung ist verhältnismäßig einfach.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnsteuerbescheinigung

Ist eine Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteuerabrechnung dasselbe?

Nein. Die Lohnsteuerbescheinigung dient der Steuererklärung. Die Lohnsteuerabrechnung hingegen bezeichnet die monatliche Entgeltabrechnung. Hier sind Details zum Gehalt sowie zu den Sozialabgaben und zur Lohnsteuer enthalten.

Was kann man tun, wenn keine Lohnsteuerbescheinigung vorliegt?

Sollte die Lohnsteuerbescheinigung verloren gehen, kann ein neuer Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung beim Arbeitgeber beantragt werden. Bei Verlust übermittelt auch das Finanzamt die fehlende Bescheinigung.

Kann man die Lohnsteuerbescheinigung auch online abrufen?

Die elektronischen Belege sind in dem ElsterOnline-Portal zu finden. Für die Registrierung muss die Steueridentifikationsnummer eingegeben werden.

Wofür ist die eTIN Nummer?

Wenn keine Steuer ID des Mitarbeiters vorliegen sollte, können mithilfe der eTIN Nummer alle benötigten Daten an das Finanzamt übermittelt werden.

Wie lange muss man eine Lohnsteuerbescheinigung aufheben?

Arbeitgeber sollten Steuerunterlagen in ihrer Papierform 10 Jahre lang aufbewahren. Sind die Unterlagen digital, sollten sie unbedingt archiviert werden. Auch hier gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Sie kümmern sich um Ihre Mitarbeiter,
lexoffice erledigt den Rest

  • Einfache Bedienung ohne Vorkenntnisse
  • Automatische Meldungen termingerecht erledigt
  • Perfekte Integration in Buchhaltungsprozesse
  • Mitarbeiter bezahlen direkt per Onlinebanking
  • Lohnt sich ab dem ersten Minijob
lexoffice Buchhaltungssoftware mit Auszeichnungen für PC und Smartphone