Lohnsteuerkarte

Lohnsteuerkarte: Alles, was sie wissen müssen

Begriffserklärung: 

Arbeitnehmer haben das letzte Mal für das Kalenderjahr 2010 eine Lohnsteuerkarte von ihrer jeweiligen Gemeinde ausgestellt bekommen. Mittlerweile wurde die Lohnsteuerkarte durch das ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ersetzt, das seit Januar 2013 Gültigkeit besitzt. Seitdem spricht man von der elektronischen Lohnsteuerkarte. Bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Arbeitgeber das erste Mal das ELStAM-Verfahren genutzt hatten, besaß die Lohnsteuerkarte 2010 weiterhin ihre Gültigkeit. Dieser „Übergangs- und Einführungszeitraum“ erstreckte sich noch bis Ende 2013. Arbeitnehmer, die dagegen keine Lohnsteuerkarte 2010 besaßen, hatten die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen bzw. konnten sich eine spezielle Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei abweichenden Adressdaten ausstellen lassen.

Was steht im Gesetz? 

Aus Perspektive der Lohnsteuer: Arbeitgeber, die ab 2013 auf das ELStAM-Verfahren umgestellt haben, müssen das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 7. August 2018 (siehe IV C 5 – S 2363/13/10003, BStBl 2013 I S. 943) befolgen. Dort ist beschrieben, was bei langfristiger Anwendung speziell mit Blick auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, zu beachten ist. Die konkreten Abzugsmerkmale der Lohnsteuer regeln seit 2012 § 39 EStG, R 39.1-39.2 LStR sowie H 39.1 -39.2 LStH. Mehr über die Vorschriften der ELStAM-Einführung mit speziellem Fokus auf die Anwendung und Bildung einzelner Lohnsteuermerkmale liefert § 39e EStG. Weitere Informationen findet man im „ELStAM-Starterlass“ vom 25. Juli 2013 (IV C 5 – S 2363/13/10003, BStBl 2013 I S. 943).

Einblick in das Arbeitsrecht

Durch die Anwendung von ELStAM entfielen bis spätestens zum 31. Dezember 2014 die arbeitsvertraglichen Pflichten, eine Lohnsteuerkarte auszuhändigen, zu führen oder aufzubewahren. Zuvor war der Arbeitnehmer zu Beginn seines Arbeitsverhältnisses dazu verpflichtet gewesen, dem Arbeitgeber seine Lohnsteuerkarte vorzuweisen. Der Arbeitgeber wiederum musste im Gegenzug für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses die Lohnsteuerkarte aufbewahren und sie entsprechend ausfüllen. Im Fall von inkorrekten Lohnbescheinigungen oder einer verspäteten Rückgabe, hatte der Arbeitnehmer zusätzlich das Recht, Schadensersatz gegenüber dem Arbeitgeber einzufordern. Seit der ELStAM-Umstellung ist es alleine Aufgabe der Finanzverwaltung, die Lohnsteuerabzugsmerkmale festzulegen.

Dennoch haben Angestellte aktuell aus arbeitsrechtlicher Sicht noch immer das Recht, nach Ende des Arbeitsverhältnisses die Rückgabe ihrer Lohnsteuerkarte (sofern diese noch existiert) einzufordern. Anlaufstelle ist in solchen Fällen das Arbeitsgericht. Im Fachjargon spricht man hier von einer sogenannten „Holschuld“ – bedeutet: Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, dass ihm seine Lohnsteuerkarte zugeschickt wird. Er muss sie sich selbst zurückholen. Die letzte Lohnsteuerkarte, die noch ganz klassisch aus Papier bestand, ist die Lohnsteuerkarte 2010. Erst seit Ende des Kalenderjahrs 2014 ist es erlaubt, diese zu vernichten.

Auswirkungen auf die Lohnsteuer

1. Welche Folgen hat das Ende des Papierverfahrens?

Vor der Einführung von ELStAM im Jahr 2013 erledigten Arbeitgeber die Abrechnung von Löhnen mit Hilfe des „Papierverfahrens“. Solange dieses Verfahren 2013 noch gültig war, hatten auch Lohnsteuerabzugsmerkmale wie Kinderfreibeträge, Steuerklasse, Religionszugehörigkeit oder der jeweilige Steuerklassen-Faktor weiter Bestand. Die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale wurden folgendermaßen abgeleitet:

  • Daten der Lohnsteuerkarte 2010
  • Informationen der Ersatzbescheinigungen aus den Jahren 2011, 2012 oder 2013
  • Mit Hilfe von weiteren Bescheinigungen des Arbeitnehmers

Wie schon erwähnt, fungierte das Jahr 2013 als „Einführungszeitraum“ des ELStAM-Verfahrens. Es lag in der Entscheidungsfreiheit der Arbeitgeber, zu bestimmen, zu welchem Zeitpunkt sie mit der Nutzung von ELStAM-Daten starten wollten. Möglich war die Nutzung jedenfalls bereits seit dem 1. November 2012. Bei der Erstellung der Lohnabrechnung für Dezember 2013 musste der ELStAM-Umstieg jedoch spätestens vollzogen worden sein. Bis dahin fungierten die Lohnsteuerkarte für 2010, Auskünfte des Finanzamts oder jegliche Ersatzbescheinigungen als Basis zur Festlegung der Lohnsteuerabzugsmerkmale.

2. Wer ist für die Lohnsteuerabzugsmerkmale überhaupt zuständig?

Die Eintragung aller wichtigen Daten auf der Lohnsteuerkarte 2010 ist seit dem Jahr 2011 Aufgabe der Finanzverwaltung. Direkt zuständig ist im Regelfall das jeweilige Finanzamt, das in den Bereich des Wohnsitzes des Arbeitnehmers fällt. Weitere wichtige Daten (beispielsweise über Eheschließung, Geburt des Kindes oder Religionszugehörigkeit) kommen von Seiten der Stadt oder Gemeinde. Alle Daten, die steuerrechtliche Relevanz haben (wie Wechsel der Steuerklasse, Freibeträge, Identifikationsnummer etc.) liefert das Finanzamt. Dieses Vorgehen war schon für Einträge auf der Lohnsteuerkarte die Norm und behält ebenfalls beim ELStAM-Verfahren weiterhin seine Gültigkeit. Das aus all diesen Informationen schließlich die ELStAM werden, ist Aufgabe des Bundeszentralamts für Steuern. Auf elektronischem Weg kann schließlich der Arbeitgeber auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

3. Was müssen Arbeitgeber in Sachen Aufbewahrungspflicht beachten?

Arbeitgeber, die ELStAM nutzen, müssen beim Lohnsteuerabzug die persönlichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale jedes einzelnen Arbeitnehmers berücksichtigen. Falls dem Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers noch immer in Papierform vorliegen, darf er diese nicht mehr berücksichtigen. Wer einmal auf das ELStAM-Verfahren umgestiegen ist, darf prinzipiell nicht mehr zurück zur Papiermethode wechseln.

Jegliche Bescheinigungen in Papierform musste der Arbeitgeber noch bis zum Ende des Kalenderjahres 2014 aufbewahren. Erst nach dieser Frist durften die Dokumente entsorgt werden.

Wurde beispielsweise ein Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres 2013 beendet, musste der Arbeitnehmer seine Lohnsteuerkarte aus Papier wieder zurückerhalten, um diese schließlich wieder bei einem neuen Arbeitgeber vorzeigen zu können. Nahm der neue Arbeitgeber noch nicht am ELStAM-Verfahren teil, musste er ebenfalls die individuellen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers, die sich aus den Papierbescheinigungen ergaben, beim Lohnsteuerabzug berücksichtigen.