Viele Fragen sich: Was genau ist eine Lohnabrechnung überhaupt? Bei der Lohnabrechnung – manchmal auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung, Monatsabrechnung oder Lohnendabrechnung genannt – handelt es sich um ein Dokument, auf dem die Zusammensetzung des Gehalts bzw. Lohns eines Arbeitnehmers für einen gewissen Abrechnungszeitraum dokumentiert wird. Eine Lohnabrechnung enthält primär Angaben über:
- die Höhe des Einkommens.
- Zuschläge, Zulagen, Abzüge.
- sonstige Vergütungen und Vorschüsse.
Sie dient dazu, das Gehalt bzw. den Lohn genau aufzuschlüsseln und darzustellen, um die erfolgte Auszahlung für eine Periode – zumeist für einen Monat – nachvollziehbar zu machen. Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Angestellten per Gesetz laut § 108 GewO solch eine Lohnabrechnung ausstellen.
Die gesetzliche Lohnabrechnung nach § 108 GewO
Nach § 108 Gewerbeordnung ist in Deutschland jeder gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine nachvollziehbare Lohnabrechnung in Textform auszustellen. Diese kann handschriftlich oder in elektronischer Form mit Ausdruck erfolgen. Sie muss in Euro berechnet und ausgewiesen werden. Weiterhin muss sie neben dem Arbeitsentgelt auch gesetzliche Abzüge, wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie letztendlich auch den jeweiligen Auszahlungsbetrag enthalten.
Mit der gesetzlichen Gehaltsabrechnung wird es dem Arbeitnehmer möglich gemacht, die erfolgte Zahlung zu überprüfen. Außerdem dient die Lohnabrechnung dazu, den Auszahlungsbetrag transparent darzustellen. Sie müssen das Dokument allerdings laut § 108 GewO nur dann ausstellen, wenn es seit der letzten Abrechnung Änderungen bei den Zahlen gegeben hat.
Bei der Übermittlung der Lohnabrechnung an den Dienstgeber handelt es sich aus gesetzlicher Sicht um eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer diese abholen muss. Nur in einzelnen Fällen kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie Lohnzettel an Ihre Arbeitnehmer schicken oder diese in einer anderen Form überbringen.
Was eine Lohnabrechnung beinhalten muss
Die Inhalte einer Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO genau festgelegt. Dazu zählen hauptsächlich allgemeine Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Dienstnehmers, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Abrechnungszeitraum und Entgeltbestandteile. Zu den letztgenannten Daten gehören vorwiegend:
- Bruttolohn
- Sachbezüge
- Steuerfreibeträge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beitragssatz zur Altersvorsorge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge
- Zusatzbeiträge zur Krankenkasse (KV)
- Persönliche Abzüge
- Kinderfreibetrag
- Aufwandsentschädigungen
- Überstunden (mit Stundenlohn)
- Auszahlungsbetrag in Euro
Als Arbeitgeber behalten Sie die abgabepflichtigen Beiträge Ihrer Arbeitnehmer ein und übermitteln diese an die zuständige Behörde wie die Krankenversicherung.
Beispiel für den Aufbau einer Lohnberechnung
Laufende Bezüge (Bruttolohn)
+ Geldwerte Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen des Dienstgebers
+ Betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des AG)
= Gesamtbruttolohn
– Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)
= Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
– Steuerfreibeträge
– Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag)
= Steuerpflichtiges Arbeitsentgelt
– Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
– Kirchensteuer von der Lohnsteuer (ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich)
– Krankenversicherung
– Rentenversicherung
– Beitragszuschlag Pflegeversicherung
– Arbeitslosenversicherung
= Nettolohn
– Sachbezüge
– Persönliche Abzüge (z. B. Pfändungen, Darlehen)
– Vermögenswirksame Leistungen
+ Sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag bzw. Nettoarbeitsentgelt
Regelungen über die Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung
Eine Ausnahme bildet lediglich die Lohnabrechnung bei Minijobs. Übt ein Arbeitnehmer einen Minijob aus, handelt es sich dabei um einen geringfügig Beschäftigten, der gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV regelmäßig nicht mehr als 450 EUR pro Monat verdient. Dementsprechend hat der Gesetzgeber in diesem Bereich gesonderte Berechnungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt.
Im Gegensatz zu Ihren vollbeschäftigten Arbeitnehmern oder Angestellten, die einen Midijob ausüben, verwenden Sie bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen bestimmte Pauschalen, um die Sozialabgaben und die Lohnsteuer abzugelten. Das liegt daran, dass Sie dem Arbeitnehmer bei einem Minijob in der Regel das Bruttogehalt ohne Abzüge ausbezahlen. Es gelten folgende pauschale Abzüge, die von Ihnen als Arbeitgeber abgeführt werden müssen:
- 2 % Lohnsteuer (beinhaltet bereits die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag)
- 13 % Krankenversicherung
- 15 % Rentenversicherung
Den Anteil zur Aufstockung zum vollen Rentenanspruch (aktuell liegt der Rentenversicherungssatz bei 18,6 %) muss der Arbeitnehmer selbst tragen. Optional hat er die Möglichkeit, auf die Rentenversicherungspflicht zu verzichten. Beachten Sie außerdem, dass Sie Minijobber bei der Knappschaft-Bahn-See anmelden müssen.
Wer macht die Lohnabrechnung?
Als Unternehmer und Dienstgeber sind Sie dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung korrekt auszustellen. Kleinere und mittlere Unternehmen lassen diese Aufgabe häufig von einem externen Dienstleister (wie einem Lohnbüro oder dem Steuerberater) durchführen. Damit geht aber auch ein Verlust von Kontrolle und Flexibilität einher. Der größte Zeitfresser ist oft die missverständliche Kommunikation. Außerdem steigen die Kosten für das Outsourcing schnell bei Korrekturbedarf.
Auch kostenlose Muster und Vorlagen zur Lohnabrechnung aus dem Internet eignen sich oft nur für den Anfang. Sie helfen Ihnen zwar dabei, relevante Daten für die Lohnbuchhaltung zu erfassen, langfristig gesehen ist jedoch eine professionelle Lohnabrechnungssoftware die bessere Wahl für Ihr Unternehmen.
Moderne Software-Lösungen wie das Lohnprogramm von lexoffice erlauben es Unternehmern, die komplette Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse einfach selbst zu erstellen – auch auf Ihrem Mac.
