Lohnabrechnung

Bei der Lohnabrechnung, manchmal auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Monatsabrechnung genannt, handelt es sich um ein Dokument, auf dem die Zusammensetzung vom Gehalt bzw. Lohn eines Arbeitnehmers für einen gewissen Abrechnungszeitraum dokumentiert wird. Eine Lohnabrechnung enthält vor allem Angaben über die Höhe des Einkommens sowie über Zuschläge, Zulagen, Abzüge, sonstige Vergütungen und Vorschüsse. Sie dient zur genauen Aufschlüsselung und Darstellung des Gehalts, um die erfolgte Auszahlung für eine Periode, zumeist für einen Monat, nachvollziehbar zu machen. Als Arbeitgeber müssen Sie per Gesetz laut § 108 GewO Ihren Angestellten solch eine Lohnabrechnung ausstellen.

Die gesetzliche Lohnabrechnung nach § 108 GewO

Nach § 108 Gewerbeordnung ist in Deutschland jeder gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine nachvollziehbare Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen. Diese kann handschriftlich oder in elektronischer Form mit Ausdruck erfolgen. Die Lohnabrechnung muss in Euro berechnet und ausgewiesen werden und muss neben dem Arbeitsentgelt auch gesetzliche Abzüge, wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern und letztendlich auch den jeweiligen Auszahlungsbetrag enthalten. Mit der gesetzlichen Gehaltsabrechnung wird es dem Arbeitnehmer möglich gemacht, die erfolgte Zahlung zu überprüfen. Außerdem dient die Lohnabrechnung zu einer transparenten Darstellung des Auszahlungsbetrages. Eine Lohnabrechnung müssen Sie allerdings laut § 108 GewO nur dann ausstellen, wenn sich die Zahlen seit der letzten Abrechnung geändert haben. Bei der Übermittlung der Lohnabrechnung an den Dienstgeber handelt es sich aus gesetzlicher Sicht um eine Holschuld. Das bedeutet, das er Arbeitgeber die Lohnabrechnung abholen muss. Nur in einzelnen Fällen kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie die Gehaltsabrechnung an Ihre Arbeitnehmer schicken oder in einer anderen Form überbringen.

Was eine Lohnabrechnung beinhalten muss

Die Inhalte einer Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO genau festgelegt. Dazu zählen vor allem allgemeine Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Dienstnehmers, Versicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses, Abrechnungszeitraum und Entgeltbestandteile. Zu den letztgenannten gehören vor allem:

  • Bruttolohn
  • Sachbezüge
  • Steuerfreibeträge
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur Altersvorsorge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag in Euro

Als Arbeitgeber behalten Sie die abgabepflichtigen Beiträge des Arbeitnehmers ein und leiten diese an die zuständige Behörde, wie beispielsweise die Krankenversicherung, weiter.

Beispiel für eine Lohnabrechnung

Laufende Bezüge (Bruttolohn)
+ geldwerte Sachbezüge
+ vermögenswirksame Leistungen des Dienstgebers
+ betriebliche Altersvorsorge
= Gesamtbrutto-Lohn
– betriebliche Altersvorsorge
= beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
– Steuerfreibeträge
– betriebliche Altersvorsorge
= steuerpflichtiges Arbeitsentgelt
– Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
– Kirchensteuer von der Lohnsteuer
– Krankenversicherung
– Rentenversicherung
– Pflegeversicherung
– Beitragszuschlag Pflegeversicherung
– Arbeitslosenversicherung
= Nettoentgelt
– Sachbezüge
– persönliche Abzüge, wie Pfändungen, Darlehen
– vermögenswirksame Leistungen
+ Sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag

Wer macht die Lohnabrechnung?

Als Unternehmer und Dienstgeber sind Sie für die korrekte Ausstellung der Lohnabrechnung verantwortlich. Kleinere und mittlere Unternehmen lassen die Lohnabrechnung häufig durch ein Lohnbüro, einen Buchhalter oder einen Steuerberater durchführen. Für Großunternehmer lohnt sich ein eigenes Personalreferat mit Lohnbuchhaltung anzustellen. Sie müssen für jeden Dienstnehmer ein eigenes Lohnkonto führen. Auf sogenannten Lohnlisten wird eine Zusammenstellung des Gehalts und der Abzüge festgehalten. Die meisten Unternehmer jedoch greifen für die Erstellung der Lohnabrechnung auf computerunterstützte Systeme und Online- Buchhaltungs-Programme, wie lexoffice, zurück. In lexoffice werden Ihnen Muster für die Lohnabrechnung und viele weitere praktische Funktionen bereitgestellt. Die Software lässt sich leicht bedienen und eignet sich auch für die mobile Nutzung. Außerdem steht Ihnen ein guter Support zur Verfügung, der Ihnen bei Fragen und Anliegen mit Rat und Tat zur Seite steht.