Lohnbuchhaltung
Inhaltsverzeichnis
Die Lohnbuchhaltung im Unternehmen
Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter:innen einstellt, muss es sich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen. Die Lohnbuchhaltung fasst alle formellen Aufgaben zusammen, die mit der Einstellung von Personal einhergehen. Obwohl es der Name vermuten lässt, beschränkt sich die Lohnbuchhaltung nicht nur auf die Abwicklung der Lohnzahlungen, sondern geht weit darüber hinaus.
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist auch als Gehaltsbuchhaltung bekannt. Jedes Unternehmen ist nach dem Gesetz zur Finanzbuchführung verpflichtet. Dazu gehört auch die korrekte Lohnbuchführung.
Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen Buchführung und Buchhaltung. Die Lohnbuchführung beschreibt den Vorgang der Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung. Auf der Abrechnung muss eindeutig angegeben sein, wann sie erstellt wurde und welcher Zeitraum für ihre Gültigkeit vorgesehen ist. Dazu gehören auch Bruttogehalt, Abzüge und das entsprechende Nettogehalt auf die Abrechnung.
Die Lohnbuchhaltung hingegen umfasst alle Aufgaben, Prozesse und Vorgänge, die mit dem Personal zusammenhängen.
Wie viele Aufgaben das sind und wie hoch der Aufwand ist, hängt dabei stark von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Angestellten ab. Auch Faktoren wie Arbeitszeitmodelle und Überstunden spielen dabei eine Rolle.
Beispielsweise steigt der Aufwand bei bezahlten Überstunden, Zuschüssen für Wochenend- und Feiertagsarbeit oder Gehaltserhöhungen.
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung hat wie bereits erwähnt mehrere Aufgaben, die auch über die Berechnung des Lohns für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hinausgehen.
Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählen diese:
- Die Pflege der Personalstammdaten
- Die Führung und Pflege von Jahreslohnkonten
- Die Erfüllung der erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldungen
- Die Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen
- Die Erstellung von Arbeitsverträgen
- Die Erstellungen von Abmahnungen
- Die Erstellung von Kündigungen
Je nach Unternehmen können noch weitere Aufgaben hinzukommen, die das Personal betreffen.
Die Hauptaufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Führung der Lohnkonten.
Das Lohnkonto in der Lohnbuchhaltung
Jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin in einem Unternehmen bekommt ein eigenes Lohnkonto. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von allen Daten, die in Bezug auf den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin relevant sind.
Das Einkommensteuergesetz (EstG) und die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) legen die Inhalte dieser Lohnkonten fest und schreiben exakt vor, was darin enthalten sein muss und darf.
Im Lohnkonto müssen folgende Daten enthalten sein:
- Der Lohnsteuerabzug
- Die Sonderzahlungen wie beispielsweise Kurzarbeitergeld
- Der Wegfall des Anspruchs auf den Verdienst von wenigstens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
- Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin
- Der Jahresfreibetrag
- Der Jahreshinzurechnungsbetrag
- Der Monatsbetrag
- Der Wochenbetrag
- Der Tagesbetrag
- Der Versorgungsfreibetrag inklusive Zuschlag
- Der Tag der Lohnzahlung
- Der Zeitraum der Lohnzahlung
- Die Bezüge getrennt nach Sachleistungen und Geldlohn
- Die außerordentlichen Einkünfte
- Die Bezüge nach dem Doppelsteuerabkommen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen
Die Lohnbuchhaltung ist dafür verantwortlich, die Gehaltsabrechnungen für die Angestellten vorzubereiten und auszuhändigen. Diese sind wichtig für die Unterlagen der Angestellten. Dazu kommen auch noch die Auszahlungsliste, das Lohnjournal und die Meldebescheinigung für die Sozialversicherungen, die ebenfalls für die Unterlagen der Angestellten bereitgestellt werden müssen.
Nicht in jedem Unternehmen werden diese Unterlagen ausgehändigt und das ist auch nicht immer notwendig. Verpflichtend ist aber in jedem Fall die Bereitstellung der Lohnabrechnungen für jeden Monat und die Meldebescheinigung.
Gesetzliche Pflichten der Lohnbuchhaltung
Zu den Pflichten der Lohnbuchhaltung gehören vor allem die Meldepflichten, die mit der Einstellung von Mitarbeiter:innen einhergehen.
Im Grunde sind dabei drei wichtige Anmeldungen wichtig und dürfen unter keinen Umständen unterlassen werden:
Als erstes erfolgen die sogenannten DEÜV-Meldungen. Die DEÜV ist die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Konkret handelt es sich dabei um die Meldung der Daten von Arbeitnehmer:innen an die Sozialversicherungen.
Zweitens muss eine Meldung der Zahlungen an die Krankenkassen vorgenommen werden. Dafür erhält der Arbeitgeber beziehungsweise die Arbeitgeberin die Krankenkassennachweise.
Drittens wird im Rahmen der Lohnbuchhaltung die Lohnsteueranmeldung vorgenommen. Dadurch kann eine Quellenbesteuerung der Lohnsteuer durchgeführt werden. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer automatisch vom Bruttogehalt der Angestellten abgezogen wird und diese somit ihren Nettolohn erhalten. Vom Bruttogehalt werden auf diese Weise direkt alle Beträge für Sozialversicherung, Krankenkasse und die Steuern abgezogen.
Die Arbeitnehmer:innen können sich so darauf verlassen, dass sie das korrekte Gehalt erhalten und müssen sich um nichts weiter kümmern. Arbeitgeber:innen hingegen müssen damit rechnen, dass in regelmäßigen Abständen Prüfungen durch das Finanzamt durchgeführt werden, ob alle Abrechnungen korrekt vorgenommen werden.
Das geschieht im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung durch das Finanzamt. Außerdem sind auch Prüfungen durch die Rentenversicherungsträger möglich, die die Versicherungskonten auf Korrektheit überprüfen dürfen.
Dabei werden die ordentliche Abführung von Krankenkassenbeiträgen und Beiträgen für Pflegeversicherung und gesetzliche Unfallversicherung kontrolliert.
Deshalb gilt für alle Vorgänge in der Lohnbuchhaltung eine strenge Dokumentationspflicht für alle Unterlagen aus der Lohnbuchhaltung. Diese Dokumentationspflicht sieht vor, dass alle Unterlagen archiviert werden und auf Anfrage ausgehändigt werden müssen. Dabei reicht mittlerweile eine digitale Archivierung. Es ist also nicht zwingend notwendig, alle Dokumente in Papierform aufzubewahren. Tatsächlich wird mittlerweile ohnehin eher nach digitalen Versionen gefragt, die auf elektronischem Weg übermittelt werden können.
Die Lohnbuchhaltung Schritt für Schritt
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung beginnen in dem Moment, in dem entschieden wird, dass der erste Arbeitnehmer oder die erste Arbeitnehmerin in einem Unternehmen angestellt werden soll.
Von dem Punkt aus müssen mehrere Aufgaben erledigt werden. Manche davon einmalig pro Mitarbeiter:in, andere regelmäßig.
Gehen wir die Aufgaben einmal Schritt für Schritt durch:
Die Sozialversicherung
Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in das Unternehmen eintritt, muss eine Meldung an die Sozialversicherung vorgenommen werden. Dadurch entstehen die Versicherungsbeiträge, die vom Bruttogehalt der Arbeitnehmer:innen abgezogen und an die Versicherungsträger übermittelt werden müssen.
Die Sozialversicherungen stellen einige Anforderungen an die Lohnunterlagen und deren Vollständigkeit.
Die Lohnunterlagen und Gehaltsunterlagen
Für jede:n Mitarbeiter:in müssen die Lohnunterlagen vollständig und korrekt vorbereitet und eröffnet werden, sobald das Arbeitsverhältnis beginnt. Das gilt auch für Mitarbeiter:innen, die nur in Teilzeit angestellt sind und dementsprechend versicherungsfrei angestellt sind. Sowohl die Sozialversicherungsträger als auch das Finanzamt stellen hohe Anforderungen an die Vollständigkeit dieser Unterlagen.
Für Lohnunterlagen gibt es keine direkten Formvorschriften, allerdings sind Übersichtlichkeit und die Erfüllung der inhaltlichen Mindestanforderungen laut der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wichtig, um Probleme bei Prüfungen zu verhindern. Die BVV gibt die aufzeichnungspflichtigen Daten vor und auch, wie hoch die Anforderungen an die jeweiligen Daten sind.
Die Lohn- und Gehaltsunterlagen bestehen aus den folgenden Informationen:
- Die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin, auch als Firmenstammdaten bekannt
- Die Entgeltabrechnungsdaten der individuellen Arbeitnehmer:innen, auch als Personalstammdaten bekannt
- Die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte laut den Brutto- und Netto-Abrechnungen, Stundenzetteln und Fehlzeitenbelegen
- Die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen durch einen Ausdruck der Meldedaten
- Die Krankenkassenzugehörigkeit der individuellen Arbeitnehmer:innen durch eine Mitgliedsbescheinigung
Für alle Unterlagen gibt es wie bereits erwähnt bestimmte Mindestanforderungen durch die BVV.
Die Mindestanforderungen an die Lohn- und Gehaltsunterlagen
Die Mindestanforderungen für die aufzeichnungspflichtigen Daten richten sich im Grunde nach den wichtigsten Informationen, die in den Daten zu finden sind.
Im Einzelnen sind das diese:
Arbeitsentgelt
Das Arbeitsentgelt muss in Form der Nettobeträge festgehalten werden. Dazu gehören aber auch Aufzeichnungen über die Zusammensetzungen des Entgelts. Zuschläge oder Sonderzahlungen müssen also angegeben werde.
Dazu kommt die zeitliche Zuordnung für das jeweilige Entgelt. Also der Zeitrahmen der Auszahlung. Es muss für jeden Abrechnungszeitraum eine Dokumentation der Angaben zum Arbeitsentgelt stattfinden. Dazu gehören auch Berechnungen für Kurzarbeitergeld, sofern das ein Thema sein sollte.
Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt muss bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung ebenfalls inklusive der Zusammensetzung und der zeitlichen Zuordnung gesondert dokumentiert werden.
Besteht eine besondere Berechnungsweise für Sonderzahlungen wie beispielsweise Weihnachtsgeld, muss auch hier eine gesonderte Dokumentation stattfinden. Das hängt aber vom Sozialversicherungsträger ab.
Beitragsgruppenschlüssel
Der Beitragsgruppenschlüssel ist eine Nummer, die sich aus vier Ziffern zusammensetzt. Diese vier Ziffern stehen für die Zuordnung der jeweiligen Arbeitnehmer:innen in die Krankenkasse (erste Ziffer), die Rentenversicherung (zweite Ziffer), die Arbeitslosenversicherung (dritte Ziffer) und die Pflegeversicherung (vierte Ziffer).
Für jede Beitragsgruppe müssen die eingehaltenen Beträge vom Bruttogehalt dokumentiert werden.
Beschäftigung
Die genaue Bezeichnung der ausgeführten Tätigkeiten und der Beginn und das Ende der Beschäftigung müssen angegeben werden. Bei der Beendigung handelt es sich logischerweise um das aktuelle Ende der Vertragslaufzeit. Wenn der Vertrag verlängert wird, ändern sich die Daten entsprechend.
Meldungen an die Krankenkasse
Die Meldungen an die Krankenkasse werden zusätzlich von Sozialversicherungsträgern verlangt, wenn es sich um Meldungen über das Entgelt von Mehrfachbeschäftigten innerhalb der Gleitzone handelt oder diese über der Beitragsbemessungsgrenze liegen.
Sofern Arbeitnehmer:innen nicht selbst eine Krankenkasse angeben, muss eine bestimmt werden. Eine Ausnahme sind geringfügig Beschäftigte, da für diese immer die Minijob-Zentrale als Einzugsstelle gilt.
Personalien
Die personenbezogenen Daten sind wichtig für die Zuordnung der Daten. Dazu gehören der vollständige Name des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin, die Anschrift und – sofern vorhanden – ein betriebliches Ordnungsmerkmal wie die Personalnummer.
Die Personalien müssen einem gültigen Ausweisdokument entnommen werden. Also beispielsweise einem Personalausweis oder einem Reisepass.
Bei Arbeitnehmer:innen aus dem Ausland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen zudem die Staatsangehörigkeit und eine Arbeitsgenehmigung vorliegen.
Versicherungsfreiheit
Bei der Befreiung von der Versicherungspflicht beziehungsweise der Versicherungsfreiheit handelt es sich um eine Regelung für Angestellte in Minijobs und Teilzeit, die nicht mehr als 520,00 Euro im Monat verdienen. Diese sind von der Versicherungspflicht befreit.
Die Nachweise für die Versicherungsfreiheit müssen angegeben werden. Das geschieht in der Regel in Form der Angaben über das Entgelt, die Arbeitszeit oder den eventuellen Rentenbezug.
Die Nachweise müssen in jedem Fall aufbewahrt werden, auch wenn die direkte Vorlage nicht von allen Sozialversicherungen verlangt wird. Diese dürfen aber jederzeit danach fragen und dann müssen die entsprechenden Unterlagen ausgehändigt werden.
Zusätzliche Meldungen
Was sonst noch vorliegen könnte, sind folgende Meldungen:
- Arbeitsunfähigkeit mit Krankengeldbezug
- Entsendungen
- Familienstand
- Geburtsort
- Statusfeststellungsverfahren
- Unterbrechungstatbestände wie beispielsweise unbezahlter Urlaub
- Versicherungsnummer
Ob diese Meldungen allerdings erforderlich sind, hängt von der Situation ab. Der Geburtsort ist beispielsweise nur dann wichtig, wenn für eine:n Arbeitnehmer:in ein Antrag für die Rentenversicherung gestellt werden muss.
Abrechnungen
Die Lohnbuchhaltung ist während der gesamten Anstellungszeit für die Erstellung der Gehaltsabrechnungen zuständig. Dazu gehören die Arbeitnehmerbezüge, die neben den Gesamtbezügen auch für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge notwendig sind.
Die Erstellung der Entgeltabrechnungen erfolgt monatlich.
Lohnabzüge werden von der Lohnbuchhaltung an die jeweiligen Stellen wie das Finanzamt oder die Sozialversicherung übermittelt.
Mitarbeiter:innenaustritte
Trennen sich die Wege von Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in ist ebenfalls die Lohnbuchhaltung gefragt. Diese muss zum Monatsende Mitarbeiter:innenaustritte an die entsprechenden Sozialversicherungsträger melden.
Außerdem muss logischerweise die Gehaltszahlung eingestellt werden und die Personalunterlagen werden archiviert.
Lohnkonten
Die Lohnbuchhaltung erstellt die Lohnkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin. Am Ende des Geschäftsjahres müssen alle Lohnkonten abgeschlossen werden.
Die abgeschlossenen Lohnkonten werden an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter gemeldet.
Für das neue Geschäftsjahr werden wieder Lohnkonten geführt.
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung erstreckt sich also durch den gesamten Zeitraum, während dem ein Unternehmen Angestellte hat. Von der Anmeldung und der Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen, über die Verarbeitung von Daten, bis hin zu Abmeldungen, wenn Angestellte aus dem Unternehmen ausscheiden, fallen zahlreiche Aufgaben innerhalb der Lohnbuchhaltung an.
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung hat auch die Aufgabe, alle Aufgaben zu erledigen, die der Lohnbuchhaltung angehören, aber extern weitergeführt werden. Das beinhaltet beispielsweise Vorbereitungen für Steuerberater:innen.
Zu den Aufgaben in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung gehören unter anderem diese:
- Das Anzeigen von Krankheitstagen
- Die Meldung von Adress-, Krankenkassen- oder Bankverbindungs-Änderungen
- Die Vorbereitung von Personalbögen für Neueinstellungen, die alle relevanten Informationen für die Anmeldung bei Sozialkassen und Versicherungen notwendig sind
- Die Weiterleitung von Arbeitsverträgen bei Einstellungen
- Die Meldung von Vertragsänderungen und Gehaltsänderungen
Die vorbereitende Buchhaltung hat die Aufgabe, alles so vorbereiten, dass die externe Stelle alle Daten zur Verfügung hat, um die weiterführende Lohnbuchhaltung durchzuführen.
Die Lohnbuchhaltung mit lexoffice
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Die Abrechnung für alle Angestellten erledigt lexoffice automatisch und versendet auch die monatlichen Lohnzettel.
Sie müssen also nicht selbst die Lohnbuchhaltung lernen oder jemanden einstellen, der das für sie übernimmt. So sparen Sie Zeit, Kosten und Ressourcen, die Sie an anderer Stelle in Ihr Unternehmen investieren können.