Buchführung

Was ist Buchführung?

Die Buchführung – oft auch unter dem Begriff „Buchhaltung“ bekannt, umfasst eine lückenlose und chronologische Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Sie ist die Grundlage für die Gewinnermittlung, Quartalsabschlüsse und selbstverständlich auch für den Jahresabschluss.
Die Buchführung unterteilt sich in zwei wesentliche Bereiche: die Geschäfts- und Bilanzbuchhaltung sowie die Betriebsbuchhaltung. Durch eine umfassende Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge können nicht nur Rückschlüsse auf den Erfolg des Unternehmens geschlossen werden, sondern auch die Besteuerung ermittelt werden.

Was sind die Aufgaben der Buchführung?

In der Buchführung müssen sämtliche Geschäftsvorfälle verzeichnet werden – und zwar sowohl in zeitlicher Reihenfolge, als auch nach Sachgruppen sortiert. Für jeden der Geschäftsvorfälle muss eine sogenannte Buchung vorgenommen werden, und für diese gilt allgemein: es gibt keine Buchung ohne Nachweis (beispielsweise in Form einer Quittung, Rechnung, etc.).
Unter Geschäftsvorfällen versteht man jeden Vorgang, der sich auf die Vermögenssituation des Unternehmens auswirkt, und sei er noch so klein. Beispiele hierfür:

  • Löhne und Gehälter der Angestellten
  • Die Einnahmen aus dem Verkauf von Waren
  • Die Begleichung von offenen Rechnungen
  • Aufbau eines Fuhrparks
  • Aufnahme von Krediten
  • Kauf von Büromaterialen, Waren, Ausstattung etc.

Dabei ist die Hauptaufgabe der Buchführung, die Erfolge eines Unternehmens zu ermitteln und dadurch entstehende Veränderungen in der Bilanz aufzuzeigen. Doch damit hört es nicht auf, durch eine gewissenhafte Buchführung können zudem viele weitere Einblicke in die Situation des Unternehmens gewonnen werden, die wie Umsatzgröße, Kapital- und Schuldenverhältnisse, Daten für die Statistik und die weitere Unternehmensplanung. Aufgrund der Buchführung wird zudem die Besteuerung eines Unternehmens festgelegt.

Einfache und doppelte Buchführung

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zu einer Buchführung verpflichtet. Allerdings gibt es zwei Vorgehensweisen: die einfache und die doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung reicht es, eine sogenannte Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) auszufüllen. Diese gibt es als einen amtlichen Vordruck, den Sie einfach nur ausfüllen brauchen. Hier werden die Einnahmen und die Ausgaben eines Unternehmens einfach gegenübergestellt, Einnahmen auf der einen und Ausgaben auf der anderen Seite. Fallen die Einnahmen höher aus als die Ausgaben, hat das Unternehmen einen Gewinn ermittelt. Liegen die Ausgaben höher als die Einnahmen, wurde ein Verlust erwirtschaftet.

Die doppelte Buchführung ist umfassender und grundlegend anders aufgebaut als die EÜR. Hier unterteilt man nicht in Ein- und Ausnahmen, sondern in Aktiv-Konten, die sich mit der Kapitalverwendung beschäftigen sowie die Passiv-Konten, die die Kapitalherkunft umfassen. Hierbei muss jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten – einem Aktiv- und einem Passiv-Konto – verbucht werden, deshalb auch der Name Doppelte Buchführung.
Statt einer EÜR wird bei der doppelten Buchführung eine Bilanz erstellt, zu der eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört. Diese stellt Erträge und Aufwendungen gegenüber, um den Unternehmenserfolg (Gewinn oder Verlust) zu ermitteln.

Wer muss eine Buchführung durchführen?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, jeder Kaufmann und Gewerbetreibende eine lückenlose Buchführung aufweisen können. Allerdings gibt es Unterschiede, in welcher Form (einfach oder doppelte Buchführung) diese erfolgen muss. Die Vorschriften zur Buchführung sind in zwei Gesetzestexten vermerkt:

  • Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD)

Welche Form der Buchführung erfolgen muss, ist im Handelsgesetzbuch (HGB) nach §238 (1) S. HGB sowie in der Abgabenordnung (AO) nach § 140 AO niedergeschrieben. Während für Kaufleute und Kleinunternehmen die einfache Buchführung ausreichend ist – und in Fällen, in denen die Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro im Jahr liegen, sogar eine formlose Gewinnermittlung genügt, müssen größere Unternehmen die doppelte Buchführung anwenden.
Darunter fallen unter anderem:

  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Sowie alle Gewerbetreibende mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr und einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro pro Jahr.

Fristen in der Buchführung

Für eine fristgerechte und lückenlose Buchführung muss man sich an einige gesetzlich vorgeschriebene Abgabe- und Zahlungsfristen halten. Diese umfassen:

  • Drittletzter Bankarbeitstag des Abrechnungsmonats für die Zahlung der SV-Beiträge an die Krankenkassen
  • 10. Des Folgemonats für die Umsatzsteuer Voranmeldung / Zahlung sowie die Lohnsteuer Anmeldung / Zahlung ans Finanzamt (Beispiel: 10. Februar für den Monat Januar)
  • 31. Mai des Folgejahrs für den Jahresabschluss beim Finanzamt (kleine Kapitalgesellschaften)
  • 31. Dezember des Folgejahres für den Jahresabschluss beim Finanzamt (keine Kapitalgesellschaften)
  • 31. Dezember des Folgejahres für den Jahresabschluss beim eBundesanzeiger

Für sämtliche Fristen gibt es die Möglichkeit einer Fristverlängerung, allerdings muss diese früh genug beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Warum auf eine Buchhaltungssoftware setzen?

Mit einer speziellen Buchhaltungssoftware wie beispielsweise lexoffice wird Ihnen die Buchhaltung wesentlich vereinfacht und kann sogar ohne ein vorangegangenes BWL-Studium einfach bewältigt werden. Gerade als Kleinunternehmen wird die Buchführung wesentlich erleichtert, denn bei gewissenhafter Einpflegung aller Geschäftsvorgänge werden Bilanz, EÜR und Co. quasi per Knopfdruck für Sie erstellt. Auch Rechnungen, Mahnungen, Bestellungen und Wareneingänge lassen sich mit der passenden Software in wenigen automatisierten schritten erstellen und sogar, wenn gewünscht, elektronisch versenden.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Online-Banking mit der Software zu koppeln und so einen automatischen Zahlungsabgleich zuzuführen – dadurch entfällt das lästige Gegenprüfen und man spart effektiv Zeit und Nerven.