Buchführung

Definition

Bei der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle, die in einem Unternehmen in einem Jahr anfallen, zeitlich und sachlich in Zahlenwerten festgehalten. Dazu zählen unter anderem:

  • Geschäftstätigkeiten mit Kunden, Partnern, Banken und Lieferanten
  • Mietzahlungen und -erträge
  • Investitionen in Maschinen, Grundstücke und Verkäufe
  • Einnahmen aus dem Warenverkauf
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Mehrungen des Eigen- bzw. Fremdkapitals

Abgeschlossen wird die Buchführung mit dem Erstellen einer Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Für Unternehmen besteht grundsätzlich die Pflicht zur Buchhaltung. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert empfindliche Strafen. Die Buchführung dient zum einen dem Finanzamt als Mittel der Steuerermittlung, zum anderen dem detaillierten Überblick für den Unternehmer selbst auf Vermögen und Schulden des Betriebs.

1 Buchführung – welche Aufgaben hat sie?

Die Buchhaltung hat eine Reihe verschiedener Aufgaben. Zum einen ist sie die Grundlage für das betriebliche Rechnungswesen und dient dem Finanzamt als Voraussetzung für die Ermittlung der zu zahlenden Umsatz- und Einkommensteuer. Bei einer Betriebsprüfung werden ebenfalls die Bücher eines Unternehmens zu Rate gezogen. Letztlich ist sie aber auch ein wichtiges Kontrollinstrument für den Unternehmer selbst. Er sieht hier nicht nur die Höhe von Verlust, Vermögen und anderen Zahlen, sondern kann auch ganz genau feststellen, wie diese zustande kommen. Auf dieser Basis bewilligen Banken darüber hinaus Kredite.

Hinweis

Ordnung spielt eine wichtige Rolle

Damit die Buchhaltung korrekt abgewickelt werden kann, ist Ordnung eine Grundvoraussetzung. Die Verantwortlichen sollten sich also stets darum bemühen, Rechnungen und Belege stets verantwortungsbewusst zu sammeln, aufzubewahren und zu ordnen.

2 Wer muss eine Buchhaltung anfertigen?

2.1 Kaufleute

Nach dem Handelsgesetz muss jeder Kaufmann über seine Geschäftstätigkeiten Buch führen. Dazu zählen auch OHG, KG und GmbH.

Ausnahmen

Kaufleute, die einen bestimmten Umsatz und Gewinn pro Jahr unterschreiten, sind von der Buchführungspflicht befreit.

  1. Umsatz: < 600.000 Euro
  2. Gewinn: < 60.000 Euro

2.2 Für Gewerbetreibende besteht eine steuerrechtliche Buchführungspflicht

Gewerbliche Unternehmer sind auch ohne handelsrechtliche Kaufmannseigenschaft steuerrechtlich buchführungspflichtig, wenn sie

  • mehr als 600.000 EUR Umsatz im Kalenderjahr erwirtschaften oder
  • mehr als 60.000 EUR Gewinn im Wirtschaftsjahr erzielen.

Gewerbetreibende müssen bei Überschreiten eines der Schwellenwerte dann lediglich eine Steuerbilanz erstellen.

3 Welche Grundsätze für die ordnungsmäßige Buchführung wichtig sind

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:

  • Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
  • Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
  • Der Kaufmann muss eine lebende Sprache verwenden und muss die Bedeutung von etwaigen Abkürzungen erklären.
  • Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
  • Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
  • Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Hinweis

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung – BMF-Schreiben beachten

Die GoB erfordern i. d. R. die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners und soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls. Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.

146 AO regelt Entsprechendes für die Steuerbilanz.

4 Was doppelte Buchführung bedeutet

Jeder einzelne Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung zweifach erfasst. Ein Buchungssatz beinhaltet grundsätzlich eine Buchung in Soll und Haben und die Buchung auf zwei verschiedene Konten (Konto und Gegenkonto). Der Wert, der im Soll und im Haben gebucht wird, ist immer identisch. Die doppelte Buchführung gewährleistet die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen. Die Summe aller Sollbuchungen entspricht der Summe aller Habenbuchungen. Die Summe der Aktivseite der Bilanz muss der der Passivseite entsprechen.

5 Welche Nebenbuchführungen wichtig sind

Teile der Finanzbuchführung können separat und unabhängig in der Nebenbuchführung erfasst werden. Die Ergebnisse (addierte Werte) werden dann vor Erstellung des Jahresabschlusses an die Hauptbuchführung gegeben.

5.1 Debitorenbuchführung bildet Geschäftsvorfälle mit Kunden ab

Debitoren (= Schuldner) sind aus Sicht des Unternehmers dessen Kunden, die bereits Ware, Dienstleistungen bezogen haben, aber die Gegenleistung (Zahlung) noch nicht erbracht haben. Der Unternehmer hat dann eine Forderung gegen den Kunden. Für jeden Kunden wird ein eigenes Debitorenkonto geführt (= Personenkonto). Buchungen erfolgen auf dem Debitorenkonto, wenn die Rechnung gestellt wird und wenn diese bezahlt wurde. Die Debitorenbuchführung ist eine Nebenbuchführung zum Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und dient der Übersichtlichkeit in der Buchführung. Die Debitorenbuchführung gehört zum Forderungsmanagement und erleichtert das Mahnwesen im Unternehmen.

So buchen Sie richtig

Buchung auf dem Debitorenkonto „Kunde M.“ nach Rechnungsstellung über 1.190 EUR

Konto SKR 03 SollKonten-
bezeichnung
Betrag EURKonto SKR 03 HabenKonten-
bezeichnung
Betrag EUR
10001Kunde M.1.1908400Erlöse 19 % USt1.190
Konto SKR 04 SollKonten-
bezeichnung
Betrag EURKonto SKR 04 HabenKonten-
bezeichnung
Betrag EUR
10001Kunde M.1.1904400Erlöse 19 % USt1.190

In den 1.190 EUR sind 19 % Umsatzsteuer(= 190 EUR) enthalten, die bei Nutzung eines Automatik-Kontos auf das separate Konto „Umsatzsteuer 19 %“ gebucht wird.

5.2 Kreditorenbuchführung bildet Geschäftsvorfälle mit Lieferanten ab

Kreditoren (= Gläubiger) sind aus Sicht des Unternehmers dessen Lieferanten, von denen er bereits Ware, Dienstleistungen bezogen hat, aber die Gegenleistung (Zahlung) dafür seinerseits noch nicht erbracht wurde. Der Unternehmer hat dann eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein eigenes Kreditorenkonto geführt (= Personenkonto). Buchungen erfolgen auf dem Kreditorenkonto, wenn die Rechnung vorliegt und wenn diese bezahlt wurde oder wenn Gutschriften vom Lieferanten erteilt werden. Die Kreditorenbuchführung ist eine Nebenbuchführung zum Sachkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ und dient der Übersichtlichkeit in der Buchführung. Die Lieferantenkonten zeigen dem Unternehmer auf, wie es um die Liquidität des Betriebs bestellt ist.

5.3 Lagerbuchführung erfasst alle Vorgänge in Bereich des Wareneinkaufs

Die Lagerbuchführung erfasst kontinuierlich die Zu- und Abgänge von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse, Waren und ermöglicht damit eine permanente Inventur. Zugänge und Abgänge müssen aber einzeln nach Zeitpunkt, Art und Menge erfasst und anhand von Belegen nachgewiesen werden. Sollbestände laut Lagerbuchführung müssen einmal pro Geschäftsjahr mit den tatsächlich vorhandenen Istbeständen mittels Inventur verglichen werden. Vorteile der Lagerbuchführung: Anhand der eingehenden Aufträge kann geplant werden, was zu bestellen ist. Mithilfe der Lagerbuchführung kann auch mit mathematischen Formeln eine Abschätzung und Vorhersage über die Bestandsentwicklung ermittelt werden (Lagerkennzahlen).

5.4 Anlagenbuchführung erfasst alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Die Anlagenbuchführung dient zur Erfassung aller Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Sie beinhaltet die Art, die Menge und den Wert der einzelnen beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgüter. Sie informiert zudem über das Alter und den Zustand des Anlagevermögens. Alle abnutzbaren und nicht abnutzbaren Gegenstände müssen erfasst werden.

Unverzichtbar sind Angaben über

  • das Datum der Anschaffung/Herstellung,
  • den Tag des Ausscheidens aus dem Betriebsvermögen,
  • die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer und
  • die Höhe der Anschaffungs-/Herstellungskosten sowie
  • die planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungsbeträge.

Aus der Anlagenbuchführung kann der Unternehmer u. a. den künftigen Investitionsbedarf ablesen bzw. auch prüfen, ob für alte Wirtschaftsgüter etwaige Sachversicherungen aufgekündigt werden sollten.

5.5 Kassenbuchführung erfasst den gesamten betrieblichen Barverkehr

Bilanzierende Steuerzahler müssen die Bareinnahmen grundsätzlich täglich aufzeichnen und die sog. Grundaufzeichnungen aufbewahren. Nur ausnahmsweise kann die betriebliche Kassenführung auch dann noch als ordnungsgemäß gelten, wenn aufgrund gewichtiger betriebsinterner Gründe die Kassenaufzeichnungen erst am nachfolgenden Werktag anhand der vorliegenden Belege vorgenommen werden, z. B. wegen Urlaubsabwesenheit des Inhabers.

Bei Betrieben mit erheblichen baren Umsätzen müssen eine Geschäftskasse und ein Kassenbuch geführt werden, um den gesamten betrieblichen baren Geldverkehr zu erfassen. Verwendet ein Einzelhändler (Apotheker), der in seinem Betrieb im allgemeinen Waren von geringem Wert an ihm der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkauft, eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, so sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch oder dem Kassenbericht muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand auf die Richtigkeit hin überprüft werden können, sog. „Kassensturzfähigkeit“. Wird die Kasse nur rechnerisch geführt, ist die Buchführung formell ordnungswidrig und kann der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden.

Hinweis

Kassensystem muss Sicherung vor Manipulationen enthalten

Die Finanzverwaltung und die Finanzgerichte verlangen von einer Kassenführung, dass Manipulationen der Kassenaufzeichnungen möglichst ausgeschlossen werden und das System programmmäßige Sicherungen und Sperrungen enthält, die schon vor der ersten Speicherung verhindern, dass einmal eingegebene Daten nachträglich geändert werden können. Anderenfalls riskiert der Steuerpflichtige Zuschätzungen seitens des Finanzamts.

Der BFH muss entscheiden, ob es sich bei Geldspeichern von Automaten um „Kassen“ i. S.d. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO handelt und ob die Grundsätze, die von der Rechtsprechung zu „Kassen“ für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung entwickelt wurden, auch auf die Geldspeicher von Automaten angewandt werden können. Geklärt werden muss auch, ob eine Schätzung

  • dem Grunde nach ausschließlich mit formellen Fehlern begründet werden kann oder
  • es Sache der Steuerbehörden ist, dem Steuerpflichtigen materielle Fehler der Buchhaltung z. B. in Form einer Geldverkehrsrechnung nachzuweisen, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung zu widerlegen und zu einer Zuschätzung zu kommen.

Achtung

Kreditkartenumsätze gehören nicht zu den Bareinnahmen

Kreditkartenumsätze werden über ein Interimskonto im Soll (Konto SKR 03/04: 1360/1460) bzw. über eigene Verrechnungskonten (z. B. Konto SKR 03/04: 1361/1461 „Geldtransit Eurocard“) gebucht; Gegenkonto ist jeweils ein Erlöskonto im Haben. Mit der Gutschrift durch die Kreditkartenorganisation wird das Interimskonto ausgeglichen. Die Buchung erfolgt auf diesem Konto im Haben (Gegenkonto im Soll ist das Bankkonto). Abzüge und Gebühren der Kreditkartenorganisation werden ebenfalls über das Interimskonto im Haben gebucht.

Die Beweiskraft einer ansonsten ordnungsmäßigen Buchführung ist erschüttert, wenn bei einem Geschäftspartner des Steuerpflichtigen Rechnungen vorgefunden werden, aus denen zweifelsfrei Barzahlungsvorgänge erheblichen Umfangs hervorgehen, die in der Buchführung nicht erfasst sind. Der Geldspeicher eines Geldeinwurfautomaten ist im Zeitpunkt der Entleerung eine Kasse, sodass die Kasseneinnahmen zeitgerecht aufgezeichnet werden müssen.

5.6 Neue Anforderungen an digitale Kassenführung beachten

Am 16.12.2016 hat der Bundesrat das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen angenommen. Die gesetzlichen Neuregelungen gelten größtenteils ab dem 1.1.2020, teilweise aber schon seit der Verkündung des Gesetzes.

Die neuen gesetzlichen Regelungen gelten für alle Steuerpflichtige, die eine digitale Kasse führen.

Wichtig

Keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe/Unternehmer, die eine offene Ladenkasse führen, werden auch nach dem 1.1.2017 nicht gezwungen, eine elektronische Kasse zu kaufen und zu nutzen.

Die offene Ladenkasse birgt aber in der Praxis wegen der Verschärfung der Einzelaufzeichnungspflichten (s. Tz. 5.6.1) gewisse Risiken. Eine Umstellung auf eine elektronische Registrierkasse ist also ratsam.

5.6.1 Verschärfung/Klarstellung bei Einzelaufzeichnungspflicht

Der neu gefasste § 146 Abs. 1 Satz 1 AO normiert ab 1.1.2017 die Einzelaufzeichnungspflicht für buchführungspflichtige Unternehmer. Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle (auch Bareinnahmen) laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Die Einzelaufzeichnungspflicht erfasst Daten, die eine Identifizierung und den Inhalt des Geschäfts ermöglichen. Zu erfassen und daher grundsätzlich auch die Namen und die Adressen der Vertragspartner bei Kaufvertrag bzw. Dienstleistungsvertrag.

Hinweis

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nur noch bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (z. B. Einzelhandel, Bäcker, Metzger, Konditorei etc.)

Dienstleister wie Friseure, Nagel- und Sonnenstudios, Fitnessbetreiber etc., die regelmäßig Stammkunden haben oder auf Bestellung tätig werden, profitieren nicht von der obigen Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht.

Die Ausnahme gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. d. des § 146 a AO verwendet.

Auf Antrag des Steuerpflichtigen kommt die Bewilligung von Erleichterungen nach § 148 AO in Betracht.

5.6.2 Kassen-Nachschau: Zeitnah und ohne Ankündigung

Ab dem 1.1.2018 wird die Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Dies gilt auch für eine Schubladenkasse.

Hinweis

Übergang zur sofortigen Außenprüfung möglich

Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann gem. § 146 b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen.

5.6.3 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme

Anforderungen an Registrierkassen

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss spätestens ab 1.1.2020 gem. § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO sind ab dem 1.1.2020 durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen.

Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Achtung

Ältere Kassensysteme auf Anforderungen der Finanzverwaltung prüfen

Für ältere Kassensysteme, die nicht den Anforderungen des BMF-Schreibens v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl I 2010 S. 1342, entsprechen, ist die Übergangsfrist zum 31.12.2016 abgelaufen. Diese dürfen nicht mehr verwendet werden.

Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sodass sie die Anforderungen des neuen § 146 a AO nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31.12.2022 abweichend von den § 146 a und § 379 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 AO weiter verwendet werden.

Registrierkassen, die den Anforderungen des BMF-Schreibens v. 26.11.2010 entsprechen und aufrüstbar sind gem. § 146 a AO, müssen bis zum 1.1.2020 aufgerüstet werden.

Registrierkassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft worden sind und den Anforderungen des BMF-Schreibens v. 26.11.2010 entsprechen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis zum 1.1.2010 weiter verwendet werden.

Meldepflichten zur den Registrierkassen und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen

Ab dem 1.1.2020 müssen Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, u. a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, müssen diese Meldung bis zum 31.1.2020 machen.

Belegausgabepflicht

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle i. S.d. § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst, muss ab dem 1.1.2020 dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten (Kunden) in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung stellen.

Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

6 Erleichterungen aufgrund der Offene-Posten-Buchführung möglich

6.1 Grundlagen im Gesetz

§ 239 Abs. 4 HGB bzw. § 146 Abs. 5 AO erlauben die Offene-Posten-Buchführung für unbare Geschäftsvorfalle. Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden. Wichtig: Dies gilt nur, wenn diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es ist keine Zustimmung des Finanzamts erforderlich. Die Offene-Posten-Buchführung befreit nur von der Führung eines Geschäftsfreundebuchs als Nebenbuch und ersetzt nicht die entsprechenden Buchungen auf den Sachkonten.

6.2 Diese Anforderungen stellt die Finanzverwaltung

Die Vereinfachung für den Unternehmer besteht darin, dass er

  • auf die Führung von Personenkonten verzichten kann und
  • dafür die nicht ausgeglichenen Eingangs- und Ausgangrechnungen gesondert und (zeitlich) geordnet ablegt.

Bis zum Ausgleich der Rechnungen ist jeweils eine Kopie dieser Rechnungen in anderen Ordnern aufzuheben, und zwar getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten. Dabei sind auch Ordnungsprinzipien einzuhalten, z. B. Sortierung nach Kunden- bzw. Lieferantennamen. Nach Ausgleich der Rechnungen wird die Zahlung auf den Durchschriften notiert und Letztere dann geordnet aufbewahrt. Die Ausgestaltung der Offene-Posten-Buchführung im Einzelnen hängt – wie auch bei der herkömmlichen Buchführung – im Wesentlichen von der Art und der Größe des Unternehmens ab und muss dem Steuerpflichtigen überlassen bleiben, soweit die Mindestanforderungen laut Finanzverwaltung beachtet werden.

Wichtig

Abstimmung der offenen Posten muss regelmäßig mit den Sachkonten erfolgen

Die Summe der vorhandenen offenen Posten ist bei doppelter Buchführung in angemessenen Zeitabständen (am besten monatlich) mit dem Saldo des Debitoren- bzw. Kreditoren-Sachkontos abzustimmen. Der Zeitpunkt der Abstimmung und ihr Ergebnis sind festzuhalten.

7 Was bei der Aufbewahrung der Buchführung beachtet werden muss

Auch die Aufbewahrungspflicht gehört zur handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Bis auf Handelsbriefe, für die eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht gilt, müssen alle Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sein können, 10 Jahre aufbewahrt werden.

Bis auf Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte genannte Zollunterlagen können alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern archiviert werden. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen den „Grundsätzen zum Datenzugriff“ entsprechen.

Sowohl in der Handels- als auch der Steuerbilanz sind Rückstellungen für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden. Für die Berechnung der Rückstellung sind nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind.

Der Unternehmer muss ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, 10 Jahre aufbewahren.

Die Aufbewahrungspflicht des Steuerpflichtigen von Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind, umfasst neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.

8 Strafrechtliche Folgen bei Verletzung der Buchführungspflicht

Gerät ein Unternehmen (vor allem: GmbH) in die Insolvenz, werden die Insolvenzakten vom Insolvenzrichter regelmäßig dem Strafrichter vorgelegt, der die Begehung von Insolvenzstraftaten seitens des Geschäftsführers prüft.

Bei Verletzung von Buchführungspflichten riskiert der Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter der GmbH eine Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder eine Geldstrafe.

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