Debitorenbuchhaltung

Ein Debitor ist ein Kunde eines Unternehmens, der Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung kauft. Die Kundenbeziehung zu einem Debitor ist folglich von Forderungen geprägt, die noch beglichen werden müssen. Solche Forderungen unterliegen grundsätzlich einem Ausfallrisiko. Deshalb sollten Sie die Debitoren Ihres Unternehmens über eine separate Finanzbuchhaltung, die sogenannte Debitorenbuchhaltung, verwalten und überwachen. Die finanzielle Planungssicherheit Ihres Unternehmens kann deutlich verbessert werden, wenn Ausfallrisiken von der Finanzbuchhaltung kalkulatorisch ausgedrückt und berücksichtigt werden. Außerdem können die Verluste durch Forderungsausfälle auf diesem Weg verringert oder teilweise sogar ganz vermieden werden.

Zentrale Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind die Durchführung von Lastschriften und Mahnverfahren. Erfolgreiche Debitorenbuchhaltung ist aber vor allem erfolgreiches Informationsmanagement. Umgangssprachlich wird jedoch häufig vom Forderungsmanagement gesprochen. Das Forderungsmanagement ist bei näherer Betrachtung jedoch ein deutlich größerer Arbeitsbereich.

 

Die Debitorenbuchhaltung – was versteht man darunter?

Mit einer Debitorenbuchhaltung managen Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihren Kunden/Schuldnern. Es handelt sich um einen speziellen Teil der Buchführung, genauer ist sie ein Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Man spricht in diesem Kontext auch vom unternehmerischen Forderungsmanagement.

Was Sie zur Debitorenbuchhaltung wissen müssen

Mit der Debitorenbuchhaltung werden Forderungen erfasst und verwaltet. Gleichermaßen arbeitet dieser Teilbereich auf die Realisierung von offenen Posten in den Bereichen Lieferungen und Leistungen hin, indem die Mahnstufen mit der Debitorenbuchhaltung ebenfalls verwaltet werden. Es werden die laufenden Geschäftsvorfälle aus dem Kundengeschäft eines Unternehmens bearbeitet. Außerdem ist hier das betriebliche Mahnwesen angesiedelt und Lastschriften werden eingezogen.

Im Zusammenhang mit Kundenkontakten ist immer das mögliche Ausfallrisiko zu beachten, dass bei dem einzelnen Kunden bei der Forderung gegen ihn besteht.
In der Verwaltung der Debitoren wird es deshalb auch darum gehen, die Kreditwürdigkeit potentieller Kunden vorab festzustellen, um dieses Risiko zu minimieren. Auch verwaltet dieser Bereich der Buchhaltung mögliche Kreditlinien, die Kunden eingeräumt werden.

Die Debitorenbuchhaltung kann ihre Aufgabe als Forderungsmanagement nur erfüllen, wenn alle Rechnungen, Gutschriften, anderweitige Forderungen sowie Zahlungen – also alle laufenden Geschäftsvorfälle im Debitorenbereich – sorgfältig und vollständig verbucht werden. Die Debitorenbuchhaltung bildet die entsprechenden Geschäftsvorfälle im Forderungsbestand und idealerweise in einer gesonderten Liste offener Posten ab.

Debitorenkonten sind regelmäßig klassische Kontokorrentkonten. In der Praxis arbeitet man mit Debitorengruppen sowie der Zuweisung gesonderter Debitorenkonten auf einzelne Debitoren.

Die erwähnte Liste der offene Posten ist der erste Schritt im außergerichtlichen Mahnwesen, das das Unternehmen ebenfalls im Kontext der Debitorenbuchhaltung betreibt.

Debitorenforderungen prägen maßgeblich die Bilanzsumme des Unternehmens und den Gewinn oftmals vor Geldzufluss. Auf der anderen Seite wirken hohe Forderungen in der Debitorenbuchhaltung negativ auf die Liquidität ein. Eine gute Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen essentiell.

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Online-Buchhaltung wie „lexoffice“ in der Debitorenbuchhaltung?

Mit einem Blick erkennen Sie mit der lexoffice Online-Buchhaltung, welcher Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt hat. Das Programm ermöglicht Ihnen eine komfortable wie auch effektive Verwaltung von offenen Posten. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Liquidität zu sichern und diese im jedem Augenblick exakt bewerten zu können. Auch die Verbuchung entsprechender Geschäftsvorfälle in die Debitorenbuchhaltung ist mit lexoffice denkbar simpel und präzise. Mit einem Klick wirft das Programm eine Mahnung an Ihren Kunden aus, ein weitere elegante Arbeitserleichterung für Ihr Forderungsmanagement.