Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung beschreibt den Teilbereich der Finanzbuchhaltung, welcher sich mit der Verwaltung und Erfassung von Forderungen beschäftigt. Offene Posten müssen im Unternehmen bekannt sein und entsprechende Maßnahmen müssen ergriffen werden. Es werden beispielsweise Lastschriften durchgeführt. Die Erlaubnis wurde zuvor vom Kunden erteilt, nun können die offenen Posten in der Buchhaltung ausgeglichen werden. Das Mahnwesen ist ein weiterer Bestandteil der Debitorenbuchhaltung. Oftmals wird auch vom Forderungsmanagement gesprochen. Der Begriff der Debitoren bezeichnet eine Gruppe der Kunden des Unternehmens. Sie haben per Rechnung bezahlt oder aus einem anderen Grund im Vertrag eine spätere Fälligkeit gewählt. Da noch kein vollständiger Geldeingang stattgefunden hat, besteht das Risiko des Ausfalls. Das Forderungsmanagement muss die Forderungen überwachen, um potentiellen Verlusten vorzubeugen. Für die Überwachung bildet eine Buchhaltung-Software wie Lexoffice die Grundlage.

Vorgehensweisen im Zusammenhang mit Debitoren

Unternehmen werden in Bezug auf Debitoren nicht erst dann tätig, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Sie versuchen, das eigene Risiko abzuschätzen. Ein gängiges Mittel ist die Überprüfung der Kreditwürdigkeit. Soll der Kauf von Waren oder der Bezug von Dienstleistungen auf Rechnung erfolgen, so kann eine Risikoeinschätzung erfolgen. Ob und in welchem Umfang eine Vorabüberprüfung stattfindet, wird vom Unternehmen entschieden. Um die Arbeit bezüglich der Überprüfung zu vereinfachen und auf einen umfangreichen Datenbestand zurückgreifen zu können, werden häufig Wirtschaftsauskunfteien befragt. Sie liefern entsprechende Erfahrungswerte, die eine Risikoabschätzung ermöglichen. Für die Durchführung der Abfrage müssen über den Debitor bestimmte Informationen wie der Name und die Anschrift bekannt sein. Sie sind in der Buchhaltung-Software Lexoffice gespeichert. Es muss zudem überprüft werden, ob eine Abfrage aus rechtlicher Sicht gestattet ist. Grundsätzlich sollte ein berechtigtes Interesse an den Informationen bestehen und es ist von Vorteil, wenn eine Geschäftsbeziehung existiert. Viele Unternehmen legen eine Kreditlinie fest. Es dürfen nur Forderungen aufgebaut werden, die in ihrer Summe unterhalb dieses Limits liegen. In den Verträgen wird oftmals der Eigentumsvorbehalt an den Waren festgelegt. Erst wenn die Forderung vollständig beglichen wurde, geht das Eigentum auf den Käufer üben. Es erweist sich in der Praxis jedoch als schwierig, auf dem Recht am Eigentum innerhalb einer angemessenen Zeit und ohne zusätzliche Kosten einen Vorteil zu ziehen. Die einmal getroffene Entscheidung bezüglich der Einschätzung eines Debitors muss regelmäßig überprüft werden. Kunden können ihr Zahlungsverhalten ändern, da sie beispielsweise in Zahlungsschwierigkeiten geraten sind. Aus diesem Grunde darf Bestandskunden kein uneingeschränktes Vertrauen entgegen gebracht werden. Die Kreditlinie kann erhöht werden, sie sollte jedoch stets vorhanden sein. Das Unternehmen sammelt Erfahrungen mit den Kunden und muss diese Erfahrungswerte in die Beurteilung mit einbeziehen. Die Daten können aus einer Buchhaltung-Software wie Lexoffice stammen.

Die Verwaltung der Debitorenkonten

Die Forderungen des Unternehmens müssen auf Debitorenkonten dargestellt werden. Es wird zusätzlich die Darstellung als offene Posten gewählt. Im Rahmen der Aufschlüsselung werden weiterreichende Informationen ergänzt, wie die Mahnstufe und die genauen Fälligkeiten. Es wird festgelegt, wie oft eine Kontrolle der offenen Posten erfolgen soll. So kann einmal im Monat oder auch wöchentlich überprüft werden, über welche Fälligkeiten die Forderungen verfügen. Nun beginnt das Mahnwesen. Wurde eine Forderung nicht zur vereinbarten Fälligkeit beglichen, so kann das außergerichtliche Mahnverfahren gestartet werden. Das Unternehmen hat grundsätzlich die Wahl zwischen dem Dulden der Überziehung und dem Ergreifen geeigneter Maßnahmen. Werden Schritte ergriffen, so muss mit einer Verschlechterung der Kundenbeziehung gerechnet werden.

Inkasso-Unternehmen und Mahnverfahren

Viele Unternehmen übergeben das Forderungsmanagement an Inkasso-Unternehmen. In den letzten Jahren war die Summe der Ausfälle durch nicht-beglichene Rechnungen steigend gewesen. Können die Kosten für die Beauftragung des Inkasso-Unternehmens nicht auf den Schuldner übertragen werden, trägt das Unternehmen die anfallenden Gebühren. Die Weitergabe der Forderung kann sich negativ auf die Gläubigerbeziehung auswirken, da die Firma für den Tonfall und das Vorgehen des Inkasso-Unternehmens verantwortlich gemacht wird. Wird die Forderung im Unternehmen behalten, muss zuvor festgelegt werden, wie viele Mahnstufen eingeplant werden und welche Fristen bestehen. Das Unternehmen kann die Schuldner entweder schriftlich kontaktieren oder auch den telefonischen Kontakt suchen. Eine Alternative ist der Abschluss einer Ratenzahlungsvereinbarung. Allerdings wird das Erreichen der vollständigen Bezahlung weiter hinausgezögert. Kann die Ratenzahlungsvereinbarung mit einem Schuldanerkenntnis kombiniert werden, kann dieses im Falle des Ausbleibens von Raten von juristischem Vorteil sein. Die Alternative beziehungsweise der nächste Schritt ist das gerichtliche Mahnverfahren. Das Unternehmen beantragt einen Mahnbescheid, welcher dem Schuldner eine Frist von 14 Tagen zur Bezahlung der Schuld setzt. Verstreicht diese Frist und wird kein Widerspruch eingelegt, so kann der Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Nun ist es möglich, einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen und die Schulden eintreiben zu lassen. Bei Zahlungsunfähigkeit führt der Vollstreckungsbescheid jedoch nicht zum Erfolg und das Unternehmen muss die vorgenommenen Ausgaben selbst tragen. Aus Unternehmenssicht ergibt sich in Bezug auf die offenen Posten noch ein weiterer Nachteil: Die Debitorenforderungen haben einen Anteil an der Bilanzsumme. Sie erhöhen den Gewinn. Es müssen Umsatzsteuern und Ertragssteuern abgeführt werden. Das Unternehmen konnte jedoch noch keinen Geldeingang verzeichnen und ist in Vorleistung gegangen. Forderungsbestände wirken sich daher negativ auf die Liquidität des Unternehmens aus und müssen zeitnah ausgeglichen werden.