Debitorenbuchhaltung

Ein Debitor ist ein Kunde eines Unternehmens, der Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung kauft. Die Kundenbeziehung zu einem Debitor ist folglich von Forderungen geprägt, die noch beglichen werden müssen. Solche Forderungen unterliegen grundsätzlich einem Ausfallrisiko. Deshalb sollten Sie die Debitoren Ihres Unternehmens über eine separate Finanzbuchhaltung, die sogenannte Debitorenbuchhaltung, verwalten und überwachen. Die finanzielle Planungssicherheit Ihres Unternehmens kann deutlich verbessert werden, wenn Ausfallrisiken von der Finanzbuchhaltung kalkulatorisch ausgedrückt und berücksichtigt werden. Außerdem können die Verluste durch Forderungsausfälle auf diesem Weg verringert oder teilweise sogar ganz vermieden werden.

Zentrale Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind die Durchführung von Lastschriften und Mahnverfahren. Erfolgreiche Debitorenbuchhaltung ist aber vor allem erfolgreiches Informationsmanagement. Umgangssprachlich wird jedoch häufig vom Forderungsmanagement gesprochen. Das Forderungsmanagement ist bei näherer Betrachtung jedoch ein deutlich größerer Arbeitsbereich.

Debitorenbuchhaltung & Informationsmanagement

Das Modell des Kaufs auf Rechnung ist sehr erfolgreich und eine zentrale Säule des heutigen Wirtschaftssystems. Debitoren sind häufig langjährige und sehr verlässliche Kunden. Dennoch ergeben sich aus diesem Geschäftsmodell erhebliche Risiken, bspw. wenn ein wichtiger Debitor von der Insolvenz bedroht ist und aufgrund der Höhe der offenen Forderungen ein Spill-Over-Effekt droht, der dann auch Ihr Unternehmen in den Abgrund reißen kann. Auch nicht-existenzgefährdende Forderungsausfälle können das Gesamtergebnis eines Unternehmens entscheidend verschlechtern und sogar das Ergreifen von Chancen in anderen Geschäftsfeldern aufgrund fehlender Liquidität verhindern.

Deshalb ist es für eine erfolgreiche Debitorenbuchhaltung unerlässlich, die vorhandenen Informationen sinnvoll zu managen. Selbstverständlich gehört hierzu die Überwachung der offenen Forderungen. Wenn alle Kontobewegungen und die zugehörigen Belege händisch überprüft werden, ist dies ein sehr langwieriger und fehleranfälliger Prozess, bei dem absolut kein Fehler passieren darf. Deswegen nutzen viele Unternehmen lexoffice um Zahlungen automatisch abzugleichen und die eigene Debitorenbuchhaltung auf solide Standbeine zu stellen.

Debitorenbuchhaltung & Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement ist eine Disziplin, die sich in den achtziger Jahren des letzten Jahrhunderts in Deutschland etabliert hat. Die zentrale Aufgabe des Forderungsmanagements ist die Reduktion von Forderungsausfällen sowie die Gewährleistung der Liquidität des Unternehmens. Viele Unternehmen greifen deshalb auf die Dienste von Inkassounternehmen zurück, um die Aufgaben des Forderungsmanagements an Externe auszulagern.

Die Auslagerung der Debitorenbuchhaltung bzw. des gesamten Forderungsmanagements hat den großen Vorteil, dass sich die jeweiligen Unternehmen das Einstellen von spezialisierten Finanzbuchhaltern sparen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Einfordern von Geld nicht direkt in die Kundenbeziehung hineinspielt. Stattdessen wird dieser unangenehme Teil einer Geschäftsbeziehung von Dritten übernommen. Die großen Nachteile der Auslagerung des Forderungsmanagements bzw. der Debitorenbuchhaltung sind, dass ein Unternehmen nicht mehr den vollen Überblick über den Stand der Forderungen hat, wenn diese von einem Dritten verwaltet werden. Außerdem kann es sehr gut sein, dass ein beauftragtes Inkassounternehmen mit einer anderen Ansprache und Tonalität arbeitet, als es das beauftragende Unternehmen tut. So können ganz neue Irritationen eine Kundenbeziehung zerrütten, die trotz eines Befundes im Forderungsmanagement bspw. aus Sicht der Geschäftsführung dennoch wünschenswert ist bzw. wünschenswert war.