Debitorenbuchhaltung
Inhaltsverzeichnis
Was ist Debitorenbuchhaltung?
Mit einer Debitorenbuchhaltung managen Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihren Kund:innen. Es handelt sich um einen speziellen Teil der Buchführung, genauer ist sie ein Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Man spricht in diesem Kontext auch vom unternehmerischen Forderungsmanagement.
Ein Debitor ist ein:e Kund:in eines Unternehmens, der oder die Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung kauft. Die Kund:innenbeziehung zu einem Debitor ist folglich von Forderungen geprägt, die noch beglichen werden müssen. Solche Forderungen unterliegen grundsätzlich einem Ausfallrisiko. Deshalb sollten Sie die Debitoren Ihres Unternehmens über eine separate Finanzbuchhaltung verwalten und überwachen.
Das sind die Unterschiede zwischen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung:
Abb. 1: Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung Aufgaben
Zentrale Aufgaben sind die Durchführung von Lastschriften und Mahnverfahren. Erfolgreiche Debitorenbuchhaltung ist aber vor allem erfolgreiches Informationsmanagement. Umgangssprachlich wird jedoch häufig vom Forderungsmanagement gesprochen. Das Forderungsmanagement ist bei näherer Betrachtung jedoch ein deutlich größerer Arbeitsbereich.
Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind vielfältig und teilen sich in mehrere Bereiche auf:
Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement behandelt alle Forderungen. Für diese Forderungen müssen Rechnungen erstellt werden. Außerdem wird über ein übersichtliches Verfahren festgehalten, welche Forderungen bezahlt wurden und welche nicht.
Informationsmanagement
Über die Kund:innen werden Informationen gesammelt. Im Grunde geschieht das fast automatisch, da schon das Kaufverhalten und die Einhaltung von Zahlungsfristen, die Nutzung von Skonto oder Zahlungsverzüge Informationen liefern.
Diese Informationen werden im Rahmen des Debitoren-Scorings verwendet.
Debitoren-Scoring
Das Debitoren-Scoring analysiert das Zahlungsverhalten und leitet daraus Informationen über die Kreditwürdigkeit von Kund:innen ab. Das ist wichtig, um langfristig Zahlungsausfälle zu vermeiden.
So können Kund:innen, die öfter in Zahlungsverzug geraten, frühzeitig erkannt werden. Bestimmte Aufträge werden dann nur noch per Vorabzahlung oder direkt an andere Kund:innen vergeben
Mahnwesen
Das Mahnwesen wird dann tätig, wenn eine Forderung nicht innerhalb der Frist beglichen wird. Die ersten Mahnungen werden im Rahmen des Mahnwesens selbst verschickt. Bei weiterem Zahlungsverzug kann es aber auch notwendig werden, weitere Maßnahmen zu ergreifen.
Im Rahmen des Mahnwesens werden gerichtliche Mahnverfahren beantragt oder ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Forderung beauftragt.
Abb. 2: Debitorenbuchhaltung Aufgaben
Das Debitorenkonto
Um offene Forderungen immer gut im Blick zu behalten, werden im Rahmen der Buchhaltung sogenannte Debitorenkonten angelegt. Jede:r Schuldner:in bekommt so ein Debitorenkonto zugewiesen.
Auf dem Debitorenkonto werden alle Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verbucht, die vom entsprechenden Kunden oder der Kundin offen sind.
Es ist auch möglich, Kund:innen in einem Debitorenkonto zu führen. Dabei spricht man von einer Debitorengruppe. Das ist dann sinnvoll, wenn Kund:innen beispielsweise miteinander in Verbindung stehen oder Sie nur selten mit ihnen Geschäfte machen. Dann lohnt sich nicht immer ein einzelnes Debitorenkonto.
Debitorenkonten sind besonders wichtig für die Übersichtlichkeit und Organisation offener Forderungen. Zusätzlich dienen sie aber auch dem Mahnwesen als Basis für die Einleitung von Mahnverfahren und dem Debitoren-Scoring als Informationsquelle über das Zahlungsverhalten von Kund:innen.
Die Führung von Debitorenkonten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und auch die Verwaltung ist frei gestaltbar.
Vorteile
Die finanzielle Planungssicherheit Ihres Unternehmens kann deutlich verbessert werden, wenn Ausfallrisiken von der Finanzbuchhaltung kalkulatorisch ausgedrückt und berücksichtigt werden. Außerdem können die Verluste durch Forderungsausfälle auf diesem Weg verringert oder teilweise sogar ganz vermieden werden.
Die Debitorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Sie den Überblick über alle Kund:innen behalten. Zudem vereinfacht sie gewisse Abläufe.
So können beispielsweise mit Debitorennummern und Kreditorennummern die Anzahl an Buchungen und Unstimmigkeiten verringert werden.
Die Debitorenkonten vereinfachen die Verbindung von Rechnungen und Zahlungen. Außerdem wird die Informationsbeschaffung erleichtert und somit auch die zukünftige Planung mit bestimmten Kunden und Kundinnen.
Was Sie zur Debitorenbuchhaltung wissen müssen
Mit der Debitorenbuchhaltung werden Forderungen erfasst und verwaltet. Gleichermaßen arbeitet dieser Teilbereich auf die Realisierung von offenen Posten in den Bereichen Lieferungen und Leistungen hin, indem die Mahnstufen mit der Debitorenbuchhaltung ebenfalls verwaltet werden. Es werden die laufenden Geschäftsvorfälle aus dem Kund:innengeschäft eines Unternehmens bearbeitet. Außerdem ist hier das betriebliche Mahnwesen angesiedelt und Lastschriften werden eingezogen.
Im Zusammenhang mit Kund:innenkontakten ist immer das mögliche Ausfallrisiko zu beachten, dass bei dem einzelnen Kunden oder der Kundin bei der Forderung gegen ihn oder sie besteht.
In der Verwaltung der Debitoren wird es deshalb auch darum gehen, die Kreditwürdigkeit potentieller Kund:innen vorab festzustellen, um dieses Risiko zu minimieren. Auch verwaltet dieser Bereich der Buchhaltung mögliche Kreditlinien, die Kund:innen eingeräumt werden.
Die Debitorenbuchhaltung kann ihre Aufgabe als Forderungsmanagement nur erfüllen, wenn alle Rechnungen, Gutschriften, anderweitige Forderungen sowie Zahlungen – also alle laufenden Geschäftsvorfälle im Debitorenbereich – sorgfältig und vollständig verbucht werden. Die Debitorenbuchhaltung bildet die entsprechenden Geschäftsvorfälle im Forderungsbestand und idealerweise in einer gesonderten Liste offener Posten ab.
Debitorenkonten sind regelmäßig klassische Kontokorrentkonten. In der Praxis arbeitet man mit Debitorengruppen sowie der Zuweisung gesonderter Debitorenkonten auf einzelne Debitoren.
Die erwähnte Liste der offene Posten ist der erste Schritt im außergerichtlichen Mahnwesen, das das Unternehmen ebenfalls im Kontext der Debitorenbuchhaltung betreibt.
Debitorenforderungen prägen maßgeblich die Bilanzsumme des Unternehmens und den Gewinn oftmals vor Geldzufluss. Auf der anderen Seite wirken hohe Forderungen in der Debitorenbuchhaltung negativ auf die Liquidität ein. Eine gute Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen essenziell.
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