Debitor

Was ist ein Debitor? Eine Begriffsklärung

Debitor bedeutet Schuldner und stammt vom lateinischen Wort „debere“, also schulden, ab. Als Schuldner wird jeglicher Abnehmer einer Ware oder Dienstleistung bezeichnet, der dem Kreditor das entsprechende Entgelt für die gelieferte Ware oder die in Anspruch genommene Dienstleistung noch nicht erbracht hat, sprich: schuldet. Der Begriff des Debitors ist im Rechnungswesen das Gegenstück zum Kreditor, dem Gläubiger. Beim Austausch von Waren, Dienstleistungen und Geldbeträgen gibt es stets einen Schuldner und einen Gläubiger.

Seitens des Kreditors bestehen demnach Forderungen an den Debitor. Letzterer ist verpflichtet, seine Schuld gegenüber dem Kreditor zu einem vorher vereinbarten Zahlungstermin zu begleichen. Der Zahlungstermin kann auch ein Zahlungszeitraum sein und wird als Zahlungsfrist oder Zahlungsziel bezeichnet. Man nennt solche Transaktionen deshalb auch Zielkäufe. Sie stehen im Gegensatz zu Barkäufen, bei denen die Zahlung unmittelbar nach Erbringung der Leistung stattfindet. Im Prinzip ist also jeder Kunde, der eine Leistung auf Rechnung erhält, automatisch ein Debitor. Praktisch jede natürliche oder juristische Person und jedes Unternehmen kann beide Rollen einnehmen.

Debitoren in der Buchhaltung

Zur Verwaltung der Forderungen an Schuldner gibt es in der Finanzbuchhaltung einen speziellen Teilbereich: die Debitorenbuchhaltung. Sie wird bei der doppelten Buchführung in einem Nebenbuch erfasst. In manchen Unternehmen heißt dieser Bereich auch Offene-Posten-Buchführung. Sie wird im Kundenstamm mit angelegt:

In der Debitorenbuchhaltung wird jedem Schuldner eine spezielle Debitorennummer bzw. Kundennummer sowie ein entsprechendes Sachkonto zugeteilt. Teil der Debitorenverwaltung sind:

  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Ratenzahlungen
  • Zahlungserinnerungen

Die Debitorenbuchführung ist Teil des Forderungsmanagements eines Unternehmens. Sie umfasst die Berechnung von Ausfallquoten ebenso wie das Sammeln von Informationen bezüglich der Zahlungsmoral der Schuldner.

Unterschied Debitorennummer und Kundennummer

Obwohl die Debitoren- und Kundennummer oft synonym verwendet werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Begriffe:

  • Kundennummer: Dient zur Identifizierung eines Datensatzes im CMS eines Unternehmens.
  • Debitorennummer: Hierbei handelt es sich um die Identifizierung eines Kunden in der Debitoren-Buchhaltung.

Hilfe bei der Debitoren-Verwaltung

Ein effizientes Forderungsmanagement in der Buchführung, zu dem auch das Mahnwesen gehört, ist zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und zur Sicherung der Liquidität eines Unternehmens unverzichtbar. Die meisten Unternehmen benutzen hierfür eine spezielle Software, z.B. lexoffice Buchhaltung & Finanzen.

Der Gegenpart zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung: In diesem Bereich wird darüber Buch geführt, welche Rechnungen das Unternehmen selbst offen hat. Gerade für kleinere Betriebe, in denen eine Person beide Bereiche der Finanzbuchhaltung übernimmt, ist die Verwendung einer Software, wie der von lexoffice, nahezu unentbehrlich.

Bilanzrechnung und Debitorenziel

In der Bilanzrechnung wird zum Jahresabschluss die Summe aus allen Forderungen an die Debitoren des Unternehmens aufgeführt. Das wird unter unter der Position Forderungen aus Lieferung und Leistung vermerkt. Festgeschrieben ist das in § 266 im Handelsgesetzbuch (HGB). Ziel jedes Unternehmens ist es, die ausstehenden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen so gering wie möglich zu halten, um seine Liquidität zu wahren.

In der Bilanzanalyse wird dazu auch die Kennzahl des Debitorenziels berechnet, welche die Umschlagsgeschwindigkeit der geschuldeten Forderungen angibt: Je kürzer das Debitorenziel, umso besser die Zahlungsmoral der Kunden.

Kreditorische Debitoren: Was bedeutet das?

Es kommt hin und wieder vor, dass ein Debitor eine Gutschrift erhält. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Lieferung mangelhaft war oder ein Teil der Waren beanstandet und zurückgeschickt wurde. Ist für die Waren bereits eine Zahlung erfolgt, so wird dem Kunden nach der Reklamation ein Teil des Betrages gutgeschrieben. Er wird somit zum kreditorischen Debitor. Das Unternehmen hat dem Gläubiger gegenüber also eine Verbindlichkeit. Die Gutschrift wird dann in der Regel mit der nächsten Lieferung verrechnet.

Geschieht das im Laufe des Wirtschaftsjahres, verursacht dies keinerlei Aufwand. Findet das Ganze jedoch während der Phase des Jahresabschlusses statt, so greift das sogenannte Saldierungsverbot, siehe § 246 im HGB. Der Grund: Die Gutschrift fällt dann auf zwei Kalenderjahre. Die Summe der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen darf nicht durch einen negativen Saldo aufseiten der Debitorenkonten gemindert werden. Der Betrag muss demnach in der Bilanz unter Sonstige Verbindlichkeiten verbucht werden.

Gegenstand der Verpflichtung

Handelt es sich beim Debitor um einen Kreditnehmer, schuldet er dem Kreditor naturgemäß einen Geldbetrag. Doch auch Waren können der Gegenstand der ausstehenden Schuld sein. Wenn beispielsweise eine Anzahlung getätigt wurde und ein Lieferant die Ware noch nicht geliefert hat, gilt dieser ebenfalls als Schuldner. Diese Situation wird dann Debitorenrisiko genannt.

Solch eine Forderung wird in der Bilanz separat auf einem Sachkonto unter Geleistete Anzahlungen verbucht. Es handelt sich dabei in der Buchhaltung nicht um Haben-Posten. Sie stehen auf der Aktivseite als Vermögenswerte, da sie eben Forderungen darstellen. Selbst wenn es sich bei dem Lieferanten um einen vertrauten Kreditor des Unternehmens handelt, verbietet das Saldierungsverbot die Verrechnung mit der Anzahlung.

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