Doppelte Buchführung / Buchhaltung

Was genau ist die doppelte Buchführung?

Unter der doppelten Buchführung versteht man, dass jeder Geschäftsvorfall – wie zum Beispiel das Schreiben einer Rechnung oder die Barzahlung einer Rechnung über die Kasse – nicht nur einen Eintrag in der Buchhaltung (eine Buchung) erfordert, sondern immer zwei.
Die doppelte Buchführung basiert nämlich auf zwei sogenannten Konten (z.B. Kasse und Umsatzerlöse) mit jeweils einer Soll und einer Haben Seite. Wenn eine Ausgabe oder eine Einnahme gebucht wird, erfolgt daher ein Eintrag auf der Soll-Seite eines Kontos (z.B. das Konto Kasse) und parallel ein Eintrag – mit dem identischem Betrag – auf der Haben Seite des entsprechenden Gegen-Kontos (z.B. Umsatzerlöse). Dabei müssen sich beide Konten in Summe immer ausgleichen.
Zusammengefasst kann man also sagen:

1 Geschäftsvorfall  =  2 Buchungen auf 2 unterschiedlichen Konten

 

Buchungskonten und  das Soll / Haben Konto

Es gibt zwei Arten von Konten – die Bestandskonten (z.B. die Kasse) und die Erfolgskonten (z.B. die Umsatzerlöse). Jedes Konto wiederum besteht aus einer Soll und einer Haben Seite. Beispielsweise gibt es jeweils Konten für Einnahmen, Fahrzeugkosten, die Kasse, die Bank, Büroausstattung oder Miete. Es ist sinnvoll von Anfang an alle Geschäftsvorfälle  gleich dem richtigen Buchungskonto zuzuordnen – z.B. mit einer Buchhaltungssoftware. So haben Sie später eine detaillierte Übersicht darüber, wie sich Ihre Einnahmen und Ausgaben zusammensetzen.

Vorsicht:
Die Bezeichnungen Soll und Haben sind bei der doppelten Buchführung nicht identisch mit der Bedeutung von Minus und Plus wie man es vom eigenen Bankkonto kennt. Was auf der Soll oder auf der Haben Seite erfasst wird hängt davon ab, ob es sich bei dem Konto um ein Akiva oder Passiva Konto handelt. Bei Aktiva Konten wird eine Bestandserhöhung immer auf der Soll Seite gebucht (daher ist Soll hier positiv). Bei Passiva Konten wird eine Bestandserhöhung immer auf der Haben Seite gebucht  (daher ist Haben hier positiv).
Die Kasse ist zum Beispiel ein Aktiva Konto und daher wird eine Barzahlung – die in diesem Fall den Bargeldbestand in der Kasse erhöht – auf der Soll Seite erfasst.

 

Der Buchungssatz

Jeder Geschäftsvorfall wird in einem Buchungssatz mit folgenden Informationen beschrieben:

  • Belegdatum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • das Soll-Konto und das Haben-Konto
  • Notiz (optional)

Die allgemeine Kurzform dafür lautet: SOLL an HABEN.

Ein Beispiel:
Ein Kunde kauft in Ihrem Geschäft einen Bürostuhl für 238,00 EURO und bezahlt diesen bar. Der Buchungssatz würde dann wie folgt aussehen:

(Soll) Kasse 238,00 EUROan  (Haben) Umsatzerlöse 200,00 EURO
an  (Haben) Umsatzsteuer   38,00 EURO

In diesem Fall wird der Bestand der Kasse um 238 EURO erhöht und gleichzeitig der Betrag auf das Konto Umsatzerlöse (200 Euro) und Umsatzsteuer (38 EURO) aufgeteilt.

Tipp:
Wer es einfach haben und sich keine Gedanken um komplizierte Buchungssätze machen will, nutzt am besten eine Buchhaltungssoftware. Damit kann man auch als Laie die doppelte Buchführung einfach, schnell und intuitiv während des laufenden Betriebes gleich mitmachen und so von den Vorteilen einer eigenen Buchhaltung profitieren.

 

Wer muss die doppelte Buchführung machen?

Grundsätzlich sind nach den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften jeder Kaufmann und jeder, der ein Gewerbe betreibt, buchführungspflichtig. Wer buchführungspflichtig ist, ist gleichzeitig auch verpflichtet eine doppelte Buchführung zu machen.

Auch die Rechtsform des Unternehmens kann bestimmen, ob man eine doppelte Buchführung machen muss. Bei diesen Unternehmens-Rechtsformen ist sie grundsätzlich Pflicht:

Doch nicht jeder Unternehmer ist zwangsläufig zur doppelten Buchführung verpflichtet. Insbesondere für Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung oder Einzelunternehmen mit geringen Umsätzen gibt es Ausnahmen. Wer sich nicht sicher ist, ob er aufgrund der Rechtsform oder seines Umsatzes verpflichtet ist, sollte dies im Zweifel mit einem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt abklären.

Ausnahme für Kaufleute

Durch das Bilanzmodernisierungsgesetz – kurz BilMoG – sind Einzelkaufleute, die einen jährlichen Umsatz von 600.000 Euro (vor 2016: 500.000 Euro) und einen Gewinn von 60.000 Euro (vor 2016: 50.000 Euro) in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschreiten von der Buchführungspflicht befreit (§ 241a HGB). Diese müssen dann nicht zwingend eine doppelte Buchhaltung machen und können den Gewinn per Einnahmeüberschussrechnung berechnen.

 

Muss man als Freiberufler doppelte Buchhaltung machen?

Freiberufler sind von der Buchführungspflicht ausgenommen (§ 141 AO) und damit auch nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Als Freiberufler gelten alle selbstständigen

  • Wissenschaftler
  • Schriftsteller
  • Autoren
  • Künstler
  • Lehrer
  • Erzieher
  • Rechtsanwälte
  • Ärzte
  • Tierärzte
  • Zahnärzte
  • Heilpraktiker
  • Dentisten
  • Krankengymnasten
  • Architekten
  • Ingenieure
  • Notare
  • Patentanwälte
  • Vermessungsingenieure
  • Handelschemiker
  • Wirtschaftsprüfer
  • Steuerberater
  • Volkswirte
  • Betriebswirte
  • Buchprüfer
  • Steuerbevollmächtigten
  • Bildberichterstatter
  • Journalisten
  • Dolmetscher
  • Übersetzer
  • sowie alle ähnlichen Berufe

Aber Vorsicht:
Auch wenn Sie Freiberufler sind können sie unter bestimmten Bedingungen  zur doppelten Buchhaltung verpflichtet werden – zum Beispiel wenn die freiberufliche Tätigkeit im Rahmen einer GmbH erfolgt.

 

Tipp:
Selbst wenn man vom Gesetzgeber nicht verpflichtet ist eine doppelte Buchführung zu erstellen, lohnt es auch für Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige die Buchhaltung gleich von Anfang an professionell zu machen.  Denn das bringt gleich zwei entscheidende Vorteile:

  1. Wer seine Buchhaltung als doppelte Buchhaltung macht, erhält schnellere und genauere Einblicke in die Finanzen seines Unternehmens und kann damit besser und effizienter steuern und z.B.  Liquiditätsengpässe oder aus dem Ruder laufende Kosten schneller erkennen und vermeiden. Durch doppelte Buchführung fallen Fehler und Unstimmigkeiten nämlich sofort auf.
  2. Wer von Anfang an – zum Beispiel als Gründer – doppelt bucht hat später Vorteile wenn das Unternehmen wächst und aufgrund von höherem Umsatz oder geänderter Rechtsform buchführungspflichtig wird.
    Damit spart man sich später die Umstellung und damit Zeit und Geld.

Und das Beste:  Wer gleich ein modernes Buchhaltungsprogramm wie lexoffice einsetzt, kann nicht nur die Vorteile der doppelten Buchführung nutzen, sondern seine Buchhaltung dank der intuitiven und einfach verständlichen Funktionen der Buchhaltungssoftware lexofficed im Geschäftsalltag fast automatisch mit erledigen. Übrigens lexoffice macht das schon automatisch. Sie finden dort bspw. direkt eine Buchungsübersicht