Was ist die doppelte Buchführung?
Jedes Geschäftsunternehmen ist dazu verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall zu dokumentieren und zu verbuchen. Je nach Größe und Geschäftsform des Unternehmens muss dies in einer sogenannten doppelten Buchführung geschehen. Welche Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall – wie zum Beispiel das Schreiben einer Rechnung oder die Barzahlung einer Rechnung über die Kasse, wie der Name es verrät, doppelt verbucht: auf einem Konto und einem Gegenkonto.
Die doppelte Buchführung basiert nämlich auf zwei sogenannten Konten (z.B. Kasse und Umsatzerlöse) mit jeweils einer Soll und einer Haben Seite. Wenn eine Ausgabe oder eine Einnahme gebucht wird, erfolgt daher ein Eintrag auf der Soll-Seite eines Kontos (z.B. das Konto Kasse) und parallel ein Eintrag – mit dem identischem Betrag – auf der Haben Seite des entsprechenden Gegen-Kontos (z.B. Umsatzerlöse). Dabei müssen sich beide Konten in Summe immer ausgleichen.
Zusammengefasst kann man also sagen:
1 Geschäftsvorfall = 2 Buchungen auf 2 unterschiedlichen Konten
Dabei bildet die Grundlage einer jeden doppelten Buchfühung die Bilanz, die am Anfang sowie am Ende des Jahres erstellt wird und Einblick in die aktuelle Finanzlage des Unternehmens gewährt. Basierend auf dieser wird ersichtlich, ob das Unternehmen Gewinne oder Verluste gefahren hat und auf welcher Grundlage es besteuert werden muss.
Die Grundlagen der doppelten Buchführung
Für die doppelte Buchführung muss eine Bilanz angelegt werden. Diese unterteilt sich in zwei Bereiche:
- Die Aktiv-Seite, die die Vermögensverwendung umfasst sowie
- Die Passiv-Seite, die die Vermögensherkunft beschreibt.
Die Aktiv- sowie Passiv-Seiten sind selbst nochmals in verschiedene Bestandskonten unterteilt, die oft standardisierten Kontenplänen folgen.
Beispiele für Aktiv-Konten:
- Anlagevermögen wie: Sachanlagen, Finanzanlagen, immaterielle Vermögensgegenstände
- Umlaufvermögen: Kassenbestand, Bankguthaben, Forderungen, Vorräte etc.
Beispiele für Passiv-Konten:
Die genaue Gliederung und die Vorgaben für die Bilanzierung sind in Handelsgesetzbuch im §266 genau aufgeschlüsselt und festgelegt.
Jeder Geschäftsvorfall muss nun auf zwei Konten verbucht werden. Falls Sie beispielsweise eine Verbindlichkeit per Banküberweisung begleichen, würde dies also sowohl auf dem Aktiv- Bestandskonto „Bank“ als auch im Passiv-Bestandskonto „Verbindlichkeit“ gebucht werden.
Am Ende des Jahres werden sämtliche Bestandskonten in der Bilanz mit aktuellem Stand aufgelistet und damit die sogenannte Schlussbilanz (oft auch Jahresabschluss genannt) erstellt.
Vorsicht:
Die Bezeichnungen Soll und Haben sind bei der doppelten Buchführung nicht identisch mit der Bedeutung von Minus und Plus wie man es vom eigenen Bankkonto kennt. Was auf der Soll oder auf der Haben Seite erfasst wird hängt davon ab, ob es sich bei dem Konto um ein Aktiva oder Passiva Konto handelt. Bei Aktiva Konten wird eine Bestandserhöhung immer auf der Soll Seite gebucht (daher ist Soll hier positiv). Bei Passiva Konten wird eine Bestandserhöhung immer auf der Haben Seite gebucht (daher ist Haben hier positiv).
Die Kasse ist zum Beispiel ein Aktiva Konto und daher wird eine Barzahlung – die in diesem Fall den Bargeldbestand in der Kasse erhöht – auf der Soll Seite erfasst.
Der Buchungssatz
Jeder Geschäftsvorfall wird in einem Buchungssatz mit folgenden Informationen beschrieben:
- Belegdatum
- Belegnummer
- Betrag
- das Soll-Konto und das Haben-Konto
- Notiz (optional)
Die allgemeine Kurzform dafür lautet: SOLL an HABEN.
Ein Beispiel:
Ein Kunde kauft in Ihrem Geschäft einen Bürostuhl für 238,00 EURO und bezahlt diesen bar. Der Buchungssatz würde dann wie folgt aussehen:
| (Soll) Kasse 238,00 EURO | an (Haben) Umsatzerlöse 200,00 EURO |
| an (Haben) Umsatzsteuer 38,00 EURO |
In diesem Fall wird der Bestand der Kasse um 238 EURO erhöht und gleichzeitig der Betrag auf das Konto Umsatzerlöse (200 Euro) und Umsatzsteuer (38 EURO) aufgeteilt.
Tipp:
Wer es einfach haben und sich keine Gedanken um komplizierte Buchungssätze machen will, nutzt am besten eine Buchhaltungssoftware. Damit kann man auch als Laie die doppelte Buchführung einfach, schnell und intuitiv während des laufenden Betriebes gleich mitmachen und so von den Vorteilen einer eigenen Buchhaltung profitieren.
Wie funktioniert die Doppelte Buchführung
Jeder Vorgang in der doppelten Buchführung verläuft nach den gleichen Prinzipien.
- Die Aktivseite beschreibt die Vermögensverwendung
- Die Passivseite beschreibt die Vermögensherkunft
- Die linke Seite eines Kontos ist immer die Soll-Seite, rechts liegt die Haben-Seite
- Bei Aktivkonten werden Zahlungszuflüsse im Soll und Zahlungsabflüsse im Haben verbucht
- Bei Passivkonten werden Zahlungszuflüsse im Haben und Zahlungsabflüsse im Soll verbucht
Dadurch, dass jeder Vorgang sowohl auf einem Aktiv- als auch auf einem Passiv-Konto verbucht wird, sollte die Bilanzsumme auf beiden Seiten immer den gleichen Wert aufweisen. Gibt es Unterschiede, ist in mindestens einem Fall die Gegenbuchung nicht erfolgt und die Bilanz somit nicht im Gleichgewicht. Die lexoffice Bilanz Vorlage lässt sich flexible und leicht ausfüllen.
Jedes Bestandskonto muss über einen Anfangsbestand (AB) verfügen. Dieser wird direkt aus der letzen Bilanz übertragen und wird bei Aktivkonten auf der Soll-Seite und bei Passiv-Konten auf der Haben-Seite eingetragen.
Die Grundtypen von Buchungen
Insgesamt gibt es vier Grundtypen, die bei der Buchung von Vorgängen angewandt werden. Beim Aktivtausch sind nur Bestandskonten der Aktivseite betroffen, die Bilanzsumme verändert sich also nicht. Beim Passivtausch erfolgt die Buchung im logischen Rückschluss also nur auf Konten der Passiv-Seite, auch hier bleibt die Bilanzsumme gleich.
Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung ist mindestens je ein Bestandskonto der Aktiv- und der Passiv-Seite betroffen. Kommt es dabei zu einer Mehrung auf der Aktiv-Seite, schlägt sich diese auch in der Mehrung der Bilanzsumme nieder.
Bei der Aktiv-Passiv-Minderung hingegen mindert sich das Bestandskonto der Aktivseite, was dann natürlich auch eine Minderung der Bilanzsumme zur Folge hat.
Die Gewinn- und Verlustrechnung in der Buchführung (GuV)
Eines der wohl wichtigsten Bestandskonten ist das Gewinn- und Verlustkonto, welches ein Unterkonto der Passiv-Seite „Eigenkapital“ darstellt. Deshalb gilt das GuV-Konto auch oft als Sammelkonto, um die Übersichtlichkeit des Kontos Eigenkapital zu wahren.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Bilanz. Hier wird auf einen Blick ersichtlich, ob das Unternehmen über das Jahr Gewinn oder Verlust gemacht hat. Da dies ein Passiv-Konto ist, werden die Erträge im Haben gebucht, während Zahlungen und Aufwendungen im Soll gebucht werden.
Im Soll des GuV-Kontos werden sämtliche Posten wie Wareneinsatz, Personalkosten, Miete, Steuern Energie, Werbekosten, Betriebskosten, etc. aufgeführt. Ins Haben kommen Umsatzerlöse, außerordentliche Erträge, Zuschüsse und Zinserträge.
Nachdem sämtliche Erträge und Aufwendungen gegengerechnet wurden, ergibt sich der Gewinn oder Verlust, welcher dann im Konto „Eigenkapital“ festgehalten wird.
Während die Gesamtbilanz „nur“ Auskunft darüber gibt, ob ein Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat, erhält man bei der GuV einen genauen Vergleich von Aufwand und Ertrag.
Wer muss die doppelte Buchführung machen?
Grundsätzlich sind nach den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften jeder Kaufmann und jeder, der ein Gewerbe betreibt, buchführungspflichtig. Wer buchführungspflichtig ist, ist gleichzeitig auch verpflichtet eine doppelte Buchführung zu machen.
Auch die Rechtsform des Unternehmens kann bestimmen, ob man eine doppelte Buchführung machen muss. Bei diesen Unternehmens-Rechtsformen ist sie grundsätzlich Pflicht:
- Offene Handelsgesellschaft – OHG
- Kommanditgesellschaft – KG
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH und GmbH & Co.KG
- Aktien Gesellschaft – AG
Doch nicht jeder Unternehmer ist zwangsläufig zur doppelten Buchführung verpflichtet. Insbesondere für Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung oder Einzelunternehmen mit geringen Umsätzen gibt es Ausnahmen. Wer sich nicht sicher ist, ob er aufgrund der Rechtsform oder seines Umsatzes verpflichtet ist, sollte dies im Zweifel mit einem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt abklären.
Ausnahme für Kaufleute
Durch das Bilanzmodernisierungsgesetz – kurz BilMoG – sind Einzelkaufleute, die einen jährlichen Umsatz von 600.000 Euro (vor 2016: 500.000 Euro) und einen Gewinn von 60.000 Euro (vor 2016: 50.000 Euro) in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschreiten von der Buchführungspflicht befreit (§ 241a HGB). Diese müssen dann nicht zwingend eine doppelte Buchhaltung machen und können den Gewinn per Einnahmeüberschussrechnung berechnen.
Muss man als Freiberufler doppelte Buchhaltung machen?
Freiberufler sind von der Buchführungspflicht ausgenommen (§ 141 AO) und damit auch nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Als Freiberufler gelten alle selbstständigen
- Wissenschaftler
- Schriftsteller
- Autoren
- Künstler
- Lehrer
- Erzieher
- Rechtsanwälte
- Ärzte
- Tierärzte
- Zahnärzte
- Heilpraktiker
- Dentisten
- Krankengymnasten
- Architekten
- Ingenieure
- Notare
- Patentanwälte
- Vermessungsingenieure
- Handelschemiker
- Wirtschaftsprüfer
- Steuerberater
- Volkswirte
- Betriebswirte
- Buchprüfer
- Steuerbevollmächtigten
- Bildberichterstatter
- Journalisten
- Dolmetscher
- Übersetzer
- sowie alle ähnlichen Berufe
Aber Vorsicht:
Auch wenn Sie Freiberufler sind können sie unter bestimmten Bedingungen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet werden – zum Beispiel wenn die freiberufliche Tätigkeit im Rahmen einer GmbH erfolgt.
Tipp:
Selbst wenn man vom Gesetzgeber nicht verpflichtet ist eine doppelte Buchführung zu erstellen, lohnt es auch für Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige die Buchhaltung gleich von Anfang an professionell zu machen. Denn das bringt gleich zwei entscheidende Vorteile:
- Wer seine Buchhaltung als doppelte Buchhaltung macht, erhält schnellere und genauere Einblicke in die Finanzen seines Unternehmens und kann damit besser und effizienter steuern und z.B. Liquiditätsengpässe oder aus dem Ruder laufende Kosten schneller erkennen und vermeiden. Durch doppelte Buchführung fallen Fehler und Unstimmigkeiten nämlich sofort auf.
- Wer von Anfang an – zum Beispiel als Gründer – doppelt bucht hat später Vorteile wenn das Unternehmen wächst und aufgrund von höherem Umsatz oder geänderter Rechtsform buchführungspflichtig wird.
Damit spart man sich später die Umstellung und damit Zeit und Geld.
Und das Beste: Wer gleich ein modernes Buchhaltungsprogramm wie lexoffice einsetzt, kann nicht nur die Vorteile der doppelten Buchführung nutzen, sondern seine Buchhaltung dank der intuitiven und einfach verständlichen Funktionen der Buchhaltungssoftware lexoffice im Geschäftsalltag fast automatisch mit erledigen. Übrigens lexoffice macht das schon automatisch. Sie finden dort bspw. direkt eine Buchungsübersicht
Lohnt sich der Einsatz einer Online-Buchführungssoftware wie lexoffice?
Ja! Früher mussten umständlich für jedes Bestandskonto eigene Bücher angelegt und gepflegt werden, welches nicht viel Zeit und Nerven, sondern auch Material und Platz kostete. Eine Online-Buchführungssoftware ist einfach zu bedienen, Sie können auf bereits vorgefertigte Kontenpläne zugreifen (oder nach Ihren eigenen Vorstellungen umbenennen bzw. individualisieren) und jeder Vorgang wird Ihnen quasi Schritt für Schritt vorgegeben. So kann nichts vergessen werden und sämtliche Buchungen werden genau nach Plan durchgeführt.
Sind die Bestandskonten aktuell eingepflegt, reicht ein einziger Druck aufs Knöpfchen, um beispielsweise die Gewinn- und Verlustrechnung auf einen Blick zu erstellen und exportieren zu können. Mit einer Online-Buchführungssoftware sparen Sie also jede Menge Zeit und Kosten und durch den extrem hohen Bedienungskomfort beherrschen selbst Laien die Anwendung schon nach kurzer Einarbeitung.
Eine Online-Buchführungssoftware ist, gerade für Unternehmen, die sich (noch) keinen Steuerberater nehmen möchten, heute quasi ein unabdingbares Tool, welches die doppelte Buchführung extrem vereinfacht.
