Umsatzsteuer (USt)

Die Umsatzsteuer für Unternehmen

Die meisten Unternehmen in Deutschland und anderen Ländern zahlen eine Umsatzsteuer. Der Steuersatz variiert und manche Unternehmen sind komplett von ihr befreit. Wie sich die Umsatzsteuer berechnen lässt und welche Unternehmen sie an das Finanzamt zahlen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

USt, UStDV, UsTG, UStAE: Umsatzsteuer Abkürzungen

Wenn Sie rund um die Umsatzsteuer recherchieren, begegnen Ihnen vermutlich einige Abkürzungen, die mit ihr in Verbindung gebracht werden. Wir klären Sie in aller Kürze auf:

• MwSt: Mehrwertsteuer. Umgangssprachliches bzw. aus Sicht der Verbraucher:innen gewähltes Wort für die Umsatzsteuer.
• VSt: Vorsteuer. Bezeichnung für die Umsatzsteuer, die Sie als Unternehmer:in an ein anderes Unternehmen gezahlt haben und bei Vorsteuerabzugsberechtigung mit Ihrer eigenen vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen können.
• USt: Umsatzsteuer. Generelle Abkürzung, genereller Begriff. Aber auch Bezeichnung für die vereinnahmte Umsatzsteuer von Unternehmer:innen.
• UStG: Umsatzsteuergesetz. In diesem Gesetz finden Sie alle Regelungen zur Umsatzsteuer.
• UStAE: Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Ergänzende Hinweise, Erläuterungen der Finanzverwaltung zur Bedeutung der gesetzlichen Formulierungen und zu Zweifelsfällen.
• UStDV: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Ergänzende Hinweise, Details und Anweisungen für das Finanzamt.

Was ist die Umsatzsteuer? Definition

Die Umsatzsteuer ist vor allem in der Wirtschaft bekannt. Private Personen sprechen oft eher von der Mehrwertsteuer. Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer sind aber ein und dasselbe. Der Begriff Mehrwertsteuer hat sich in der Umgangssprache etabliert, aber er stammt, genau wie die Umsatzsteuer, aus dem Steuerrecht. Mehrwertsteuer leitet sich vom Mehrwertprinzip ab. Das Mehrwertprinzip gilt in Deutschland seit 1968.

Der Einfluss des Mehrwertprinzips auf die Umsatzsteuer ist einfach zu erklären: Jedes Unternehmen zahlt die USt auf den Mehrwert, der sich aus dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung ergibt. Die Differenz zwischen dem Einkaufspreis und dem Verkaufspreis ist also ausschlaggebend für die Umsatzsteuer.

Die USt ist eine sogenannte Verkehrsteuer. Das bedeutet, dass sie von Unternehmen gezahlt werden muss, die am Rechts- und Wirtschaftsverkehr teilnehmen.

Mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG) hat die Umsatzsteuer ein eigenes Gesetzeswerk, das die Regelungen festlegt. Laut dem UStG werden alle Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens im Inland mit der Umsatzsteuer belegt. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Geschäft zwischen Unternehmen und Privatperson (B2C) oder ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen (B2B) handelt. Verkäufe zwischen Privatpersonen sind allerdings nicht von der Umsatzsteuer betroffen.

Die USt im EU-Ausland

Bei Auslandsgeschäften in der Europäischen Union gibt es eine Umsatzsteuer, deren Höhe in jedem Land unterschiedlich ist. Der durchschnittliche Satz beträgt etwa 21 Prozent, wobei Luxemburg mit 17 Prozent den niedrigsten und Ungarn mit 27 Prozent den höchsten Satz hat.

Zur Vereinfachung wurde das Reverse-Charge-Verfahren eingeführt, bei dem das Unternehmen im eigenen Land die Umsatzsteuer für Lieferungen und Dienstleistungen aus anderen EU-Ländern zahlt. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für Auslandsgeschäfte erforderlich, und Unternehmen ohne diese Nummer können keine Geschäfte tätigen.

Wie bekommt man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) dient der eindeutigen Zuordnung der USt zu einem Unternehmen oder einer juristischen Person.

Sie wird hauptsächlich bei Handelsgeschäften zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen aus verschiedenen EU-Ländern verwendet.

Eine UID kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden, wobei Name, Adresse, Steuernummer und Anschrift des zuständigen Finanzamts angegeben werden müssen. Die Zuteilung kann bis zu zwei Monate dauern, während bestehende Unternehmen die UID in drei bis fünf Werktagen erhalten.

So funktioniert die Umsatzsteuer

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen entweder monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Das Verhältnis zwischen den Ausgaben und den Einnahmen entscheidet darüber, ob das Unternehmen eine Steuervorauszahlung leisten muss oder ob es einen Steuerüberschuss erstattet bekommt.

Ob die USt monatlich oder quartalsweise angemeldet werden muss, hängt von der Umsatzsteuerzahllast des vorausgegangenen Kalenderjahres ab:

Lag die vorausgegangene Steuerschuld bei mehr als 7.500,00 Euro, müssen Sie die Umsatzsteuer monatlich voranmelden. Unter 7.500,00 Euro reicht eine Voranmeldung alle vier Monate. Lag die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000,00 Euro, kann das Finanzamt Sie von der Pflicht zur Voranmeldung komplett befreien. Dann müssen Sie die Steuer nur jährlich entrichten.

Bei einer Neugründung liegen keine Zahlen zur Steuerschuld vor, weil bisher keine existieren. In dem Fall entscheidet das Finanzamt über die Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Der Stichtag für die Voranmeldung ist immer der zehnte Tag des Monats nach Ablauf des Zeitraums. Für die quartalsweise Voranmeldung wären das jeweils der 10. April, Juli, Oktober und Januar.

Brauchen Sie mehr Zeit, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dafür ist keine Begründung notwendig und es reicht ein formloses Schreiben. Wird Ihnen die Dauerfristverlängerung gewährt, bekommen Sie jeweils exakt einen Monat mehr Zeit für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Allerdings ist eine Dauerfristverlängerung mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Die Höhe der Vorauszahlung orientiert sich wieder an der Zahlungslast des Vorjahres und besteht aus 1/11 dieses Betrages.

Betrug Ihre Zahllast im Vorjahr beispielsweise 220.000 Euro, müssen Sie eine Sondervorauszahlung von 20.000 Euro leisten.
Die Sondervorauszahlung wird Ihnen erst mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung 2023

Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr auf absolute Richtigkeit. Grundsätzlich ändert sich an den Fristen nach Festlegung nichts, aber Anpassungen sind nicht komplett ausgeschlossen.

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2023, wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten:

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2023, wenn Sie quartalsweise Ihre Vorauszahlungen leisten:

Der Stichtag für die Umsatzsteuer ist immer der Zehnte eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, gilt der erste Werktag nach dem Zehnten.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

In Deutschland sind grundsätzlich alle Unternehmen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben und Umsätze erzielen, umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuerpflicht tritt ein, wenn die Umsätze im Vorjahr oder im laufenden Jahr voraussichtlich 17.500 Euro überschreiten.

Unternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung nutzen und sind dann von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Die Kleinunternehmer:innenregelung

Durch die Kleinunternehmer:innenregelung sind Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das bedeutet, dass Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen dürfen, aber auch keine von der Steuer absetzen können.

Umsatzsteuervorauszahlungen müssen dementsprechend nicht geleistet werden.

Das kann vorteilhaft sein, wenn Sie beispielsweise wenige Ausgaben haben, aber auch ein Nachteil, wenn Sie für Ihr Unternehmen häufig teure Maschinen oder Anlagen kaufen müssen, von deren Kosten Sie dann die USt nicht absetzen können.

Die Kleinunternehmer:innenregelung hat aber nicht nur für Sie Vor- oder Nachteile, sondern auch für Ihre Kund:innen. Bei Geschäften mit privaten Kund:innen ist die Kleinunternehmerregelung von Vorteil, weil die Kund:innen einen geringeren Preis – nämlich den ohne Umsatzsteuer – zahlen, als bei jemandem, der:die USt ausweist. Unternehmer:innen hingegen bevorzugen oft Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer, weil sie dadurch ihre eigene Umsatzsteuerzahllast senken können.

Die Kleinunternehmer:innenregelung können Unternehmen in Anspruch nehmen, deren Jahresumsatz unter 22.000,00 Euro liegt und deren Umsatz im Folgejahr vermutlich nicht über 50.000,00 Euro liegen wird.

Die Kleinunternehmer:innenregelung können Sie direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegen. Dafür müssen aber Ihre Schätzungen zu den oben genannten Umsätzen passen. Nutzen Sie die Kleinunternehmer:innenregelung nicht oder wechseln Sie von der Kleinunternehmer:innenregelung zur Regelbesteuerung, dürfen Sie die Kleinunternehmer:innenregelung frühestens in fünf Jahren wieder beantragen.

Vorteile und Nachteile der Umsatzsteuer für Unternehmen

Auf den ersten Blick scheint die Umsatzsteuervoranmeldung wie ein enormer Mehraufwand, den man lieber vermeiden würde. Meistens stellt sich aber heraus, dass der Ablauf weit weniger kompliziert ist, als zuvor angenommen. Ob sich der Aufwand lohnt, ist wiederum von Fall zu Fall unterschiedlich. Es gibt wie bei fast allem Vorteile und Nachteile.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist im Grunde eine Schutzmaßnahme, die Unternehmen vor Zahlungsengpässen schützt. Die Vorauszahlungen werden im Rahmen der Umsatzsteuererklärung Ihrem Unternehmen angerechnet.

Außerdem geben Ihnen Steuervorauszahlungen einen Eindruck davon, wie sich Ihre Geschäfte entwickeln. Eine niedrige Vorauszahlung ist auf den ersten Blick vielleicht positiv, bedeutet aber auch, dass keine hohen Umsätze zu erwarten sind, während eine hohe Vorauszahlung zwar erst mal schwer zu wiegen scheint, aber auch bedeutet, dass bald hohe Umsätze ins Haus stehen werden.

Seien Sie aber vorsichtig dabei, mit den Beträgen der Umsatzsteuer zu planen. Das Geld gehört schließlich dem Finanzamt. Viele Unternehmen haben deshalb ein zusätzliches Unterkonto, auf das die entsprechenden Beträge überwiesen werden. So ist sichergestellt, dass das Unternehmen zum Stichtag der Vorauszahlung zahlungsfähig ist.

Die USt und die Vorsteuer

Die Vorsteuer mindert Ihre Umsatzsteuerzahllast. Das funktioniert, indem Sie die gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen. Dieser Vorgang ist auch als Vorsteuerabzug bekannt.

Im Grunde verläuft der Vorsteuerabzug fast automatisch. Die Vorsteuer zahlen Sie immer, wenn Sie eine Rechnung begleichen, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Die ausgewiesene Umsatzsteuer ist für Sie die Vorsteuer. Für das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, ist es hingegen die Umsatzsteuer.

Andersherum ist die Umsatzsteuer, die Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen, auch die Vorsteuer für Ihre Kund:innen.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer? So wird sie berechnet

Sowohl die Umsatzsteuer als auch die Vorsteuer berechnen sich auf simple Weise. Die Grundlage ist immer der Nettobetrag eines Produkts oder einer Dienstleistung. Auf den Nettobetrag wird der entsprechende Steuersatz addiert und schon hat man den Endbetrag.

Praxis-Beispiel Ein Beispiel für die Berechnung der Umsatzsteuer: Angenommen, ein Unternehmen verkauft Waren für 100 Euro netto an einen Kunden. Die Umsatzsteuer beträgt in Deutschland derzeit 19%. Um die Bruttosumme zu berechnen, wird der Nettopreis mit dem Umsatzsteuersatz multipliziert: 100 Euro netto + 19% Umsatzsteuer = 19 Euro Umsatzsteuer Die Bruttosumme ergibt sich somit aus: 100 Euro netto + 19 Euro Umsatzsteuer = 119 Euro brutto Das Unternehmen müsste also 19 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und hätte insgesamt einen Umsatz von 119 Euro erzielt.

Am einfachsten ist die Berechnung der Umsatzsteuer natürlich mit einem Umsatzsteuerrechner.

Es schadet aber natürlich nicht, zu wissen, wie die USt und die Umsatzsteuerzahllast berechnet werden.

Für die Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben kennen. Diese stellen Sie dabei nämlich gegenüber.

Addieren Sie alle Netto-Verkaufspreise eines Monats bzw. eines Quartals, sehen Sie, wie viel USt Ihre Kund:innen in diesem Zeitraum gezahlt haben.

Demgegenüber stehen nun die Einkaufspreise, aus denen Sie die Vorsteuer ermitteln.

Stellen Sie Umsatz- und Vorsteuer gegenüber, erhalten Sie ein Ergebnis, bei dem es nur zwei Möglichkeiten gibt:

• Sie haben mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer gezahlt
• Sie haben mehr Umsatzsteuer als Vorsteuer gezahlt

Das Ergebnis melden Sie in Form des betreffenden Betrags in jedem Fall dem Finanzamt. Haben Sie mehr Vorsteuer gezahlt, erhalten Sie eine Rückerstattung. Haben Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt, müssen Sie das mit einer weiteren Vorauszahlung ausgleichen.

Die Buchungssätze der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer kann entweder nach dem Regelsteuersatz von 19 Prozent oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent berechnet werden. Auf diese Entscheidung haben Sie aber keinen Einfluss. Was unter welchen Steuersatz fällt, ist bereits durch das UStG festgelegt.

Grundsätzlich wird gesagt, dass der reguläre Steuersatz von 19 Prozent eher für Luxusartikel gilt, während die ermäßigte USt von 7 Prozent für Artikel gilt, die zum Grundbedarf gehören. Die Grenzen sind allerdings fließend und man kann durchaus hinterfragen, warum erst im Jahr 2020 Menstruationsprodukte in den ermäßigten Steuersatz gefallen sind. Luxusartikel sind das schließlich nicht.

Wie verwirrend die Regelungen sein können, wollen wir an einem Beispiel aus der Gastronomie erläutern:

Getränke fallen grundlegend unter den Regelsteuersatz. Für Getränke sind also immer 19 Prozent Umsatzsteuer zu berechnen. Das gilt auch in der Gastronomie. Es gibt aber Ausnahmen, wie beispielsweise Milch. Milch, sofern sie von einer Kuh kommt, hat eine Umsatzsteuer von 7 Prozent. Sojamilch oder andere Milcharten hingegen haben 19 Prozent.

Jetzt nehmen wir mal an, Sie betreiben ein Café und bieten dementsprechend auch Kaffee- und Milchmischgetränke an. Die Umsatzsteuer auf Kaffee beträgt 19 Prozent. Aber enthält der Kaffee Milch, bestimmt die Menge der Milch die USt, die Sie für den Kaffee ausweisen müssen. Besteht das Getränk zu einem größeren Teil (um die 75 Prozent) aus Milch, sinkt die Umsatzsteuer auf 7 Prozent.

Dabei spielt es auch eine Rolle, ob der Kaffee vor Ort getrunken oder „to go“ bestellt wird. Denn Speisen und Getränke zum Mitnehmen haben auch nur 7 Prozent Mehrwertsteuer. Werden sie vor Ort verspeist oder getrunken, können sie aber auch mit 19 Prozent besteuert werden. Selbst das Geschirr kann dabei eine Rolle spielen. Die Gastronomie ist ein wahrer Irrgarten des Umsatzsteuerrechts.

Die Produkte in den Buchungssätzen der USt

Zu den Produkten und Dienstleistungen, die dem regulären Steuersatz von 19 Prozent unterliegen, gehören unter anderem:

• Handwerkliche Dienstleistungen
• Getränke
• Schuhe
• Kleidung
• Wein
• Medikamente
• Fahrzeuge
• Einrichtung
• Elektronik
• Pflanzen
• Speisen im Restaurant

Zum ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent bekommen Sie unter anderem:

• Lebensmittel wie Obst, Gemüse und Milch
• Leitungswasser
• Speisen zum Mitnehmen
• Fahrkarten
• Kinokarten
• Bücher
• Zeitschriften
• Menstruationsprodukte
• Übernachtungen im Hotel

An den Menstruationsartikeln sieht man, dass durchaus Änderungen und Anpassungen möglich sind. Im Zweifelsfall informieren Sie sich lieber, bevor Sie die USt auf einer Rechnung ausweisen.

Die Umsatzsteuer kann für Unternehmen Fluch und Segen sein. Die Vorauszahlungen sind auf den ersten Blick nervig und greifen in die Zahlungsfähigkeit ein, können am Ende aber durchaus nützlich sein, um durch Rückzahlungen noch Rechnungen zu begleichen oder einen grundsätzlichen Einblick zu bekommen, wie gut oder schlecht die Geschäfte laufen.

Fazit: Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist für die meisten Unternehmen in Deutschland relevant und variiert je nach Unternehmen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht, hat jedoch Vor- und Nachteile.

Die Umsatzsteuervoranmeldung bietet Vorteile wie Schutz vor Zahlungsengpässen und Einblicke in die Geschäftsentwicklung, jedoch sollte man nicht mit dem Geld der Umsatzsteuer planen.