Rechnung

Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument eines Unternehmers, welcher durch die Rechnung den Kunden über das für den Auftrag oder Kaufvertrag fällige Zahlungsentgeld informiert. Da mit der Rechnung alle Leistungen an einen Kunden abgerechnet werden können, müssen alle relevanten Angaben in der Rechnung enthalten sein.

Aufbewahrungspflichten der Rechnungen

Rechnungen sind offizielle Dokumente und müssen entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) über 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Rechnungen im Papierformat. Bei Rechnungen auf Thermopapier müssen Sie diese zusätzlich kopieren, um ein Verblassen der Rechnung zu verhindern. Die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beginnt immer mit dem 31.12. des Jahres der Rechnungsstellung.

Das sind die wichtigen Bestandteile einer Rechnung

Es gelten für Rechnungen gewisse Standards, welche im Umsatzsteuergesetz genauer definiert sind. Laut §14 UStG zählen unter anderem folgende Bestandteile zu den verpflichtenden Angaben auf einer Rechnung:

  • Name und Anschrift sowohl des Unternehmens als auch des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzssteuer-ID
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Die Menge und Art der erbrachten Leistung oder Warenlieferung
  • Der Zeitpunkt der Warenlieferung oder der erbrachten Dienstleistung
  • Eine fortlaufende und einmalig zuzuordnende Rechnungsnummer
  • Der Rechnungsbetrag. Dieser muss aufgeschlüsselt sein in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto-Rechnungsbetrag

Weitere freiwillige und oft verwendete Rechnungsbestandteile

Viele Unternehmer machen auf ihrer Rechnung weitere Angaben, um beispielsweise dem Kunden wichtige Informationen zukommen zu lassen. Darunter fallen Angaben zur Kontoverbindung, weitere Kontaktdaten, die Kundennummer des Empfängers oder auch die Zahlungsfrist für die Rechnungslegung.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Unternehmen aus Deutschland, welche ausschließlich Geschäfte mit Partnern innerhalb der Bundesrepublik machen, können auf der Rechnung ausschließlich die Steuernummer angeben. Bei Geschäften im europäischen Ausland oder darüber hinaus muss allerdings die Umsatzsteuer-ID angegeben werden. Während die Steuernummer von Finanzamt automatisch vergeben wird, muss eine Umsatzsteuer-ID beim Finanzamt separat beantragt werden.

Die Rechnung bei Kleinunternehmern

Wer mit seinem Unternehmen weniger Umsatz als 17.500 Euro pro Jahr erzielt, gilt als Kleinunternehmer und kann die sogenannte Kleinunternehmerregelung anwenden. Damit einher geht die Befreiung von der Umsatzsteuer. Diese darf dementsprechend nicht auf der Rechnung mit angegeben werden. Abgesichert wird dies durch den auf der Rechnung anzugebenden Satz: „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“

Die Kleinstbetragsrechnung bis 150 Euro

Für Rechnungen unterhalb eines Betrages von 150 Euro inklusive Umsatzsteuer gelten vereinfachte Regeln. Eine solche Rechnung muss nur folgende Inhalte in jedem Fall enthalten:

  • Namen und Anschrift des Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Die genaue Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen für die Rechnungslegung
  • Der Rechnungsbetrag nach Steuersatz und Bruttobetrag aufgeschlüsselt

Alle weiteren Angaben können bei dieser Form der Rechnung ignoriert werden.

Die Rechnung an den Empfänger übermitteln

Rechnungen können sowohl auf elektronischem Wege als auch per Post zugestellt werden. Da seit dem Jahr 2011 Rechnungen nicht mehr signiert werden müssen, gelten auch elektronisch versendete Rechnungen als gültig. Dies spart Ihnen einiges an Kosten und beschleunigt die Rechnungsstellung nochmals deutlich. Betrachtet man die offiziellen Zahlen für Deutschland, so nimmt die Zahl der elektronisch versandten Rechnungen kontinuierlich zu.

Mit Lexoffice wird das Erstellen von Rechnungen zum Kinderspiel

Wenn Sie eine Online-Buchhaltungssoftware wie Lexoffice verwenden, so haben Sie nicht nur Ihre komplette Buchhaltung übersichtlich im Blick, sondern können auch direkt aus der Software heraus Rechnungen schreiben. Diese lassen sich mit verschiedenen Vorlagen versehen, sodass Sie beispielsweise für unterschiedliche Dienstleistungsbereiche verschiedene Informationen auf den Rechnungen unterbringen können. Bequem und komfortabel wird die Rechnung somit direkt und rechtssicher erstellt und auf Wunsch per Mail an den Empfänger weitergeleitet.