Rechnung

So geht Rechnung schreiben

Grundsätzliches zur Rechnungserstellung

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit allen wesentlichen Inhalten ist wichtig, da andernfalls keine Erstattung der Vorsteuer möglich ist. Dabei gelten folgende Vorgaben:

  • Erstellung: Rechnungen müssen in der Regel innerhalb von sechs Monaten erstellt werden.
  • Aufbewahrung: Rechnungen an Unternehmer müssen Sie 10 Jahre aufbewahren, unter anderem um diese dem Finanzamt auf Nachfrage vorzeigen zu können. Für Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken gilt eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren.

Für bestimmte Rechnungsarten müssen Sie gesonderte Anforderungen bei der Rechnungserstellung berücksichtigen. Das ist zum Beispiel der Fall bei:

  • Rechnungen über innergemeinschaftliche Leistungen
  • Rechnungen über Kleinbeträge
  • Rechnungen für Reiseleistungen

Sie können Rechnungen elektronisch übermitteln oder dem Leistungsempfänger eine Papierrechnung zukommen lassen.

Rechnungen erstellen dürfen alle Unternehmer, deren Tätigkeit gewerblich oder selbstständig ist. Privatpersonen dürfen für den Verkauf einer Ware lediglich eine Quittung ausstellen.

Diese Gesetze und Vorschriften sollten Sie im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung kennen

§ 14 UStGRegelt alles Wichtige rund um das Ausstellen von Rechnungen, beispielsweise auch, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen.
§ 14a UStGDiesem Gesetz entnehmen Sie, welche zusätzlichen Pflichten Sie bei Sonderfällen einhalten müssen, zum Beispiel, wenn Sie eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellen.
§ 14b UStGHier können Sie die Aufbewahrungspflichten nachlesen.
§ 14c UStGHält fest, welche Konsequenzen Sie zu tragen haben, wenn Sie die Steuer falsch oder unberechtigt ausgewiesen haben.

Gut zu wissen: Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 15.09.2016 sowie des Bundesfinanzhofs vom 20.10.2016 haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen auch rückwirkend zu berichtigen.

Rechnung erstellen: Was sind Ihre Pflichten?

Jede erbrachte Leistung dürfen Unternehmer dem jeweiligen Leistungsempfänger in Rechnung stellen. Sind die Leistungen, die Sie mit Ihrem Unternehmen erbringen, von der Umsatzsteuer befreit, unterliegen Sie grundsätzlich keiner Pflicht zur Rechnungserstellung. Das gilt beispielsweise für heilberufliche Leistungen.

Ist der Empfänger der Leistung ein Unternehmer, ist die Erstellung einer Rechnung Pflicht, und zwar innerhalb von 6 Monaten. Wenn Sie Rechnungen an eine private Person schreiben, sind Sie an keine Frist gebunden, außer es handelt sich um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dazu gehören beispielsweise:

  • Makler- oder Notargebühren
  • Renovierungsarbeiten
  • Verlegen von Anschlüssen
  • Bereitstellen unterschiedlicher Baugeräte
  • Wartungsarbeiten

Entsprechende Rechnungen hierfür müssen Sie ebenfalls innerhalb von 6 Monaten schreiben. Bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen, die Sie in einem anderen Mitgliedsstaat erbringen, gilt eine davon abweichende Frist: Dann nämlich müssen Sie die Rechnung bereits bis spätestens zum 15. des Folgemonats nach Erbringung der Leistung erstellt haben.

Der Unternehmer handelt ordnungswidrig, wenn er Rechnungen nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt. Ggf. kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR verhängen. Wurde eine Rechnung ausgestellt, bei der einzelne Pflichtangaben fehlen, wird kein Bußgeld verhängt.

Anstatt durch den Leistenden kann eine Rechnung auch durch einen vom Leistenden beauftragten Dritten ausgestellt werden, der im Namen und für Rechnung des Unternehmers abrechnet (der Leistende hat sicherzustellen, dass der Dritte die sich aus § 14 UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet).

Auch eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger (Gutschrift) ist möglich, sofern dies vorher vereinbart wurde.

Verweigert der Leistende die Ausstellung einer Rechnung, muss der Leistungsempfänger dies vor den ordentlichen (Zivil-)Gerichten durchsetzen. Ist die Steuerpflicht der Leistung ernstlich zweifelhaft, kann der Leistungsempfänger die Erteilung einer Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis nur verlangen, wenn die für den Leistenden zuständige Finanzbehörde den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen hat. Zur Beschleunigung kann der Leistungsempfänger beim Finanzgericht einen Antrag zur Feststellung der Steuerpflicht des strittigen Umsatzes stellen.

Ist in einem Klageverfahren die Umsatzsteuerpflicht der abgerechneten Leistung strittig, hat dies auch Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Deshalb kann der Rechnungsempfänger vom Gericht zum Rechtsstreit des Leistenden beigezogen werden.

Ist beim Leistenden ein Insolvenzverfahren eröffnet worden, muss ggf. der Insolvenzverwalter die Rechnung ausstellen (auch wenn die abgerechnete Leistung vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens erbracht wurde).

Erforderliche Rechnungsangaben

Zwingend notwendige Grundangaben

Rechnungen an andere Unternehmer oder an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind, sowie an andere in § 14 a UStG bezeichnete Leistungsempfänger müssen folgende Pflichtangaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt („Netto“) für die Lieferung oder sonstige Leistung[2] sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, und
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
  9. ein Hinweis auf die 2-jährige Frist zur Rechnungsaufbewahrung des Leistungsempfängers bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Nichtunternehmer oder an den Privatbereich von Unternehmern,
  10. stellt der Leistungsempfänger (oder ein von ihm beauftragter Dritter) die Rechnung, muss darin die Angabe „Gutschrift“ erfolgen.

Stellt ein im Ausland ansässiger Unternehmer eine Rechnung aus, bei der der Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer nach § 13 b UStG schuldet (sog. Reverse-Charge-Regelung), gilt für die Rechnungsstellung das Recht des Sitz-Mitgliedsstaates des Rechnungsstellers.

Wichtig

Unvollständige Rechnung führt zur Versagung des Vorsteuerabzugs

Fehlen einzelne der o. g. Angaben oder sind sie unvollständig bzw. ungenau, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger bzw. zur Haftungssteuer beim Rechnungsaussteller führen.

Rechnungen müssen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt. Als Rechnungen können daher z. B. auch Verträge (Kauf- und Mietverträge), Kassenbons und Quittungen anerkannt werden.

Die Rechnungsangaben können anstatt in der Rechnung auch in anderen Dokumenten enthalten sein (z. B. Leistungsbeschreibung der Aufträge, Lieferschein), sofern eine leichte Nachprüfbarkeit der Angaben gewährleistet ist. Leicht und eindeutig entschlüsselbare Kurzzeichen, Schlüsselzeichen, Firmennamen, Künstlernamen, Zeichen oder Symbole können ausreichend sein. In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. In genau diesem Dokument sind die anderen Dokumente zu bezeichnen, die weitere Angaben enthalten. Alle diese Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller bzw. Gutschriftsaussteller erstellt sein und beim Aussteller und Empfänger der Rechnung vorhanden sein.

Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, welches sich aus folgenden Bestandteilen zusammensetzen könnte:

USt-ID-Nr.: DE 123456789Steuernummer: 987654

An

Anrede
Nachname oder Firmenname, Vorname
Straße und Hausnummer
Postfach
PLZ und Ort
Land

Rechnung

Bestellung vomIhr ZeichenKunden-Nr.Lieferschein­nummerLeistungs­datumRechnungs­nummerRechnungs­datum
01.08.0112345678912345678900001.08.0112345678900001.08.01
MengeArtikel- NummerBezeichnungStückpreis ohne MwSt.Rabatte*Gesamtpreis ohne MwSt.MwSt.
 
 
 
 
 
 
MwSt. %MwSt.-BetragVerpackungs-, Fracht- und VersicherungskostenBitte überweisen Sie den ­Betrag bis spätestens:

2 % Skonto bei Zahlung bis …

Rechnungsbetrag in EUR
ohne MwSt.MwSt.-Betrag
19 % bzw. 7 %MwSt.-BetragKosten ohne MwSt.MwSt.-BetragDatum
Zahlungsvereinbarung:Zahlungsvereinbarung* Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen ­Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.
Lieferbedingungen:Lieferbedingungen
Bankverbindung:Finanzinstitut, IBAN, BIC

Hinweis zur Musterrechnung: Für Zwecke des Vorsteuerabzugs müssen Sie die Umsatzsteuernummer und die Steuernummer auf der Rechnung nicht angeben; es genügt eine der beiden Angaben. Hinsichtlich des Leistungsdatums ist die Angabe des Monats der Leistung ausreichend; es kann auch auf den Lieferschein mit dort enthaltenem Lieferdatum verwiesen werden. Entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum, reicht auch der Hinweis „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

Wichtig

Zusätzliche Rechnungsanforderungen

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen oder bei Leistungen, bei denen die Steuerschuld nach § 13 b UStG auf den Leistungsempfänger überwälzt wird (Reverse-Charge-Verfahren), gelten zusätzliche Rechnungsanforderungen. Auf eine Margenbesteuerung bei Reiseleistungen oder eine Differenzbesteuerung ist in der Rechnung hinzuweisen.

Bei der Rechnungstellung sollte Folgendes beachtet werden:

2.1.1 Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Aufgrund der Bezeichnungen in der Rechnung müssen sich der vollständige Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Dies gilt auch, wenn die Rechnung unter Nennung nur des Namens des Leistungsempfängers mit „c/o“ an einen mit dem Empfang der Rechnung beauftragten Dritten geht; hier muss in der Rechnung die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten sein. Ausreichend kann auch die Verwendung von Künstlernamen, zur Identifizierung geeigneten Pseudonymen, Firmen- bzw. Geschäftsnamen bei Handwerkern und die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers sein.

Wichtig

Alleinige Angabe eines „Briefkastensitzes“ ausreichend

Mit der „vollständigen Anschrift des Leistenden“ in der Eingangsrechnung ist nach der bisherigen Rechtsprechung die Anschrift des Leistenden, unter der er seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet, gemeint. Auch muss der in der Rechnung angegebene Sitz einer GmbH bei Ausführung der Leistung und bei Rechnungstellung tatsächlich bestanden haben. Insoweit muss der den Vorsteuerabzug begehrende Leistungsempfänger sich über die Richtigkeit der Rechnungsangaben vergewissern.

Der BFH hat nunmehr Zweifel an seiner bisherigen „scharfen“ Rechtsprechung. Deshalb hat er beim EuGH (sinngemäß) angefragt, ob eine postalische Anschrift, unter der der Rechnungssteller jedoch keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, ausreichend ist und welche Anschrift von einem Internethandel ohne eigenes Geschäftslokal in der Rechnung anzugeben ist. Der EuGH hat dazu entschieden, dass unter der angegebenen Anschrift nicht zwingend eine wirtschaftliche Tätigkeit entfaltet werden muss. Für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers ist daher auch die Angabe eines Briefkastensitzes bzw. einer Postfachadresse des leistenden Unternehmers in der Rechnung ausreichend.

Bei einer Organschaft können der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei mehreren Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteilen gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden

Muss die USt-ID auf die Rechnung? Wurde dem leistenden Unternehmer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt, ist zwingend die erteilte Steuernummer auszuweisen, ggf. die gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung (z. B. bei von der Zuständigkeit nach dem Betriebssitz abweichender Zuständigkeit nach § 21 AO) bzw. die ggf. neu erteilte Steuernummer (z. B. bei Verlagerung des Unternehmenssitzes). Nicht erforderlich sind Name oder Anschrift des Finanzamts, Finanzamtsnummer oder Länderschlüssel. Auch bei Gutschriftserteilung ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Leistenden (nicht die des Gutschriftserteilers) anzugeben.

Bei Dauerleistungen (z. B. Vermietungen, Leasing, Steuerberater) reicht es aus, wenn die Steuernummer/USt-IdNr. im Vertrag und nicht im Zahlungsbeleg enthalten ist. Bei geänderten Steuernummern ist der Vertragspartner zu informieren.

Tätigt der Unternehmer gleichzeitig ein Eigengeschäft (im eigenen Namen) und eine Vermittlungsleistung (in fremdem Namen und für fremde Rechnung), gilt Folgendes:

  • Für das Eigengeschäft gibt der leistende Unternehmer seine Steuernummer oder USt-IdNr. an.
  • Bei der Abrechnung des vermittelten Umsatzes (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro) muss er die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) angeben.
  • Werden Eigengeschäft und vermittelter Umsatz in einer Rechnung aufgeführt, kann der jeweilige Umsatz durch Kennziffern oder durch Symbole der jeweiligen Steuernummer oder USt-IdNr. zugeordnet werden. Diese sind in der Rechnung oder in anderen Dokumenten zu erläutern.

Bei einer Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben. Bei Kleinbetragsrechnungen und bei Fahrausweisen ist die Steuernummer oder USt-IdNr. nicht anzugeben. Bei Kleinunternehmern, bei abzurechnenden ausschließlich steuerfreien Umsätzen und bei der Überwälzung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse-Charge-Verfahren) ist die Steuernummer oder USt-IdNr. anzugeben, sofern keine Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise vorliegen. Wurde den vorgenannten Unternehmern keine gesonderte Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke erteilt, haben sie die ihnen für Ertragsteuerzwecke erteilte Steuernummer anzugeben.

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)

Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer können verwendet werden:

  • eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben,
  • mehrere separate Nummernkreise, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig ver­geben wird,
  • Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte.

Wichtig

Keine lückenlose Abfolge zwingend

Gewährleistet sein muss, dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis). Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.

Bei Verwendung von Kontoauszügen als Rechnung reicht die Kombination der Kontonummer, Kontoauszugsnummer und des Kontoauszugsdatums zur Identifizierung aus.

Praxis-Tipp

Verträge über Dauerleistungen

Bei Verträgen über Dauerleistungen (Hausvermietungen, Leasingleistungen, Buchführung durch Steuerberater) ist es ausreichend, wenn sie eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Zahlungsbelege müssen keine gesonderte fortlaufende Nummer enthalten.

Bei der Erstellung einer Gutschrift muss der Gutschriftsaussteller die fortlaufende Nummer vergeben. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.

Leistungsbeschreibung

Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsüblich ist jede im Ge­schäftsverkehr für einen Gegenstand allgemein verwendete Bezeichnung, z. B. auch Markenartikelbezeichnungen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel.

Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z. B. Geschenkartikel, reichen nicht aus.

Zur Identifizierung einer abgerechneten Leistung können andere Geschäftsunterlagen (z. B. Lieferscheine) herangezogen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass das Abrechnungsdokument selbst auf die anderen Geschäftsunterlagen verweist und diese eindeutig bezeichnet. Die in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen müssen der Rechnung jedoch nicht beigefügt sein.

Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (Anzahlung)

Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Rechnungen über bereits ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen in jedem Fall gesondert anzugeben. Bei Übereinstimmung des Zeitpunkts der Leistung und der Rechnungsstellung reicht folgender Zusatz aus: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“. Ausreichend ist auch die Angabe des Kalendermonats der Leistungsausführung oder ein Verweis in der Rechnung mit Umsatzsteuerausweis auf andere Dokumente, aus denen sich der Zeitpunkt der Leistung ergibt, z. B. der Lieferschein. Ggf. muss im Lieferschein neben dem Lieferscheindatum das Leistungsdatum gesondert angegeben werden. Entspricht das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum, reicht folgender Hinweis aus: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“.

Als Leistungszeitpunkt gilt bei normalen Lieferungen der Zeitpunkt des Beginns der Beförderung oder Versendung der Ware an einen Dritten, bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter) der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht und bei sonstigen Leistungen der Zeitpunkt, an dem die sonstige Leistung vollendet ist.

Fehlt in der Rechnung das Leistungsdatum oder ist es erkennbar unrichtig, sollte der Leistungsempfänger unverzüglich eine Rechnungsberichtigung verlangen; ansonsten ist sein Vorsteuerabzug gefährdet.

Bei Dauerleistungen (Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater) ergibt sich der Leistungszeitraum meist aus dem zugrunde liegenden Vertrag; andernfalls ergibt er sich aus dem ergänzenden Zahlungsbeleg (Überweisungsauftrag oder Kontoauszug) oder evtl. auch aus einer Nebenkostenabrechnung des Vermieters. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 EUR Bruttoentgelt und Fahrausweisen ist die Angabe des Zeitpunkts der Leistung nicht erforderlich.

Die gesonderte Angabe des Zeitpunkts eines vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelts/Teilentgelts ist nur dann erforderlich, wenn dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Auch hier reicht die Angabe des Monats der Vereinnahmung aus. Andernfalls ist die Abrechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung in der Rechnung kenntlich zu machen.

Nettoentgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

In der Rechnung ist zwingend das Nettoentgelt anzugeben. Bei verschiedenen Steuersätzen oder Steuerbefreiungen in einer Rechnung ist das Entgelt auf die einzelnen Steuersätze oder Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln.

Anzugeben ist auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. In der Rechnung ist auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hinzuweisen.

Praxis-Tipp

Hinweise auf Entgeltminderungen

Folgende Hinweise sind ausreichend: „Es ergeben sich Entgeltminderungen aufgrund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“; „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“; „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“.

Voraussetzung ist jedoch, dass die gesonderten Konditionsvereinbarungen schriftlich beim Leistenden und beim Leistungsempfänger vorliegen und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung vorgelegt werden können. Bei späteren Konditionsänderungen muss der bisherige Rechnungshinweis nicht geändert werden.

Bei Skontovereinbarungen sind Angaben wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ ausreichend; der Skontobetrag muss nicht benannt werden.

Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen sind der Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag anzugeben. Die Angabe des Bruttoentgelts und der darin enthaltenen Umsatzsteuer reicht nicht aus.

Wird in einer Rechnung über Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen durch Maschinen der Umsatzsteuerbetrag automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Umsatzsteuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.

Bei Kleinbetragsrechnungen reicht die Angabe des Bruttobetrags und des Steuersatzes aus.

Ein Mietvertrag, in dem der monatliche Mietzins unter Angabe des darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrags vereinbart ist, erfüllt die Voraussetzungen einer Rechnung i. S. d. § 14 UStG erst in Verbindung mit ergänzenden Zahlungsbelegen, aus denen sich der zeitliche Mietumfang ergibt.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen ist in der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinzuweisen. Nicht erforderlich ist die Benennung der entsprechenden Vorschrift des UStG oder der MwStSystRL. Ausreichend ist ein allgemeiner Hinweis in umgangssprachlicher Form (wie z. B. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“ usw.). Ein fehlender Hinweis hat jedoch keine Folgen für den Rechnungssteller, insbesondere ist die Steuerfreiheit seiner Umsätze nicht davon abhängig.

Berichtigung von Rechnungen

Fehlt eine der notwendigen Rechnungsangaben oder sind die Angaben in der Rechnung unzutreffend, kann der Rechnungsempfänger hieraus keinen Vorsteuerabzug erhalten. Deshalb muss die Rechnung ggf. berichtigt werden. Die Berichtigung hat der Rechnungsaussteller selbst vorzunehmen oder ein Dritter, der mit der Ausstellung der Rechnung beauftragt war, bei Gutschriften der Gutschriftsaussteller.

Praxis-Tipp

Ergänzung der fehlenden bzw. Berichtigung der falschen Angaben ausreichend

Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden. Das Berichtigungsdokument sollte sich spezifisch und eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung beziehen, z. B. durch die Angabe der fortlaufenden Nummer der ursprünglichen Rechnung (eine neue Rechnungsnummer für das Berichtigungsdokument ist nicht erforderlich).

Wird das Berichtigungsdokument elektronisch übermittelt, müssen die für elektronische Rechnungen geltenden Voraussetzungen eingehalten werden.

Für die Berichtigung einer Rechnung genügt die einfache Schriftform auch dann, wenn in einem notariell beurkundeten Kaufvertrag mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet worden ist. Aus der berichtigten Rechnung muss sich eindeutig ergeben, wer die Berichtigung vorgenommen hat und dass ein Berichtigungswille besteht.

Besitzt der Leistungsempfänger eine für den Vorsteuerabzug nicht ausreichende Rechnung, kann er eine berichtigte Rechnung verlangen. Dies muss er allerdings ggf. vor den ordentlichen Gerichten durchsetzen.

Nach bisheriger Verwaltungsauffassung ist der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger erst im Zeitpunkt des Zugangs der berichtigten Rechnung möglich, also nicht rückwirkend, was zum Anfallen von Nachzahlungszinsen führt. Nunmehr hat jedoch der EuGH entschieden, dass im Falle einer Rechnung mit fehlender Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden die entsprechende Rechnungsberichtigung rückwirkend gilt, sodass keine Nachzahlungszinsen mehr anfallen würden.

Wichtig

BFH-Urteil zur rückwirkenden Rechnungsberichtigung

Der BFH hat zwischenzeitlich auf die EuGH-Rechtsprechung reagiert. Er hält an seiner bisherigen Auffassung, wonach die Vorsteuer aus einer berichtigten Rechnung erst im Besteuerungszeitraum der Berichtigung abgezogen werden konnte, nicht mehr fest.

Danach gilt: Wenn ein Unternehmer eine Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt, wirkt dies auf den Zeitpunkt der erstmaligen Ausstellung der Rechnung zurück. Eine berichtigungsfähige Rechnung liegt jedenfalls dann vor, wenn sie Angaben enthält

  • zum Rechnungsaussteller,
  • zum Leistungsempfänger,
  • zur Leistungsbeschreibung,
  • zum Entgelt und
  • zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Für die Berichtigungsfähigkeit ist eine allgemeine Leistungsbeschreibung ausreichend (z. B. „betriebswirtschaftliche Beratung“); der Vorsteuerabzug setzt dagegen eine konkretere Leistungsbeschreibung voraus. Diese könnte jedoch im Zuge der Rechnungsberichtigung rückwirkend nachgeholt werden. Möglich ist die Berichtigung der Rechnung bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem FG.

Die o. g. Rechtsprechung von EuGH und BFH widerspricht der geltenden Verwaltungsauffassung. Eine Reaktion der Finanzverwaltung bleibt abzuwarten. Bis dahin sollte bei einer Versagung des Vorsteuerabzugs wegen Rechnungsmängeln Einspruch eingelegt werden und sofort die Rechnungsberichtigung beim Rechnungssteller eingefordert werden. Die Rechnungsberichtigung ist dem Finanzamt vor Ergehen einer Einspruchsentscheidung vorzulegen.

Ein anderer Fall liegt vor, wenn nach Rechnungstellung das vereinbarte Leistungsentgelt berichtigt wird (z. B. aufgrund von Reklamationen und Mängelrügen des Kunden). Hier muss der Leistungsempfänger den bisher geltend gemachten Vorsteuerabzug unverzüglich berichtigen – auch wenn er (noch) keine berichtigte Rechnung erhalten hat.

Vorsteuerabzug und ordnungsgemäße Rechnung

Der Vorsteuerabzug setzt u. a. eine von einem anderen Unternehmer empfangene Lieferung oder sonstige Leistung voraus sowie eine dem Leistungsempfänger vorliegende vollständige und richtige Rechnung mit allen Pflichtangaben der §§ 14 und 14a UStG. Nach Verwaltungsauffassung muss der Leistungsempfänger die Rechnungsangaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen, da er die Feststellungslast für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen des Vorsteuerabzugs trägt.

Wichtig

Folgen für den Vorsteuerabzug

  • Hierbei gilt jedoch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Sind die in Rechnungen angegebene Steuernummer oder USt-IdNr. und die Rechnungsnummer falsch und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.
  • Für die übrigen nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben hat der Rechnungsempfänger dagegen die inhaltliche Richtigkeit der Angaben zu überprüfen, z. B. ob es sich bei der ausgewiesenen Steuer um eine gesetzlich geschuldete Steuer handelt.
  • Bei unrichtigen Angaben (z. B. in einer Rechnung enthaltene Rechenfehler, unrichtige Angabe zu Entgelt, Steuersatz oder Steuerbetrag) entfällt der Vorsteuerabzug.
  • Ungenauigkeiten (z. B. bei Schreibfehlern im Namen oder der Anschrift des Leistenden oder des Leistungsempfängers bzw. in der Leistungsbeschreibung) führen nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn trotzdem eine eindeutige und unzweifelhafte Identifizierung der am Leistungsaustausch Beteiligten, der Leistung und des Leistungszeitpunkts möglich ist und die Schreibfehler nicht sinnentstellend sind.

Der Vorsteuerabzug ist jedoch dann nicht möglich, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer gesetzlich nicht geschuldet hatte. Dies ist der Fall bei zu hohem Steuerausweis (z. B. bei steuerfreier Leistung oder nicht steuerbarer Geschäftsveräußerung nach § 1 Abs. 1a UStG) und beim unberechtigten Umsatzsteuerausweis durch Nichtunternehmer. Der Vorsteuerabzug wird von der Rechtsprechung auch versagt, wenn

  • die Identität des Leistenden mit den Rechnungsangaben nicht übereinstimmt,
  • über nicht ausgeführte Leistungen abgerechnet wird,
  • die ausgeführte Leistung in der Rechnung unzutreffend beschrieben wird,
  • der Leistungszeitpunkt in der Rechnung nicht angegeben wird,
  • in der Rechnung statt der Steuernummer des Leistenden ein anderes Aktenzeichen des Finanzamts ausgewiesen wird.

Da der Leistungsempfänger hinsichtlich des Vorsteuerabzugs ein erhebliches Risiko trägt, sollten Eingangsrechnungen unverzüglich und sehr genau auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Ggf. ist durch Rückfrage beim Rechnungsaussteller zu klären, ob der Umsatzsteuerausweis zu Recht erfolgt ist. Fehlen die o. g. erforderlichen Rechnungsangaben ganz oder ist z. B. der angegebene Leistungszeitpunkt erkennbar nicht zutreffend oder erfolgen zu im Voraus vereinbarten Entgeltsminderungen wie Skonti, Boni und Rabatten keine oder unzureichende Angaben, ist

  • die Rechnung unverzüglich zurückzuschicken und eine Rechnungsberichtigung zu fordern;
  • bis zur erfolgten Rechnungsberichtigung die Zahlung (zumindest der Umsatzsteuer) zu verweigern.

Verweigert der Leistende die Rechnungsberichtigung, sollte der Leistungsempfänger sein Zu­rückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen. Wird der Vorsteuerabzug wegen eines schuldhaften Verhaltens des Rechnungsausstellers beim Leistungsempfänger versagt, kann sich für den Leistungsempfänger nach Auffassung der OFD Nürnberg ein Schadensersatzanspruch gegen den Leistenden ergeben. In Zweifelsfällen ist zur zivilrechtlichen Absicherung im Vertrag die Klausel aufzunehmen, dass bei einer Versagung des Vorsteuerabzugs der Rechnungsaussteller dem Leistungsempfänger die bezahlte Umsatzsteuer zurückzuzahlen hat, und der Leistungsempfänger zur Zahlung der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur dann verpflichtet ist, wenn die erforderlichen Pflichtangaben in der Rechnung vollständig und richtig enthalten sind.

Der Vorsteuerabzug kann erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, in dem sowohl die Leistung erbracht wurde als auch eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt (zur Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung vgl. jedoch Tz. 2.2). Hat jedoch der Leistungsempfänger bereits vor Ausführung der Leistung Anzahlungen geleistet, kann er den Vorsteuerabzug geltend machen, sofern ihm darüber eine Rechnung des Leistenden vorliegt.

Wichtig

Nachzahlungszinsen trotz Rechnungsberichtigung?

Bei berichtigten Rechnungen ist nach der bisherigen Verwaltungsauffassung der Vorsteuerabzug zeit­lich erst bei Zugang der berichtigten Rechnung beim Leistungsempfänger möglich. Dies führt gerade bei Betriebsprüfungen dazu, dass zwar der Vorsteuerabzug letztlich bestehen bleibt, jedoch für die Rückforderung des erstmaligen Vorsteuerabzugs sog. Nachzahlungszinsen nach § 233 a AO anfallen. Nach Auffassung des EuGH entfaltet eine Rechnungsberichtigung eine Rückwirkung, sodass keine Nachzahlungszinsen anfallen würden.

Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird als vorsteuerabzugsfähige Rechnung anerkannt, wenn

  • sie dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist,
  • dieser dem ihm zugeleiteten Dokument nicht widerspricht und
  • in der Gutschrift das Wort „Gutschrift“ genannt ist.

Widerspricht der Gutschriftsempfänger der Abrechnung per Gutschrift später doch noch, verliert der Gutschriftsaussteller das Recht zum Vorsteuerabzug jedoch erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem der Widerspruch erklärt wird (also nicht rückwirkend).

Besondere Erleichterungen gelten für eine Kleinbetragsrechnung und für Fahrausweise.

Aufbewahrung von Rechnungen

Der leistende Unternehmer muss ein Doppel seiner Rechnung (auch wenn sie von einem Dritten ausgestellt wurde) 10 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres lesbar aufbewahren. Dies gilt auch für die Eingangsrechnung bei unternehmerischen Leistungsempfängern. Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR verhängen.

Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück haben nichtunternehmerische Leistungsempfänger (ggf. auch Mieter) die Eingangsrechnung 2 Jahre nach Schluss des Jahres der Ausstellung aufzubewahren. Anstatt der Rechnung ist es in diesem Fall auch zulässig, den entsprechenden Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (z. B. Verträge) aufzubewahren.

Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 500 EUR verhängen. Bei den in § 4 Nr. 12 UStG bezeichneten sonstigen Leistungen besteht laut Verwaltung jedoch keine Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung (z. B. bei Übernachtungen in Hotels und Pensionen, Abstellplatz- und Campingplatzvermietung).

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