Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer versehen sein. Sie dient der eindeutigen Identifikation. Es steht dem Unternehmer frei, wie er die Rechnung nummeriert, wenn er einige Grundsätze einhält. So darf jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden. Folgerechnungen sind fortlaufend zu nummerieren. Es ist heute nicht mehr erforderlich, Rechnungsnummern selbst zu erstellen. Dies kann eine moderne Software wie zum Beispiel Lexoffice übernehmen.

Rechnungsnummer – wichtige Grundsätze

Rechnungen, die einen Gesamtwert von 150 Euro nicht überschreiten, können ohne Rechnungsnummer erstellt werden. In allen anderen Fällen ist eine Rechnungsnummer zwingend vorgeschrieben. Sie hat sowohl für den Kunden als auch für das Finanzamt Bedeutung. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die einzelnen Rechnungen zuordnen. Es ist nicht erforderlich, dass die erste Rechnung die Nummer 1, 01, 001, 0001, 00001 oder eine ähnliche Bezeichnung trägt. Oftmals ist dies auch gar nicht gewünscht, denn es soll aus der Rechnungsnummer für den Kunden nicht ersichtlich sein, wie viele Rechnungen das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum bereits geschrieben hat. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die insgesamt nur wenige Rechnungen schreiben und dadurch in den Ruf geraten könnten, dass sie nur geringe bis sehr geringe Umsätze
erzielen oder nur wenige Kunden mit Produkten oder Dienstleistungen beliefern.

Rechnungsnummer – logisches und nachvollziehbares System

Eine Rechnungsnummer muss nicht ausschließlich aus Ziffern oder Ziffernfolgen bestehen, sondern kann auch Buchstaben enthalten. Von dieser Regelung wird sehr häufig Gebrauch gemacht, wenn zum Beispiel der aktuelle Monat in die Rechnungsnummer eingefügt wird. Es obliegt dem Unternehmen, das System, nachdem es seine Rechnungsnummern erstellt, selbst festzulegen, es muss nur logisch, fortlaufend und nachvollziehbar sein. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal und niemals doppelt oder dreifach vergeben werden.
Für Unternehmen, die wenige Rechnungen schreiben, wird empfohlen, die Bezeichnung des aktuellen Monates in die Rechnungsnummer einzufügen. So könnte die Rechnungsnummer zum Beispiel lauten: 2017-11-16-01 oder 2017-11-16-02.
Dadurch sieht der Kunde nur, dass es die erste oder die zweite Rechnung des Tages ist, kann jedoch keine Rückschlüsse auf die Gesamtzahl der Rechnungen des Unternehmens ziehen.

Rechnungsnummer – mit Lexoffice erstellen

Lexoffice ist eine moderne Online-Buchhaltungssoftware, die leicht zu bedienen ist und keine Wünsche offen lässt. Sie verfügt über vielfältige Funktionen, welche die Buchhaltung eines Unternehmens erheblich vereinfachen können. So ist es mit Lexoffice jederzeit möglich, Rechnungsnummern schnell, sicher und korrekt zu erstellen.