Privatrechnungen

Was Sie bei Privatrechnungen beachten müssen

Als Privatperson müssen Sie in der Regel keine Rechnung schreiben. Verkaufen Sie aber etwas privat und der oder die Käufer:in möchte eine Rechnung, müssen Sie diese ausstellen. Bei den Privatrechnungen gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Die Definition einer Privatrechnung

Von einer privaten Rechnung wird dann gesprochen, wenn eine Privatperson etwas verkauft oder eine Dienstleistung vollbringt, für die anschließend eine Rechnung ausgestellt wird. Privatrechnungen können Sie sowohl an andere Privatpersonen als auch an Unternehmen ausstellen.

Eine bestimmte Zahlart oder Lieferart müssen Sie dabei in der Regel nicht beachten. Es gibt ein Barzahlungsverbot für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, wenn es sich nicht um Angestellte etwa im Rahmen eines Minijobs handelt. Sie können die Privatrechnung in den meisten Fällen also schreiben, wenn Sie bar bezahlt werden oder auch, wenn Ihnen das Geld überwiesen wird. Ebenfalls ist es nicht relevant, ob die Ware bei Ihnen abgeholt wird oder ob Sie diese liefern.

Bei Privatverkäufen gibt es keinen Anspruch auf eine Garantie oder ein Widerrufsrecht. Der oder die Käufer:in sollte also Mängel am Artikel erkennen, bevor der Kauf abgeschlossen wird. Hinterher kommt man nur schwer oder gar nicht wieder an sein Geld.

Privat oder Gewerbe?

Für eine Privatrechnung müssen Sie kein Gewerbe anmelden. Sie geben die Einnahmen einfach in Ihrer Steuererklärung an und müssen nichts weiter beachten.

Allerdings sind die Grenzen zwischen privat und gewerblich, hauptsächlich bei sich häufenden Verkäufen fließend. Privat ist eine Rechnung bei einem einmaligen Verkauf oder einer einmaligen Dienstleistung. Schreiben Sie als Privatperson mehrere Rechnungen, wird es zur Regelmäßigkeit und Sie als Privatperson werden zu einem oder einer Unternehmer:in. Dann müssen Sie Ihre Tätigkeit gewerblich anmelden.

Wann eine Regelmäßigkeit vorliegt, ist wie so oft Auslegungssache. Verkaufen Sie unter anderem privat mehrere Artikel über einen der bekannten Online-Händler, muss das noch nicht bedeuten, dass das als Regelmäßigkeit gewertet wird. Bei der Beurteilung spielen auch andere Kriterien mit rein, wie Ihre berufliche Tätigkeit. Betreiben Sie gezielt einen An- und Verkauf mit Gewinnerzielungsabsicht, ist das in jedem Fall eine gewerbliche Tätigkeit. Verkaufen Sie hingegen nur ein paar alte Klamotten aus Ihrem Keller, reicht das nicht für eine Gewerbeanmeldung.

Grundsätzlich haben Sie mit Privatrechnungen einen gewissen Vorteil, weil für Sie die gewerblichen Regelungen nicht gelten. Das kann Ihnen aber auch auf die Füße fallen, wenn Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen.

In einem Fall aus dem Jahr 2018 beispielsweise wurde eine Frau von einem Kunden angezeigt, weil sie ihm ein Widerrufsrecht verweigerte. Als Privatperson müssen Sie kein Widerrufsrecht einräumen und können auch nicht abgemahnt werden. Allerdings hatte die Frau sieben weitere Anzeigen online geschaltet und das Gericht sah dies als ausreichend an, um die Frau als gewerbliche Verkäuferin einzustufen, die ein Widerrufsrecht einräumen muss und auch abgemahnt werden kann.

Sie sehen also: ob Ihre Tätigkeit noch privat oder schon gewerblich ist, kann man nur schwer pauschal beurteilen. Wir empfehlen, sobald Sie vorhaben, etwas regelmäßig zu tun, eine Gewerbeanmeldung in Betracht zu ziehen. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

Für eine Privatrechnung bedarf es keiner Gewerbeanmeldung.

Steuern auf Privatrechnungen

Privatrechnungen unterliegen im Prinzip der Kleinunternehmerregelung. Das bedeutet, dass Sie als Privatperson, genau wie Kleingewerbe steuerfrei bleiben. Das gilt auch für die meisten Freiberufler:innen. Sie dürfen demnach keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen im Umkehrschluss auch keine ans Finanzamt zahlen.

Die Kleinunternehmerregelung greift so lange, wie Ihre Bruttoeinnahmen 22.000 EUR im Jahr nicht übersteigen. Aber sind wir ehrlich: wenn Sie mit Privatverkäufen regelmäßig 22.000 EUR im Jahr verdienen, sollten Sie unbedingt eine Gewerbeanmeldung ausfüllen, sofern Sie nicht zufällig Ihr Auto verkauft haben und die 22.000 EUR einmalig auf Ihr Konto gehen.

Was muss auf einer Privatrechnung stehen?

Obwohl private Rechnungen kaum Regelungen unterliegen, gibt es ein paar Pflichtangaben und auch Besonderheiten, die Sie bei der Ausstellung einer Privatrechnung beachten sollten.

  • Auf einer Privatrechnung müssen folgende Angaben stehen:
  • vollständiger Name und Anschrift des:der Verkäufer:in
  • vollständiger Name und Anschrift des:der Käufer:in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt des Verkaufs oder der erbrachten Leistung
  • Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
  • Verweis auf einen Privatverkauf oder eine private Leistung

Der Verweis auf eine Privatrechnung ist deshalb wichtig, weil auf der privaten Rechnung niemals ein Mehrwertsteuerausweis auftaucht. Dabei ist es auch egal, ob es sich um eine Rechnung zwischen zwei Privatpersonen oder einer Privatperson und einem steuerpflichtigen Unternehmen handelt.

Verweisen Sie in einer Privatrechnung nicht auf § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) in der Hoffnung, dadurch die fehlende Mehrwertsteuer korrekt zu erklären! Die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach dem Umsatzsteuergesetz wäre ein Hinweis darauf, dass Sie unternehmerisch und somit anmelde- und steuerpflichtig tätig sind.

Damit Sie keine wichtigen Angaben vergessen, sollten Sie eine Vorlage für Privatrechnungen nutzen. Lexoffice stellt Ihnen hier kostenlos eine Vorlage für Rechnungen ohne Umsatzsteuer zur Verfügung.

Verkaufen Sie privat gebrauchte Ware, sollten Sie diese zuvor auf Mängel überprüfen. Stellen Sie Mängel fest, halten Sie diese auf der Rechnung fest und weisen Sie den:die Käufer:in auf diese Mängel hin. Auf der Rechnung schreiben Sie einen Vermerk wie: „Vor dem Verkauf wurde auf folgende Mängel hingewiesen…“ und nachfolgend eine Auflistung der Mängel.

Schreiben Sie eine private Rechnung, sind Sie an keine Grenze gebunden, die den Betrag betrifft. Allerdings gibt es eine Freigrenze für den jährlichen Gewinn, den Sie privat steuerfrei erwirtschaften dürfen. Dieser liegt bei 600 EUR. Übersteigt Ihr jährlicher Gewinn durch private Einnahmen diesen Betrag, müssen Sie laut § 23 EStG Steuern auf diese Gewinne zahlen.

Private Rechnungen werden selten ausgestellt. Sobald Sie regelmäßig private Rechnungen schreiben, sind es vermutlich keine privaten Rechnungen mehr und es wird zu einer unternehmerischen Tätigkeit. Deshalb sollten Sie genau darauf achten, wann Ihre Rechnungen noch privat sind und wann Sie auf ein Gewerbe umschwenken müssen.