Abschlagsrechnungen schnell und einfach schreiben

Offizielle Abschlagsrechnungen für einen Vorschuss mit wenigen Klicks schreiben und die finale Schlussrechnung daraus erstellen

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Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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iso zertifiziert lexoffice Rechnungsprogramm Buchhaltungssoftware
dsgvo Zertifikat Steuerberater lexoffice Rechnungsprogramm Buchhaltungssoftware
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Vorab und pauschal: Abschlagsrechnungen schreiben

Ein Abschlag ist ein Vorschuss, den Sie von Ihrem Kunden in einer vereinbarten Höhe erhalten – noch bevor die Leistung erbracht ist. Sie ist also der Beleg für eine geleistete Anzahlung. Die Abschlagsrechnung ist pauschal, weil sie nicht auf einzelne Leistungs-Positionen verweist. Mit lexoffice können Sie die Anzahlung für das Finanzamt bezüglich der Umsatzsteuer offiziell belegen und die Abschläge korrekt in Ihre Buchhaltung aufnehmen: Abschlagsrechnungen schreiben und daraus dann eine finale Schlussrechnung erstellen war nie leichter!

Funktion „Abschlagsrechnung schreiben“ kostenlos in lexoffice testen ›

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Neue Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben

Ein Klick vom lexoffice Dashboard entfernt, liegt die Funktion, um Abschlags- und Schlussrechnungen zu schreiben. Verständlich leitet die Software durch die Online-Mustervorlage. lexoffice unterstützt Sie beim Ausfüllen der Abrechnung mit Autofill und achtet auf alle Pflichtangaben:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsempfänger
  • Summe bzw. Höhe der Abschläge
  • Zeitpunkt der Abschlagszahlung
  • Zeitraum indem die Zahlung erfolgt sein muss

Fertig? Fertig! Jetzt einfach speichern, drucken, per E-Mail versenden oder die Abschlags- sowie die finale Schlussrechnung als Entwurf ablegen.

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Vom Angebot zur geschriebenen Abschlags- und finalen Schlussrechnung

lexoffice kann ein bestehendes Angebot oder eine Auftragsbestätigung als Grundlage nehmen und daraus eine Abschlagsrechnung schreiben. Die erstellte Rechnung bleibt mit dem ausgewählten Angebot oder der Auftragsbestätigung fest verknüpft. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine kumulierte Schlussrechnung aus allen Abschlagsrechnungen und Aufträgen erstellen. So sehen Sie immer, was zusammengehört und verfolgen bequem den Zahlungsfortschritt.

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Passende Schlussrechnung zur Abschlagsrechnung schreiben

Zur Abschlagsrechnung gehört immer eine Schlussrechnung. In der Schlussrechnung wird kenntlich gemacht, welche Abschlagszahlungen Ihr Kunde schon geleistet hat und welcher Betrag für die gesamte erbrachte Leistung noch fällig ist. Angaben müssen Sie dazu keine zusammensuchen, denn lexoffice bezieht die Informationen automatisch aus allen bereits geschriebenen Abschlagsrechnungen und kalkuliert alles durch – auch bei mehreren Zahlungen in einem größeren Zeitraum.

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FAQs

  • Abschlagsrechnung
    Welche gesetzliche Grundlage gibt es für eine Abschlagsrechnung?
    Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen (z.B. über eine Abschlagsrechnung) sind gesetzlich gesehen die Ausnahme. Normalerweise wird eine Bezahlung erst nach dem Erbringen der Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung fällig. In einigen Fällen sieht das Gesetz aber vor, dass der Leistungserbringer auch Abschlagszahlungen und Vorschüsse beziehungsweise Vorauszahlungen verlangen darf. Dies erfolgt dann üblicherweise über das Stellen einer Abschlagsrechnung.

    Beispiele für gesetzliche Grundlagen zu "Abschlagsrechnung":

    • Werkvertrag (allgemein) in § 632a BGB
    • Auftrag (allgemein) in § 669 BGB
    • Bauleistungen in § 16 VOB B
    • Rechtsanwälte in § 9 RVG
    • Architekten und Ingenieure in § 8 HOAI
     
  • Abschlagsrechnung
    Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
    Eine Abschlagsrechnung (auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt) wird pauschal vorab, d.h. vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt. Eine Abschlagsrechnung stellen Sie immer dann, wenn Sie für Ihren Auftraggeber noch keine Leistung erbracht haben oder die Leistung vom Empfänger noch nicht abgenommen wurde.

    Ein typische Situation für eine Abschlagsrechnung

    Ein typische Situation für eine Abschlagsrechnung ist ein vereinbarter Vorschuss, den Sie pauschal zu Beginn eines Projekts in Rechnung stellen wollen. Im Unterschied dazu ist eine Teilrechnung (oder präziser "Teilschlussrechnung") eine ganz normale Rechnung. Sie wird für eine genau abgrenzbare Teilleistung gestellt (Beispiel: Keller eines Hauses ist als erster Bauabschnitt fertiggestellt. Und im Unterschied zur Abschlagsrechnung wird hier Ihre erstellte Leistung auch von Ihrem Auftraggeber abgenommen. Eine (Teil-) Rechnung steht für Sie als Unternehmer also nicht unter dem Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung. Sowohl für Abschlagsrechnungen als auch für (Teil-)Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben. lexoffice hilft Ihnen hier automatisch, keine der notwendigen Angaben zu vergessen.
  • Abschlagsrechnung
    Was sind häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung?
    Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung gilt es, häufige Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler bei einer Abschlagsrechnung sind:
    • Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) vergessen, die ebenfalls für Abschlagsrechnungen gelten
    • Die Abschlagsrechnung falsch als Teilrechnung bezeichnen
    • In der Abschlussrechnung die Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigen
    Vermeiden Sie diese Fehler, erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnung einfach mit lexoffice! lexoffice erleichtert Ihnen das Erstellen einer Abschlagsrechnung: Bereits berechnete Abschläge sehen Sie schnell und übersichtlich. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen sind im System hinterlegt. lexoffice spart Ihnen Zeit und gibt Ihnen eine hohe Sicherheit für das Schreiben einer Abschlagsrechnung und der Schlussrechnung.

Ihre Vorteile mit lexoffice

Verabschieden Sie sich von Aktenordnern, Beleg-Chaos und Papierkram! lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware, die Ihren Buchhaltungsaufwand auf ein Mindestmaß reduziert.

Das sagen Kund:innen & Steuerberater:innen über lexoffice

Dagmar Gerigk
In lexoffice habe ich alle meine Services wie Leadership-Training, Einzel-Coaching oder Vorträge hinterlegt. So kann ich ganz einfach und schnell neue Angebote erstellen. Und die Angebotsannahme wird über den Beleglink automatisiert, ohne dass ich etwas tun muss. Nach dem Auftrag erstelle ich die Rechnung mit einem Klick aus dem Angebot und maile sie direkt aus lexoffice zu. Ich liebe es, wenn Software mir die Arbeit abnimmt!
Steuerfabi empfiehlt lexoffice
lexoffice ist aus meiner Sicht die beste Buchhaltungssoftware am Markt. Die Möglichkeiten die Rechnungen einfach mit den Bankumsätzen zu verknüpfen und alle wichtigen Dinge komplett übers Handy zu regeln sind einfach top.
Kia Kahawa empfiehlt lexoffice
Wachstum ist toll! Jedes gute Unternehmen soll wachsen! Doch mit dem Wachstum kommt die Umsatzsteuerpflicht, und plötzlich reichen tabellarische Buchhaltung und Einnahme-Überschuss-Rechnung nicht mehr aus. Hier spart mir lexoffice Zeit bei der Buchhaltung und erstellt automatisch all jene Auswertungen, die mir ermöglichen, meine Arbeit zu optimieren.
Keine stille Stunde empfiehlt lexoffice
Besonders allen Musikern und Bands kann ich lexoffice empfehlen, es erspart eine Menge Zeit. Denn wir machen ja schließlich Musik, um Spaß auf der Bühne zu haben, und nicht um uns stundenlang mit Buchhaltung zu beschäftigen, oder?
Netzwerk Bossinen Stuttgart empfiehlt lexoffice
Wir haben letztes Jahr unser Frauennetzwerk für selbständige Frauen in Stuttgart gegründet und uns war sofort klar unsere Buchhaltung mit lexoffice zu starten. Wir haben alles automatisiert und unsere Member bekommen ihre Jahres- oder Monatsrechnungen automatisch per Email zugesendet. Natürlich haben wir unser Geschäftskonto verknüpft und eine komplette Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Steuern.
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Ich nutze lexoffice bei Mandanten, die selbst buchen. Ich leiste dann Beratung, die Erstellung von Gewinnermittlung und Steuererklärungen. Dank Steuerberaterzugang kann ich jederzeit helfend einspringen. lexoffice ist für mich eine gute Lösung für die Freiberufler und Selbstständigen unter meinen Mandanten und wird auch sehr gut angenommen.
Sebastian Wickenhäuser empfiehlt lexoffice
Als ich mich vor vier Jahren selbstständig gemacht habe war für mich klar, dass ich mir keine Gedanken um korrekte Rechnungen machen will. Daher war für mich von Anfang an klar, dass ich eine Lösung brauche. Das war und ist seitdem für mich Lexoffice.
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Mit lexoffice brauche ich keinen Buchhaltungstag mehr. Ich schreibe meine Angebote & Rechnungen, da wo ich gerade bin. Kassenzettel landen nach dem Bezahlen einfach mit einem Foto in der App. Das spart mir jede Menge Zeit und Nerven!
Melina Paetzold empfiehlt lexoffice
Mit lexoffice bin ich bei meiner monatlichen Buchhaltung und der jährlichen Steuererklärung soviel effektiver. Meine Rechnung erstelle ich schnell und einfach, verschicke sie als PDF und kann in lexoffice kontrollieren, ob sie begleichen wurden. Auf dem Dashboard sehe ich meine Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick. Außerdem kann ich meine Bankkonten verknüpfen und deren Daten einpflegen. Belege lassen sich einfach hochladen und zuordnen.
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Ich bin kreativ. Und dank lexoffice auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuervoranmeldung, Angebote oder Rechnungen - meine Buchhaltung erledigt lexoffice für mich.
DJ Olde empfiehlt Buchhaltungssoftware lexoffice
Mit lexoffice schleichen sich keine Fehler mehr in meine Rechnungsdetails. Ich brauche endlich keine aufwendigen Word oder Excel Vorlagen mehr und kann egal wo ich bin mit meinem Smartphone saubere Rechnungen in wenigen Sekunden erstellen und versenden.
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Seit ich lexoffice benutze, habe ich viel mehr Überblick über die Finanzen und die Buchhaltung lässt sich quasi nebenbei machen. Die automatisierten Rechnungen haben mir schon viel Zeit und Stress gespart. Es ist super praktisch, wenn mein Steuerberater „Echtzeitzugriff“ auf meine Buchhaltung hat. Somit kann er meine Fragen dazu viel einfacher beantworten und ich muss bei der Abgabe auch nicht mehr extra zu ihm fahren.

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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Schnell und einfach eine Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Als selbstständiger Unternehmer kennen Sie das Problem: Große Projekte dauern. Oft verzögern sie sich weit über die geplante Fertigstellung hinaus. Sie als Unternehmer gehen mit Ihrer Arbeitszeit in Vorleistung. Wenn sich ein Auftrag über Monate erstreckt und Sie Ihr Geld erst zum Schluss bekommen, können Sie finanziell unter Druck geraten. Daher sollten Sie eine Anzahlung vereinbaren bzw. eine Abschlagsrechnung stellen. Eine, oder auch mehrere Abschlagsrechnungen. Es kommt ganz darauf an, was für Sie und Ihr Projekt Sinn macht.

Abschlagsrechnung für eine vereinbarte Zahlung vor Fertigstellung

Die Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung sind exakt dieselben wie auf einer „normalen“ Rechnung. Allerdings muss draufstehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.

Stückeln Sie Ihre Zahlungen, nummerieren Sie diese am besten der Übersichtlichkeit halber durch: „Abschlagsrechnung 1 von 4“, zum Beispiel. Außerdem sollte der Text der Rechnung festhalten, wann Sie die vereinbarte Leistung liefern werden oder geliefert haben.

Zu jeder Abschlagsrechnung gehört am Ende eine Schlussrechnung. Dazu müssen die bereits in Rechnung gestellten Summen vom Gesamtbetrag abgezogen werden, ebenso wie die bereits berechnete Umsatzsteuer abgezogen wird. Wann Sie welchen Prozentsatz Ihrer Arbeit berechnen, wissen Sie selbst am besten. Sie kennen Ihre Kunden und Ihr eigenes Verhandlungsgeschick: Vorschriften oder gesetzliche Regelungen gibt es nicht. Es kommt immer darauf an, was Sie machen.

Erfahrene Anbieter stellen bei größeren Projekten grundsätzlich eine Abschlagsrechnung über 20-30% vorab. Denn die Erfahrung zeigt: Bezahlt ein Kunde diese Abschlagsrechnung nicht, wird es noch andere Probleme mit dem Auftrag geben.

Abschlagsrechnungen mit lexoffice erstellen

Mit lexoffice haben Sie zwei Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen:

1. Abschlagsrechnungen aus Angebot / Auftragsbestätigung weiterführen

Wählen Sie aus der Belegliste in der lexoffice Anwendung Ihr Angebot oder die Auftragsbestätigung aus. Rechts von der Belegliste werden Ihnen nun die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt. Klicken Sie nun oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf ‚Weiterführen zur Abschlagsrechnung‘.

Infos zu Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Es wird jetzt automatisch eine neue Abschlagsrechnung für Sie erstellt, die mit dem ausgewählten Angebot bzw. der ausgewählten Auftragsbestätigung verknüpft ist.

2. Abschlagsrechnungen ohne Angebot / Auftragsbestätigung schreiben

Wenn Sie Ihre Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem anderen Programm als lexoffice erstellen oder gar keine verwenden, weil Sie sich anders organisiert haben, gehen Sie wie folg vort:

Wählen Sie im Dashboard > Neue Rechnung > ‚Neue Abschlagsrechnung‘ aus (oder alternativ in der Belegliste: Neuer Beleg > Neue Abschlagsrechnung)

Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Anschließend können Sie diese Abschlagsrechnung bearbeiten und fertigstellen. In diesem Fall ist sie nämlich nicht mit einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung verknüpft.