Abschlagsrechnungen schnell und einfach schreiben

Offizielle Abschlagsrechnungen für einen Vorschuss mit wenigen Klicks schreiben und die finale Schlussrechnung daraus erstellen

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

Vorab und pauschal: Abschlagsrechnungen schreiben

Ein Abschlag ist ein Vorschuss, den Sie von Ihrem Kunden in einer vereinbarten Höhe erhalten – noch bevor die Leistung erbracht ist. Sie ist also der Beleg für eine geleistete Anzahlung. Die Abschlagsrechnung ist pauschal, weil sie nicht auf einzelne Leistungs-Positionen verweist. Mit lexoffice können Sie die Anzahlung für das Finanzamt bezüglich der Umsatzsteuer offiziell belegen und die Abschläge korrekt in Ihre Buchhaltung aufnehmen: Abschlagsrechnungen schreiben und daraus dann eine finale Schlussrechnung erstellen war nie leichter!

Funktion „Abschlagsrechnung schreiben“ kostenlos in lexoffice testen ›

Neue Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben

Ein Klick vom lexoffice Dashboard entfernt, liegt die Funktionsseite, um Abschlags- und Schlussrechnungen zu schreiben. Verständlich leitet die Software durch die Online-Mustervorlage. lexoffice unterstützt Sie beim Ausfüllen der Abrechnung mit Autofill und achtet auf alle Pflichtangaben:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsempfänger
  • Summe bzw. Höhe der Abschläge
  • Zeitpunkt der Abschlagszahlung
  • Zeitraum indem die Zahlung erfolgt sein muss

Fertig? Fertig! Jetzt einfach speichern, drucken, per E-Mail versenden oder die Abschlags- sowie die finale Schlussrechnung als Entwurf ablegen.

Vom Angebot zur geschriebenen Abschlags- und finalen Schlussrechnung

lexoffice kann ein bestehendes Angebot oder eine Auftragsbestätigung als Grundlage nehmen und daraus eine Abschlagsrechnung schreiben. Die erstellte Rechnung bleibt mit dem ausgewählten Angebot oder der Auftragsbestätigung fest verknüpft. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine kumulierte Schlussrechnung aus allen Abschlagsrechnungen und Aufträgen erstellen. So sehen Sie immer, was zusammengehört und verfolgen bequem den Zahlungsfortschritt.

Passende Schlussrechnung zur Abschlagsrechnung schreiben

Zur Abschlagsrechnung gehört immer eine Schlussrechnung. In der Schlussrechnung wird kenntlich gemacht, welche Abschlagszahlungen Ihr Kunde schon geleistet hat und welcher Betrag für die gesamte erbrachte Leistung noch fällig ist. Angaben müssen Sie dazu keine zusammensuchen, denn lexoffice bezieht die Informationen automatisch aus allen bereits geschriebenen Abschlagsrechnungen und kalkuliert alles durch – auch bei mehreren Zahlungen in einem größeren Zeitraum.

Ihre Vorteile mit lexoffice

Das sagen die Kunden über lexoffice

» lexoffice ist als Rechnungsprogramm für viele meiner Kunden hervorragend geeignet. Man spart Zeit, Nerven und Geld.Michael Taheri, Liwo GmbH
» lexoffice spart uns durch den automatischen Zahlungsabgleich jede Menge Zeit. Außerdem beruhigt es mich als Geschäftsführer natürlich jederzeit alle wichtigen Kennzahlen im Blick zu haben und das vor Allem mobil.Simon Tüchelmann, Co-Founder & CEO von kreatize.com
» Ich nutze den praktischen lexoffice Steuerberater-Zugriff. Den ganzen Monat über erfassen meine Mandanten ihre gesamten Belege mit lexoffice. Am Monatsende muss ich mich dann nur noch einloggen und die Datei exportieren, die ich benötige. Das läuft perfekt und völlig unkompliziert.Markus Schmetz, Steuerberater

Das sind die Vorteile der Buchhaltungssoftware von lexoffice beim Schreiben einer Abschlags- und Schlussrechnung

 

Aktenordnern und chaotische Belegführung sind passé! lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware, die Ihren Aufwand auf ein Mindestmaß reduziert. So auch das Schreiben einer Abschlagsrechnung: Einfach und rechtssicher mit lexoffice erstellt.

  • Unkompliziert erledigt: Buchhaltungsprofis sind überflüssig. Mit lexoffice können Sie intuitiv alle buchhaltungsrelevanten Funktionen bedienen. Und das Beste: lexoffice erledigt die wichtigsten Buchungsaufgaben ganz automatisch.
  • Nahtlose Übergänge: Schreiben Sie im Handumdrehen Abschlags- und Schlussrechnungen, Angebote, Rechnungen (mit Rechnungsnummer) oder Mahnungen. Lexoffice überträgt Kundendaten und Leistungen automatisch von der Auftragserstellung bis zu den finalen Schritten.
  • Überblick behalten: Lexoffice zeigt Ihnen alle Zahlen in Ihrem Unternehmen auf einem Interface. Kennen Ihre tagesaktuellen Kontostände und sehen, welche Rechnungen noch offen sind oder welche Abschlagsrechnung bereits bezahlt wurde.
  • Steuerberater an Bord: Gewähren Sie Ihrem Steuerberater Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware. So kann er direkt auf alle Daten zugreifen und Sie bei Abschreibungen und der Rechnungsführung optimal unterstützen. Das spart Ihnen den lästigen Austausch von Pendelordnern.
  • Arbeiten von überall: lexoffice ist immer und überall verfügbar. Die praktische Cloud-Lösung macht es möglich. Einfach einloggen und loslegen. So können Sie z.B. direkt nach einem Kundentermin vor Ort eine vereinbarte Abschlagsrechnung schreiben und per E-Mail an den Kunden senden.

FAQs

  • Abschlagsrechnung
    Welche gesetzliche Grundlage gibt es für eine Abschlagsrechnung?
    Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen (z.B. über eine Abschlagsrechnung) sind gesetzlich gesehen die Ausnahme. Normalerweise wird eine Bezahlung erst nach dem Erbringen der Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung fällig. In einigen Fällen sieht das Gesetz aber vor, dass der Leistungserbringer auch Abschlagszahlungen und Vorschüsse beziehungsweise Vorauszahlungen verlangen darf. Dies erfolgt dann üblicherweise über das Stellen einer Abschlagsrechnung.

    Beispiele für gesetzliche Grundlagen zu "Abschlagsrechnung":

    • Werkvertrag (allgemein) in § 632a BGB
    • Auftrag (allgemein) in § 669 BGB
    • Bauleistungen in § 16 VOB B
    • Rechtsanwälte in § 9 RVG
    • Architekten und Ingenieure in § 8 HOAI
     
  • Abschlagsrechnung
    Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
    Eine Abschlagsrechnung (auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt) wird pauschal vorab, d.h. vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt. Eine Abschlagsrechnung stellen Sie immer dann, wenn Sie für Ihren Auftraggeber noch keine Leistung erbracht haben oder die Leistung vom Empfänger noch nicht abgenommen wurde.

    Ein typische Situation für eine Abschlagsrechnung

    Ein typische Situation für eine Abschlagsrechnung ist ein vereinbarter Vorschuss, den Sie pauschal zu Beginn eines Projekts in Rechnung stellen wollen. Im Unterschied dazu ist eine Teilrechnung (oder präziser "Teilschlussrechnung") eine ganz normale Rechnung. Sie wird für eine genau abgrenzbare Teilleistung gestellt (Beispiel: Keller eines Hauses ist als erster Bauabschnitt fertiggestellt. Und im Unterschied zur Abschlagsrechnung wird hier Ihre erstellte Leistung auch von Ihrem Auftraggeber abgenommen. Eine (Teil-) Rechnung steht für Sie als Unternehmer also nicht unter dem Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung. Sowohl für Abschlagsrechnungen als auch für (Teil-)Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben. lexoffice hilft Ihnen hier automatisch, keine der notwendigen Angaben zu vergessen.
  • Abschlagsrechnung
    Was sind häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung?
    Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung gilt es, häufige Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler bei einer Abschlagsrechnung sind:
    • Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG) vergessen, die ebenfalls für Abschlagsrechnungen gelten
    • Die Abschlagsrechnung falsch als Teilrechnung bezeichnen
    • In der Abschlussrechnung die Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigen
    Vermeiden Sie diese Fehler, erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnung einfach mit lexoffice! lexoffice erleichtert Ihnen das Erstellen einer Abschlagsrechnung: Bereits berechnete Abschläge sehen Sie schnell und übersichtlich. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen sind im System hinterlegt. lexoffice spart Ihnen Zeit und gibt Ihnen eine hohe Sicherheit für das Schreiben einer Abschlagsrechnung und der Schlussrechnung.

Schnell und einfach eine Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Als selbstständiger Unternehmer kennen Sie das Problem: Große Projekte dauern. Oft verzögern sie sich weit über die geplante Fertigstellung hinaus. Sie als Unternehmer gehen mit Ihrer Arbeitszeit in Vorleistung. Wenn sich ein Auftrag über Monate erstreckt und Sie Ihr Geld erst zum Schluss bekommen, können Sie finanziell unter Druck geraten. Daher sollten Sie eine Anzahlung vereinbaren bzw. eine Abschlagsrechnung stellen. Eine, oder auch mehrere Abschlagsrechnungen. Es kommt ganz darauf an, was für Sie und Ihr Projekt Sinn macht.

Abschlagsrechnung für eine vereinbarte Zahlung vor Fertigstellung

Die Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung sind exakt dieselben wie auf einer „normalen“ Rechnung. Allerdings muss draufstehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.

Stückeln Sie Ihre Zahlungen, nummerieren Sie diese am besten der Übersichtlichkeit halber durch: „Abschlagsrechnung 1 von 4“, zum Beispiel. Außerdem sollte der Text der Rechnung festhalten, wann Sie die vereinbarte Leistung liefern werden oder geliefert haben.

Zu jeder Abschlagsrechnung gehört am Ende eine Schlussrechnung. Dazu müssen die bereits in Rechnung gestellten Summen vom Gesamtbetrag abgezogen werden, ebenso wie die bereits berechnete Umsatzsteuer abgezogen wird. Wann Sie welchen Prozentsatz Ihrer Arbeit berechnen, wissen Sie selbst am besten. Sie kennen Ihre Kunden und Ihr eigenes Verhandlungsgeschick: Vorschriften oder gesetzliche Regelungen gibt es nicht. Es kommt immer darauf an, was Sie machen.

Erfahrene Anbieter stellen bei größeren Projekten grundsätzlich eine Abschlagsrechnung über 20-30% vorab. Denn die Erfahrung zeigt: Bezahlt ein Kunde diese Abschlagsrechnung nicht, wird es noch andere Probleme mit dem Auftrag geben.

Abschlagsrechnungen mit lexoffice erstellen

Mit lexoffice haben Sie zwei Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen:

1. Abschlagsrechnungen aus Angebot / Auftragsbestätigung weiterführen

Wählen Sie aus der Belegliste in der lexoffice Anwendung Ihr Angebot oder die Auftragsbestätigung aus. Rechts von der Belegliste werden Ihnen nun die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt. Klicken Sie nun oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf ‚Weiterführen zur Abschlagsrechnung‘.

Infos zu Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Es wird jetzt automatisch eine neue Abschlagsrechnung für Sie erstellt, die mit dem ausgewählten Angebot bzw. der ausgewählten Auftragsbestätigung verknüpft ist.

2. Abschlagsrechnungen ohne Angebot / Auftragsbestätigung schreiben

Wenn Sie Ihre Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem anderen Programm als lexoffice erstellen oder gar keine verwenden, weil Sie sich anders organisiert haben, gehen Sie wie folg vort:

Wählen Sie im Dashboard > Neue Rechnung > ‚Neue Abschlagsrechnung‘ aus (oder alternativ in der Belegliste: Neuer Beleg > Neue Abschlagsrechnung)

Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Anschließend können Sie diese Abschlagsrechnung bearbeiten und fertigstellen. In diesem Fall ist sie nämlich nicht mit einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung verknüpft.