Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung, im Gesetzeslaut Außenprüfung genannt, hat ihre Grundlage in der Abgabenordnung (AO). In § 193 ist die Zulässigkeit dieser Prüfung festgelegt, die fortfolgenden Paragraphen haben die Vorschriften zur Ausführung zum Inhalt. Zuständig ist das jeweilige Finanzamt, einer Prüfung kann man sich nicht entziehen. Jedoch kann man sich auf die Prüfung in vielen Punkten vorbereiten und so zu einem reibungslosen Ablauf beitragen.

100 Jahre Betriebsprüfung

Eine hundertjährige Geschichte hat die Betriebsprüfung bereits hinter sich. 1919 basierend auf der Reichsabgabenordnung eingeführt, entstand durch Überarbeitungen und Ergänzungen die Betriebsprüfung in der heutigen Form. Dabei sollte man sie nicht als einseitige Maßnahme ansehen. Was zwar ursprünglich – und immer noch – eine Überwachung war und ist, ob Abgaben rechtmäßig geleistet werden, kann auch ein Vorteil für den Steuerzahler sein. Er erfährt durch die Prüfung, ob seine Geschäftsvorgänge korrekt verbucht wurden und so die betriebswirtschaftlichen Zahlen wirklich aussagekräftig sind.

Betriebsprüfung – trifft sie alle?

§ 193 (19) AO sagt aus, dass eine Außenprüfung bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen, landwirtschaftlichen oder forstwirtschaftlichen Betrieb haben und bei Freiberuflern zulässig ist. Ebenso bei allen Personen, für die der § 147 a AO zutrifft. Eine Betriebsprüfung wird aus verschiedenen Gründen angesetzt. Zum einen geschieht dies rein routinemäßig, zum anderen dann, wenn das Finanzamt Anlass hat, an der ordentlichen Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge zu zweifeln, Steuerschulden bestehen oder sonst ein konkreter Grund wie eine Anzeige besteht. Geprüft werden können alle die Ertragssteuern betreffenden Unterlagen und Vorgänge. Im Rahmen der Außenprüfung wird zudem festgestellt, ob angefallene Beiträge zur Sozialversicherung richtig erhoben und korrekt abgeführt worden sind.

Die Betriebsprüfung im Ablauf

In der Regel wird die Außenprüfung in den Firmenräumen durchgeführt. In seltenen Ausnahmen besteht die Möglichkeit, dass Geschäftsunterlagen beim vom Firmeninhaber beauftragten Steuerberater vorgenommen werden. Großbetriebe und Konzerne sowie weitere besondere Geschäftszweige unterliegen je nach Bundesland eigenen Finanzämtern, die mit Großbetriebsprüfungen betraut sind.

Die Prüfungsanordnung

Erster Schritt zur Betriebsprüfung ist der rechtzeitige Erlass der Prüfungsanordnung. Das Finanzamt bestimmt hier in schriftlicher Form mit einer anhängenden Rechtsbelehrung die Einzelheiten der Außenprüfung. Diese Anordnung muss den Namen des Prüfers enthalten und den Prüfungsbeginn. In Fällen, wo berechtigter Anlass besteht, absichtliche Unregelmäßigkeiten in Steuerangelegenheiten zu vermuten und durch eine Bekanntgabe der Prüfungszweck verfehlt wäre, ist eine frühzeitige Bekanntgabe nicht erforderlich.

Für den Steuerzahler muss erkennbar sein, welches Finanzamt die Anordnung getroffen hat. Die Prüfungsanordnung enthält verpflichtend Angaben über die Form der Steuerprüfung, ob sie als abgekürzte Außenprüfung oder als Betriebsprüfung durchgeführt werden wird. Ebenso ist eine Mitteilung über die zu prüfenden Steuerarten wie Umsatzsteuer oder Lohnsteuer notwendiges Detail. Auch die Besteuerungszeiträume, die für die Betriebsprüfung relevant sind, werden genau genannt.

Vorbereitung und Ablauf der Prüfung

Besteht Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, so ist dieser vom Termin in Kenntnis zu setzen. Alle den genannten Zeitraum betreffenden Unterlagen sind lückenlos bereitzustellen. Wer rechtzeitig einen ruhigen Arbeitsplatz für den Prüfer herrichtet, trägt zu einem zügigen Ablauf der Betriebsprüfung bei. Wichtig ist, dass in den Firmenräumen eine geeignete Person ist, die dem Prüfer Unterlagen heraussuchen und bei Bedarf auf Fragen kompetent antworten kann. Ebenso ist es zweckmäßig, Verträge über Darlehen, Kredite, Leasing und Arbeitsverhältnisse zur Hand zu haben.

Ist man mit seiner Buchhaltung in Rückstand, so bleiben in der Spanne zwischen Anmeldung der Betriebsprüfung und ihrer Durchführung in der Regel zwei bis vier Wochen Zeit, um dies nachzuholen. Diese Zeit sollte man wirklich nutzen, um die Unterlagen auf den neuesten Stand zu bringen. Auch ein Vorabgespräch mit dem Steuerberater ist hilfreich, er weiß, auf welche Einzelheiten bei der Prüfung Wert gelegt wird.

Abschlussbesprechung – die Chance zur Verbesserung

Ein ordentliches Ablagesystem und ein professionelles Buchhaltungsprogramm tragen dazu bei, dass Betriebsprüfungen zügig und ohne größere Beanstandungen ablaufen. Wichtig ist zum Beispiel, dass alle Unterlagen den Vorschriften entsprechende bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden. Originalrechnungen über Büroeinrichtungen, Kfz, Maschinen etc. bleiben am besten ständig in Reichweite, damit sie nicht in einem Archiv gesucht werden müssen. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird durch den Prüfer eine Schlussbesprechung angeboten. Hier können noch Fragen gestellt und Unklarheiten noch einmal unter die Lupe genommen werden. Ein kluger Unternehmer nutzt die Möglichkeit zu dieser Besprechung, denn so lassen sich künftig Fehler vermeiden.

Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt

Rein statistisch findet spätestens alle sieben Jahre eine Betriebsprüfung statt. Das kann dennoch bedeuten, dass bereits in zwei Jahren der Prüfer erneut vor der Türe steht. Wer eine erfolgte Außenprüfung zum Anlass nimmt, sich gleich bestens auf die nächste vorzubereiten, ist mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm gut bedient. Lexware bietet verschiedene Versionen an, um so jedem Erwerbszweig gerecht zu werden. Freiberufler wie größere Unternehmen profitieren von den vielseitigen Funktionen. Schnittstellen zu Finanzamt und Steuerberater sind möglich, die elektronische Abgabe der Umsatzsteuererklärung ebenso wie die vorgeschriebene elektronische Belegerfassung und Online-Banking, um nur wenige wichtige Einzelheiten zu nennen. Mit einem Mausclick lassen sich Berichte wie Einnahmenüberschussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung oder das Kassenbuch aufrufen und ausdrucken und auswerten.