Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung erstellen

Jede:r Unternehmer:in in Deutschland muss jährlich die Umsatzsteuererklärung erstellen. Je nach Umsatz müssen Sie zudem monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und entsprechende Vorauszahlungen leisten. Was Sie dabei beachten und welche Fristen Sie einhalten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Wer muss die Umsatzsteuererklärung abgeben?

Als Unternehmer:in sind Sie in jedem Fall dazu verpflichtet, jedes Jahr eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Ob Sie im Lauf des Jahres Voranmeldungen eingereicht haben oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Die Vorauszahlungen werden am Ende des Jahres mit der Jahresumsatzsteuerschuld abgeglichen. Die Umsatzsteuererklärung ist also die Endabrechnung. Es gibt aber auch Unternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen.

Die Umsatzsteuer für Kleinunternehmen

Auch als Kleinunternehmer:in sind Sie nicht davon befreit, eine Umsatzsteuererklärung zu machen. Allerdings gibt es dafür den Teil B auf dem offiziellen Formular namens „Angaben zur Besteuerung der Kleinunternehmer“. Füllen Sie hier die entsprechenden Zeilen für zum Vorjahresumsatz und Umsatz des laufenden Jahres aus, damit das Finanzamt bewerten kann, ob für Sie die Kleinunternehmer-Regelung besteht.

Um vom Finanzamt als Kleinunternehmer:in eingestuft zu werden, darf Ihr Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro liegen und der Umsatz des laufenden Jahres nicht über 50.000 Euro. Sobald Sie eine dieser Bedingungen nicht mehr erfüllen, sind Sie kein:e Kleinunternehmer:in mehr. Das gilt übrigens auch für die Umsatzschätzung, wenn Sie sich selbstständig machen. Schätzen Sie Ihren Umsatz im Jahr auf mehr als 22.000 Euro, wird das Finanzamt Sie nicht als Kleinunternehmer:in einstufen.

Die Kleinunternehmer-Regelung im Umsatzsteuergesetz (UstG) dient dazu, Unternehmer:innen mit wenig Umsatz einen Teil der Bürokratie zu ersparen. Deshalb müssen Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.

Die Unterschiede zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung

Liegt Ihr Unternehmen über einer bestimmten Umsatzgrenze, müssen Sie für das laufende Geschäftsjahr regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Ob Sie die Vorauszahlungen monatlich oder quartalsweise abgeben müssen, hängt von der Zahllast Ihres Unternehmens ab.

Liegt die Zahllast Ihres Unternehmens unter 7.500 Euro, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abgeben. Bei einer Zahllast von 7.500 Euro und mehr, steht die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich an. In den ersten zwei Jahren müssen Sie mit einem neu gegründeten Unternehmen in jedem Fall monatliche Vorauszahlungen leisten. Erst ab dem dritten Jahr ist dann die Zahllast entscheidend. Unter Zahllast versteht man die Umsatzsteuerschuld des Vorjahres.

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung handelt es sich also um Vorauszahlungen an das Finanzamt. Der Sinn dahinter ist zum einen die Absicherung des Finanzamts vor Zahlungsausfällen am Ende des Jahres, wenn der zu zahlende Betrag zu hoch ist, um von einem Unternehmen gezahlt zu werden und dient zum anderen dem Schutz des Unternehmens vor dem Risiko möglicher Zahlungsschwierigkeiten, da sich durch die regelmäßigen Vorauszahlungen die Finanzen besser planen lassen.

Die monatlichen oder vierteljährlichen Vorauszahlungen werden am Ende des Geschäftsjahres im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst. Die Umsatzsteuererklärung ist eine Übersicht über Ihre Vorauszahlungen und die tatsächliche Jahressteuer.

In den meisten Fällen stimmen die Vorauszahlungen nicht mit der errechneten Summe in der Umsatzsteuererklärung überein. Zum Beispiel, weil noch Belege aufgetaucht sind oder unvollständige Angaben korrigiert werden müssen. Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung und dem Berichtigen von Vorauszahlungen müssen Sie sehr genau sein.

Hohe Abweichungen von Zahllast und Voranmeldungen sind ein erstes Indiz für Steuerverkürzungen oder Steuerhinterziehung. Wenn Sie feststellen, dass es zu einer hohen Abweichung bei den Besteuerungsgrundlagen in der Umsatzsteuererklärung kommt, geben Sie für die betreffenden Voranmeldungszeiträume berichtigte Voranmeldungen ab.

Die Diskrepanz zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen muss ausgeglichen werden. Entweder bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück, wenn Ihre Vorauszahlungen zu hoch waren oder Sie müssen dem Finanzamt den Restbetrag überweisen, wenn Sie zu wenig vorausgezahlt haben.

Abgabefristen für die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2022

Wie bei jedem steuerlichen Dokument, gibt es auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung Fristen, die Sie einhalten müssen.

Sind Sie aus bestimmten Gründen nicht in der Lage, die Vorauszahlungen regelmäßig fristgerecht zu leisten, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen.

Die Dauerfristverlängerung

Erteilt das Finanzamt Ihnen eine Dauerfristverlängerung, dürfen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung jeweils einen Monat nach der ursprünglichen Abgabefrist einreichen.

Eine Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie eine Sondervorauszahlung leisten. Die Höhe dieser Vorauszahlung orientiert sich an der Zahllast Ihres Unternehmens aus dem Vorjahr. Sie müssen 1/11 der Umsatzsteuerschuld des Vorjahres zahlen, damit das Finanzamt Ihnen eine Dauerfristverlängerung gewährt.

Betrug Ihre Zahllast im Vorjahr beispielsweise 220.000 Euro, müssen Sie eine Sondervorauszahlung von 20.000 Euro leisten.
Die Sondervorauszahlung wird Ihnen erst mit der letzten Umsatzsteuer-Voranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2022

Die folgenden Angaben erfolgen ohne Gewähr auf absolute Richtigkeit. Grundsätzlich ändert sich an den Fristen nach Festlegung nichts, aber Anpassungen sind nicht komplett ausgeschlossen.

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Jahr 2022, wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten:

Voranmeldezeitraum 2022

Termin für die Umsatzsteuer

Termin für die Dauerfristverlängerung

Januar

10.02.2022

10.03.2022

Februar

10.03.2022

11.04.2022

März

11.04.2022

10.05.2022

April

10.05.2022

10.06.2022

Mai

10.06.2022

11.07.2022

Juni

11.07.2022

10.08.2022

Juli

10.08.2022

12.09.2022

August

12.09.2022

10.10.2022

September

10.10.2022

10.11.2022

Oktober

10.11.2022

12.12.2022

November

12.12.2022

10.01.2023

Dezember

10.01.2023

10.02.2023

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Jahr 2022, wenn Sie quartalsweise Ihre Vorauszahlungen leisten:

Voranmeldezeitraum 2022Termin für die UmsatzsteuerTermin für die Dauerfristverlängerung
  1. Quartal
11.04.202210.05.2022
  1. Quartal
11.07.202210.08.2022
  1. Quartal
10.10.202210.11.2022
  1. Quartal
10.01.202310.02.2022

Der Stichtag für die Umsatzsteuer ist immer der Zehnte eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, gilt der erste Werktag nach dem Zehnten.

Fristen für die Umsatzsteuererklärung 2022

Die Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung ist die Gleiche, wie die für die Einkommensteuererklärung: Der 31.07. des Folgejahres.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung von einem oder einer Steuerberater:in machen lassen, verlängert sich die Frist um exakt ein Jahr.

Mithilfe Ihrer Steuerberatung können Sie auch klären, ob es vielleicht sogar sinnvoll ist, die Umsatzsteuererklärung erst ein Jahr später abzugeben. Müssen Sie dem Finanzamt etwas nachzahlen, können Sie diese Nachzahlung so ein wenig aufschieben. Bekommen Sie allerdings Geld vom Finanzamt zurück, müssten Sie bei einer späteren Abgabe der Umsatzsteuererklärung dementsprechend auch auf Ihr Geld warten.

Wichtig ist auch, dass Sie die Zahlungsfrist beachten. Schulden Sie dem Finanzamt eine Nachzahlung, haben Sie genau einen Monat Zeit, um diese Schuld zu begleichen. Die Frist läuft ab dem Tag, an dem Ihre Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt eingegangen ist.

Das müssen Sie bei der Erstellung und der Abgabe der Umsatzsteuererklärung beachten

Die Umsatzsteuererklärung muss seit dem Jahr 2011 in elektronischer Form abgegeben werden. Dafür verwenden Sie in der Regel ELSTER, die ELektronische STeuerERklärung. Sie können Ihre Umsatzsteuererklärung natürlich auch mit Lexoffice erstellen und direkt ans Finanzamt übermitteln.

Nur in ganz seltenen Ausnahmefällen ist es möglich, die Umsatzsteuererklärung noch in Papierform beim Finanzamt einzureichen. Dazu müssen Sie nachweisen, dass Sie nicht die technischen Voraussetzungen besitzen, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch zu erstellen.
Sollte dies tatsächlich der Fall sein, finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums einen Vordruck, den Sie ausdrucken und ausfüllen können.

Das Hauptformular besteht aus vier Seiten, auf denen Sie, neben den allgemeinen Angaben zu Ihrem Unternehmen, alle steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen, Umsatz- und Vorsteuerbeträge des laufenden Jahres angeben. Die Umsätze müssen Sie dabei in die verschiedenen Steuersätze und die verschiedenen Arten der Steuerbarkeit aufteilen.

Im Hauptformular können Sie zudem auch die Vorsteuerabzüge berichtigen, falls das nötig sein sollte.

Die Anlagen UN und UR

Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Sie zusätzlich zum Hauptformular auch die Anlage UN oder die Anlage UR ausfüllen.

Bei der Anlage UN handelt es sich um eine Anlage für Unternehmen, die im Ausland ansässig sind. Ausländische Unternehmen werden nur dann in Deutschland veranlagt, wenn sie im Inland Umsatzsteuer schulden. Unternehmer:innen, die ausschließlich Vorsteuerbeträge geltend machen können, sind auf das Vorsteuer-Vergütungsverfahren angewiesen.

Die Anlage UN hat nur eine Seite und besteht aus den allgemeinen Angaben und drei kurzen Abschnitten zum Vorsteuer-Vergütungsverfahren, anrechenbare Beträge und ergänzende Angaben zu Umsätzen.

Die Anlage UR (umsatzsteuerlicher Rest) behandelte viele unterschiedliche komplexe Umsätze. Dazu gehören:

  • steuerfreie Lieferungen, sonstige Leistungen und unentgeltliche Wertabgaben
  • innergemeinschaftliche Erwerbe
  • Steuerschuldner bei Auslagerung
  • innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Leistungsempfänger als Steuerschuldner
  • ergänzende Angaben zu Umsätzen

Seit dem Jahr 2018 ist die Anlage UR im Hauptformular für die Umsatzsteuererklärung in den Abschnitten D bis I integriert und muss somit nicht mehr separat ausgefüllt werden.

Da die Umsätze in der Anlage UN nicht auf jedes Unternehmen zutreffen, klären Sie am besten mit der Steuerberatung Ihres Vertrauens, ob Sie einen oder mehrere dieser Abschnitte für Ihr Unternehmen beachten müssen.

Die konsolidierte Umsatzsteuererklärung

Bei der konsolidierten Umsatzsteuererklärung handelt es sich im Grunde um ein Formular, das für mehrere Unternehmen gültig ist.

Betreiben Sie beispielsweise zwei Gewerbe gleichzeitig als Solo-Selbstständige:r, müssen Sie zwar wie üblich für jedes Gewerbe jeweils eine eigenständige Bilanz erstellen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Sie fassen in der Umsatzsteuererklärung dann alles Umsätze für beide von Ihnen geführte Unternehmen zusammen.

Auf das Einreichen von Belegen können Sie bei der Umsatzsteuererklärung verzichten. Wie bei allen anderen Steuererklärungen gilt aber auch hier die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bewahren Sie alle Belege also auf und haben Sie diese immer griffbereit, falls das Finanzamt doch mal danach fragen sollte.

Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung gibt es einige Vorgaben zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass Sie sich an die Abgabefristen für Vorauszahlungen, Abgaben und abschließende Zahlung halten. Lexoffice hilft Ihnen dabei, Ihre Fristen immer einzuhalten und die Umsatzsteuererklärung so einfach wie möglich zu erstellen.

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