Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente den Aufbewahrungsfristen. Man unterscheidet dabei zwischen zwei Zeiträumen, der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

• • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.

• Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
• Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€

Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist der Fall bei:

• einer begonnenen Betriebsprüfung,
• einer vorläufigen Steuerfestsetzung,
• steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• einem schwebenden oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie
• einer Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungspflicht sollte durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

Was ist aufzubewahren?

Abgabenordnung

Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt die Abgabenordnung folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz,
• die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Handelsgesetzbuch

Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Da Sie als Unternehmens- und oder Existenzgründer rechtlich zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahre verpflichtet sind, obliegt die Form der Aufbewahrung Ihrer eigenen Verantwortung. Auf jeden Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ebenso existieren hinsichtlich der Form der Aufbewahrung Vorschriften des Gesetzgebers.

Die wichtigste Vorschrift ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie gewährleisten müssen. So müssen Rechnungen auch noch nach zehn Jahren lesbar sein. Das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden und die im Verlauf der Jahre nicht mehr leserlich sind, Kopien anzufertigen haben, die zusammen mit der entsprechenden Rechnung aufzubewahren sind.

Hier für Sie aus der Fülle der Aufbewahrungsarten ein kurzer (und daher nicht vollständiger) Überblick:

• Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
• Als bildliche Wiedergabe sind Handels- und Geschäftsbriefe und Rechnungen aufzuheben.
• Für elektronisch übermittelte Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüf-Pfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen können muss.
• Alle sonstigen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden.
• Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass die maschinelle Auswertung ermöglicht wird.

Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff StGB (Strafgesetzbuch)
• Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden
• Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben

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