Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente Aufbewahrungsfristen über gewisse Zeiträume. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

• • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.

• Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
• Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€

Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen aufzubewahren für:

• eine begonnene Betriebsprüfung,
• eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO,
• anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
• zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

Was ist aufzubewahren?

Abgabenordnung

Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz,
• die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Handelsgesetzbuch

Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier.

Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
• Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes,
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB,
• Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§370, §378, §379 AO).

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