Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB kaufmännische Dokumente den Aufbewahrungsfristen. Man unterscheidet dabei zwischen zwei Zeiträumen, der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

• • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO)

Gemäß § 147 AO regelt die Abgabenordnung als Bestandteil des Steuerrechts, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Daraus ergibt sich die Aufbewahrungspflicht für alle Unternehmer:innen, die gemäß dem deutschen Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind. Neben dieser Aufbewahrungspflicht nach §140 AO geht das deutsche Steuerrecht über die Abgabenordnung hinaus. Wenn Unternehmer:innen ihre Aufzeichnungen nach anderen Gesetzen führen, sind sie verpflichtet, die Besteuerung entsprechend diesen Gesetzen zu erfüllen. So müssen z.B. bestimmte Kaufleute die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) beachten.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB)

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt in § 257 vor, dass alle Kaufleute ihre Unterlagen aufbewahren müssen. Darüber hinaus müssen nach § 238 HGB die Buchführung und alle Geschäftsvorfälle so beschaffen sein, dass sie auch von Dritten lückenlos nachvollzogen werden können.

Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.

• Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
• Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€

Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?

Im Gegensatz zu Unternehmern und Kaufleuten sind Privatpersonen nicht gesetzlich verpflichtet, bestimmte steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Dennoch kann es sinnvoll sein, bestimmte Unterlagen noch eine gewisse Zeit aufzubewahren, bevor sie vernichtet werden. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die für die Steuererklärung von Bedeutung sein können. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten privaten Dokumente einzuhalten, um sicherzustellen, dass das Finanzamt im Bedarfsfall auf die relevanten Informationen zugreifen kann:

• Kontoauszüge und Bankunterlagen: Damit Zahlungen laufender Verträge oder auch ein Anspruch auf Garantie nachgewiesen werden kann, empfehlen wir eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.
• Rechnungen und Quittungen: Für größere Anschaffungen gilt eine Gewährungsfrist von 2 Jahren. Falles es zu einer Reklamation kommt, sollten Sie den Beleg gut aufbewahren.
• Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen: Für die jährliche Steuererklärung sollten Sie auch Gehaltsabrechnungen aufbewahren. Auch raten wir Ihnen alle Unterlagen zur Rentenabrechnung bis zum Renteneintritt zu sammeln.
• Mietverträge: Die Verjährungsfrist bei Mietverträgen liebt bei 3 Jahres. Bis dahin sollten Sie die Dokumente gut aufbewahren.
• Zeugnisse und Urkunden: Zeugnisse und Urkunden gelten für Ihr ganzes Leben. Achten Sie deshalb gut auf diese Dokumente.
• Versicherungsunterlagen: Wir empfehlen Ihnen, Versicherungsverträge und -berichte für die Dauer ihrer Gültigkeit aufzubewahren. Eine Ausnahme gilt für steuerrelevante Versicherungsunterlagen. Hier sind die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen zu beachten.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist der Fall bei:

• einer begonnenen Betriebsprüfung,
• einer vorläufigen Steuerfestsetzung,
• steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• einem schwebenden oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie
• einer Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungspflicht sollte durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

Was ist aufzubewahren?

Abgabenordnung

Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt die Abgabenordnung folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz,
• die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Handelsgesetzbuch

Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege),
• Sonstige Unterlagen wie zum Beispiel Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen und Bewertungen von Eigenleistungen. 

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer.

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Da Sie als Unternehmens- und oder Existenzgründer rechtlich zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahre verpflichtet sind, obliegt die Form der Aufbewahrung Ihrer eigenen Verantwortung. Auf jeden Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ebenso existieren hinsichtlich der Form der Aufbewahrung Vorschriften des Gesetzgebers.

Die wichtigste Vorschrift ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie gewährleisten müssen. So müssen Rechnungen auch noch nach zehn Jahren lesbar sein. Das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden und die im Verlauf der Jahre nicht mehr leserlich sind, Kopien anzufertigen haben, die zusammen mit der entsprechenden Rechnung aufzubewahren sind.

Hier für Sie aus der Fülle der Aufbewahrungsarten ein kurzer (und daher nicht vollständiger) Überblick:

• Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
• Als bildliche Wiedergabe sind Handels- und Geschäftsbriefe und Rechnungen aufzuheben.
• Für elektronisch übermittelte Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüf-Pfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen können muss.
• Alle sonstigen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden.
• Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass die maschinelle Auswertung ermöglicht wird.

Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert.

Wo müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Nach § 146 Abs. 2 AO müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Belege grundsätzlich in Deutschland bewahrt werden. Anders ist das beim Handelsgesetzbuch. Dort wird kein bestimmter Aufbewahrungsort vorschrieben. Die Dokumente müssen lediglich  innerhalb einer angemessenen Zeit vorgelegt werden (§ 239 Abs. 4 HGB). Unter bestimmten Voraussetzungen können nach § 146 Abs. 2a AO Bücher, digitale Rechnungen und sonstige elektronische Aufzeichnungen auch im Gemeinschaftsgebiet elektronisch geführt und aufbewahrt werden.

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen müssen inländische Unternehmer:innen alle Rechnungen im Inland aufbewahren, es sei denn, die elektronische Aufbewahrung gewährleistet einen vollständigen Datenfernabruf. In diesem Fall dürfen die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden. Jedoch muss der Finanzverwaltung mitgeteilt werden, dass die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Es besteht seit dem 1. Januar 2023 die Möglichkeit, elektronische Bücher und Aufzeichnungen auf schriftlichen oder elektronischen Antrag gemäß §146 Absatz 2b AO in einem oder mehreren Drittstaaten zu führen und aufzubewahren, unter der Bedingung, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wie die Bekanntgabe des Standorts und die Gewährleistung des Datenzugriffs.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist

• Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff StGB (Strafgesetzbuch)
• Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften
• Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden
• Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben

Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Geschäftsunterlagen beträgt entweder 6 oder 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung geregelt:

• Nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
• Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Welche Unterlagen genau wie lange aufbewahrt werden müssen, haben wir in dieser alphabetisch sortierten Tabelle für Sie zusammengestellt:

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert