Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

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Generell müssen von Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente über gewisse Zeiträume aufbewahrt werden. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Detaillierte Informationen sind ebenfalls zahlreichen dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

  • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS)
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU).

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat.

Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen

  • für eine begonnen Betriebsprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

Was ist aufzubewahren?
Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Übersicht finden Sie unten unter dem Gliederungspunkt

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier.
Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können schwerwiegende Folgen haben:

  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
  • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes,
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB,
  • Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§370, §378, §379 AO).

 

Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Funktion und Zweck der Unterlage.

SchriftgutAufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)10
Abschreibungsunterlagen10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10
Akkreditive6
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation10
Aufzeichnungen10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
wenn sonstige
10
6
Bankbelege10
Bankbürgschaften nach Vertragsende10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10
Belegformate10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10
Bestell- und Auftragsunterlagen6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10
Betriebskostenrechnungen10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)6
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation10
Buchungsanweisungen, -belege10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
als Buchungsbeleg
6
10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)10
Dateien, Beschreibungen der10
Dateiverzeichnisse10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der10
Datensicherungsregeln10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung10
Eingabedatenformate10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu10
Einnahmenüberschussrechnung10
Einheitswertunterlagen10
Eröffnungsbilanzen10
Essensmarkenabrechnungen10
Exportunterlagen10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei
EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
10
Finanzberichte6
Frachtbriefe6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift
6
Geschenknachweise10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung”10
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)6
Handelsbücher10
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
10
Hauptabschlussübersicht10
Inventare (§ 240 HGB)10
Investitionszulage (Unterlagen)6
Jahresabschluss mit Erläuterungen10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
z.B. für Vorratsbewertung
10
Kassenberichte10
Kassenbücher/-blätter10
Kassenzettel,
wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel
10
0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
Kontenregister10
Kontoauszüge10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB)10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
wenn Buchungsbeleg
6
10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen10
Lagerbuchführungen10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
10
Lohnbelege als Buchungsbelege10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion10
Mahnbescheide und
Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
6
Maske (Bildschirm-, Druck-)10
Menu-Übersicht10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10
Nachnahmebelege10
Nebenbücher10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege10
Preislisten,
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
6
10
Programmablaufbeschreibungen10
Programmverzeichnisse10
Protokolle als Handelsbrief6
Prozessakten10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10
Quittungen10
Rechnungen an Unternehmer10
Rechnung an Nichtunternehmer
im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)
2
Reisekostenabrechnung10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10
Sachkonten10
Saldenbilanzen10
Schadensunterlagen,
wenn Bilanzunterlagen
6
10
Scheck- und Wechselunterlagen,
als Buchungsbeleg
6
10
Schriftwechsel6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen10
Steuererklärungen und Steuerbescheide10
Systemhandbücher10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege10
Überweisungsbelege10
Umsatzsteuervoranmeldungen10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10
Verkaufsbücher10
Vermögensverzeichnis10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege10
Versicherungspolicen,
wenn nach Ablauf der Versicherung
10
6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10
Wechsel10
Zahlungsanweisungen10
Zollbelege10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)10

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Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben, einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie nach gesetzlichen Fristen aufbewahren.

Aber nicht nur Rechnungen und Belege: Es gibt noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz – und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.

Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.

Quelle: IHK Berlin und Stuttgart