Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.
Generell müssen von Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente über gewisse Zeiträume aufbewahrt werden. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Detaillierte Informationen sind ebenfalls zahlreichen dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:
- BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
- BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).
Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat.
Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen
- für eine begonnen Betriebsprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO,
- für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
- zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.
Was ist aufzubewahren?
Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Übersicht finden Sie unten unter dem Gliederungspunkt
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier.
Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können schwerwiegende Folgen haben:
- Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
- Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes,
- Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB,
- Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§370, §378, §379 AO).
Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Funktion und Zweck der Unterlage.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege | 6 10 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
| Aufzeichnungen | 10 |
| Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) | 10 |
| Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege wenn sonstige | 10 6 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
| Belegformate | 10 |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen | 10 |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 |
| Buchungsanweisungen, -belege | 10 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg | 6 10 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 |
| Dateiverzeichnisse | 10 |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 |
| Datensicherungsregeln | 10 |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
| Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Eingabedatenformate | 10 |
| Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| Eröffnungsbilanzen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 |
| Exportunterlagen | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Finanzberichte | 6 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift | 6 |
| Geschenknachweise | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 |
| Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriften im Sinne der „umgekehrten Rechnung“ | 10 |
| Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich | 10 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
| Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher/-blätter | 10 |
| Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel | 10 0 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 |
| Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) | 10 |
| Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, wenn Buchungsbeleg | 6 10 |
| Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
| Lagerbuchführungen | 10 |
| Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung | 6 10 |
| Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 |
| Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 |
| Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 |
| Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) | 6 |
| Maske (Bildschirm-, Druck-) | 10 |
| Menu-Übersicht | 10 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 6 10 |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 |
| Programmverzeichnisse | 10 |
| Protokolle als Handelsbrief | 6 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 |
| Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) | 2 |
| Reisekostenabrechnung | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 6 10 |
| Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg | 6 10 |
| Schriftwechsel | 6 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 |
| Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen | 10 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 10 |
| Systemhandbücher | 10 |
| Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 |
| Überweisungsbelege | 10 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
| Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung | 6 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Versicherungspolicen, wenn nach Ablauf der Versicherung | 10 6 |
| Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
| Wechsel | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 10 |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.
Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben, einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie nach gesetzlichen Fristen aufbewahren.
Aber nicht nur Rechnungen und Belege: Es gibt noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz – und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.
Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.
Quelle: IHK Berlin und Stuttgart
