Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente den Aufbewahrungsfristen. Man unterscheidet dabei zwischen zwei Zeiträumen, der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

    • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
    • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.

Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.

  • Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
  • Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€

Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist der Fall bei:

  • einer begonnenen Betriebsprüfung,
  • einer vorläufigen Steuerfestsetzung,
  • steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • einem schwebenden oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • einer Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungspflicht sollte durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

Was ist aufzubewahren?

Abgabenordnung

Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt die Abgabenordnung folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Handelsgesetzbuch

Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer.

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Da Sie als Unternehmens- und oder Existenzgründer rechtlich zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahre verpflichtet sind, obliegt die Form der Aufbewahrung Ihrer eigenen Verantwortung. Auf jeden Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ebenso existieren hinsichtlich der Form der Aufbewahrung Vorschriften des Gesetzgebers.

Die wichtigste Vorschrift ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie gewährleisten müssen. So müssen Rechnungen auch noch nach zehn Jahren lesbar sein. Das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden und die im Verlauf der Jahre nicht mehr leserlich sind, Kopien anzufertigen haben, die zusammen mit der entsprechenden Rechnung aufzubewahren sind.

Hier für Sie aus der Fülle der Aufbewahrungsarten ein kurzer (und daher nicht vollständiger) Überblick:

  • Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
  • Als bildliche Wiedergabe sind Handels- und Geschäftsbriefe und Rechnungen aufzuheben.
  • Für elektronisch übermittelte Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüf-Pfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen können muss.
  • Alle sonstigen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden.
  • Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass die maschinelle Auswertung ermöglicht wird.

Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist

  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff StGB (Strafgesetzbuch)
  • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden
  • Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 10
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
wenn sonstige
10
6
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 6
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Bestell- und Auftragsunterlagen 6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 6
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsanweisungen, -belege 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
als Buchungsbeleg
6
10
Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
6
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einnahmenüberschussrechnung 10
Einheitswertunterlagen 10
Eröffnungsbilanzen 10
Essensmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Exportunterlagen 6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) 6
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei
EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift, soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam
6
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne der „umgekehrten Rechnung“ 10
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
6
Hauptabschlussübersicht 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
z.B. für Vorratsbewertung (außer für Kalkulation der Herstellkosten)
6
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel,
wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel
6
0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
wenn Buchungsbeleg
6
10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 10
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und
Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) 6
Nebenbücher 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 6
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten,
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
6
10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle als Handelsbrief 6
Prozessakten 6
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen 10
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnung an Privatpersonen für Werkleistung im

Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht

für den Rechnungsempfänger)

10
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen,
wenn Bilanzunterlagen
6
10
Scheck- und Wechselunterlagen,
als Buchungsbeleg
6
10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Überweisungsbelege 10
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen,
wenn nach Ablauf der Versicherung
10
6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 6
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10
Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.

Zusammenfassung

Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben oder einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten.

Außerdem gibt es noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.

Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.

Quelle: IHK Berlin und Stuttgart

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