Geschäftsvorfälle

Als Geschäftsvorfälle werden in der Buchführung Transaktionen bezeichnet, die den Jahresabschluss von Unternehmen oder anderen bilanzierungspflichtigen Organisationen beeinflussen. Geschäftsvorfälle zeichnen sich dadurch aus, dass ihnen und den dahinterstehenden Geschäften ein bestimmter Wert zugewiesen werden kann. Auf diese Weise verändern sie das Betriebsvermögen oder das Eigen- oder Fremdkapital von Unternehmen und sind somit bilanzwirksam.

Arten von Geschäftsvorfällen

Geschäftsvorfälle werden entweder durch externe Transaktionen aus Geschäftsbeziehungen mit Kund:innen oder Lieferant:innen (beispielsweise dem Ver- oder Ankauf von Waren oder Dienstleistungen) oder durch interne Transaktionen ausgelöst. Zu letzteren gehören beispielsweise das Ausbuchen eines Forderungsverlustes oder die Zuschreibung durch Erhöhung des Buchwerts.

Es wird grundsätzlich in zwei Arten von Geschäftsvorfällen unterschieden: Die erfolgswirksamen Geschäftsvorfälle und die bestandswirksamen Geschäftsvorfälle.

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle + Beispiel

Ein erfolgswirksamer Geschäftsvorfall verändert den Geschäftserfolg durch Buchungen auf Erfolgskonten. Im Rahmen einer solchen Transaktion sind zu- und abfließende Vermögenswerte nicht gleich, sodass sich das Reinvermögen des Unternehmens verändert.

Ein gängiges Beispiel für einen erfolgswirksamen Geschäftsfall ist der Verkauf einer Ware zu einem höheren Verkaufspreis als dem Einkaufspreis. Die Differenz ist ein erfolgswirksamer Gewinn.

Bestandswirksame Geschäftsvorfälle + Beispiel

Ein bestandswirksamer Geschäftsvorfall ist erfolgsneutral. Er wird lediglich auf Bestandskonten verbucht und führt dort zu Änderungen. Dies bedeutet, dass lediglich Geld- oder Sachwerte ineinander vertauscht werden, ohne dass Werte erzeugt oder vernichtet werden.

Ein gutes Beispiel für einen bestandswirksamen Geschäftsvorfall ist der Erwerb von Rohstoffen. Dabei wird ein Geldwert in einen Materialwert gleichen Betrags umgetauscht. In der Konsequenz steigt das Umlaufvermögen und sinkt das Geldvermögen des Betriebs, aber das Reinvermögen bleibt konstant.

Geschäftsvorfälle buchen

Als Unternehmen sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsvorfälle im Rahmen Ihrer Buchführung korrekt zu erfassen. Das bedeutet, dass die Buchungen vollständig, sachlich richtig (nicht fingiert) und den zutreffenden Buchhaltungskonten korrekt zugeordnet sind. Im Rechnungswesen werden Geschäftsvorfälle in Buchungssätzen erfasst, die sich durch ihre Buchungen im Jahresabschluss niederschlagen.

Dabei gibt es noch eine Unterscheidung bezüglich des Zeitpunkts der Buchung. Beispiele für laufende Geschäftsvorfälle sind der Einkauf von Waren oder Leistungen, der Bezug von Leistungen oder Aufwendungen für Angestellte, Räumlichkeiten, Werbung und Reisen sowie Verwaltungskosten und viele andere. Daneben gibt es Geschäftsvorfälle, die erst zum Jahresabschluss des Geschäftsjahrs gerechnet werden. Dazu gehören die Ermittlung von Abschreibungen, die Bildung von Rückstellungen sowie die Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens.

So können Sie Geschäftsvorfälle buchen

Im Rechnungswesen bucht man auf verschiedenen buchhalterischen Konten. Einen Geschäftsvorfall buchen kann mehrere so genannte Buchungssätze erfordern. Im Folgenden lernen Sie ein wenig Rechnungswesen-Grundwissen: Die buchhalterischen Konten, auf die Sie Geschäftsvorfälle buchen, sind so genannte T-Konten. Sie haben immer eine Soll- und eine Haben-Seite. Je nach dem, wo sich ein einzelnes T-Konto im Kontext der Eröffnungs- oder Schlussbilanz befindet, steht die Soll-Seite für ein Plus oder ein Minus.

Aktivkonten verbuchen Zugänge auf der Soll-Seite und Abgänge auf der Haben-Seite. Dazu gehören etwa die Konten von Anlagevermögen, Forderungen oder auch der Bank- und Kassenbestand. Passivkonten verbuchen einen Abgang auf der Soll-Seite und einen Zugang auf der Haben-Seite. Zu den Passivkonten gehören Verbindlichkeitskonten.

Man bucht immer: “Soll an Haben”. Das bedeutet, dass auf dem ersten genannten Konto auf der linken Seite, der Soll-Seite, ein Geschäftsvorfall erscheint. Gleichzeitig erscheint auf dem zweiten Konto auf der rechten Seite, der Haben-Seite, der Geschäftsvorfall erneut. Das ist auch der Grund, weshalb von der “doppelten Buchhaltung” die Rede ist.

Buchungssätze Beispiele

Der Buchungssatz “Verbindlichkeit an Bank” etwa ist ein Beispiel für einen Geschäftsvorfall, bei dem Sie als Unternehmer:in eine offene Rechnung bezahlt haben. Die Verbindlichkeiten reduzieren sich auf der Soll-Seite um den Betrag, um den sich das Bankguthaben auf der Haben-Seite erhöht.

Weitere Beispiele für Buchungssätze sind etwa “Bank an Kasse”, wenn Sie aus der Kasse Geld entnehmen und das auf die Bank einzahlen. Wenn Sie eine Abhebung vom Bankkonto vornehmen und das Geld in die Kasse legen, lautet der Buchungssatz “Kasse an Bank”.
Sie sehen: Nicht nur Geldeingänge und Ausgänge von außen sind buchbare Geschäftsvorfälle, sondern auch, wenn sich ohne Auswirkung auf die Bilanz intern etwas ergibt.

Geschäftsvorfälle buchen ohne Mühe

Damit Sie sich nicht mit den detailreichen Details des Rechnungswesens auseinandersetzen müssen, hilft Ihnen lexoffice. Statt “Soll an Haben” in der richtigen Reihenfolge zu verwenden, um einen Geschäftsvorfall zu buchen und das Forderungs-, Kunden- und Bankguthabenkonto auszugleichen, importieren Sie einfach die Geschäftsvorfälle auf Ihrem Bankkonto, laden Belege hoch und weisen diese mit wenigen Klicks zu – fertig!

Die Korrekte Erfassung von Geschäftsvorfällen

Als Unternehmer:in müssen Sie alle Geschäftsvorfälle detailliert anhand von Belegen aufzeichnen. Dabei muss jeder Beleg ein paar Pflichtangaben enthalten:

  • Datum der Zahlung bzw. des Belegs
  • Name der ausstellenden Partei (Lieferant:in) bei Eingangsrechnungen
  • Name der Kund:innen bei Ausgangsrechnungen
  • Rechnungsnummer (eigene oder die der Lieferant:innen)
  • Kontonummer: Numerische Verschlüsselung der Bezeichnung – bei manueller Buchführung die Kurzbezeichnung für die Leistung: Produktankauf, Produktverkauf, Werbung, Reparaturen und so weiter.
  • Prozentsatz der Umsatzsteuer und ausgewiesene Umsatzsteuer
  • Brutto-Gesamtbetrag in Euro

Für das Festhalten sämtlicher Geschäftsvorfälle im Arbeitsalltag in bar bietet sich ein Kassenbuch – wie die in lexoffice vorhandene Kassenbuch-Funktion – an.

Lexoffice weist bei der Erstellung von Belegen darauf hin, wenn die Geschäftsvorfall-Pflichtangaben nicht eingehalten werden. Bei Excel, Word oder anderen Programmen können sich Fehler in Rechnungen oder anderen Geschäftsvorfällen einschleichen, wie eine versehentlich doppelt vergebene Belegnummer. Hinzu kommt, dass die Buchhaltung festgeschrieben, also im Nachhinein nicht mehr editierbar sein muss. Das ist mit einer Excel-Tabelle so nicht möglich.

Lexoffice erleichtert Ihnen die einzelnen Schritte bei der Buchhaltung und erledigt so viel wie möglich im Hintergrund. So sind Sie automatisch auf der rechtssicheren Seite.

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