Rückstellungen

Bei Rückstellungen handelt es sich um ungewisse Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Konkret handelt es sich um Verpflichtungen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr entstanden sind, der genaue Termin der Fälligkeit oder deren Höhe allerdings noch nicht bekannt sind. Um derartige Verpflichtungen als Rückstellungen verbuchen zu können, muss eine hohe Wahrscheinlichkeit dafür entstehen, dass diese in absehbarer Zeit fällig werden.

Rückstellungen sind nicht gleich Rücklagen

Rückstellungen sollten grundsätzlich nicht mit Rücklagen verwechselt werden. Letztere sind Bestandteil des Eigenkapitals, welches nicht als Jahresüberschuss, Gewinnvortrag oder gezeichnetes Kapital ausgewiesen wird. Rückstellungen werden hingegen auf der Passivseite der Bilanz geführt.

Wie Rückstellungen entstehen

Rückstellungen stellen Zahlungsverpflichtungen gegenüber Unternehmen sowie außenstehenden Personen dar. Weil sie noch nicht im laufenden Geschäftsjahr beglichen werden konnten, besteht für diese von Seiten der Buchhaltung eine Passivierungspflicht. Kosten für Wartungs- und Renovierungsarbeiten sind hierfür klassische Beispiele, welche erst im darauffolgenden Geschäftsjahr abgeschlossen sein werden und demnach am Bilanzstichtag noch nicht beglichen werden können. Auch die Kosten von Rechtsstreitigkeiten fallen darunter, sofern diese erst dann fällig werden, wenn der jeweilige Rechtsstreit verloren wird. Die Ungewissheit hinsichtlich der Fälligkeit und/oder Höhe einer Verbindlichkeit ist die unabdingbare Voraussetzung dafür, dass diese als Rückstellung in der Bilanz erscheinen darf. Rückstellungen reduzieren den Gewinn des Unternehmens und gehen mit der höheren Wahrscheinlichkeit eines Verlustes einher.

Beispiele für Rückstellungen

  • Ein Produzent von Massenwaren geht auf der Grundlage von Erfahrungswerten davon aus, dass einige seiner Produkte vor Ablauf der Garantiezeit defekt werden und ihm dadurch Kosten entstehen. Aus diesem Grund legt er für jeden verkauften Artikel eine bestimmte Summe zurück, die ungefähr den durchschnittlichen Kosten entspricht, die seiner Firma entstehen werden. Weil deren tatsächliche Entstehung ungewiss ist, bildet das Unternehmen anstelle von Verbindlichkeiten eben Rückstellungen. Ist die Garantiezeit abgelaufen und sind wider Erwarten keine Ansprüche seitens der Kunden angemeldet worden, sind die Rückstellungen ergebniswirksam aufzulösen. Hierdurch entsteht ein Ertrag.
  • Ein Kunde erhebt gegen das Unternehmen eine Klage auf Schadenersatz. Ein negativer Ausgang des Verfahrens ist zwar nicht sicher, jedoch wahrscheinlich. In diesem Fall kennt das Unternehmen das genaue Kostenrisiko, allerdings bleibt unbekannt, ob es tatsächlich zu einer Verurteilung kommt.

In welcher Höhe Rückstellungen zu bilden sind

Die Höhe einer Rückstellung richtet sich danach, wie hoch Sie die anstehende Verpflichtung einschätzen. Gemäß Vorgaben im HGB ist eine Rückstellung nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bilden. Bei ihrer Festlegung dürfen Sie weder Ihre optimistischste noch die pessimistischste Einschätzung des Beitrags zugrunde legen.

Wann keine Rückstellungen gebildet werden dürfen

Die Bildung gewinnmindernder Rückstellungen ist dann ausgeschlossen, wenn Sie Ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Denn bei dieser Gewinnermittlungsmethode sind ausschließlich die tatsächlichen Zu- und Abflüsse von Betriebsausgaben und -einnahmen relevant. Durch die Abkehr von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu Gunsten der Bilanzierung können Sie hingegen dem Finanzamt Rückstellungen für Ihre betrieblichen Risiken präsentieren und dadurch Ihren Übergangsgewinn signifikant mindern. Rückstellungen sind auch dann ausgeschlossen, wenn es sich bei der ungewissen Zahlungsverpflichtung um aktivierungspflichtige Kosten handelt. Mit anderen Worten: Sie setzen Rückstellungen an, weil Sie einen Anbau an Ihrem Firmengebäude planen. Es ist durchaus möglich, dass Ihnen die genaue Kostenhöhe nicht bekannt ist. Nichtsdestotrotz darf der Anbau erst bei dessen Fertigstellung aktiviert und abgeschrieben werden. Für diese Kosten ist die Bildung einer Rückstellung nicht vorgesehen.

Welche Arten von Rückstellungen werden unterschieden?

Für welche Verbindlichkeiten Rückstellungen handelsrechtlich gebildet werden dürfen, ist in § 249 Abs. 1 HGB exakt definiert. Eine Passivierungspflicht besteht für folgende Rückstellungsarten:

1. Aufwandsrückstellungen

Sie werden aus einer Selbstverpflichtung heraus gebildet, hierunter fallen:

  • Kulanzrückstellungen
    Diese werden für Gewährleistungen gebildet, die Sie als Unternehmen freiwillig und somit ohne eine rechtliche Verpflichtung gewähren. Denkbar ist etwa die Reparatur eines Produkts nach Ablauf der Garantiezeit.
  • Instandhaltungsrückstellungen
    Sind im laufenden Geschäftsjahr anfallende Instandhaltungsmaßnahmen (z.B. an einer Produktionsmaschine) nicht vorgenommen worden, dürfen Sie ebenfalls Rückstellungen bilanzieren.

2. Schuldrückstellungen

Im Gegensatz zu Aufwandsrückstellungen, zeichnen sich diese durch eine Rechtsverpflichtung gegenüber einem Vertragspartner aus. Untergliedern lassen sie sich in:

  • Drohverlustrückstellungen
    Drohen Verluste, ist die Bildung von Rückstellungen erlaubt. Dies gilt insbesondere für schwebende Geschäfte und demnach Vertragsverhältnisse, bei denen mindestens ein Vertragspartner seine Leistung noch nicht erbracht hat.
  • Ungewisse Verbindlichkeiten
    Hierunter fallen sämtliche Verbindlichkeiten, welche in Bezug auf Fälligkeit, Höhe sowie Eintritt ungewiss sind. Wird seitens des Unternehmens etwa ein Rechtsstreit gerichtlich ausgetragen, dürfen Prozesskostenrückstellungen angesetzt werden. Zu den ungewissen Verbindlichkeiten gehören aber auch Steuer- und Pensionsrückstellungen.

Wie Rückstellungen aufzulösen sind

Fällt der Grund weg, für den die Rückstellungen einst gebildet wurden und drohen damit keine Verbindlichkeiten mehr, ist der Passivposten aufzulösen. Erfolgen kann dies wie folgt:

1. Es entsteht keinerlei Aufwand

Kommt es zu gar keinem Aufwand, müssen Sie den Rückstellungsbetrag vollständig als betrieblichen Ertrag ansetzen.

2. Der Aufwand übersteigt die Rückstellung

Fällt der Aufwand höher als die Rückstellung aus, haben Sie den überschüssigen Betrag als betrieblichen Aufwand zu werten, wodurch ein Verlust entsteht.

3. Die Rückstellung liegt höher als der Aufwand

Haben Sie die Rückstellung zu hoch angesetzt, ist der Differenzbetrag als betrieblicher Ertrag anzusetzen, was den Gewinn erhöht.

4. Rückstellung und Aufwand sind gleich hoch

Sind die Beträge für Rückstellung und Aufwand identisch, ist die Rückstellung von Ihnen erfolgsneutral aufzulösen.

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