Der Aufbau des Kassenbuchs im Detail
Ein Kassenbuch ist eigentlich simpel aufgebaut und muss dabei eine Reihe von wichtigen Informationen bei jeder Eintragung enthalten. Nur durch diese Angaben kann ein Kassenbuch korrekt und nachvollziehbar geführt werden. Zu den Angaben, welche bei jedem Buchungsvorgang enthalten sein müssen gehören:
- Das Datum: Hier muss für jede Buchung das Datum eingetragen werden, an welchem der Geschäftsvorfall beziehungsweise die Buchung des Vorfalls stattgefunden hat. Das Datum kann durch die Belege abgeglichen und nachvollzogen werden.
- Belege: Der zu dem jeweiligen Geschäftsfall gehörende Beleg muss dem Kassenbuch im Original beizulegen.
- Belegnummer: Jeder Beleg beziehungsweise jede Rechnung ist mit einer eindeutigen Rechnungsnummer versehen. Auch diese ist im Kassenbuch zu erfassen.
- Der Buchungstext: Der buchhalterische Verkehr wird durch einen „Soll-an-Haben-Text“ eingetragen. Ein Beispiel wäre die Anschaffung eines Fahrzeuges für den eigenen Fuhrpark. Dieses würde mit dem Buchungstext „Fuhrpark an Kasse“ eingetragen und verbucht.
- Steuersatz: Der zum Geschäftsfall gehörende Steuersatz muss hier erfasst werden. Dies ist besonders wichtig, wenn im Unternehmen Geschäftsfälle mit unterschiedlichen Steuersätzen die Regel sind.
- Einnahmen in die Kasse: Hier werden Betrag und Währung des Geschäftsfalls eingetragen.
- Ausgaben der Kasse: Hier werden im Gegenzug Betrag und Währung der Ausgaben erfasst.
- Umsatzsteuer / Vorsteuer: Vorsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer werden an dieser Position separat ausgewiesen.
- Kassenbestand: Hier wird der aktuelle monetäre Bestand der Geschäftskasse erfasst und dokumentiert.
All diese Informationen werden beim Buchen eines Geschäftsfalls im Kassenbuch erfasst und aktualisiert eingetragen. Dank elektronisch geführter Kassenbücher lassen sich viele dieser Aufgaben enorm komfortabel erledigen.
Verpflichtung zum Führen eines Kassenbuchs
Für Privatpersonen, Einzelunternehmer und auch Nebenerwerbstätige gibt es keine gesetzliche Verpflichtung ein Kassenbuch zu führen. Da diese allerdings durchaus dazu verpflichtet sein können die eingenommene Umsatzsteuer durch ihre Umsatzsteuererklärung anzugeben und die Umsatzsteuervoranmeldungen zu tätigen, ist auch hier das Führen eines Kassenbuchs dringend notwendig. Größere Unternehmen sind gesetzlich nicht nur zu einer doppelten Buchführung, sondern auch zum Führen eines Kassenbuchs gesetzlich verpflichtet. Da bei solchen Unternehmen die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben oftmals deutlich komplexer sind und unterschiedlich aufgeschlüsselt werden müssen, hilft hier das Kassenbuch enorm bei der buchhalterischen Übersicht. So müssen solche Unternehmen beispielsweise über eine echte Kasse verfügen, welche direkte Barentnahmen für Ausgaben des Unternehmens erlaubt. Über diese Kasse werden beispielsweise Reisekosten der Mitarbeiter vorgestreckt.
