Einnahmen und Ausgaben

Jedes Unternehmen hat Einnahmen und Ausgaben, welche sich auf die Buchführung und die Bilanzierung auswirken und festzuhalten sind. Einfach gesagt umfassen Einnahmen den Zugang von betrieblichem Geldvermögen und Ausgaben den Abgang des betrieblichen Geldvermögens.
Allerdings werden diese Begriffe oftmals fälschlich mit Ein- und Auszahlungen oder Erträgen und Aufwendungen gleichgesetzt oder verwechselt, was bei der Buchführung zu einiger Verwirrung führen kann.
Deshalb ist es wichtig, die klaren Abgrenzungen der Begriffe Einnahmen und Ausgaben genauer zu beleuchten.

Was sind Einnahmen?

Betriebliche Einnahmen umfassen drei Posten: Einzahlungen, Zugänge von kurzfristigen Forderungen sowie Abgänge von kurzfristigen Verbindlichkeiten. Die Einnahme bedeutet auch nicht, dass sich das Geldvermögen (Bargeldbestand oder Kontoguthaben) vermehren muss. Verkauft ein Unternehmen beispielsweise seine Ware auf Rechnung, steigt nicht das Geldvermögen, sondern es entsteht eine Forderung. Die Einnahme bedeutet also nicht automatisch, dass sich das Geldvermögen sofort erhöht.

Gerne werden Einnahmungen mit Einkünften gleichgesetzt – und obwohl beide Begriffe stark mit einander verwandt, gibt es doch einen fundamentalen Unterschied: Eine Einnahme wird erst dann zur Einkunft, wenn sämtliche Ausgaben davon abgezogen worden sind.
Zu den Einkünften gelten nach dem Einkommenssteuergesetzt (§2, Abs. 1 S. 1 Nr. 1 – 7 EStG) sieben verschiedene Formen:

  • Einkünfte aus Gewerbebetrieb
  • Einkünfte aus Kapitalvermögen
  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
  • Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft
  • Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
  • Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit
  • Sonstige Einkünfte

Als Faustformel lässt sich darauf bezogen feststellen: Einzahlungen bewirken eine tatsächliche und somit positive Veränderung des Kassenbestandes oder Bankguthabens, während bei Einnahmen zusätzlich dazu die Verbindlichkeiten und Forderungen mitgerechnet werden.

Was sind Ausgaben?

Betriebliche Ausgaben umfassen Auszahlungen, Abgänge von kurzfristigen Forderungen und Zugänge von kurzfristigen Verbindlichkeiten. Dabei sind Auszahlungen nicht mit Ausgaben zu verwechseln oder gleichzusetzen.
Wie schon bei Einzahlung und Einnahme, kann man auch bei der Auszahlung und Ausgabe eine einfache Unterscheidung vorführen. Während bei der Auszahlung nur eine Verminderung der liquiden Mittel (Bankkonto oder Barkasse) verbucht wird, umfasst die Ausgabe zusätzlich dazu die Erhöhung von Verbindlichkeiten und den Abgang von Forderungen.

Betriebseinnahmen- und Ausgaben

Um im Rahmen der einfachen Buchführung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen zu können, muss man sämtliche Ausgaben von allen Einnahmen abziehen. Daran kann man den Unternehmenserfolg ablesen: liegt ein positives Ergebnis vor, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet, ist es negativ, kam es zu Verlusten.
Zu den Betriebseinnahmen zählen unter anderem:

  • Betriebseinnahmen (Allgemeiner / ermäßigter Steuersatz)
  • Verkauf von Sachgütern
  • Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
  • Eingenommene Umsatzsteuer
  • Auflösung von Rücklagen

Die Betriebsausgaben umfassen u.A.:

  • Löhne und Gehälter für die Mitarbeiter
  • Erworbene Dienstleistungen in Netto
  • Wareneinkäufe (netto)
  • Abziehbare Vorsteuer
  • Miete für Geschäftsräumlichkeiten
  • PKW-Kosten
  • Energiekosten
  • Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Umsatzsteuer für das Finanzamt
  • Eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Einnahmen und Ausgaben im Steuerrecht

Einen Teil der Verwirrung um die Begriffe Einnahme, Ausgabe, Einzahlung und Auszahlung ist sicherlich dem Steuerrecht geschuldet. Denn hier müssen Selbstständige, die aufgrund der Regelungen keiner Buchführungspflicht unterliegen, Ihre Einkünfte in der Einnahmeüberschüssrechnung aufführen.
In diesem Bereich beziehen sich die Begriffe „Betriebseinnahmen“ und „Betriebsausgaben“ allerdings ausschließlich auf tatsächliche Einzahlungen und Auszahlungen, ohne Forderungen und Verbindlichkeiten miteinzubeziehen.

Beispiele für Einnahme, Einzahlung, Aufwand und Ausgabe, Auszahlung und Ertrag

  • Der Verkauf von Waren auf Rechnung ist zwar eine Einnahme (Forderungbestand nimmt zu), aber keine Einzahlung
  • Der Kauf von Ware auf Rechnung ist keine Auszahlung, sondern Ausgabe, da sich die Verbindlichkeiten erhöhen, aber die liquiden Mittel nicht vermindern
  • Zinserträge aus Wertpapieranlagen, die auf das Geschäftskonto überwiesen werden, sind gleichzeitig Einnahme, Einzahlung und Ertrag
  • Verzugszinsen (beispielsweise für eine zu spät beglichene Lieferantenrechnung), die per Firmenkonto überwiesen werden, sind gleichzeitig Ausgabe, Auszahlung und Aufwand
  • Die Anschaffung von Anlagegütern ist eine Ausgabe, aber kein Aufwand, da sich zwar das Geldvermögen mindert, aber gleichzeitig dafür das Sachvermögen erhöht

Einnahmen und Ausgaben mit einer Online-Buchhaltungssoftware erstellen?

Während bis vor einigen Jahren noch sämtliche Einnahmen und Ausgaben händisch in Bücher eingetragen oder in umständliche Excel-Dateien eingepflegt werden mussten, lässt sich dies heute mit Hilfe einer Online-Buchhaltungssoftware in wenigen Schritten online erledigen. Die vorgefertigten Masken führen Sie Schritt für Schritt durch die Prozesse, die benötigt werden, um Ihnen am Ende eine übersichtliche Auflistung und Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben zu präsentieren.