Registrierkasse

Brauchen Sie zur Führung Ihres Geschäftes eine Registrierkasse?

Sie sind Klein-und Kleinstunternehmer:in? Sie betreiben schon ein kleines oder mittleres Unternehmen? Sie sind selbständig oder arbeiten als Freelancer:in? Sie haben gerade ein Start-Up gegründet und fragen sich, ob Sie zur Führung Ihres Geschäftes eine Registrierkasse benötigen? Dies alles sind verschiedene Situationen, die eine individuellen Lösung bezüglich der Anschaffung einer Registrierkasse fordern. In den folgenden Ausführungen möchten wir Ihnen daher auf alle im Zusammenhang mit dem Thema „Registrierkasse“ auftauchenden Fragen versuchen eine Antwort zu geben, die Ihnen eine diesbezügliche Kaufentscheidung erleichtern soll.

Der Gesetzgeber hat bestimmt: Generell besteht eine Registrierkassenpflicht

Bereits seit dem Jahr 2016 besteht die sogenannte „Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht“ und zwar für alle Betriebe, die Jahresumsätze von 15.000 EUR verzeichnen und/oder bei Geschäften, bei denen die Barumsätze 7.500 EUR überschreiten. Ausnahmen, bei der die offene Ladenkasse erlaubt ist, sind unter anderem: Friseursalon, Kfz-Werkstatt, Gastronomie oder Einzelhandel.

Für welche Gründer:innen ist die Anschaffung einer Registrierkasse nützlich?

Sollten Sie beispielsweise in Ihrem Startup-Unternehmen überwiegend Bargeldgeschäfte abwickeln, die 7.500 EUR überschreiten oder den Jahresumsatz von 15.000 EUR erreichen, ist eine solche Anschaffung empfehlenswert, da sie in jedem Fall äußerst nützlich ist. Nicht zuletzt durch die Erstellung der Belege stellt sie eine Arbeitserleichterung dar.

Unser Tipp: Wenn Sie sich für den Einsatz einer Registrierkasse entscheiden sollten, müssen Sie die Kassensicherungsverordnung beachten!

Was versteht man unter einer handelsüblichen elektronischen Registrierkasse? Welche Kassen-Varianten gibt es generell?

Die Registrierkasse, auch Kassenterminal und POS-Terminal (das heißt: „Point of Sale“, also übersetzt: „der Ort, an dem der Verkauf stattfindet“) genannt, dient am Ende des Kaufes der Kund:innen der Zusammenstellung der Daten. Die Bargeldumsätze werden erfasst und abgerechnet. Auf dieser Basis werden dann die dementsprechenden Belege erstellt. Wünschen Sie einen möglichst professionellen automatisierten Ablauf, können Sie eine Registrierkasse wählen, in die ein Warenwirtschaftssystem integriert ist. Ein solches Modell kann, neben der Buchung des Geldes, ebenso Warenbewegungen buchen und steuern. Sollte in Ihrem Unternehmen also ein Artikel zur Neige gehen, können Sie gleich mit einer neuen Bestellung starten. Dies bedeutet, dass Ihnen ein solches Warenwirtschaftssystem dabei hilft, den Überblick über Ihr Sortiment zu behalten.

Dann gibt es auch sogenannte „PC Kassen“

Hier ist der Kassiervorgang ähnlich. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass die Artikel bereits in die Software eingespeist wurden und Sie diese nicht mehr manuell eingeben müssen. Sowohl die Soft- als auch die Hardware sind auf einem PC installiert und können von dort aus genutzt werden.

Das Tablet Kassensystem – Die wohl innovativste Kassensystem-Lösung in puncto POS

Hier können Sie Ihren stationären Handel bequem mit Ihrem Onlinegeschäft verknüpfen. Auch die gegebene Mobilität könnte in Ihrem Fall genauso punkten wie die einfache Installation, die ganz ohne Kabelsalat auskommt. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, sich mit einer solchen Kasse und auch mit allen nützlichen Produktinformationen auf Ihrer Verkaufsfläche völlig frei zu bewegen. Darüber hinaus sind persönliche Rabatte für Ihre Kund:innen problemlos möglich. Das Tablet tut nicht nur als Kasse seinen Dienst, sondern ist auch als Informationsquelle für Ihre Angestellten nützlich. Am Feierabend nehmen Sie die Tablet Kasse einfach mit nach Hause oder schließen sie in Ihrem Safe ein.

Es bleibt also festzuhalten, dass, egal, für welches Registrierkassensystem Sie sich auch immer entscheiden sollten, dies eine Hilfe für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen darstellt und den Alltag erleichtert. Die Registrierkasse soll die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und den Verkaufsprozess in Ihrer Firma beschleunigen. Heutzutage gelingt das oft mittels einer ausgeklügelten Soft-Hardware Kombination.

Welche Vorteile hat eine Registrierkasse darüber hinaus für Ihr Unternehmen?

Eine Registrierkasse erlaubt die manipulationssichere sowie exakte Erfassung Ihrer Umsätze hinsichtlich der Barzahlung Ihrer Kund:innen. Sie dient weiterhin der Aufbewahrung von Geld und generiert Kassenbons. Moderne Registrierkassen bieten eine Kundenverwaltung und ermöglichen die Erstellung von Kassenberichten und die Anbindung an Warenwirtschaftssysteme. Auch machen sie ein Mitarbeitermanagement möglich. Dies alles sind Arbeitserleichterungen Ihrer Geschäftsprozesse, auf die Sie, je nach geschäftlicher Tätigkeit, nicht verzichten sollten.

Bei Registrierkassen wird zwischen einem „offenen“ und einem „geschlossenen“ System unterschieden.

Was bedeutet bei einer Registrierkasse das „offene“ und das „geschlossene“ System?

Bei der Registrierkasse mit einem offenen System wird eine Software auf einem PC installiert. Außerdem wird auf eine Kassen-Hardware zurückgegriffen, die mit einem PC kompatibel ist. Sollten Sie sich für diese Variante entscheiden, brauchen Sie, neben der Software, auch einen sogenannten „Barcodescanner“, der die Artikel erfasst. Weiterhin benötigen Sie eine Kundenanzeige, um die Summen den Kund:innen präsentieren zu können, sowie eine Kassenschublade für das Wechselgeld. Auch ein Bondrucker, der die Kassenbelege erstellt, eine programmierbare Kassentastatur, die die Software steuert und ein EFT-Zahlungsterminal gehören zu dieser Ausstattung. (Unter dem Begriff „EFT“ werden sämtliche Arten des elektronischen Zahlungsverkehrs zusammengefasst. Es geht also um alle bargeldlosen Zahlungen, die auf elektronische Art belastet, gutgeschrieben und überwiesen werden).

Der Vorteil des offenen Kassensystems besteht für Sie darin, dass Sie von den Hersteller: innen unabhängiger sind. Sie können exakt die Hard-und Software kombinieren, die Sie brauchen.

Die Registrierkasse mit einem geschlossenen Kassensystem

Bei einer Registrierkasse mit geschlossenem System erhalten Sie sowohl die Soft- als auch die Hardware von einem Hersteller. Hier wird die Hardware speziell für das System ausgearbeitet, wobei die Software ebenfalls meist auf die Hardware angepasst ist. Alle Hardwarekomponenten sind hier in der Regel in einem Gerät integriert. Registrierkassen mit einem geschlossenen Kassensystem sind nicht so fehleranfällig wie Systeme mit einem offenen System. Allerdings hat erst genanntes den Nachteil, dass die Abhängigkeit groß ist, da sowohl die Soft- als auch die Hardware von einem Unternehmen bereitgestellt werden.

Zu Ihrer Information: Ist auch die Registrierkasse für Ihren täglichen Geschäftsablauf eine große Hilfe, so beachten Sie bitte, dass Sie zwar das Kassenbuch mithilfe einer Registrierkasse leichter führen können. Aber einen kompletten Ersatz für das Kassenbuch stellt eine Registrierkasse nicht dar!

Gesetzlichkeiten, die Sie bei einer Registrierkasse beachten müssen

Wenn Sie sich entscheiden, eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen, so müssen Sie dies dem Finanzamt ebenso melden, wie die Tatsache einer Außerbetriebnahme. Genauso sind Sie angehalten, den Ausfall und die Wiederinbetriebnahme dem Finanzamt anzuzeigen!

Sollten Sie sich zur Nutzung einer Registrierkasse entschließen, sind Sie unter anderem verpflichtet, weitere folgenden gesetzlichen Vorgaben zu beachten:

Sie müssen die in der Registrierkasse erfassten Daten so aufbewahren, dass sie manipulationssicher sind. Das betrifft beispielsweise das Journal, die Preise, die Warengruppen sowie die Historie der Artikel. Es umfasst ebenso Informationen in Form von Protokollen bei wechselnden Einsatzorten und Stornobuchungen. Denken Sie bitte auch daran, dass Papierausdrucke die Kassenerfassung nicht ersetzen können, da Steuerprüfer: innen die Vernachlässigung dieser Form der Archivierungspflicht als einen großen Mangel bei der Buchführung ansehen. Es könnte Ihnen dann eine Schätzung Ihrer Einnahmen drohen, die meist zu Ungunsten Ihres Unternehmens ausfallen wird!

Eine kleine Zusammenfassung: Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

Der Markt in puncto Registrierkassen ist äußerst vielfältig und reicht von schlichten Modellen bis zu innovativen Hightech-Produkten. Einfache Geräte eignen sich, wenn Sie den Preis eingeben, eine Warengruppe optimal zuordnen und Auswertungen mit niedrigem Standard durchführen möchten. Einschränkungen ergeben sich jedoch im Bereich der kurzfristigen Datenanalyse sowie in einer langfristigen Speicherung der Daten. Registrierkassen mit schon erwähnten POS-Systemen sind leistungsfähiger, da sie auch bargeldlosen Zahlungsverkehr erlauben. PC-Kassen überzeugen mit Vielfältigkeit, wobei eine Software die Funktionssteuerung von Kassenschubladen und Kassendruckern übernimmt. Komplettiert werden sie durch Barcode-Scanner und andere Hardwarekomponenten. Die Datensicherung übernimmt ein externer Speicher oder sie erfolgt intern auf dem PC. Auch stehen Ihnen bei diesem Modell Exportfunktionen für Ihren Steuerberater und das Finanzamt zur Verfügung.

Webbasierte Registrierkassen haben „die Nase vorn“

Die Digitalisierung hat nicht nur die Privat- sondern auch die Geschäftswelt verändert. Sollten Sie als Unternehmer:in viele Geschäfte außer Haus erledigen, ist die Nutzung einer Registrierkasse in Form handlicher Kleingeräte für die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Firma unabdingbar. Aber auch fest installierte Ausstattungen, wie PC-Kassen besitzen zahlreiche wichtige Eigenschaften, wie etwa die Möglichkeit, die strengen gesetzliche Vorgaben auf unkomplizierte Art und in vollem Umfang zu erfüllen. Gründer:innen ersparen sich einige Arbeitsvorgänge, die eine webbasierte Registrierkasse automatisch übernimmt. Sie ist das perfekte Fundament für die innovative Ausstattung Ihres Unternehmens, wenn es um Bargeldtransaktionen geht.

Welche Art von Registrierkasse ist nun speziell für Ihr Unternehmen geeignet?

Neben den aufgezeigten Vorteilen, die Ihnen eine Registrierkasse bietet, fragen Sie sich nun sicherlich, welche Registrierkasse speziell für Ihren Betrieb in Frage kommt. Die Antwort liegt dabei in den Erfordernissen, die an Ihre geschäftliche Tätigkeit geknüpft sind. Zum Beispiel benötigen Sie vielleicht als Freelancer: in ein anderes Registrierkassen-Modell als wenn Sie ein Kleinst- und Kleinunternehmen leiten oder Chef eines kleinen und mittleren Unternehmens sind. Leider gibt es, wie so oft, nicht DIE geeignete Registrierkassen-Lösung für alle geschäftlichen Aktivitäten.

Wenn es uns jedoch aufgrund der vorliegenden Ausführungen gelungen sein sollte, Sie einem Ergebnis näher zu bringen, werden Sie sich sicherlich für die Registrierkasse entscheiden, die Ihr geschäftliches Engagement perfekt unterstützen wird!