Warenwirtschaftssysteme

Was ist ein Warenwirtschaftssystem eigentlich? Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Art von Unternehmenssoftware, mit der Betriebe sämtliche Warenströme und Geschäftsprozesse in den Bereichen Logistik und Disposition transparent abbilden können. Auf diese Weise sind die Programme dazu in der Lage, zahlreiche Arbeitsabläufe zu automatisieren und damit erheblich zu vereinfachen.

 

Was muss ein Warenwirtschaftssystem können?

Um alle Material- und Warenströme eines Unternehmens transparent abbilden und effizient verwalten zu können, muss ein modernes Warenwirtschaftssystem folgendermaßen aufgebaut sein:

  1. Die Grundlage einer Warenwirtschaftssoftware bildet immer eine Datenbank. Diese hat die Aufgabe, alle Bewegungs- und Stammdaten zu verwalten.
  2. In die Datenbank werden alle wichtigen Datensätze des Unternehmens eingespeist. Hierbei handelt es sich unter anderem um Kunden-, Waren- und Lieferantendaten oder Stücklisten – also die Stammdaten.
  3. Auf die Stammdaten werden anschließend die sogenannten Bewegungsdaten bezogen. Hierbei handelt es sich um die Waren oder beispielsweise Geldtransaktionen. Alle Bewegungsdaten werden im Rahmen separater Datensätze erfasst.

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen es dank ihrer effizienten Bestandteile, dass Betriebe in sämtlichen Bereichen aktuelle Daten abrufen können.

 

Gründe für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem kann durchaus zum Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen werden. Folgende Gründe sprechen für die Einführung einer entsprechenden Software-Lösung:

  • Sämtliche Produkte können erfasst werden
  • Lagerbestände sind zu jedem Zeitpunkt bekannt
  • Programm sorgt für eine vollumfängliche Lagerverwaltung
  • Effiziente Kommissionierung möglich
  • Betriebe können sofortige Datenauswertungen vornehmen (z.B. Welche Produkte verkaufen sich gut?)
  • Buchungen können mit Hilfe von Kassensystem bzw. E-Shop-Schnittstelle im System verbucht werden
  • Einige Warenwirtschaftssysteme können mehrere Lager auf einmal verwalten

Das Sortiment lässt sich Kundenwünschen entsprechend optimieren Dank dieser vielen nützlichen Eigenschaften können Warenwirtschaftssysteme zahlreiche Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb nicht nur um ein Vielfaches vereinfachen und automatisieren. Noch dazu profitieren Sie von einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis.

 

Welche Funktionen muss ein modernes Warenwirtschaftssystem abdecken?

Insbesondere aus der Handels- und Logistikbranche sind Warenwirtschaftssysteme heute kaum noch wegzudenken. Um Unternehmen bei der Steuerung ihrer Warenströme und einer effizienten Lagerhaltung optimal zu unterstützen, ist eine WaWi mit einer Vielzahl moderner Module und Funktionen ausgestattet:

EinkaufVerkaufLagerhaltung
  • Integrierte Funktionen für die Bedarfsermittlung
  • Unkompliziertes Tätigen von Warenbestellungen
  • Dank eingespeister Daten aus Verkauf und Lagerhaltung ist die automatische Ermittlung von Bestellvorschlägen möglich
  • Automatisches Auslösen von Nachbestellungen
  • Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen
  • Erweiterte Funktionen für Auftragsbestätigungen, Werkstattaufträge, Lagerausgabebelege sowie Kundenverfolgung integriert
  • Externe Datenerfassung des Außendienstes
  • Überwachung der unternehmensinternen Bestandsführung
  • Automatisierte Übernahme aller Bewegungsdaten in die Lagerverwaltung
  • Unterstützung von Funktionen zur Inventur

 

Viele Warenwirtschaftssysteme sind außerdem mit vielen praktischen Zusatz-Features versehen, welche Sie beim Planen und Steuern Ihrer Materialwirtschaft optimal unterstützen:

  • Kunden- und Lieferantendatenverwaltung
  • Integriertes Online-Banking
  • Integriertes Kassenbuch
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Datenaustausch-Schnittstellen (z.B. DATEV)
  • Dashboards mit aktuellen Umsatzübersichten
  • Onlineshop-Schnittstellen
  • Integrierte Zeiterfassung

Entscheiden Sie sich dazu, ein modernes Warenwirtschaftssystem zu nutzen, profitieren Sie somit von einem effizienten Werkzeug, um wichtige Geschäftsprozesse im Bereich der Materialwirtschaft Ihres Unternehmens effizient zu planen und zu steuern.

 

Was ist bei der Einführung einer neuen Warenwirtschaft zu beachten?

Sie haben beschlossen, ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen anzuschaffen? Beachten Sie vor dem Kauf, dass es verschiedene Arten von WaWis gibt. Der Unterschied liegt im Umfang der Systeme und ihren möglichen Schnittstellen:

Offenes WWSGeschlossenes WWS
In einem offenen Warenwirtschaftssystem können Sie zum Beispiel lediglich Wareneingänge und -ausgänge erfassen. Alle übrigen Aufgaben werden anderweitig gelöst, indem sie zum Beispiel mit Hilfe eines anderen Systems abgedeckt werden.Mit einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem können Sie den gesamten Warenfluss in allen Phasen von der Disposition bis zum Warenausgang erfassen. Alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben werden demnach von einem einzigen System abgedeckt.

 

Darüber hinaus gibt es außerdem noch integrierte Warenwirtschaftssysteme. Unter diesen kann man erweiterte geschlossene Software-Lösungen verstehen, welche sich durch eine Verknüpfung mit verschiedenen operativen Elementen auszeichnen.

 

Warenwirtschaftssystem vs. ERP – Wo liegen die Unterschiede?

Häufig werden Warenwirtschaftssysteme mit Programmen aus dem Bereich des Enterprise Resource Plannings (ERP) gleichgesetzt. Das ist aber nicht ganz richtig. Beide Arten von Unternehmenssoftware lassen sich über ihren Modul- und Funktionsumfang relativ klar voneinander abgrenzen.

      1. Unter einem Warenwirtschaftssystem versteht in der Regel man eine Kombination aus mindestens den folgenden beiden Modulen:
        • Ein- und Verkauf mit Lager
        • Finanzbuchhaltung
      2. Ein ERP-System enthält hingegen Software-Module und Funktionen in folgenden Bereichen:
        • Warenwirtschaft (WWS)
        • Produktionsplanung und -steuerung (PPS)
        • Personalwirtschaft bzw. Human Resources (HR)
        • Finanzwesen und Controlling
        • Vertrieb
        • uvm.

Während Warenwirtschaftssysteme sich also in erster Linie auf die Planung und Steuerung von Material- und Warenströmen sowie die Lagerhaltung konzentrieren, sind ERP-Systeme dazu in der Lage, die komplette Unternehmensressourcenplanung in die Hand zu nehmen.

ERP-Software kann bei diversen betrieblichen Prozessen eine große Hilfe sein und vielfältige Aufgaben erfüllen. Da die Lösungen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung um immer mehr Module und Funktionalitäten erweitert werden, können ERP-Systeme heute zahlreiche Unternehmensbereiche optimal abdecken. Die meisten Lösungen auf dem ERP-Markt sind modular aufgebaut, sodass sie sich an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse jedes Unternehmens hervorragend anpassen lassen.