Controlling

Der englische Begriff „to control“ bedeutet so viel wie „steuern“ oder „lenken“. Unter „Controlling“ versteht man in Anlehnung daran die Steuerung, Lenkung und Kontrolle eines Unternehmens oder bestimmter Unternehmensbereiche. Controlling ist damit ein wichtiger Teilbereich der Unternehmensführung. In größeren Unternehmen wird das Controlling von eigens spezialisierten Abteilungen übernommen, die eng mit dem Management zusammenarbeiten. Doch auch für Klein- und Kleinstunternehmen ohne Controlling-Abteilung ist es wichtig, den Unternehmenserfolg laufend im Auge zu behalten und durch geeignete Maßnahmen zu steuern.

Ebenen des Controllings

Eine wichtige Unterscheidung ist die zwischen operativem und strategischem Controlling. Operatives Controlling umfasst die Planung und Steuerung des Unternehmenserfolgs im kurz- bis mittelfristigen Zeithorizont. Eine Hauptaufgabe besteht darin, die Umsätze, Gewinne und Liquidität eines Unternehmens laufend zu überwachen. Strategisches Controlling nimmt dagegen eine eher längerfristige Perspektive ein. Ziel ist es, bestehende und zukünftige Erfolgspotentiale auszubauen und rechtzeitig vor Fehlentwicklungen zu warnen.

Vereinfacht ausgedrückt: Strategisches Controlling geht der Frage nach, ob ein Unternehmen die richtigen Dinge macht, während operatives Controlling darauf achtet, dass das Unternehmen die Dinge richtig macht.

Warum Controlling? Aufgaben und Ziele

Der Aufgabenbereich des Controllings ist umfassend. Zu den Hauptaufgaben zählen:

  • Planung: Unter Planung versteht man die Festlegung von Unternehmenszielen sowie aller Ressourcen und Maßnahmen, die zur Zielerreichung nötig sind. Die verschiedenen Teilpläne, etwa Gewinn-, Finanzierungs-, Investitions-, Absatz- und Kostenpläne, werden durch den Controller koordiniert und aufeinander abgestimmt.
  • Information: Das Controlling ist hauptverantwortlich für das innerbetriebliche Berichtswesen. Dazu werden Daten verdichtet, aufbereitet und zu verschiedenen Kennzahlen wie Gewinn, Rentabilität und Deckungsbeiträgen zusammengefasst. Diese Informationen sind eine wichtige Entscheidungsgrundlage für das Management.
  • Steuerung: Der laufende Abgleich von Soll- und Ist-Werten ermöglicht eine zeitnahe Überwachung des Unternehmenserfolgs. Treten Abweichungen auf, so analysiert das Controlling die Ursachen dafür und erarbeitet Handlungsempfehlungen, um den Entwicklungen gegenzusteuern.
  • Koordinierung: Die Abstimmung zwischen verschiedenen Teilbereichen und Teilsystemen eines Unternehmens nennt man auch Koordinierung. Durch laufende Anpassungen und Abstimmungen stellt das Controlling sicher, dass das Gesamtsystem funktions- und handlungsfähig bleibt.

Kennzahlen im Controlling

Aufgabe des Controllings ist es, im Unternehmen anfallende Daten zu sammeln, zu analysieren und zu Kennzahlen zu verdichten. Diese Kennzahlen geben Aufschluss über wichtige Eigenschaften des Unternehmens und über den aktuellen Geschäftserfolg. Man unterscheidet absolute und relative Controlling-Kennzahlen. Absolute Kennzahlen können direkt aus dem Datenmaterial abgelesen werden, etwa Umsätze oder Mitarbeiterzahl. Relative Kennzahlen werden ermittelt, indem man mehrere Daten zueinander in Beziehung setzt. Dazu zählen beispielsweise verschiedene Bilanzkennzahlen wie Cashflow oder Eigenkapitalquote.

Instrumente des Controllings

Innerhalb des Controllings kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, um den Unternehmenserfolg zu steuern und zu optimieren. Im operativen Controlling stellen Kosten und Erträge, Zeit und Qualität wichtige Zielgrößen dar. Sie werden mit verschiedenen „Instrumenten“ analysiert – dabei handelt es sich um elaborierte Methoden und Verfahren, die hohes Fachwissen voraussetzen. Einige typische Beispiele sind:

  • Kostenmanagement: Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Abweichungsanalyse, Plankostenrechnung
  • Qualitätsmanagement: statistische Prozessregelung, Qualitätshaus (house of quality)
  • Zeitmanagement: Zeitkostenrechnung, Wertzuwachskurve

Im Bereich des strategischen Controllings werden Instrumente einerseits eingesetzt, um Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens zu analysieren, andererseits auch zur Untersuchung der Markt- und Wettbewerbssituation. Bekannte Beispiele sind Bilanzanalysen, SWOT-Analysen oder die Untersuchung von Wertschöpfungsketten und Shareholder Value.

Controlling durch Online-Buchhaltungs-Software erleichtern

Zwar können kleine und wachsende Unternehmen meist nicht auf eine eigene Controlling-Abteilung zurückgreifen. Die wichtigsten Kennzahlen sollten jedoch auch Klein- und Einzelunternehmer laufend überwachen. Wie entwickeln sich die Umsätze, wie die Kosten? Wie steht es eigentlich um die Liquidität des Unternehmens? Wer informiert ist, kann vorausschauend planen und bei herannahenden Schwierigkeiten rechtzeitig eingreifen.

Online-Buchhaltungs-Programme wie „lexoffice“ ermöglichen nicht nur eine bequeme Datenverwaltung, sondern unterstützen Selbstständige auch bei der Überwachung ihres Geschäftserfolgs. Ganz ohne aufwendige Berechnungen bleibt der Finanzstatus des Unternehmens jederzeit im Blick, mögliche Liquiditäts-Engpässe werden frühzeitig erkannt. Mit nur wenigen Klicks analysiert die Software den wirtschaftlichen Erfolg der letzten Monate und erstellt Prognosen über die zukünftige Entwicklung. Übersicht statt Datenchaos – so wird effektive Planung und Steuerung zum Kinderspiel!