Controlling

Was ist Controlling?

Was bedeutet Controlling? – Begriffserklärung

Das Controlling ist eine gesonderte Abteilung eines Unternehmens. Der Begriff leitet sich ab aus dem englischen „to control“ („steuern“, „lenken“). Neben der Steuerung besteht die Aufgabe des Controllings in der Planung und Kontrolle des Unternehmens. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Bereichen:

  • Strategisches Controlling: Arbeitet mit qualifizierten Daten, wie zum Beispiel SWOT-Analysen, Benchmarking oder Wettbewerbsanalysen
  • Operatives Controlling: Hier beruht die Arbeit auf quantifizierbaren Daten wie beispielsweise der Budgetierung, Break-Even-Analysen oder Investitionsrechnungen

Wer mit seinem Unternehmen bestehen und langfristig Erfolg haben möchte, muss den globalen Märkten und ihrer Schnelllebigkeit gewachsen sein. Auf mögliche Risiken und Chancen gilt es frühzeitig zu reagieren, um beispielsweise rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können. In diesem Zusammenhang hat das Controlling die Aufgabe, entscheidende Daten zu liefern, bzw. die Daten aus der Finanz- und Betriebsbuchhaltung zielorientiert zu analysieren und zu bewerten.

Auf welche Daten stützt sich das Controlling?

Der Controller bezieht die notwendigen Informationen für seine Arbeit aus der Buchführung sowie der Kostenrechnung. Diese analysiert er und bewertet sie, indem er typische Controllinginformationen hinzufügt. Der Controller erstellt sozusagen klassische Berichte, die einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation des Gesamtbetriebes, einzelner Bereiche sowie hergestellter Produkte oder Dienstleistungen zulassen. Dabei werden diese Berichte in unterschiedlichen Zeitabständen erstellt. Plant das Unternehmen beispielsweise die Investition in eine bestimmte Maschine, wird der Controller mit der Erstellung einer einmaligen Wirtschaftlichkeitsberechnung für diese Maschine beauftragt. Typische wiederkehrende oder regelmäßige Berichte sind beispielsweise:

  • ABC-Analysen von Kunden
  • Kundenerfolgsrechnungen
  • Überwachungen des Budgets
  • Balanced Scorecard

Nach der Analyse sowie der Auswertung der Daten informiert der Controller zum einen den Unternehmer selbst bzw. die Zuständigen der Managementebene.  Zum anderen leitet er die notwendigen Informationen an die Mitarbeiter eines jeweiligen Verantwortungsbereichs weiter. Eine gezielte Planung sowie die Definition von kurz-, mittel- oder langfristigen Unternehmenszielen berücksichtigt den Zukunftsaspekt des Betriebs und dienen einer vereinfachten Steuerung aller verantwortlichen Abteilungen.

Welche Ziele verfolgt das Controlling?

Mit der Einführung einer Controlling-Abteilung soll das Erreichen gesetzter Unternehmensziele überwacht und die betriebliche Tätigkeit insgesamt verbessert werden. Dazu verfolgt das Controlling verschiedene Ziele:

  • Informationen bereitstellen: Das Controlling sammelt die zu einer Entscheidungsfindung notwendigen Informationen und leitet diese an die zuständigen Stellen weiter.
    Beispiel: Ein Betrieb wird damit beauftragt, ein neues Produkt herzustellen. Die Unternehmensleitung muss entscheiden, in welchem Werk die Fertigung durchgeführt werden soll. Dazu versorgt das Controlling die Verantwortlichen mit notwendigen Daten zu Lohnkosten, Produktivität oder möglichen Kapazitäten.
  • Daten bewerten: Das Controlling stellt notwendige Daten zur Entscheidungsfindung nicht nur bereit, sondern analysiert diese auch. Dazu unternimmt der Controller einen Abgleich von Soll- und Ist-Werten und ermittelt auf diese Weise den Unternehmenserfolg. Stellt er bei seiner Analyse Abweichungen fest, analysiert er die Ursache dafür und erarbeitet Handlungsempfehlungen, um ungünstigen Entwicklungen rechtzeitig entgegenzusteuern.
    PraxisTipp: Es geht nicht darum, möglichst viele negative Abweichungen aufzudecken. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass das Ziel des Unternehmens-Controlling darin besteht, rechtzeitig auf Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Stand reagieren zu können.
  • Prozesse optimieren: Das Controlling hat ebenso die Aufgabe, einzelne Teilbereiche eines Unternehmens und deren Arbeit zu koordinieren. Ziel ist, dass die Arbeit jeder einzelnen Stelle optimal eingesetzt wird. Das heißt: Jeder Unternehmensbereich soll größtmögliche Leistung erbringen und dabei kosteneffizient arbeiten. Das Controlling nimmt in diesem Zusammenhang eine Überwachungsfunktion ein und prüft, ob die übergeordneten Unternehmensziele mit den Zielen und der Arbeitsweise jedes einzelnen Bereichs übereinstimmen. Das Controlling behält also das Gesamtziel des Unternehmens im Blick und gewährleistet dessen Erreichen.

Mit welchen Instrumenten arbeitet das Controlling?

Innerhalb des Controllings kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz, um den Unternehmenserfolg zu steuern und zu optimieren sowie gesetzte Ziele zu erreichen. Je nach Bedarf können verschiedene Methoden flexibel angewandt werden. Als wichtigste Grundlage dienen die Daten, die in der Buchhaltung sowie der Kostenrechnung erfasst wurden.

Planung

Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt. Beginnend mit der Absatzplanung wird aus dieser eine Produktionsplanung errechnet. Diese führt, gemeinsam mit den Handelsartikeln aus der Absatzplanung, zu einer Beschaffungsplanung. Aus der Produktionsplanung kommen auch die wichtigsten Anstöße für die Personalplanung. Alle Pläne führen gemeinsam zur Kostenplanung, die mit der aus der Absatzplanung entwickelten Erlösplanung die Planung des Betriebsergebnisses ergibt.

Aus diesen Daten ergeben sich weitere Pläne wie die Investitionsplanung und die Finanzplanung. Das Ziel bei diesem Schritt des Controllings ist es, für die Planperiode eine Planbilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Daraus können dann die erwarteten Kennziffern errechnet werden. Der Controller vergleicht diese mit den von der Unternehmensleitung gewünschten Werten. Werden die Werte nicht erreicht, muss der Planvorgang wiederholt werden.

Praxis-Tipp

Mehrere Planungsrunden vorsehen

Die Planung ist kein linearer Vorgang. Wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Pläne untereinander müssen Sie mit Rückkopplungen rechnen und mehrere Planungsrunden vorsehen. Das ist normal. Sollte in Ihrem Fall die Planung ohne Anpassung möglich sein, hat Ihr Unternehmen keinen Engpass. Das vereinfacht zwar die Planung, ist jedoch sehr selten und gleichzeitig ein Zeichen für Überkapazitäten.

Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft. Über die Planung und mit Hilfe des Controllings wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für das oberste Management. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.

Praxis-Tipp

Mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten aufbauen

Bauen Sie mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf. Sie benötigen für die aktuelle Steuerung eine Planung der nächsten 12 Monate. Für die strategische Planung liegt der Planungshorizont zwischen 3 und 5 Jahren. Die Systeme unterscheiden sich auch in der Genauigkeit. Je näher der Planungshorizont ist, desto genauer muss die Vorhersage erfolgen.

Budgetierung

Die Planung ist ein Aufgabenbereich des Unternehmens-Controllings und die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte die Verteilung auf die Kostenstellen und die regelmäßige Überwachung. Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:

Vorgehensweise der Budgetierung
SchrittZeitpunktInhalt
1vor Beginn der PlanperiodeVerteilung der einzelnen Pläne auf die Kostenstellen
2vor Beginn der PlanperiodeVerteilung der Planwerte je Kostenstelle auf Monate
3monatlich nach Ablauf des MonatsFeststellen der Istwerte je Kostenstelle
4monatlich nach Ablauf des MonatsErmitteln der Abweichungen zwischen Istwerten und Sollwerten
5monatlich nach Ablauf des MonatsAnalyse der Abweichungen, Finden von Erklärungen
6monatlich nach Ablauf des MonatsEinleiten von Maßnahmen zur Reduzierung der Abweichungen

Tab. 1:  Vorgehensweise der Budgetierung

Die Planung wird durch die Budgetierung den Verantwortungsbereichen zugeordnet. Die Budgetvereinbarungen, die neben den Kosten auch die Leistungen der einzelnen Kostenstellen umfassen, versetzen den Controller in die Lage, eine regelmäßige Überwachung der gesteckten Ziele durchzuführen. Die wichtigste Aufgabe des Controllings in diesem Zusammenhang ist die Analyse der Abweichungen, die eine Erklärung für positive oder negative Entwicklungen abseits vom Plan liefern soll. Während eine Abweichung, die z. B. auf Veränderungen der Preise oder der Leistung zurückzuführen ist, von Mitarbeitern des Controllings allein erklärt werden kann, müssen für weitergehende Analysen die verantwortlichen Fachleute hinzugezogen werden. Gemeinsam mit diesen werden Maßnahmen gesucht und ergriffen, die eine Zielerreichung sicherstellen.

Praxis-Tipp

Auch positive Abweichungen berücksichtigen und analysieren

Bei der Abweichungsanalyse werden Sie auch positive Abweichungen finden. Analysieren Sie auch diese, damit Sie erkennen, wie der positive Trend unterstützt und verstärkt werden kann. Auch hier müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die gebotenen und durch die Abweichung angezeigten Chancen zu nutzen. Wird z. B. das Umsatzziel übertroffen, müssen die Pläne in der Produktion und in der Beschaffung angepasst werden.

Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist ein System von wichtigen Kennzahlen im Controlling, die regelmäßig von Mitarbeitern berechnet werden. Dabei wird nicht mehr nur ein rein materielles Augenmerk auf die Unternehmenssituation gelegt. Vielmehr werden auch längerfristige Gesichtspunkte, die zunächst eine Investition bedeuten, berücksichtigt. Ein gutes Beispiel dafür ist der Ausbildungsstand der Mitarbeiter, der als eine wichtige Kennzahl aus dem Unternehmens-Controlling in das System einfließen kann.

Der Controller errechnet aus den Planwerten die Sollwerte für die Balanced Scorecard und ermittelt monatlich mit den Budgets die Istwerte. Die betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens-Controllings, die für die Erreichung der Werte verantwortlich sind, werden regelmäßig über die Daten informiert und können ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten.

Prozesskostenrechnung

Mit Hilfe der Prozesskostenrechnung kann der Controller die Kosten betrieblicher Abläufe permanent überwachen. Dazu werden die Gemeinkosten auf die einzelnen Prozesse (z. B. Auftragsbearbeitung, Bestellvorgang, Reklamationsbearbeitung) verteilt. Geschieht dies durch wiederholbare Regeln, können die Kostenentwicklungen für jeden Vorgang regelmäßig berechnet werden. Die Verantwortlichen erhalten somit die Gelegenheit, schnell und effektiv einzugreifen.

Neben den genannten Instrumenten kann der Controller noch viele weitere einsetzen. Werkzeuge wie Berechnungen zur Wirtschaftlichkeit, die Liquiditätsplanung oder die ABC-Analyse werden regelmäßig genutzt, um die notwendigen Informationen zu ermitteln. Dabei sind den Mitarbeitern im Controlling keine Grenzen der individuellen Gestaltung gesetzt. Vielmehr müssen die Instrumente den unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.

4 Welchen Anforderungen steht der Controller gegenüber?

Ein erfolgreicher Controller hat die unterschiedlichsten Aufgaben zu erfüllen. Dabei kommt er immer mit Menschen in Kontakt, denen er Vorgänge und Zahlen erklären muss. Auch die Übermittlung von negativen Daten und das Einfordern von Verantwortung gehören zu den Aufgabenbereichen im Controlling. Daher sind neben den fachlichen Qualitäten auch einige menschliche Anforderungen zu erfüllen.

Menschliche Qualitäten

Zunächst muss ein Controller kommunikativ sein. Er muss Ziele, Pläne, Bedingungen und Istsituationen mit den Betroffenen diskutieren. Das darf ihm nicht schwer fallen. Um die Vorgaben der Unternehmensleitung, deren Beauftragter er ist, im Unternehmen zu verwirklichen, benötigt er außerdem ein starkes Durchsetzungsvermögen. Logisches Denken hilft bei der Lösung der im Controlling anstehenden mathematischen und logischen Probleme. Unternehmerisches Handeln wird benötigt, um die Zusammenhänge in den Kosten- und Leistungsstrukturen zu erkennen und richtig umzusetzen.

Fachliche Qualitäten

Menschliche Qualitäten machen noch keinen erfolgreichen Controller aus, wenn die fachlichen Voraussetzungen fehlen. Eine kaufmännische Ausbildung bildet die Grundlage für die tägliche Interpretation der Unternehmensdaten bezüglich ihrer Relevanz für das Unternehmensergebnis und die individuellen unternehmerischen Ziele. In Produktionsbetrieben ist technisches Verständnis daneben unverzichtbar. Ergänzt wird beides durch eine Ausbildung, in der das Controllingwissen vermittelt wird. Dort hat der Controller gelernt, wie er die einzelnen Instrumente einsetzt und welche logischen Schlüsse er aus den Ergebnissen ziehen kann. Ein Unternehmens-Controlling ohne IT-Unterstützung ist heute unvorstellbar. Daher muss der Controller über intensive Kenntnisse der PC-Standardprogramme und der im Unternehmen genutzten Anwendungssoftware verfügen. Die Kenntnisse der modernen Kommunikationsmedien werden vorausgesetzt.