Kennzahlen

Die Funktion von Kennzahlen

Kennzahlen sind Maßzahlen, die betriebswirtschaftliche Sachverhalte mit hoher Komplexität möglichst transparent darstellen. Dadurch sind sie sowohl Grundlage als auch wichtiges Instrument für die Führung und das Controlling Ihres Unternehmens. Welche Kennzahlen besonders wichtig sind und wie Sie sie verwenden, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Definition

Was sind Kennzahlen? Sie drücken Informationen in Zahlen aus. Sie dienen vor allem dem innerbetrieblichen oder zwischenbetrieblichen Vergleich. Das bedeutet, dass sie ein wichtiges Werkzeug bei der Planung sind, weil Sie ihnen helfen, Entwicklungen zu erkennen oder sogar vorauszusehen.

Die Funktionen der Kennzahlen können miteinander kombiniert werden, sie können aber auch einzeln auftreten. Bei den Funktionen wird zwischen diesen unterschieden:

  • Entscheidungsfunktion – Sie liefern relevante Informationen, um die Auswirkungen einer betriebswirtschaftlichen Entscheidung in Ihrem Unternehmen sichtbar zu machen
  • Informationsfunktion – eine Auflistung von Kennzahlen hilft dabei, Chancen und Schwachstellen zu identifizieren und komplexe Sachverhalte transparent abzubilden
  • Steuerungsfunktion – das Controlling Ihres Unternehmens gewinnt durch parallele Bewertungen von Effizienz, Qualität und Effektivität der Leistungserbringung, welche die Kennzahlen in Form von kausalen Zusammenhängen und Ursachen ersichtlich machen und analysieren helfen
  • Kontrollfunktion – geplante und erreichte Ergebnisse werden kontrolliert und miteinander verglichen
  • Operationalisierungsfunktion – Sie operationalisieren Ziele und machen sie zum Beispiel durch Sichtbarkeit des Zeitmaßes und der Zeitbezüge messbar
  • Koordinationsfunktion – Kennzahlen dienen der Dokumentation von Sachverhalten und helfen dadurch bei der Verhaltenssteuerung von Mitarbeiter:innen, der Koordination unternehmerischer Bereiche und der Durchsetzung von Entscheidungen
  • Vorgabefunktion – Zielwerte werden vorgegeben und wirken sich auf einzelne Organisationseinheiten oder das gesamte Unternehmen aus
  • Anregungsfunktion – Sie verdichten Daten und Informationen zu dichten und zentralen Größen, durch die Veränderungen, Probleme und Auffälligkeiten besser zu erkennen sind

Wie Sie sehen, haben Kennzahlen jede Menge Funktionen. Aber nicht jede Kennzahl erfüllt jede Funktion. Häufig müssen Sie die richtige Kennzahl erst finden. Dabei hilft Ihnen die Definition.

Kennzahlen definieren durch Kennzahlensysteme

Kennzahlen lassen sich in unterschiedliche Gruppen einordnen. Dabei gibt es verschiedene Herangehensweisen.
Beliebt ist beispielsweise die Systematisierung nach Zahlenfunktion, um eine Übersicht zu erhalten. Dabei werden die Kennzahlen ihrer Funktion entsprechend gruppiert und zusätzlich nach ihrem Verhältnis zueinander sortiert:

Systematisierung von Kennzahlen

Abb. 1: Systematisierung von Kennzahlen

Bei den Grundzahlen handelt es sich um Kennzahlen, die absolute Wert- oder Mengengrößen wiedergeben. Dazu gehören beispielsweise Summen, Mittel- und Durchschnittswerte und Differenzen. Die Grundzahlen sind vor allem für Vergleiche relevant, da sie für sich stehend keine richtige Aussagekraft besitzen.

Die Verhältniszahlen sind relative Größen, die Sachverhalte in Beziehung zueinander stellen. Dazu gehören:

  • Indexzahlen – stellen inhaltlich gleichartige Zahlen in Beziehung zueinander und kennzeichnen so lokale oder temporäre Veränderungen
  • Beziehungszahlen – stellen artverschiedene Größen dar, die in einem sinnvollen Zusammenhang stehen
  • Gliederungszahlen – zeigen den prozentualen Anteil im Vergleich zu einer Gesamtgröße

Kennzahlensysteme sind wichtig, um die in Beziehung zueinander stehenden Kennzahlen zu sammeln und daraus eine Gesamtheit zu bilden. Das ist deshalb wichtig, weil sich betriebswirtschaftliche Sachverhalte immer nur durch einen Blick auf mehrere Kennzahlen ermitteln lassen.

Die zwei Arten von Kennzahlensystemen sind:

  • Rechtssysteme – die Kennziffern werden rechnerisch zerlegt und anschließend pyramidenartig aufgebaut
  • Ordnungssysteme – stellen zwischen den einzelnen Kennzahlen eine kausale Beziehung her

Weitere Möglichkeiten der Einteilung

Es gibt auch noch andere Möglichkeiten der Einordnung:

  • Zielorientierung – die Kennzahlen werden anhand des Sachverhalts gegliedert, den sie ausdrücken; dabei wird zwischen monetären, die zum Beispiel dem Erfolg, der Liquidität, der Rentabilität oder der Bilanz zuzurechnen sind, und nichtmonetären Kennzahlen für beispielsweise Bezüge zum Markt, den Kund:innen oder den Prozessen im Unternehmen unterschieden
  • Erfolgswirksamkeit – hier werden die Kennzahlen in strategische mit einer hohen Erfolgswirksamkeit, die auch als Key Performance Indicators (KPI) bekannt sind, und operative, die für Effektivitäts- und Effizienzmessungen betrieblicher Prozesse genutzt werden, unterteilt
  • Objektbezug – die Kennzahlen werden nach dem Bezugsobjekt geordnet; das können das gesamte Unternehmen, einzelne Teilbereiche oder Unternehmensfunktionen sein
  • Handlungsbezug – normative Kennzahlen enthalten Handlungsaufforderungen, deskriptive beschreiben betriebliche Sachverhalte

Jedes Einteilungskonzept hat seine Vor- und Nachteile. Ausschlaggebend ist am Ende immer, was genau Sie mit den Kennzahlen erreichen wollen. Dann wissen Sie auch, welche Einteilung sich dafür am ehesten anbietet.

Kennzahlensysteme helfen Ihnen dabei, die richtigen Kennzahlen für Ihr Ziel zu definieren.

Beispiele für wichtige Kennzahlen

Die Wichtigkeit von Kennzahlen hängt natürlich ebenfalls vom Ziel ab. Das hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen, die in fast jedem Unternehmen Verwendung finden:

  • Eigenkapitalquote – zeigt an, wie hoch das Eigenkapital in Ihrem Unternehmen ist; ein Wert über 25 Prozent ist gut, besser ist ein Wert über 30 Prozent
  • Eigenkapitalrentabilität – zeigt an, wie rentabel die Zinsen des Eigenkapitals sind; je höher der Wert, desto besser
  • Umsatzrentabilität – auch als Return on Sales (RoS) bekannt; zeigt an, wie viel Prozent vom Umsatz Ihrem Unternehmen als Gewinn bleiben
  • Return on Investment (ROI) – misst den Ertrag im Verhältnis zur Investitionssumme; der ROI wird oft durch die Gesamtkapitalrentabilität ergänzt
  • Cashflow – verdeutlicht die Möglichkeiten, schnell Liquidität zu generieren, also das vorhandene Vermögen zu Geld zu machen

Das ist nur eine minimale Auswahl der verfügbaren Kennzahlen. Einzeln betrachtet sind nur die wenigsten wirklich hilfreich. Sie müssen mithilfe eines Kennzahlensystems die richtigen definieren und herausfinden, welche zueinander passen. Dann erhalten Sie über die Kennzahlen wichtige Informationen und Einblicke, die Ihnen beim Controlling und der Planung Ihres Unternehmens helfen.