ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein Analysetool aus der Betriebswirtschaftslehre. Mit der ABC-Analyse unterteilen Sie Objekte aus bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens in verschiedene Klassen ein, um sie nach Wichtigkeit oder Bedeutung zu sortieren. Wie die ABC-Analyse genau funktioniert und wozu sie dient, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Bedeutung der ABC-Analyse: Die Definition

Der Name ABC-Analyse bedeutet zum einen „Always Better Control“-Analyse, bezieht sich zum anderen aber auch darauf, dass Sie bei dieser Analysemethode Objekte in die drei Klassen A, B und C aufteilen. Bei den Objekten kann es sich dabei um Produkte, Material, Kund:innen oder Lieferant:innen eines Bereichs in Ihrem Unternehmen handeln. Um Objekte anhand der ABC-Analyse nach Wichtigkeit ordnen zu können, benötigen Sie Kennzahlen wie den Umsatz, die Kosten oder den Zeitaufwand von bestimmten Bereichen oder Abläufen in Ihrem Unternehmen.

Logischerweise erfolgt die Einordnung in die drei Klassen nach Wichtigkeit. Die essenziellen Objekte ordnen Sie Klasse A zu, die wichtigen Objekte kommen in Klasse B und die weniger wichtigen Objekte in Klasse C.

Das Ergebnis einer ABC-Analyse bezieht sich sozusagen auf das Pareto-Prinzip. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent des Ertrages ausmachen. Diese 20 Prozent sind in der Klasse A der ABC-Analyse zu finden. Sie können die ABC-Analyse nutzen, um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu steigern. So können Sie beispielsweise Kund:innen der Klasse A, die Ihnen den meisten Umsatz bringen, durch spezielle Leistungen oder mehr Aufmerksamkeit belohnen, um sie stärker an sich zu binden.

Die Idee hinter der ABC-Analyse ist also, Strategien und Methoden zu entwickeln, die Ihrem Unternehmen Geld sparen. Die ABC-Analyse ist also häufig der Grundstein für die Optimierung oder Rationalisierung wichtiger Prozesse. Um bei dem Beispiel mit deinen Kund:innen zu bleiben: spezielle Serviceleistungen kosten Geld. Sie können natürlich allen Kund:innen mehr Service und mehr Leistungen bieten und warum auch nicht, schließlich ist die Kundschaft nach wie vor König. Wirtschaftlicher ist es aber, besondere Leistungen für Ihre wichtigsten Kund:innen zu reservieren. Um Ihre Kundschaft nach Wichtigkeit zu ordnen, verwenden Sie die ABC-Analyse.

Ein praktisches Beispiel für die ABC-Analyse

Für unser praktisches Beispiel bleiben wir bei der Anordnung Ihrer Kundschaft nach Wichtigkeit. Als Kennzahl ziehen wir den Anteil des Umsatzes heran, den jede*r einzelne Kund*in Ihnen einbringt. Voraussetzung für die Verwendung einer Kennzahl ist natürlich, dass diese für jedes Objekt anders ausfällt. Ist die Kennzahl bei allen Objekten gleich, können Sie sie logischerweise nicht nutzen, um den Anteil des Umsatzes pro Person zu ermitteln.

Haben Sie beispielsweise 20 Kund:innen, die alle jeweils genau ein Produkt bei Ihnen kaufen, nutzt Ihnen der Umsatz nicht viel für die Sortierung anhand der ABC-Analyse.

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie fünf Kund:innen haben, die monatlich bei Ihnen Produkte kaufen. Ihr Produkt hat einen Preis von 10,00 Euro pro Stück. Als Erstes müssen Sie Ihren Kund:innen jeweils den Umsatz zuordnen, den diese Ihrem Unternehmen bringen. Dafür erstellen sie eine simple Tabelle wie diese:

 

Kund:in Anzahl gekaufter Produkte Umsatz
Kund:in 1 12 120,00 €
Kund:in 2 3 30,00 €
Kund:in 3 9 90,00 €
Kund:in 4 4 40,00 €
Kund:in 5 2 20,00 €

Anschließend müssen Sie die Kund:innen den Klassen A, B und C zuordnen.

Kund:in 1 macht den höchsten Umsatz und kommt natürlich in Klasse A. Auch Kund:in 3 bringt einen guten Umsatz rein und kommt dementsprechend in Klasse A. Die Kund:innen 2 und 5 bringen gemeinsam nicht mal 20 Prozent Ihres Umsatzes rein. Sie ordnen Sie also in Klasse C ein. Kund:in 4 liegt dazwischen und kommt in Klasse B.

Sie können Kund:in 1 jetzt also beispielsweise durch besonderen Service belohnen und anhand der ABC-Analyse weitere Erkenntnisse erlangen. Kund:in 3 hat etwa eventuell Potenzial, im Umsatz zu Kund:in 1 aufzuschließen. Vielleicht können Sie durch gutes Marketing oder ein wenig Aufmerksamkeit Kund:in 3 dazu bewegen, mehr Produkte zu kaufen.

Einteilung der Klassen in der ABC-Analyse

Die Einteilung der Klassen in der ABC-Analyse orientiert sich meistens an der 80/20-Regel. Das bedeutet, dass Sie in Klasse A nicht nur die Kund:innen einsortieren, die Ihnen den höchsten Umsatz einbringen, sondern alle, die insgesamt ungefähr 80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen. Wenn Sie beispielsweise 100 Kund:innen haben, ergibt es keinen Sinn, nur zwei oder drei davon in Klasse A einzuteilen. Im Beispiel oben generieren die Kund:innen 1 und 3 70 Prozent Ihres Umsatzes. Das sind zwar nicht ganz 80 Prozent, aber es ist der größte Teil Ihres Umsatzes. Die 80/20-Regel ist keine Pflicht, sondern mehr ein Orientierungswert, an den Sie sich halten können, wenn Sie eine ABC-Analyse vornehmen.

Die Grenzen der Klassen sind dabei ungefähr so aufgeteilt:

Klasse A – Klassengrenze 60 – 80 %
Klasse B – Klassengrenze 10 – 25 %
Klasse C – Klassengrenze 5 – 15 %

Der Mengenanteil, also die Menge der Objekte innerhalb einer Klasse, wiederum sieht ungefähr so aus:

Klasse A – 5 – 15 %
Klasse B – 20 – 40 %
Klasse C – 50 – 75 %

Feste Angaben sind das aber, wie zuvor erwähnt, nicht. Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie in bestimmten Bereichen mit einer anderen Aufteilung besser fahren, können Sie die Grenzen entsprechend anpassen.

Eine grafische Darstellung mit der sogenannten Lorenzkurve kann sinnvoll sein. Diese enthält auf der y-Achse die Klassengrenzen und auf der x-Achse die Objekte. Anhand der Höhe der Balken in innerhalb der Kurve sehen Sie dann genau, welches Objekt den höchsten und welches den niedrigsten Wert hat.

Die Berechnung der ABC-Analyse

Sie können die ABC-Analyse, wie eben beschrieben, als heuristisches Verfahren anwenden. Ist Ihnen das zu unsicher, haben wir hier eine Excel Vorlage für Sie, mit welcher sie ganz einfach die ABC-Analyse berechnen können.

Die Anwendung der ABC-Analyse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen

Die ABC-Analyse findet Anwendung in fast allen Bereichen eines Unternehmens und kann auf alle Objekte angewendet werden. Wichtig ist dabei, immer die entsprechende Kennzahl zu kennen, mit der Sie anhand der ABC-Analyse die gewünschten Erkenntnisse ermitteln.

Personalmanagement

Mit der ABC-Analyse können Sie im Personalmanagement Ihre Mitarbeiter:innen gliedern. Die Kennzahlen dafür sind unter anderem die Produktivität, die Motivation oder die Kund:innenorientierung. Diese sind nicht immer einfach zu ermitteln, aber Sie können unter anderem die Produktivität daran messen, wie viele Kund:innen Ihr:e Mitarbeiter:in in der Stunde bedient. Anwenden können Sie die ABC-Analyse im Personalmanagement unter anderem bei der Vergabe von Gehaltserhöhungen. Stufen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in Klasse A, B und C, wobei der Mitarbeiter in A mehr Gehalt erhält als der Mitarbeiter in den Klassen B und C.

Bestellmanagement

Ordnen Sie Ihre Lieferant:innen nach Lieferzeit. Dadurch können Sie das Bestellmanagement optimieren.

Logistik

Hier ordnen Sie etwa Ihre Waren nach der Umschlaghäufigkeit den Klassen A, B und C zu. Den Umschlagwert erkennen Sie recht einfach daran, wie häufig eine Ware gekauft wird. Waren, die sich häufiger verkaufen, werden entsprechend öfter angeliefert.

Diese ABC-Analyse kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Ihr Lager sinnvoll zu sortieren. Artikel der Klasse A sollte möglichst weit vorn im Lager liegen, damit der Weg kürzer ist. Schließlich wird diese Ware viel häufiger ein- und ausgelagert als Artikel der Klasse C.

Produktmanagement

Das Produktmanagement kann mit der Logistik gewissermaßen Hand in Hand gehen. Ordnen Sie etwa Ihre Produktkategorien nach dem Umsatz, können Sie die Erkenntnisse daraus ebenfalls für die Lagersortierung nutzen.

Aber natürlich auch für die Bestellungen, da Sie gut einsehen können, wovon Sie vielleicht mehr oder weniger benötigen.

Materialwirtschaft

Gleiches gilt im Grunde in der Materialwirtschaft. Hier ist es die Aufgabe der ABC-Analyse, den Verbrauch des Materials einzuordnen. Das lässt sich übrigens auch gut mit der XYZ-Analyse verbinden, bei der Sie das Material zusätzlich nach der Regelmäßigkeit sortieren, in der es gebraucht wird.

Projektmanagement

Im Projektmanagement können Sie die Projekte in Ihrem Unternehmen ordnen. Mögliche Kennzahlen sind hier der Zeitaufwand oder die Kosten. Die ABC-Analyse im Projektmanagement hilft Ihnen primär dabei, Projekte besser einzuschätzen und herauszufinden, welche Projekte Ihrem Unternehmen behilflich sind und welche Sie vielleicht nur Geld kosten.

Kund:innenmanagement

Unser oben erwähntes Beispiel stammt aus dem Kund:innenmanagement: Somit ordnen Sie Ihre Kund:innen nach dem Umsatz und können so Maßnahmen ergreifen, um die wichtigsten Kund:innen noch stärker an sich zu binden.

Zeitmanagement durch die ABC-Analyse

Die Zeit ist einer der Faktoren, der sich am schwersten optimieren lässt. Der Aufwand für jedes Produkt oder jede Dienstleistung ist immer von der Zeit abhängig. Es heißt nicht umsonst: „Zeit ist Geld.“ Die ABC-Analyse kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit besser zu nutzen. Dafür gliedern Sie alle Ihre Termine und Aufgaben nach der Dringlichkeit in die Klassen A, B und C.

Alternativ können Sie auch eine Einordnung nach Zeitaufwand vornehmen, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, welche Aufgaben und Verpflichtungen schneller erledigt sind und welche länger dauern werden.

Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse

Wie jedes Analyse-Werkzeug hat auch die ABC-Analyse ihre Vorteile und Nachteile. Vorweg kann aber schon mal gesagt werden, dass die ABC-Analyse gerne angewendet wird und auch nichts gegen die Nutzung spricht.

Es gibt nur ein paar Nachteile, über die Sie sich im Klaren sein sollten:

  • unterscheiden sich die Kennzahlen nicht ausreichend voneinander, sind die Erkenntnisse kaum zu gebrauchen
  • die Kennzahlen sind nicht immer klar erfassbar und die ABC-Analyse beruht dann eher auf Annahmen statt auf exakten Fakten
  • die ABC-Analyse berücksichtigt ausschließlich den gegenwärtigen Zustand und gibt keinerlei Auskunft über zukünftige Entwicklungen
  • Faktoren wie Qualität oder unternehmenspolitische Aspekte werden ebenfalls nicht berücksichtigt
  • Sie müssen sich die nachfolgenden Handlungsschritte selbst aus der ABC-Analyse ableiten

Es gibt aber auch einige Vorteile:

  • der Aufwand ist sehr gering und die Trennung übersichtlich genug, um daraus wichtige Erkenntnisse abzuleiten
  • die ABC-Analyse kann in vielen Bereichen eingesetzt werden
  • die Ergebnisse können universell eingesetzt werden
  • die Ergebnisse erhalten Sie schnell und ohne zusätzlichen Aufwand
  • die Wirtschaftlichkeit kann ausgezeichnet erhöht werden

Die Vorteile und Nachteile halten sich die Waage. Ob und wo Sie die ABC-Analyse anwenden, ist natürlich Ihnen überlassen. Sie kann Ihnen aber ausgezeichnete Einblicke liefern, die Ihnen helfen, den ein oder anderen Prozess in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

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