Projektmanagement

Das Projektmanagement im Unternehmen

Projektmanagement ist in jedem Unternehmen vorzufinden. Jede Form der Organisation und Koordination für Abläufe und Prozesse, die dafür sorgen, dass die Produktion so läuft wie geplant oder Termine eingehalten werden, gehört zum Projektmanagement. Das kann im kleinen Rahmen oder groß aufgezogen vorkommen, abhängig von der Größe von Unternehmen und deren Aufträgen.

Die Definition des Projektmanagements

Beim Projektmanagement handelt es sich um alle Vorgänge, die notwendig sind, um ein Projekt zu planen. Das umfasst die Organisation, Planung, Einteilung von Ressourcen, Koordination und auch die Umsetzung von Projekten. Dazu gehören auch Faktoren wie Budget und Zeit, die bei der Planung von Projekten eine bedeutende Rolle spielen.

Warum ist ein Projektmanagement so wichtig?

Ein ausgereiftes Projektmanagement ist deshalb so wichtig, weil gut durchgeplante Projekte erfolgreich durchgeführt und termingerecht abgeschlossen werden können. Gescheiterte Projekte können schwerwiegende Folgen haben, die sich vor allem finanziell bemerkbar machen.

Jedes Projekt verschlingt Ressourcen in Form von Material, Personal und Budget. Ein gescheitertes Projekt, das nicht vergütet wird, sorgt dafür, dass diese Ressourcen nicht refinanziert werden können. So entstehen finanzielle Engpässe oder sogar eine Zahlungsunfähigkeit, die die Existenz des Unternehmens bedroht.

Das Projektmanagement ist immer darauf aus, ein Ziel zu erreichen. Dieses Ziel ist der erfolgreiche Abschluss des entsprechenden Projekts. Dafür hat das Projektmanagement einige Aufgaben inne, die bei richtiger Umsetzung dafür sorgen, dass das Ziel erreicht wird.

Zu den Aufgaben gehören beispielsweise die Führung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Festlegung der einzelnen Ziele innerhalb eines Projekts, die Entwicklung einer Strategie, mit der das Ziel erreicht werden kann und die Organisation sowie Koordination von Produktionsfaktoren, die für die Erreichung des Ziels notwendig sind.

Projektmanagement ist in allen Branchen und Unternehmen anzutreffen. Besonders häufig kommt es in Branchen vor, in denen sehr projektbezogen gearbeitet wird. Dazu gehören beispielsweise das Bauwesen, das Marketing oder Verwaltungen.

Das Projektmanagement lässt sich in neun Teilbereiche einteilen, die die einzelnen Aufgaben innerhalb des Projektmanagements besser beschreiben.

Die Teilbereiche und Aufgaben im Projektmanagement

Die Aufgaben im Projektmanagement sind vielfältig und zahlreich. Deshalb ist eine Unterteilung in einzelne Bereiche sinnvoll, um die Übersicht zu behalten. Diese Unterteilung hat das Project Management Institute (PMI) offiziell vorgenommen. Das PMI ist ein in den Vereinigten Staaten von Amerika gegründeter, aber weltweit tätiger, Verband, der sich auf das Projektmanagement spezialisiert.

Das PMI hat eine Einteilung in neun Teilbereiche des Projektmanagements vorgenommen. Diese Bereiche gibt es:

Das Integrationsmanagement

Die Integration bezeichnet im Projektmanagement die Festlegung der Prozesse, die geeignet sind, um das Projekt zu koordinieren und umzusetzen. Dabei geht es vor allem um die Entwicklung eines ausführlichen Projektplans und die Durchführung dieses Plans.

Hierbei muss auch immer ein Blick auf möglicherweise notwendige Veränderungen gerichtet werden, da ein Projekt durchaus auch während der Umsetzung noch optimierbar sein kann.

Das Umfangsmanagement

Beim Umfangsmanagement wird kontrolliert, ob das Projekt so verläuft, wie es der Projektplan vorsieht. Dafür wird der Fortschritt der Leistungen konsequent verfolgt, überprüft und dokumentiert.

Bei Abweichungen muss eingegriffen werden und der Fortschritt so gesteuert werden, dass das Projekt sprichwörtlich wieder auf Kurs gerät.

Aufgaben innerhalb des Umfangmanagements beinhalten die Projektinitiierung, die Leistungsverifizierung und die Leistungsüberwachung.

Das Zeitmanagement

Der Faktor Zeit ist in jedem Projekt von sehr großer Bedeutung, da sie darüber bestimmt, wann ein Projekt abgeschlossen sein muss. Fristen müssen erfüllt und Produktionszeiten eingehalten werden.

Im Zeitmanagement müssen Fristen und zeitliche Einschränkungen jederzeit im Fokus behalten werden. Dafür wird ein Zeitplan erstellt, in dem die Dauer für alle Vorgänge im Projekt geschätzt werden und dementsprechend ein Terminplan aufgestellt wird.

Dabei kann gut mit Zeitplanvorlagen gearbeitet werden, um Zeit zu sparen. Denn Zeit zu sparen, ist im Zeitmanagement immer das Ziel.

Das Kostenmanagement

Im Kostenmanagement stehen die Finanzen im Mittelpunkt. Das Budget für ein Projekt soll so effizient wie möglich eingeplant werden. Das Ziel ist eine hohe Wirksamkeit bei geringem Einsatz.

Dafür müssen die Ressourcen geplant und entstehende Kosten geschätzt werden. Das Budget wird verteilt und während des gesamten Projektverlaufs von der Projektverwaltung überwacht.

Läuft ein Projekt zeitlich aus dem Ruder, kann das zu hohen Mehrkosten führen. Dann übersteigt das Projekt schnell das eingeplante Budget und es kann zu finanziellen Schwierigkeiten kommen.

Das Qualitätsmanagement

Auftraggeber und Auftraggeberinnen, die in den meisten der Auslöser für den Aufbau eines Projekts sind, haben in der Regel gewisse Ansprüche und Anforderungen an das Endergebnis. Das Ergebnis soll von einer gewissen Qualität sein.

Jedes Unternehmen hat zudem einen eigenen Qualitätsanspruch an sich selbst und die eigenen Produkte.

Das Qualitätsmanagement ist dafür zuständig, dass dieser Qualitätsanspruch bei einem Projekt erfüllt wird. Dafür wird die Qualität geplant, gesichert und gelenkt.

Das Personalmanagement

Ein sehr komplexer Teilbereich des Projektmanagements betrifft das Personal. Dieses ist für gewöhnlich dafür zuständig, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen wird, da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Arbeit erledigen, die im Projekt selbst anfällt.

Damit das funktioniert, müssen die Angestellten entsprechend ihrer Positionen und Fähigkeiten in das Projekt integriert werden. Dabei ist es wichtig, Antworten auf diese Fragen zu finden:

• Wer ist für welche Aufgabe zuständig?
• Wie viel Zeit wird die Aufgabe in Anspruch nehmen?
• Sind die notwendigen Fähigkeiten vorhanden, um die Aufgabe in der Zeit zu erledigen?
• Wo muss im Team gearbeitet werden?
• Wer arbeitet mit wem zusammen?
• Reicht das Personal für das Projekt aus?

Zum Personalmanagement gehört also die Organisation der Aufgaben anhand des Personals und gegebenenfalls auch die Akquise, wenn nicht genügend Personal vorhanden ist.

Dazu kommt die Teamentwicklung, die bei größeren Projekten oft ein Bestandteil des Personalmanagements ist.

Das Kommunikationsmanagement

Es gibt zahlreiche Kommunikationswege, die für ein Projekt sinnvoll sein können. Im Kommunikationsmanagement wird festgelegt, welche Kommunikationskanäle verwendet werden.

Außerdem wird im Rahmen des Kommunikationsmanagements der Informationsfluss aufrechterhalten. So kommen alle Informationen bei den Personen an, die sie benötigen.

Das Risikomanagement

Jedes Projekt birgt gewisse Risiken. Ein kleiner Fehler oder ein unerwartetes Ereignis können die komplette Planung stören. Kommt beispielsweise eine Materiallieferung später als geplant, kann das die Produktion stoppen. Dann gerät das Projekt in Verzug und kann die Frist nicht einhalten.

Das Risikomanagement ist dafür da, alle Risiken so gut es geht zu minimieren. Dafür werden mögliche Risiken identifiziert und Maßnahmen ergriffen, um die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt, zu verringern.

Beispielsweise kann die Materialbestellung früher aufgegeben werden, damit das Material zum Projektstart für die Produktion verfügbar ist.

Das Beschaffungsmanagement

Für so ziemlich jedes Projekt werden Materialien, Waren, Rohstoffe, Hilfsmittel, Werkzeuge oder sonstige Mittel benötigt. Diese Mittel werden im Beschaffungsmanagement eingeplant und besorgt.

Es werden Vorbereitungen für den Einkauf vorgenommen und Angebote eingeholt. Das Beschaffungsmanagement regelt die Verträge mit Lieferant:innen und stellt sicher, dass alles zum Projektstart vorhanden ist.

Das Beschaffungsmanagement kümmert sich also um alle Vorgänge, die den Einkauf betreffen.

Diese neun Teilbereiche stellen zusammen das gesamte Projektmanagement dar. Wie sich bereits herauskristallisiert, sind in der Regel mehrere Abteilungen in das Projektmanagement und die damit einhergehende Planung eingebunden.

Das Projekt selbst läuft für gewöhnlich in fünf Phasen ab.

Die fünf Phasen im Projektmanagement

Die Grundlagen für das Projektmanagement sind die fünf Phasen, die jedes Projekt durchlaufen muss. Das Projektphasen-Modell zeigt auf, wie ein Projekt von einer Phase zur nächsten gelangt. Jede Phase besteht aus eigenen Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um die Phase abzuschließen und die nachfolgende Phase einzuleiten.

Die fünf Phasen sind diese:

• Der Start
• Die Planung
• Die Durchführung
• Die Steuerung
• Der Abschluss

Die fünf Phasen des Projektmanagements werden nach und nach erfüllt und schließen aneinander an.

Phase 1: Der Start

Der Start eines Projekts ist die Vorbereitung. In dieser Phase werden die Grundsteine für das Projekt gelegt. Dazu gehören die Rahmenbedingungen, der Inhalt, die Kosten, der Aufwand und die Dauer, die das Projekt benötigt.

Konkrete Entscheidungen werden in dieser Phase noch nicht getroffen. Aber die Ziele werden direkt definiert, damit die Vorbereitung sich an ihnen orientieren kann. Dafür wird ein Projektplan erstellt, der anhand einer Projektumfeldanalyse oder SWOT-Analyse formuliert werden kann.

In der Startphase ist der sogenannte Projektscope wichtig. Mit dem Projektscope wird der Umfang des Projekts festgelegt. Der Projektscope kann ein Teil des Projektplans sein, aber auch als eigenständiges Dokument aufgestellt werden.

Die Aufgabe des Projektscopes ist es, das Ziel des Projekts zu bestimmen und klare Grenzen innerhalb des Projekts für die Ressourcen zu setzen. Hier werden also Budget, Personal und Material bereits grob festgelegt.

Phase 2: Die Planung

In der zweiten Phase wird der vorbereitete Überblick konkretisiert und ein kompletter Plan aufgestellt, der alle Aspekte des Projekts berücksichtigt.

Während der Planung werden die Aufgaben verteilt, Zeitpläne aufgestellt und alle wichtigen Entscheidungen getroffen, die für das Projekt von Bedeutung sind. Dabei kann die Analyse eine große Rolle spielen.

Je nach Art des Projekts unterscheiden sich die Herangehensweisen. Ein Projekt, das aus einem externen Auftrag entsteht, kann anders geplant werden, als ein eigenes Projekt für interne Zwecke. Auch die Form des Projekts kann eine Rolle spielen. Beispielsweise sind alltägliche Projekte leichter zu planen als innovative Projekte.

Phase 3: Die Durchführung

Die Durchführung ist dann die Umsetzung des eigentlichen Projekts. Die Planung wird in Maßnahmen umgesetzt.

Hier werden die Ressourcen verwendet, um das Ziel zu erreichen. Dabei stehen die Zusammenarbeit im Team und die Bearbeitung der Aufgaben im Fokus.

Die dritte Phase kann die längste der fünf Phasen sein, wenn es sich um ein großes Projekt handelt. Durch eine gute Planung wird aber im besten Fall sichergestellt, dass die Durchführung reibungslos verläuft und so Zeitpläne, Fristen und kalkulierte Ressourcen eingehalten werden.

Phase 4: Die Steuerung

Die Steuerung findet im Grunde zeitgleich mit der Durchführung statt. Das Controlling ist wichtig, um auf Vorfälle und Abweichungen während des Projektes reagieren zu können. Dafür wird der Projektfortschritt immer genau im Blick behalten.

Der Projektstatus ist von der Problemerkennung abhängig. Selbst, wenn ein Projekt Fortschritt macht, kann es sein, dass Probleme vorliegen, die einen Einfluss auf den Status des Projekts haben. Diese Einflüsse können sich aber erst später bemerkbar machen.

Deshalb ist es wichtig, dass das Projekt durchgehend überwacht und gesteuert wird. Das funktioniert vor allem durch transparente Kommunikation und eine Auswertung aller Daten und Informationen.

Phase 5: Der Abschluss

In der letzten Phase wird das Projekt abgeschlossen. Mit dem Ende der Produktion ist die Arbeit aber noch nicht vorbei. Anschließend müssen die Ergebnisse zusammengefasst und evaluiert werden. So entstehen wichtige Learnings für zukünftige Projekte.

Selbst aus Projekten, die reibungslose verlaufen, steckt am Ende immer noch etwas, aus dem man lernen kann. Es gibt immer Abläufe und Prozesse, die beim nächsten Projekt optimiert werden können.

Ein Vergleich mit ähnlichen Projekten bietet sich hier an. Dadurch lässt sich bereits feststellen, an welcher Stelle Verbesserungen vorgenommen wurden und was besser oder schlechter funktioniert hat im Vergleich.

Methoden im Projektmanagement

Für die Umsetzung der einzelnen Phasen und Teilbereiche im Projektmanagement, haben sich zahlreiche Methoden bewährt. Einige davon stellen wir hier vor:

Die Projektstrukturplanung im Projektmanagement

Visuelle Darstellungen sind im Projektmanagement vor allem in der Vorbereitung und Planung äußerst hilfreich. Damit lassen sich Projektzusammenhänge deutlich verbildlichen und intuitiv planen.

Ein Projektstrukturplan wird in der Regel für den Projektplan schon recht früh erstellt. Darin sind alle Elemente, die das Projekt betreffen, in einer hierarchischen Aufstellung dargestellt.

Die Aufstellung ist eine grobe Struktur für das entsprechende Projekt. Der Projektstrukturplan ist fester Bestandteil jeder guten Projektmanagement-Software und lässt sich damit auf recht einfache Weise erstellen.

Der Projektstrukturplan teilt ein Projekt in Teilbereiche ein. An der Stelle spielt auch die bereits in diesem Artikel beschriebene Unterteilung eine Rolle. Dadurch wird die Projektplanung weniger komplex und verständlicher. Der Projektstrukturplan stellt daher eine klare Übersicht über alle Aufgaben dar.

Durch die Übersichtlichkeit dient der Projektstrukturplan auch als gute Basis für alle weiteren Pläne innerhalb des Projekts. So können zum Beispiel Zeitpläne für das Projektmanagement genauer erstellt werden.

Die Netzplantechnik im Projektmanagement

Mit der Netzplantechnik lassen sich vor allem Vorgänge logisch und zeitlich einteilen. Die Abfolge der einzelnen Vorgänge kann hier sehr übersichtlich aufgezeigt werden.

Beginnend mit dem einleitenden Vorgang entsteht ein Netz, in dem sich die nachfolgenden Vorgänge überschneiden in den zeitlichen Abläufen. So entsteht ein klarer zeitlicher Ablauf.

Durch den Netzplan wird die Gesamtdauer des Projekts ermittelt und die Vorgänge samt ihrer angesetzten Dauer visualisiert. Mithilfe des Netzwerkplans lassen sich in der Zeitplanung Optimierungen vornehmen.

Die Meilensteintrendanalyse im Projektmanagement

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode, mit der sich eine Prognose für die Projekttermine erstellen und steuern lässt.

Dafür werden innerhalb des Projekts Meilensteine definiert. Dabei handelt es sich um Teilziele, die zu einem vorgegebenen Zeitpunkt erreicht sein sollen.

Die Meilensteintrendanalyse wird grafisch durch drei Linien dargestellt:

Termine, die wie geplant eingehalten wurden, befinden sich auf einer horizontalen Linie
Verzögerungen bei Terminen, befinden sich auf einer ansteigenden Linie
Früher fertiggestellte Termine, befinden sich auf einer absteigenden Linie

Durch diese Darstellung wird das Risiko von Verzögerungen minimiert, da sie frühzeitig identifiziert werden können und dementsprechend reagiert werden kann.

Kanban im Projektmanagement

Kanban stammt aus der Produktionssteuerung. Es besteht aus einer Darstellung von drei Spalten, die die Aufgaben ihrem Status entsprechend einordnen.

Die drei Spalten sind:

• To Do – alle geplanten Aufgaben, die noch nicht bearbeitet werden
• In Progress – alle Aufgaben, an denen bereits gearbeitet wird
• Done – alle Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind

Kanban eignet sich vor allem für das Aufgabenmanagement.

Die Risikoanalyse im Projektmanagement

In der Risikoanalyse werden mögliche Risiken identifiziert und bewertet. Dadurch sollen diese vermieden werden.

Das gelingt durch präventive Maßnahmen und Strategien, die dafür sorgen, dass Risiken vermieden werden.

Aber auch korrektive Maßnahmen, die angesetzt werden, wenn ein Risiko bereits eingetreten ist, gehören dazu. Im Grunde handelt es sich dabei um bereits vorgeplante Maßnahmen, die als Reaktion auf ein eintretendes Risiko vorliegen.

Um sicherzustellen, dass die präventiven und korrektiven Maßnahmen wirksam sind, muss eine Überprüfung stattfinden. Man spricht dabei auch vom Monitoring. Das Monitoring dient auch der Überprüfung der Risikoanalyse selbst. Ein zuvor als ungefährlich bewerteter Vorgang kann sich noch zu einem Risiko entwickeln. Deshalb muss das Monitoring kontinuierlich vorgenommen werden, um schnell auf veränderte Einschätzungen reagieren zu können.

Die Wasserfall-Methode im Projektmanagement

Wie ein Wasserfall, wird der Projektablauf im Wasserfallmodell absteigend dargestellt. Dafür wird das Projekt in Sequenzen unterteilt. Die nächste Sequenz ist immer von der vorherigen Sequenz abhängig und kann erst beginnen, wenn diese abgeschlossen ist.

Dadurch entsteht eine Struktur, die eine klare Übersicht der Abläufe und des Aufbaus einzelner Aufgaben zeigt.

Die Wasserfall-Methode bietet sich an, wenn feste Aufgaben eindeutig festgelegt sind. Sie ist allerdings eher unflexibel und es ist schwierig, auf Veränderungen spontan zu reagieren.

Die Visualisierung von Projekten

Im Rahmen des Projektmanagements entstehen in der Regel einige komplexe Sachverhalte. Diese können am besten visuelle dargestellt werden, um sie einfach und verständlich zu gestalten.

Dafür können unterschiedliche Modelle angewendet werden, die alle auf verschiedene Weise Aspekte des Projektmanagements darstellen.

Das Gantt-Chart

Für eine detailreiche zeitliche Planung von Projekten bietet sich ein Gantt-Chart oder auch Gantt-Diagramm an. Dabei handelt es sich um ein spezielles Balken-Diagramm, das das gesamte Projekt visuell veranschaulicht.

Alle zeitlichen Abläufe, aller Aufgaben und ihre Abfolge, Vorgänge und nachfolgenden Faktoren werden im Gantt-Diagramm grafisch abgebildet.

Das Gantt-Chart zeigt alle Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge im Projekt zueinander und zeigt auch Teilziele an. So können jederzeit Verzögerungen oder Änderungen in den Planungen direkt im Chart angepasst werden.

Anhand der sogenannten Baseline lässt sich zudem ablesen, ob der geplante Zeitraum eingehalten werden kann oder ob es zu Verzögerungen kommt.

Das PERT-Diagramm

Im PERT-Diagramm wird ebenfalls die Zeitplanung anhand der Abhängigkeiten der Aufgaben zueinander dargestellt.

Im PERT-Diagramm kann klar abgelesen werden, welche Aufgaben Vorrang haben und welche von anderen Aufgaben abhängig sind und dementsprechend erst nach Erledigung dieser Aufgaben angefangen werden können.

Das PERT-Diagramm kennzeichnet kritische und bedeutende Aufgaben. Dadurch stehen diese immer im Fokus. Wenn sie erledigt sind, rücken die nächsten bedeutenden Aufgaben nach und werden entsprechend gekennzeichnet.

Das Pareto-Diagramm

Im Pareto-Diagramm ist die Darstellung verhältnismäßig simpel gehalten. Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass nur 20 Prozent des Inputs für 80 Prozent des Outputs verantwortlich sind.

Dieser Input bezeichnet die Aufgaben mit dem größten Nutzen für das Projekt. Also die Aufgaben, die für den größten Fortschritt im Projekt verantwortlich sind.

Die Darstellung im Pareto-Diagramm erfolgt anhand einer Mischung aus Balken-Diagramms und eines Linien-Diagramms. Die Balken zeigen die Aufgaben an, während die Linien den Fortschritt anzeigen.

Das Pareto-Diagramm fokussiert sich auf die Grundbestandteile, die am wichtigsten sind. Es wird vor allem im Rahmen der Qualitätssicherung verwendet.

Die Deadline-Ampel

Eine Deadline-Ampel ist eine simple Auflistung der Aufgaben, die aber farblich anhand des Fortschritts innerhalb des zeitlich vorgegebenen Rahmens die Aufgaben hervorhebt.

Wie bei einer Ampel werden Aufgaben, die überfällig sind, rot markiert. Fällige Aufgaben werden gelb markiert. Aufgaben, deren Frist noch nicht ansteht, werden grün markiert.

Diese Form der Darstellung hat den Vorteil, dass auf den ersten Blick erkannt werden kann, wie es um die zeitlichen Planungen für die einzelnen Aufgaben steht und wie diese Frist für das gesamte Projekt beeinflussen.

Die einzelnen Rollen im Projektmanagement

Projekte sind für gewöhnlich Teamarbeit. Dementsprechend gibt es in einem Projekt unterschiedliche Rollen, die verschiedene Aufgaben haben. Diese Rollen sind dabei besonders wichtig:

• Der Projektmanager oder die Projektmanagerin – das Projektmanagement benötigt jemanden mit Expertise in der Planung und der Organisation. Das ist der oder die Projektmanager:in. Er oder sie hat die gesamte Verantwortung für das Projekt und gibt diese im Einzelnen an andere weiter. Für den Erfolg des Projekts an sich ist aber immer der oder die Projektmanager:in zuständig und ist erste:r Ansprechpartner:in bei allen übergeordneten Fragen und Problemen.
• Der Projektleiter oder die Projektleiterin – das Team, das für das Projekt verfügbar steht, muss geleitet werden. Diese Aufgabe übernimmt die Projektleitung. Der oder die Projektleiter:in koordiniert das Team und verteilt die Aufgaben. Bei inhaltlichen Fragen und Problemen ist zuerst die Projektleitung zuständig.
• Die Projektmitarbeiter und die Projektmitarbeiterinnen – wo es Aufgaben gibt, muss es auch Personal gibt, dass diese Aufgaben erledigt. Das sind die Mitarbeiter:innen, die dem Projekt zugewiesen werden. Die Aufgaben an die einzelnen Angestellten verteilt wie bereits erwähnt die Projektleitung.
• Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin – sofern es sich nicht um ein internes Projekt handelt, wird der Auftrag extern erteilt. Auftraggeber:innen können andere Unternehmen oder Privatpersonen sein.
• Die Stakeholder oder die Stakeholderinnen – bei externen Aufträgen gibt es häufig auch Personen, die von einem Projekt betroffen sind oder daran ein Interesse haben. Das sind die sogenannten Stakeholder:innen. Das sind beispielsweise Aktionäre und Aktionärinnen oder Lieferant:innen und Kund:innen.

Unabdingbar für den Erfolg eines Projekts ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Rollen. Eine mangelhafte oder gar fehlende Kommunikation liegt immer an einem Versagen im Projektmanagement und kann ein Projekt zum Scheitern bringen.

Die wichtigsten Fragen müssen immer geklärt sein oder im anderen Fall für alle beteiligten Personen klar sein, an wen man sich wenden muss, wenn Fragen nicht geklärt sind. Vor allem muss jede:r Angestellte wissen, welche Aufgaben ihm oder ihr zugeteilt sind und mit wem dabei zusammengearbeitet wird.

Da es bei den meisten Projekten vor allem auf gute Teamarbeit ankommt, ist auch ein starkes Teamgefüge wichtig. Dieses wird ebenfalls vor allem durch eine gute Kommunikation erreicht.

Fähigkeiten in der Führung für das Projektmanagement

Die Projektmanager:innen und die Projektleitung müssen über gewisse Führungsqualitäten verfügen, um ein Projekt leiten und managen zu können. Dazu gehören sowohl fachliche als auch methodische Kompetenzen. Außerdem sind soziale und persönliche Fähigkeiten wichtig.

Es geht darum, mit Fachkenntnissen aushelfen und beraten zu können, aber auch darum, Mitarbeiter:innen zu führen und anzuleiten, mit dem Ziel, die Motivation im Team aufrechtzuerhalten und das Projekt so zu einem Erfolg zu machen.

Zu den wichtigsten Fähigkeiten der Führungspersönlichkeiten in einem Projekt gehören unter anderem diese:

• Eigeninitiative
• Empathie
• Flexibilität
• Kommunikative Kompetenzen
• Kompetenzen in der Führung
• Kritikfähigkeit
• Leistungsbereitschaft
• Orientierung bei Problemlösungen
• Teamfähigkeiten
• Unternehmerisches Denken

Darüber hinaus gibt es aber auch bestimmte Erfolgsfaktoren für Projekte, die ebenfalls mit der Führung zusammenhängen.

Die Zielformulierung für Projekte

Ein Projekt braucht ein klares Ziel. In der Regel ist dieses Ziel der Abschluss des Projekts und hat immer einen Vorteil für das Unternehmen.

Das Ziel sollte ganz am Anfang der Projektinitiierung stehen. Ohne Ziel kein Projekt. Während des Projektverlaufs sollte das Ziel nicht mehr verändert und das Projekt selbst in Teilziele unterteilt werden.

Um Ziele für das Projektmanagement klar zu formulieren, hilft die SMART-Methode.

Definition von Ressourcen im Projektmanagement

Das erfolgreiche Projektmanagement ist vor allem eine Frage der Ressourcen. Dabei müssen diese Ressourcen klar definiert werden, um für alles einen Rahmen vorzugeben.

Dazu gehören Budgets, Personal und auch klare Deadlines. So wird der Plan eingehalten und auch eine Reaktion bei Hindernissen ist immer möglich, sofern die Ressourcen nicht zu knapp bemessen werden.

Die Infrastruktur eines Projekts

Die Unternehmensführung muss Projekte des Betriebs unterstützen und die notwendigen Ressourcen freigeben. Dazu gehören neben Budgets und Sachmitteln auch Räumlichkeiten und die Möglichkeiten, das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Dazu gehört auch ein strukturiertes Management, das für die Kontrolle aller Ressourcen und der Einhaltung der Planungen zuständig ist.

Dabei herrscht eine gewisse Hierarchie, die beim Projektmanager beziehungsweise der Projektmanagerin beginnt. Die Aufgaben liegen hier vor allem in der übergeordneten Verantwortung, aber auch der Planung, Organisation und Kontrolle des Projekts.

Die Ressourcen teilen die Projektleiter:innen ein und kalkulieren auch die Kosten für das Projekt. Hier ist vor allem die Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen, Stakeholder:innen und auch dem oder der Projektmanager:in wichtig, damit immer ein Kommunikationsfluss aufrechterhalten wird.

Management und Leitung sind für gewöhnlich qualifiziertes Personal, die durch wirtschaftliche Studiengänge und Schulungen die nötigen Kompetenzen erlernt haben, um ein großes Projekt zu leiten oder zu managen.

Vorteile des Projektmanagements

Das Projektmanagement hat viele Vorteile:

• Gut organisierte Pläne fördern die Teamarbeit, verhindern Chaos und verbessern die Qualität der Arbeit. Planen Sie im Voraus, legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Fristen fest und nutzen Sie visuelle Darstellungen, um den Überblick zu behalten.
• Klare Rollendefinitionen vermeiden Missverständnisse und erleichtern die Zusammenarbeit. Kommunizieren Sie klar die Rolle des Projektleiters und die Aufgabenverteilung im Team, um Probleme wie unerledigte Aufgaben und Verwirrung zu vermeiden.
• Klar definierte Ziele verbessern die Teamleistung, motivieren und lenken das Team in die richtige Richtung. Setzen Sie klare Ziele frühzeitig mit einem Projektmanagement-Tool, um unnötige Arbeit zu vermeiden und als Leitfaden für die Arbeit zu dienen.
• Ein Kommunikationsplan ist für eine zielgerichtete Zusammenarbeit unerlässlich. Legen Sie fest, wann welche Kommunikationsinstrumente eingesetzt werden sollen, um Missverständnisse zu vermeiden. Klare Kommunikationsrichtlinien erleichtern die Entscheidungsfindung und halten das Team auf dem gleichen Stand.