Benchmarking

Die Bedeutung des Begriffs „Benchmarking

Unter Benchmarking versteht man eine Vorgehensweise, bei der firmeninterne Prozesse, Produkte und Dienstleistungen verglichen werden, um die betriebliche Leistungsfähigkeit zu erhöhen. Sie können Benchmarking innerhalb Ihres eigenen Unternehmens in folgenden Bereichen einsetzen:

  • Zwischen mehreren Abteilungen
  • Zwischen mehreren Unternehmen
  • Über Branchengrenzen hinweg

So können Sie Verbesserungspotenziale identifizieren und durch gezielte Maßnahmen erschließen. Generell zielt Benchmarking auf eine Verbesserung folgender Punkte ab:

  • Produktivität
  • Qualität
  • Zeit

Wozu kann ich Benchmarking konkret verwenden?

Benchmarking ist universell einsetzbar und an keine Betriebsgröße gebunden. In erster Linie wird es verwendet, um innerhalb deutscher Firmen Folgendes zu vergleichen:

  • Logistik
  • Materialwirtschaft
  • Vertrieb
  • Angebotserarbeitung
  • Fertigung und Montage

Grundsätzlich unterstützt Sie Benchmarking bei den folgenden Aufgaben:

  • Suche nach erfolgreichen Vergleichspartnern
  • Schließen von Leistungslücken
  • Identifizieren verbesserungswürdiger Prozesse
  • Lernen von den Besten
  • Zielen auf Leistungsvorsprung im Wettbewerb
  • Schlagen einer Brücke von der Benchmarking-Analyse zur Aktion

Wie gehe ich beim Benchmarking am besten vor?

Um den individuellen Benchmarking-Prozess zu strukturieren, empfiehlt es sich, nach den folgenden fünf Schritten vorzugehen:

  1. Wählen Sie ein Benchmark-Objekt aus
  2. Suchen Sie nach geeigneten Vergleichspartnern
  3. Sammeln Sie alle nötigen Informationen und Daten
  4. Werten Sie alle Vergleichsdaten aus und erstellen Sie auf deren Basis einen Maßnahmenkatalog
  5. Setzen Sie die Maßnahmen in die Praxis um

Weiterhin kann Benchmarking auf verschiedene Arten erfolgen:

Internes BenchmarkingExternes BenchmarkingFunktionales Benchmarking
  • Bietet sich v.a. bei Filial- und Spartenorganisation an
  • Dient dazu, gleichartige Tätigkeiten innerhalb einer Firma zu vergleichen (z. B. Kundendienst oder Fakturierung)
  • Ist als „Pilotvorhaben“ für externe Benchmarkingprojekte unverzichtbar
  • Vergleicht Unternehmen der gleichen Branche, die im Hinblick auf Struktur und Produkt gleichgelagert sind
  • Wird häufig für Bereiche und Prozesse eingesetzt, die außerhalb oder neben dem eigentlichen Kerngeschäft liegen (z. B. Einkauf)
  • Prozesse und/oder Bereiche mit logischer Gleichartigkeit werden über Branchengrenzen hinweg gebenchmarkt (z. B. der Schalterservice von Banken mit denen von Fluglinien)
  • Benchmarking-Art mit dem größten Ergebnispotential

1. Schritt: Die Auswahl eines geeigneten Benchmark-Objekts

Bevor Sie ein geeignetes Benchmarking-Objekt finden, müssen Sie zunächst einmal alle Prozesse herausfiltern, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens optimieren möchten. Beantworten Sie sich hierfür folgende Fragen:

  • Wo habe ich in meinem Betrieb ein Problem?
  • Welcher Art ist das Problem?
  • Wie denken die Kunden über meine Leistungsfähigkeit? Worin zeigt sie sich?
  • Wie ist der Leistungsfluss organisiert? Wie verlaufen die Leistungsströme? Wo bestehen Angebotsdruck oder Nachfragesog?
  • Welches sind die „kritischen“ Leistungsfaktoren? Wie können wir sie messen?
  • Wie tief will ich untersuchen?
  • Was will ich lernen?

Das hilft Ihnen dabei, ein Objekt und Ihre Ziele des Benchmarkings zu bestimmen.

Zusätzliche Hinweise erhalten Sie außerdem durch:

  • Unternehmensinterne Statistiken
  • Kundenanalysen und -befragungen
  • Unterlagen der Vertriebs- und Servicebereiche

Darüber hinaus können Ihnen eine Analyse Ihrer Wertschöpfungskette dabei helfen, erfolgsbestimmende Leistungsfaktoren für das Benchmarking zu definieren.

Beispiele für Leistungsindikatoren beim Benchmarking

AspektIndikator
Produktivität
  • Bearbeitete und versandte Aufträge pro Mitarbeiter
  • Eigenleistung pro Lohnstunde
  • Produkt-Output im Verhältnis zum Ressourcen-Input
  • Personalkosten für nicht wertschöpfende Tätigkeiten im Verhältnis zu den gesamten Personalkosten
Qualität
  • Prozentsatz der mit Nacharbeiten befassten Mitarbeiter
  • Zahl eingegangener Reklamationen
  • Ausschussquote
  • Prozentsatz sofort verfügbarer Teile
Zeit
  • Zeit für Prüfvorgänge
  • Auftragsbearbeitungszeit
  • Prozentsatz pünktlicher Lieferungen
  • Entwicklungszeit für ein Produkt

2. Schritt: Suche nach Vergleichspartnern

Die Suche nach Benchmarkpartnern beginnt mit der Entscheidung, ob intern oder extern, innerhalb oder außerhalb der Branche verglichen werden soll. Als Benchmarkregel gilt, dass vor einem externen Vergleich nach Möglichkeit erst intern gebenchmarkt werden sollte.

Zur Identifikation externer Benchmarkpartner gibt es vielfältige Informationsquellen:

  • Veröffentlichungen, Statistiken und Datenbanken von Branchenverbänden und Kommunen,
  • Auswertung von Online-Portalen und Fachzeitschriften,
  • Analyse von Unternehmens-Websites,
  • Kontakt mit auf Benchmarking spezialisierten Institutionen und Forschungsstellen,
  • Besuch von Seminaren und Tagungen, Teilnahme an Webinaren etc..

Nicht unterschätzt werden sollten die im Haus befindlichen Informationen über mögliche Vergleichsunternehmen. Die Kontaktaufnahme muss in dem Bewusstsein erfolgen, dass man eine Partnerschaft anstrebt und die gemeinsamen Vorteile im Vordergrund stehen. Der Benchmarkpartner sollte ausführlich über das Ziel und den erforderlichen Informationsaustausch (Analyseobjekt, Indikatoren, Umfang und Detaillierungsgrad) informiert werden. Es empfiehlt sich, den zeitlichen Verlauf gemeinsam festzulegen.

Externe Partner der gleichen Branche lassen sich in der Regel relativ leicht gewinnen, wenn sie mit vergleichbaren Produkten auf unterschiedlichen Märkten agieren.

3. Schritt: Informations- und Datensammlung

Umfang und Reichweite der Informations- und Datensammlung werden vom Projektziel bestimmt. Folgende Aufgaben sind zu lösen:

  • Entwicklung von Fragebögen für das eigene Haus und den Partner,
  • Spezifizierung der Fragebögen im Projektverlauf (nach Bedarf),
  • gründliche Vorbereitung der Interviews und Treffen mit dem Partner,
  • ergänzend zu den Interviews Erhebungen zusätzlicher Daten (per Telefon, Mail, Datentransfer etc.),
  • Erschließung weiterer externer Quellen (z. B. Branchendaten),
  • Dokumentation der Informationen.

Wichtig ist, diese Etappe rechtzeitig zu beenden, da die Gefahr besteht, dem Drang nach Vollständigkeit zu erliegen; bekanntlich wird der Erkenntniszuwachs im Zeitverlauf immer geringer.

4. Schritt: Auswertung der Vergleichsdaten und Maßnahmenkatalog

Im 4. Schritt sind die dokumentierten Informationen zu systematisieren und zu strukturieren. Grafische Darstellungen erhöhen Transparenz und Aussagekraft. Des weiteren sind Informationen und Daten zu plausibilisieren; bei Anomalien und „Ausreißern“ sind Rückfragen erforderlich.

Aus der Zusammenschau der Vergleichsdaten wird die eigene Leistungslücke ermittelt und quantifiziert. Gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern werden Ursachen für die Lücke und Möglichkeiten, sie zu schließen, diskutiert. Im Ergebnis entsteht ein Report mit Aussagen zur identifizierten Leistungslücke und einem ersten Maßnahmenkatalog zur Erhöhung der Leistungsfähigkeit.

5. Schritt: Umsetzung der Maßnahmen

Die Benchmarking-Ergebnisse sind

  • allen Betroffenen bekannt zu machen,
  • in Ziele zu transformieren,
  • in die „normale“ Geschäftsplanung einzusteuern,
  • durch konkrete Aufgaben und Aktivitäten zu untersetzen (wer, was, wo, womit, bis wann; Umsetzungsplan).

3 Erfolgsfaktoren von Benchmarking

  • Benchmarking erfordert ein breites Know-how-Spektrum. Bilden Sie eine Projektgruppe mit einer entsprechenden Kombination von Qualifikation und Kompetenz.
  • Benchmarking zielt auf Veränderungen und stellt Gewohntes in Frage. Beziehen Sie die Betroffenen rechtzeitig ein.
  • Benchmarking erfordert Zeit. Vermeiden Sie insbesondere in den Schritten 1 und 2 unnötigen Zeitdruck.
  • Benchmarking beruht auf Partnerschaft. Respektieren Sie die Wünsche Ihres Partners. Stellen Sie nur Fragen, die auch Sie beantworten würden.
  • Benchmarking ist ein Lernprozess. Sichern Sie, dass im Unternehmen eine „Lernkette“ entsteht, die auch nach Projektabschluss nicht reißt. Stabilisieren Sie die Lernerfolge.

Literaturtipps

  • Siebert/Kempf/Maßalski: Benchmarking: Leitfaden für die Praxis,2008
  • Mertins/Kohl: Benchmarking: Leitfaden für den Vergleich mit den Besten, 2009