Entgeltabrechnung korrekt erstellen

Die Entgeltabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber:innen erstellen müssen. Dafür ist aktuelles Wissen im Steuerrecht, der Sozialversicherung, dem Arbeitsrecht und der Buchhaltung notwendig. Eine Entgeltabrechnung muss Pflichtangaben enthalten und korrekt berechnet sein. Ihr Zweck ist die Abrechnung des Entgelts für Arbeitnehmer:innen. Andere Bezeichnungen für die Entgeltabrechnung sind Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Verdienstabrechnung.

Grundlegendes zur Entgeltabrechnung

Für die richtige Erstellung der Entgeltabrechnung müssen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen zahlreiche Vorgaben beachten. Zuerst müssen sie wissen, was eine Entgeltabrechnung ist und welchen Zweck sie erfüllt.

Was ist eine Entgeltabrechnung?

Der Begriff „Entgeltabrechnung“ stammt von der Sozialversicherung. Sie bezeichnet einerseits ein Dokument und andererseits einen Prozess:

• Die Entgeltabrechnung als Dokument muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Das Dokument muss digital aufbewahrt werden. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben ein Anrecht darauf, dass ihnen die Entgeltabrechnung ausgehändigt wird.
  Bei der Entgeltabrechnung handelt es sich zudem um ein steuerliches Dokument, das dem Finanzamt vorgelegt werden muss.
• Die Entgeltabrechnung als Prozess beschreibt die Abrechnung des Entgelts von Arbeitnehmer:innen durch Arbeitgeber:innen. Diese Abrechnung erfolgt für einen festgelegten Zeitraum (meistens handelt es sich um einen Monat).

Wer erstellt die Entgeltabrechnung?

Die Erstellung der Entgeltabrechnung ist einer der zentralen Aufgaben von Arbeitgeber:innen. Die Gewerbeordnung (GewO) schreibt diese Verpflichtung in § 108 für alle gewerblichen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen vor.

In den meisten Fällen erfolgt die Erstellung der Entgeltabrechnung monatlich. Dabei zählt als Abrechnungszeitraum der Kalendermonat. Anschließend erhalten die Angestellten das auf der Entgeltabrechnung berechnete Gehalt. Das geschieht im Normalfall per Banküberweisung.

Das Finanzamt erhält jede Entgeltabrechnung, da es sich um ein steuerliches Dokument handelt und als Nachweis dient.

Die Entgeltabrechnungserstellung unterliegt der Personalabteilung eines Unternehmens. Die korrekte Entgeltabrechnung erstellt die Personalabteilung in vier Schritten:

1. Berechnung des Arbeitsentgelts: Dabei handelt es sich um die Bruttorechnung.
2. Berechnung der Abzüge für Steuern und die Sozialversicherung: Dabei handelt es sich um die Nettorechnung.
3. Erstellung der Mitarbeiterrechnung, der Steuerabrechnung und der Sozialversicherungsabrechnung: Dabei handelt es sich um die Zahlungsrechnung.
4. Buchung auf den Konten: Dabei handelt es sich um die Auswertungsrechnung. Die Summen aus der Entgeltabrechnung werden auf die Finanzbuchhaltungskonten gebucht. Die Erfassung der Personalkostenarten auf den entsprechenden Kostenstellen und die Erstellung zusätzlicher Auswertungen für die Personalkostenplanung schließen den Prozess ab.

Eine Entgeltabrechnung ist sowohl für Unternehmen als auch für Angestellte wichtig als nachweisliches Dokument über die Höhe der Auszahlung des Gehalts über den festgelegten Zeitraum.

Die Entgeltabrechnung muss mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Um der Nachweispflicht nachkommen zu können, bietet es sich aber an, die Dokumente mindestens zehn Jahre aufzubewahren, da die Aufbewahrungsfrist für steuerliche Dokumente mit einem Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung so erfüllt wird.

Ist die Entgeltabrechnung die Lohnabrechnung?

Andere Bezeichnungen für die Entgeltabrechnung sind Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung und auch Lohnabrechnung.

Das Entgelt beziehungsweise Arbeitsentgelt ist die Vergütung von Arbeitgeber:innen für die geleistete Arbeit der Arbeitnehmer:innen. Das kann man auch als Gehalt, Lohn oder Verdienst bezeichnen.

Allerdings gibt es zwischen den Begriffen kleine Unterschiede:

• Entgelt: Es muss sich beim Entgelt nicht zwingend um eine Vergütung in Form von Geld handeln. Das Entgelt ist laut Definition eine Entschädigung für eine aufgebrachte Mühe. Wie diese Entschädigung aussieht, ist nicht klar definiert.
• Gehalt: Ursprünglich galt das Gehalt als Vergütung für Beamte und Beamtinnen und Angestellte, mit einem gleichbleibenden Betrag. Das Gehalt ist also jeden Monat gleich hoch. Diese Definition hat sich aber mittlerweile verflüssigt und das Gehalt wird ebenfalls mit Verdienst und Lohn gleichgesetzt.
• Lohn: Beim Lohn handelt es sich laut Definition um den monatlich berechneten Betrag, der anhand der geleisteten Stundenzahl oder einer produzierten Stückzahl entsteht. Der Lohn bezeichnet in dem Fall also immer einen Geldbetrag, basierend auf der geleisteten Arbeit und kann dementsprechend schwanken. Wobei auch hier heute die Grenzen verschwimmen. Ein fester Lohn ist ebenso möglich und gleicht damit der ursprünglichen Definition des Gehalts.

Eine Abgrenzung erfolgt zur Belohnung, von der der „Lohn“ abgeleitet ist. Eine Belohnung muss nicht zwangsläufig in Form von Geld erfolgen.
Trotz der leicht unterschiedlichen Definitionen bezeichnen Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Verdienstabrechnung das gleiche Dokument. Dementsprechend gelten auch dieselben gesetzlichen Vorgaben für den Aufbau und Pflichtangaben bezüglich des Inhalts.

Entgeltabrechnung Aufbau

Der Aufbau der Entgeltabrechnung ist nicht direkt vorgeschrieben, allerdings ist eine gewisse inhaltliche Gestaltung vorgegeben. Diese gilt seit dem Juli 2013 als die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) in Kraft trat, die alle Regelungen für Aufbau und Pflichtangaben der Entgeltabrechnung vorgibt.

Entgeltabrechnung Anordnung

Die Angaben der Entgeltabrechnung sind in zwei Gruppen unterteilt:

• Angaben zu Person und Unternehmen
• Bezüge und Abzüge

Diese Angaben verteilen sich zusätzlich über drei Teile in der Entgeltabrechnung:

Kopfteil

Im Kopfteil finden sich zuerst Name und Anschrift des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin.

Anschließend folgen Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin.

Sozialversicherungsnummer, Beschäftigungsbeginn oder Beschäftigungsende und der Abrechnungszeitraum sind die nächsten Angaben.

Ebenfalls im Kopfteil dürfen die Steuerdaten und die Sozialversicherungsdaten der oder des Angestellten nicht fehlen.

Abschließend finden sich im Kopfteil noch Daten zum Urlaub wie übrige Urlaubstage und weitere Vertragsdaten oder persönliche Daten.

Der Kopfteil besteht im Grunde also aus allen wichtigen Daten bezüglich des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin.

Hauptteil

Der Hauptteil bezieht sich auf die Berechnung des Entgelts.

Dieser ergibt sich aus dem Bruttolohn, der deshalb immer in der Entgeltabrechnung angegeben werden muss.

Dann beginnt die Berechnung mit Sachbezügen, der geldwerten Vorteile, der persönlichen Abzüge oder der Aufwandsentschädigungen, sofern etwas davon vorliegt und entsprechend berücksichtigt werden muss.

Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen gehören auch in die Abrechnung.

Vom Bruttolohn werden immer Steuerabzüge abgezogen und Freibeträge berücksichtigt, die ebenfalls in der Entgeltabrechnung benannt werden müssen.

Zuletzt werden noch die Sozialversicherungsbeträge des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgezogen.

Unterm Strich steht der eigentliche Auszahlungsbetrag beziehungsweise das Nettogehalt.

Schlussteil

Im Schlussteil steht die Summe des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin. Also der Betrag, der insgesamt bezahlt wird.

Hier befindet sich auch die Kontoverbindung, auf die das Gehalt gezahlt wird.

Im Schlussteil befindet sich häufig auch ein Verweis darauf, dass die Abrechnung nach den Vorgaben aus § 108 Absatz 3 Satz 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung erstellt wurde.

Zur Pflicht von Arbeitgeber:innen gehört es, dass die Entgeltabrechnung so erstellt wird, dass Arbeitnehmer:innen sie leicht nachvollziehen können. Daraus ergeben sich auch die Pflichtangaben in der Entgeltabrechnung.

Entgeltabrechnung Pflichtangaben

Die Pflichtangaben der Entgeltabrechnung ergeben sich größtenteils aus dem Aufbau. Allerdings ist die Gewerbeordnung hier konkret:

„Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“

Die Pflichtangaben sind diese:

• Abrechnungszeitraum
• Name und Anschrift Arbeitgeber:in
• Name und Anschrift Arbeitnehmer:in
• Anzahl der steuerlich zu berücksichtigen Kinder
• Steuerklasse Arbeitnehmer:in
• Konfession
• Freibeträge, die berücksichtigt werden müssen
• Bruttolohn
• Zulagen für Nachtarbeit (sofern vorhanden) in Art und Höhe
• Zulagen für Sonntagsarbeit (sofern vorhanden) in Art und Höhe
• Zulagen für Feiertagsarbeit (sofern vorhanden) in Art und Höhe
• Weitere Zulagen oder Abschlagszahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld (sofern vorhanden) in Art und Höhe
• Einbehaltene Abzüge in einer detaillierten Aufstellung mit Art und Höhe
• Nettolohn

Dazu können weitere Pflichtangaben kommen, die vom Einzelfall abhängen:

Gesetzliche Abzüge müssen zwingend angegeben werden. Freiwillige Abzüge wie Gewerkschaftsbeiträge oder Sparraten durch vermögenswirksame Leistungen können einbehalten werden.

Daraus ergeben sich diese Pflichtangaben für die Entgeltabrechnung aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die nicht geringfügig beschäftigt sind oder als studentische Aushilfe im Unternehmen sind:

• Lohnsteuer gemäß der Steuerklasse des oder der Angestellten
• Kirchensteuer (sofern diese gezahlt wird)
• Solidaritätszuschlag (sofern dieser gezahlt wird)
• Beitrag zur Krankenversicherung
• Zusatzbeitrag der Krankenkasse
• Beitrag zur Pflegeversicherung
• Beitrag zur Rentenversicherung

Geringfügig Beschäftigte sind von Steuern, Krankenkassen- und Versicherungsbeiträgen befreit. Allerdings kann bei ihnen ein geringer Beitrag zur Rentenversicherung geleistet werden, der dann entsprechend in der Abrechnung stehen muss.

Es ist aber möglich, dass sich geringfügig Beschäftigte von den Pflichtbeträgen zur Rentenversicherung befreien lassen. Das muss im Arbeitsvertrag festgehalten werden und gilt dann für die gesamte Dauer der Beschäftigung, es sei denn, es wird ein neuer Arbeitsvertrag aufgesetzt.

Studentische Aushilfen haben keine Sozialabgaben, sie müssen aber ihr Einkommen versteuern.

In der Entgeltabrechnung müssen zudem die Arten der Zulagen genannt werden. Das liegt daran, dass nicht alle Zulagen versteuert werden müssen.

Steuerpflichtige Lohnzulagen sind diese:

• Gefahrenzulagen
• Erschwerniszulagen
• Mehrarbeitszuschläge
• Hitze- oder Wasserzuschläge
• Schmutzzulagen

Diese Zulagen zählen grundsätzlich zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt.

Diese Zulagen bleiben bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei:

• Zuschlag für Sonntagsarbeit bis zu 50 % des Grundlohns
• Zuschlag für Nachtarbeit bis zu 25 % des Grundlohns
• Feiertagsarbeit bis zu 125 % des Grundlohns

An besonderen Feiertagen erhöht sich die Grenze für Feiertagsarbeit auf 150 % des Grundlohns. Das gilt für Arbeit am 1. Mai und an Weihnachten.

Zuschläge für Urlaubszeit sind immer steuerpflichtig.

Die meisten Zuschläge wirken sich auf die Sozialversicherungsabgaben aus. Die Zuschläge werden zum Gehalt hinzugerechnet und werden dadurch beitragspflichtig. Das gilt, wenn der Stundenlohn über 25,00 Euro liegt.

Alle Zuschläge müssen deshalb in der Entgeltabrechnung aufgeführt und entsprechend verrechnet werden.

Entgeltabrechnung berechnen

Wie bereits erwähnt, wird die Entgeltabrechnung in vier Schritten erstellt. Dazu ist jeweils die Berechnung der einzelnen Schritte notwendig.

Bruttorechnung

Im ersten Schritt ermitteln Sie das Gesamtbrutto. Die Bruttorechnung bildet die Basis für alle Berechnungen.

Für die Bruttorechnung müssen Sie alle Bruttolohnzahlungen zusammenrechnen.

Die Bruttorechnung setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

• Bruttolohn beziehungsweise Bruttogehalt
• Vermögenswirksame Leistungen des Unternehmens
• steuerpflichtige Zuschläge und Zulagen wie beispielsweise Schmutzzulagen oder Lärmzulagen
• geldwerte Vorteile aus Sachbezügen wie beispielsweise die Privatnutzung eines Firmenwagens
• pauschal versteuerte Lohnbestandteile

Wenn Sie diese Komponenten addieren, erhalten Sie das Gesamtbrutto.

Anfallende Steuern berechnen

Das Steuerbrutto ermitteln Sie aus dem Gesamtbrutto. Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag ermitteln Sie hingegen separat.

Für die Ermittlung vom Steuerbrutto ziehen Sie Komponenten vom Gesamtbrutto ab:

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beziehungsweise Freibeträge, die als solche eingetragen sind
• Altersentlastungsbeträge (sofern vorhanden)
• Versorgungsfreibeträge und Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag (sofern vorhanden)

Außerdem addieren Sie Hinzurechnungsbeträge, die in die ELStAM eingetragen sind.

Folgende Leistungen müssen Sie ebenfalls berücksichtigen, allerdings werden die entsprechenden Entgeltbestandteile nicht zur Lohnsteuerberechnung verwendet.

Sie werden stattdessen vom Bruttoentgelt abgezogen und deshalb zusätzlich aufgeführt:

• Sonntagszuschläge bis zur steuerfreien Grenze
• Feiertagszuschläge bis zur steuerfreien Grenze
• Nachtzuschläge bis zur steuerfreien Grenze
• Kindergartenzuschüsse
• Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
• Gutscheine
• pauschal besteuerte Lohnbestände
• gesetzlich verpflichtete Zuschüsse zur Krankenversicherung oder privaten Pflegeversicherung

Nachdem Sie alles korrekt verrechnet haben, erhalten Sie als Ergebnis das steuerpflichtige Entgelt. Daraus können Sie anhand der aktuellen Lohnsteuertabelle Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag berechnen.

Sozialversicherungsbeiträge berechnen

Neben den Steuern fallen auch Beiträge für die Sozialversicherung an. Dabei gibt es keine Freibeträge, aber beitragsfreie Bestandteile in der Entgeltabrechnung. Diese beitragsfreien Bestandteile ziehen Sie vom Gesamtbrutto ab:

• Kindergartenzuschüsse
• Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
• Gutscheine
• gesetzlich verpflichtete Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung oder privaten Pflegeversicherung

Bei der Entgeltabrechnung müssen Sie die Beitragsbemessungsgrenzen beachten. Das Entgelt über der Grenze ist beitragsfrei.

Das Sozialversicherungsbrutto dient als Grundlage zur Berechnung der Beitragssätze für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung.

Die Beiträge teilen sich Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in.

Nettorechnung und Zahlungsrechnung

Im letzten Schritt der Entgeltabrechnung ziehen Sie die berechneten Steuerabzüge und Beiträge zur Sozialversicherung vom Gesamtbrutto ab. So erhalten Sie das Nettogehalt.

Um den Auszahlungsbetrag zu erhalten, müssen Sie gegebenenfalls noch weitere Posten addieren oder abziehen.

Das Nettoentgelt erhalten Sie, wenn Sie diese Posten vom Gesamtbrutto abziehen:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer (falls vorhanden)
• Solidaritätszuschlag (falls vorhanden)
• Arbeitnehmeranteile zur Krankenversicherung
• Arbeitnehmeranteile zur Rentenversicherung
• Arbeitnehmeranteile zur Arbeitslosenversicherung
• Arbeitnehmeranteile zur Pflegeversicherung

Zusätzliche Posten, die Sie addieren müssen, können diese sein:

• Beitragszuschüsse zur privaten Krankenversicherung
• Beitragszuschüsse zur privaten Pflegeversicherung
• steuerfreie und beitragsfreie Reisekosten

Zusätzliche Posten, die Sie abziehen müssen, können diese sein:

• Vermögenswirksame Anlagen beziehungsweise den Überweisungsbetrag
• Vorschüsse
• Sachbezüge als geldwerten Vorteil#
• Lohn- und Gehaltspfändungen

So erhalten Sie den endgültigen Auszahlungsbetrag.

Entgeltabrechnung Beispiel

Angenommen, die Angestellte Lexi Offis, geboren 1965, ist evangelisch, verheiratet und hat ein Kind. Ihr Monatslohn liegt bei 4.800,00 Euro. Neben der gesetzlichen Krankenversicherung zahlt Lexi auch in die Rentenversicherung ein. Einen Zuschlag verlangt die Krankenkasse nicht.

Das Gesamtbrutto beträgt 4.885,00 Euro.

Vom Gesamtbrutto müssen für die Entgeltabrechnung jetzt folgende Posten abgezogen werden:

• 352,96 Euro für die Krankenversicherung
• 449,66 Euro für die Rentenversicherung
• 73,73 Euro für die Pflegeversicherung
• 62,86 Euro für die Arbeitslosenversicherung
• 836,41 Euro Lohnsteuer
• 63,58 Euro Kirchensteuer

Lexi bekommt als Nettoentgelt 3045,80 Euro ausgezahlt.

Nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung

Eine Korrektur der Entgeltabrechnung ist nachträglich möglich, allerdings müssen Arbeitgeber:innen dabei bestimmte Vorgaben beachten.

Für die Sozialversicherung gilt, dass fehlende Beiträge nachentrichtet werden müssen. Das muss innerhalb der nächsten drei Entgeltabrechnungen passieren.
Steuerliche Korrekturen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung vollzogen werden. Das heißt, die Korrektur muss entweder bis Ende des Kalenderjahres oder bis zum Ende eines Angestelltenverhältnisses – falls dieses vor Ende des Kalenderjahres liegt – vorgenommen werden. Allerspätestens bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres, da das auch die Frist für die Einreichung der Lohnsteuerbescheinigung ist.

Arbeitgeber:innen dürfen noch nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung einbehalten.

Ist es nicht mehr möglich, eine Korrektur der Lohnsteuer vorzunehmen, muss der Arbeitgeber beziehungsweise die Arbeitgeberin das unverzüglich dem zuständigen Finanzamt melden. Das Finanzamt holt sich die Lohnsteuer dann vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin.

Entgeltabrechnung erstellen als Chef:in

Die Erstellung der Entgeltabrechnung ist mit viel Aufwand verbunden und erfordert Fachkenntnisse. Vor allem in KMU gibt es aber gute Gründe, warum der Chef oder die Chefin die Entgeltabrechnung selbst erstellen sollte.

Die interne Entgeltabrechnungserstellung hat einige Vorteile:

• Sie behalten als Chef beziehungsweise als Chefin die Kosten besser im Blick. Sie können die Erstellung der Entgeltabrechnungen zwar an ein Lohnbüro oder eine Steuerberatung auslagern, aber die verursachen zusätzliche Kosten, die weit über denen einer guten Abrechnungssoftware liegen.
• Eine Abrechnungssoftware hält für Sie die Gesetze im Blick. Automatische Updates sorgen dafür, dass die Entgeltabrechnung immer gesetzeskonform erstellt wird, und das ganz ohne zusätzliche Kosten.
• Der Datenschutz ist immer wieder Thema in Unternehmen. Vor allem die Entgeltabrechnung ist dabei im Fokus, da sie zahlreiche sensible Daten enthält. Je weniger Datenverkehr bei der Erstellung der Entgeltabrechnung entsteht, desto sicherer sind die Daten auf der Entgeltabrechnung. Den wenigsten Datenverkehr haben Sie, wenn Sie die Abrechnung selbst erstellen.
• Erstellen Sie die Entgeltabrechnung selbst, können Sie besser auf Nachfragen Ihrer Angestellten zu deren Abrechnungen reagieren. Fallen Fehler auf oder gibt es Unstimmigkeiten, wissen Sie direkt, woher diese kommen, da Sie die Abrechnungen selbst erstellt haben. So ersparen Sie sich den zusätzlichen Weg über das Lohnbüro oder die Steuerberatung, die dann Ihnen antworten muss, damit Sie Ihren Angestellten antworten können. Das spart Ihnen vor allem Zeit, aber vermutlich auch Nerven.