Das Wichtigste in Kürze
- Der geldwerte Vorteil ist eine Vergütung, die Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen geben, die aber nicht in Form von Geld ausgezahlt wird.
- Diese Form der Vergütung wird nicht mit dem Lohn verrechnet. Ein geldwerter Vorteil wird zusätzlich zum Lohn bereitgestellt.
- Typische Beispiele für geldwerte Vorteile sind die Nutzung von Firmeneigentum für private Zwecke, wie der Firmenwagen oder das Firmenhandy und die Ausgabe von Gutscheinen oder Gewährung von Mitarbeiterrabatten.
- Für die Angestellten sind geldwerte Vorteile entweder kostenlos oder zumindest günstiger als für Personen außerhalb des Unternehmens.
- Manche geldwerte Vorteile sind für Arbeitnehmer:innen steuerfrei.
Was ist ein geldwerter Vorteil?
Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung, die einem:einer Arbeitnehmer:in vom Unternehmen als Ergänzung zum eigentlichen Lohn oder Gehalt gewährt wird. Diese Sachleistung wird auch Sachbezug genannt und stellt eine Einnahme „in Geldeswert“ dar, die fast immer steuerpflichtig ist. Beispiele für geldwerte Vorteile sind privat genutzte Firmenfahrzeuge oder Rabatte für Mitarbeiter:innen.
Warum gewährt ein Unternehmen einen geldwerten Vorteil?
Die meisten geldwerten Vorteile sind zwar steuerpflichtig, aber nicht alle. Und für die steuerpflichtigen Sachbezüge gibt es in der Regel Freibetragsgrenzen.
Somit stellen geldwerte Vorteile ein sehr gutes Instrument des Personalmarketings und der Bindung von Mitarbeitenden an ein Unternehmen dar. Ob es sich dabei um Essenszuschüsse oder die Kostenübernahme bei der Kinderbetreuung handelt, die Beschäftigten wissen diese Sachbezüge durchaus zu schätzen und zahlen das dem Unternehmen mit Motivation und Arbeitseinsatz zurück. Somit profitieren Arbeitnehmer:innen und Unternehmen gleichermaßen von den zusätzlichen Sachbezügen.
Da es sehr unterschiedliche Regelungen zu den einzelnen geldwerten Vorteilen gibt, ist eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice eine große Hilfe, wenn es darum geht, die Abrechnungsprozesse zu geldwerten Vorteilen zu automatisieren und den Überblick zu behalten.
Welche Steuerpflichten gelten für geldwerte Vorteile?
Laut Einkommenssteuergesetz (§8 EStG) ist der mit einer Sachleistung verbundene geldwerte Vorteil eine Einnahme und zählt somit als steuerpflichtiges und sozialversicherungspflichtiges Einkommen.
Auch wenn die Gesetzestexte es etwas kompliziert ausdrücken, ist die Grundaussage doch recht einfach. Sachleistungen, die als geldwerte Vorteile angesehen werden, gehören zum Arbeitslohn. Und auf den Arbeitslohn sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. In dieser Kausalkette sind geldwerte Vorteile demnach sowohl lohnsteuer– als auch sozialversicherungspflichtig.
So werden geldwerte Vorteile bestimmt
Der Begriff geldwerter Vorteil stammt ursprünglich aus dem Lohnsteuerbereich. Er wird gebraucht, um zu beschreiben, dass Arbeitnehmer:innen ihren Lohn beispielsweise in Form von kostenlosen oder vergünstigten Sachleistungen oder -gegenständen erhalten.
Auch die zeitlich begrenzte Überlassung von Gegenständen, Waren oder Leistungen zählt dazu.
Konkret betrachtet, handelt es sich beim geldwerten Vorteil um den gängigen Geldbetrag (inklusive Umsatzsteuer), den die Angestellten (zusätzlich) bezahlen müssten, um die Leistung oder den Gegenstand selbst zu erwerben. Daher wird dieser Geldbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn betrachtet.
Um ihn korrekt zu versteuern, greifen die gleichen Grundsätze, die auch bei der Lohnsteuer-Einbehaltung bzw. der Abführung von Lohnauszahlungen in Barform gelten. Die Herausforderung bei Sachbezügen ist jedoch die adäquate Festlegung des Wertansatzes, auf dessen Basis der Lohnsteuerabzug zu erfolgen hat.
Für einige Sachleistungen sind Freigrenzen bzw. Freibeträge festgelegt. Erst wenn der Wert der Sachleistung den Freibetrag übersteigt, wird der geldwerte Vorteil abgabe- bzw. steuerpflichtig. Und das nicht in komplettem Umfang, sondern nur die Differenz zwischen Gesamtwert und Freibetrag.
Geldwerter Vorteil Beispiele
Zum besseren Verständnis der Behandlung von geldwerten Vorteilen bieten sich immer Beispiele an. Deshalb werden in der Folge einige Fallbeispiele thematisiert, bei denen genau erklärt wird, ob es sich bei den geldwerten Vorteilen um steuerpflichtige Vorteile handelt und/oder ob es Freibeträge gibt.
Sachbezüge
Die einfachste Art von geldwerten Vorteilen stellen Sachbezüge wie Tank- oder Einkaufsgutscheine dar. Auch Eintrittskarten für ein Fitness-Studio sind in dieser Kategorie anzusiedeln. Sachbezüge sind steuerpflichtig, allerdings erst ab einem Freibetrag von 50,00 Euro pro Monat (Stand: 1.1.2022).
Geschenke
Geschenke werden meist anlassbezogen vergeben, z. B. bei Dienstjubiläen oder Geburtstagen. Auch wenn im Unternehmen entrümpelt wird, können Mitarbeitende unter Umständen ausrangierte Gebrauchsgegenstände umsonst mit nach Hause nehmen (Achtung: keine Produkte oder Lagerbestände, dafür siehe Personalrabatte). Diese Art von Sachbezügen ist ebenfalls steuerpflichtig, jedoch erst ab einem Freibetrag von 60,00 Euro (Stand: 1.1.2022).
Geschenke für Angehörige von Arbeitnehmer:innen gelten nur dann als geldwerter Vorteil, wenn die Angehörigen im selben Haushalt wie der oder die Angestellte leben.
Personalrabatte
Wenn Mitarbeitende Produkte des Unternehmens kaufen oder dessen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, kann das Unternehmen Personalrabatte gewähren. Der Freibetrag für diese Rabatte liegt bei 1.080,00 Euro pro Jahr (Stand: 1.1.2022).
Hierfür ein Rechenbeispiel: Ein:e Mitarbeiter:in eines Automobilunternehmens erwirbt einen Pkw für 25.000,00 Euro. Als Personalrabatt werden 8 Prozent, also 2.000,00 Euro gewährt, sodass die Kaufsumme nur noch bei 23.000,00 Euro liegt. Vom geldwerten Vorteil von 2.000,00 Euro wird der Freibetrag von 1.080,00 Euro abgezogen. Damit verbleiben 920,00 Euro, die abgabepflichtig sind.
Gesundheitsfördernde Maßnahmen
Studien zeigen, dass Unternehmen, die Ihren Mitarbeitenden gesundheitsfördernde Maßnahmen wie regelmäßige Massagen oder Physiotherapie anbieten, von diesen gesünderen Beschäftigten profitieren. Bis zu einem jährlichen Betrag von 600,00 Euro bleibt dieser Sachbezug steuer– und sozialabgabenfrei (Stand: 1.1.2022).
Bonusmeilen
Wer dienstlich viel unterwegs ist und dabei Bonusmeilen sammelt, darf diese bis zu einer Freibetragsgrenze von 1.080,00 Euro pro Jahr selbst nutzen. Als Arbeitgeber:in haben Sie jedoch die Möglichkeit, auf eine dienstlichen Nutzung der Bonusmeilen zu bestehen.
Beim Essen wird es etwas komplizierter
Das Mittagessen, das Unternehmen kostenlos oder verbilligt an die Belegschaft abgeben, ist ein Klassiker des geldwerten Vorteils. Bekommen Beschäftigte die Verpflegung umsonst, sind zur Berechnung des steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteils die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen. Die Monatsbeträge sind wie folgt:
- 263,00 Euro monatlich für Vollverpflegung,
- 55,00 Euro für Frühstück,
- 104,00 Euro für Mittag- oder Abendessen bzw. 3,47 Euro pro Mittagessen in der Kantine (Stand 2021).
Wenn Sie als Unternehmer:in Essensmarken oder Restaurantschecks ausgeben, dürfen Sie pro Mahlzeit noch 3,10 Euro dazupacken, die steuer- und abgabenfrei bleiben. Essensgutscheine dürfen somit maximal 6,57 Euro wert sein.
Um den geldwerten Vorteil zu ermitteln, ist aber definitionsgemäß der Sachbezugswert heranzuziehen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen in der betriebseigenen Kantine beispielsweise 2,50 Euro zum Mittagessen dazuzahlen, dann müssen diese vom Sachbezugswert 3,47 Euro abgezogen werden.
Es verbleiben 1,17 Euro geldwerter Vorteil, der sich bei zwanzig Mittagessen im Monat auf 23,40 Euro summiert.
Diesen Betrag müssen Sie entweder dem Bruttogehalt des:der Beschäftigten hinzurechnen oder Sie können die gesetzlich vorgesehene Pauschalierung ansetzen. Zahlen Sie als Betrieb in diesem Fall auf den Betrag pauschal 25 Prozent Steuern, bleibt der geldwerte Vorteil für die Beschäftigten lohnsteuerfrei und ohne Abgaben zur Sozialversicherung.
Aber hier ist es am besten, sich bei Ihrem:Ihrer Steuerberater:in über die diversen Pauschalierungssätze für Arbeitgeber-Extras zu informieren.
Firmenwagen
Der nächste Klassiker des geldwerten Vorteils ist der Firmenwagen, mit dessen privater Nutzung gerade Führungskräfte gern gelockt werden. Auch hier liegt ein versteuerbarer geldwerter Vorteil vor, der entweder über ein Fahrtenbuch oder über die pauschale Ein-Prozent-Methode zu ermitteln ist.
Gemäß Ein-Prozent-Methode werden monatlich ein Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises pauschal und 0,03 Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises pro Kilometer Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsort versteuert.
Beispiel: Der Brutto-Inlandslistenpreis beträgt 35.000,00 Euro. Der Arbeitsweg beträgt 40 Kilometer.
1 % x 35.000,00 € + 0,03 % x 35.000,00 € x 40 = 770,00 €
Damit unterliegen 770,00 Euro monatlich als zusätzlicher Bruttolohn der Versteuerung. Wenn der Dienstwagen kaum privat genutzt wird, lohnt das Fahrtenbuch. Welche Variante die bessere ist, sollten Sie vorab berechnen.
Tankgutscheine
Mit einem Wert bis zu 50,00 Euro im Monat pro Mitarbeiter:in bleiben Tankgutscheine beziehungsweise Tankfüllungen steuerfrei. Sie können Tankgutscheine vergeben oder einen Geldbetrag, der für die Tankfüllung vorgesehen ist.
Alle Werte über 50,00 Euro sind komplett steuerpflichtig und unterliegen den Sozialabgaben.
Aktien für Mitarbeitende
Mitarbeiter:innenaktien sind als geldwerter Vorteil seit dem 1.7.2021 noch beliebter geworden, weil der Freibetrag um das Vierfache auf 1440,00 Euro pro Jahr gestiegen ist.
Die Berechnung des geldwerten Vorteils ist allerdings nicht ganz einfach. Er bemisst sich am Wert der Aktien zum Zeitpunkt der Einbuchung in das Depot der Beschäftigten. Weil die Mitarbeitenden die Aktien vergünstigt erhalten, muss dieser sogenannte Ausübungspreis vom Aktienwert abgezogen werden.
Die Differenz – abzüglich des Freibetrages – unterliegt als geldwerter Vorteil der Steuer- und Sozailabgabenpflicht. Zur Verdeutlichung hilft wieder ein Beispiel:
| Ausübungspreis für Beschäftigte: | 80,00 € |
| Aktienkurs zum Zeitpunkt der Einbuchung ins Depot: | 120,00 € |
| Geldwerter Vorteil pro Aktie: | 40,00 € |
| Anzahl der erworbenen Aktien: | 50 |
| Geldwerter Vorteil insgesamt: | 2.000,00 € |
| Versteuerbar nach Abzug des Freibetrags: | 560,00 € |
Verkaufen Beschäftigte ihre Aktien, fällt selbstverständlich die Abgeltungssteuer auf den Kursgewinn an.Zinsgünstige Darlehen für Mitarbeitende
Als Unternehmer:in können Sie Ihren Mitarbeiter:innen zinsgünstige Darlehen gewähren. Auch der Zinsvorteil ist ein geldwerter Vorteil, der allerdings erst ab einem Freibetrag von 2.600,00 Euro versteuert werden muss (Stand: 1.1.2022).
Beihilfen in besonderen Fällen
Arbeitgeber:innen dürfen ihren Angestellten in einer finanziellen Notsituation helfen. Bis zu 600,00 Euro im Jahr dürfen Sie steuerfrei an eine:n Mitarbeiter:in als Beihilfe zahlen.
Allerdings prüft das Finanzamt in der Regel, ob auch wirklich eine Notsituation vorlag. Das kann beispielsweise ein Vermögensverlust durch höhere Gewalt sein, wenn der oder die Angestellte vorübergehend in ein Hotel ziehen muss, weil das Eigenheim abgebrannt ist.
Liegt allerdings kein Notfall vor, erkennt das Finanzamt die Beihilfe nicht an und das Geld unterliegt einer nachträglichen Versteuerung.
Direktversicherungen
Eine Direktversicherung gilt als geldwerter Vorteil mit einer Beitragsbemessungsgrenze. Diese Grenze liegt bei acht Prozent. Diese acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze sind steuerfrei.
Im Jahr 2023 sind das 292,00 Euro im Monat beziehungsweise 3.504,00 Euro jährlich.
Parkplätze
Kostenfreie Parkplätze für die Angestellten sind auf dem Firmengelände immer steuerfrei. Parkplätze in unmittelbarer Nähe des Firmengeländes, beispielsweise in einem Parkhaus, unterliegen dem betrieblichen Interesse und sind somit ein geldwerter Vorteil.
Liegt der Wert über 50,00 Euro im Monat, ist der geldwerte Vorteil steuerpflichtig.
Wann ist der geldwerte Vorteil steuerfrei?
Besonders beliebt sind geldwerte Vorteile natürlich, wenn sie steuerfrei bleiben. Solche Ausnahmen sieht das Gesetz ausdrücklich vor. Dann entfallen sowohl die Pflicht zur Lohnsteuer- als auch zur Sozialversicherungsabgabe. Bleiben die Vergünstigungen innerhalb gewisser Grenzen, können Sie als Arbeitgeber:in den geldwerten Vorteil leicht berechnen.
Sie dürfen den Wert bei null ansetzen.
Ihnen bleibt nur die Verpflichtung, Rechnungen oder Kaufbelege, die den Wert des Sachbezugs dokumentieren, den Lohnunterlagen beizulegen.
Als Begründung für die Steuerfreiheit kann oft ein dominierendes eigenbetriebliches Interesse angeführt werden. Ein Beispiel für einen solchen Fall ist die Übernahme der Kosten zum Erwerb eines Lkw-Führerscheins, den der:die Mitarbeiter:in zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Weitere solcher Beispiele sind:
- betrieblich veranlasste Weiterbildungen
- Zuschuss zu Umzugskosten (als Betrieb möchten Sie, dass die Mitarbeitenden in der Nähe wohnen)
- Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern (damit werden Ihre Beschäftigten entlastet)
- private Nutzung firmeneigener IT-Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones (private Geräte müssen in diesem Fall das
- Firmennetzwerk nicht nutzen, Sicherheitsvorteil)
- beruflich bedingte Arbeitskleidung, die auf den Betrieb zugeschnitten ist (Corporate Identity)
- Werkswohnung oder Dienstwohnung, sofern Arbeitnehmer:innen mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete zahlen und diese
- nicht über 25,00 Euro pro Quadratmeter liegt
- Jobticket für den ÖPNV
- private Nutzung eines Firmenfahrrads
- E-Bikes bis max. 25 km/h (bis zum Jahr 2030)
Der geldwerte Vorteil bleibt dann steuerfrei, wenn eine Sachleistung vor allem den Interessen des Unternehmens dient. Beispiele dafür sind Weiterbildungen für das Personal oder auch der LKW-Führerschein für eine:n Mitarbeiter:in. Diese Leistungen dienen dem Unternehmen, da die Ergebnisse daraus von betrieblichem Interesse sind.
Essensgutscheine oder vergünstigtes Mittagessen für die Angestellten unterliegen den Sachbezugswerten, die im Steuerrecht festgelegt sind. Der Maximalwert für ein Mittagessen oder Abendessen liegt bei 3,80 Euro. Für ein Frühstück bei 2,00 Euro.
Geben Sie Essensgutscheine an Ihre Angestellten heraus, dürfen Sie den Sachbezugswert höchstens um 3,10 Euro bezuschussen.
Für Arbeitnehmer:innen bleiben die 3,10 Euro komplett steuerfrei und auch von den Sozialabgaben befreit. Die 3,80 Euro Differenzbetrag sind zwar steuerpflichtig, aber Arbeitgeber:innen können dafür eine Pauschalversteuerung von 25 Prozent wählen.
Die Bereitstellung von Mineralwasser, Kaffee oder Obst gilt allerdings nicht als geldwerter Vorteil.
In vielen Unternehmen ist ein wichtiger geldwerter Vorteil die Kostenübernahme für die Kinderbetreuung der Mitarbeiter:innen. Ein Zuschuss zusätzlich zum Gehalt ist steuerfrei und sozialabgabenfrei als geldwerter Vorteil.
Geldwerter Vorteil: Vorteile
Ein geldwerter Vorteil ist ein Vorteil. Was trivial klingt, darf im Fall der geldwerten Vorteile gern noch einmal betont werden.
Geldwerte Vorteile sind in der Regel steuer- bzw. abgabepflichtig, aber üblicherweise erst ab einer bestimmten Freigrenze oder einem Freibetrag. Damit lohnen sie sich finanziell sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden.
Darüber hinaus haben die Sachbezüge, die hinter den geldwerten Vorteilen stecken, eine gewisse soziale Anziehungskraft, die die Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen erhöhen.
Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie lexoffice behalten Sie bei den verschiedensten Ausgestaltungen geldwerter Vorteile immer den Überblick über die korrekte Bewertung.
Zusammenfassung
Der geldwerte Vorteil wird von Arbeitgeber:innen an ihre Angestellten ausgegeben. Dabei handelt es sich häufig um Sachleistungen, es können aber auch Kostenzuschüsse für bestimmte Leistungen sein.
Diese Leistungen haben einen Wert, der in Geld bemessen werden kann, sich aber nicht in Geldbeträgen äußert. In der Regel handelt es sich dabei um Mitarbeiterrabatte, Sachbezüge oder die Bereitstellung von Geräten und Objekten zur Nutzung oder zum Verbrauch.
