Geldwerter Vorteil

Was ist ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung, die einem:einer Arbeitnehmer:in vom Unternehmen als Ergänzung zum eigentlichen Lohn oder Gehalt gewährt wird. Diese Sachleistung wird auch Sachbezug genannt und stellt eine Einnahme „in Geldeswert“ dar, die fast immer steuerpflichtig ist. Beispiele für geldwerte Vorteile sind privat genutzte Firmenfahrzeuge oder Rabatte für Mitarbeiter:innen.

Geldwerter Vorteil Sachbezug: Warum sie Unternehmen gewähren

Die meisten geldwerten Vorteile sind zwar steuerpflichtig, aber nicht alle. Und für die steuerpflichtigen Sachbezüge gibt es in der Regel Freibetragsgrenzen.

Somit stellen geldwerte Vorteile ein sehr gutes Instrument des Personalmarketings und der Bindung von Mitarbeitenden an ein Unternehmen dar. Ob es sich dabei um Essenszuschüsse oder die Kostenübernahme bei der Kinderbetreuung handelt, die Beschäftigten wissen diese Sachbezüge durchaus zu schätzen und zahlen das dem Unternehmen mit Motivation und Arbeitseinsatz zurück. Somit profitieren Arbeitnehmer:innen und Unternehmen gleichermaßen von den zusätzlichen Sachbezügen.

Da es sehr unterschiedliche Regelungen zu den einzelnen geldwerten Vorteilen gibt, ist eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice eine große Hilfe, wenn es darum geht, die Abrechnungsprozesse zu geldwerten Vorteilen zu automatisieren und den Überblick zu behalten.

Welche Steuerpflichten gelten für geldwerte Vorteile?

Auch wenn die Gesetzestexte es etwas kompliziert ausdrücken, ist die Grundaussage doch recht einfach. Sachleistungen, die als geldwerte Vorteile angesehen werden, gehören zum Arbeitslohn. Und auf den Arbeitslohn sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. In dieser Kausalkette sind geldwerte Vorteile demnach sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig.

Geldwerte Vorteile: So werden sie bestimmt

Der Begriff geldwerter Vorteil stammt ursprünglich aus dem Lohnsteuerbereich. Er wird gebraucht, um zu beschreiben, dass Arbeitnehmer:innen ihren Lohn beispielsweise in Form von kostenlosen oder vergünstigten Sachleistungen oder -gegenständen erhalten.

Auch die zeitlich begrenzte Überlassung von Gegenständen, Waren oder Leistungen zählt dazu.

Konkret betrachtet, handelt es sich beim geldwerten Vorteil um den gängigen Geldbetrag (inklusive Umsatzsteuer), den die Angestellten (zusätzlich) bezahlen müssten, um die Leistung oder den Gegenstand selbst zu erwerben. Daher wird dieser Geldbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn betrachtet.

Um ihn korrekt zu versteuern, greifen die gleichen Grundsätze, die auch bei der Lohnsteuer-Einbehaltung bzw. der Abführung von Lohnauszahlungen in Barform gelten. Die Herausforderung bei Sachbezügen ist jedoch die adäquate Festlegung des Wertansatzes, auf dessen Basis der Lohnsteuerabzug zu erfolgen hat.

Für einige Sachleistungen sind Freigrenzen bzw. Freibeträge festgelegt. Erst wenn der Wert der Sachleistung den Freibetrag übersteigt, wird der geldwerte Vorteil abgabe- bzw. steuerpflichtig. Und das nicht in komplettem Umfang, sondern nur die Differenz zwischen Gesamtwert und Freibetrag.

Eine kleine Tour durch den Dschungel der geldwerten Vorteile

Zum besseren Verständnis der Behandlung von geldwerten Vorteilen bieten sich immer Beispiele an. Deshalb werden in der Folge einige Fallbeispiele thematisiert, bei denen genau erklärt wird, ob es sich bei den geldwerten Vorteilen um steuerpflichtige Vorteile handelt und/oder ob es Freibeträge gibt.

Sachbezüge

Die einfachste Art von geldwerten Vorteilen stellen Sachbezüge wie Tank- oder Einkaufsgutscheine dar. Auch Eintrittskarten für ein Fitness-Studio sind in dieser Kategorie anzusiedeln. Sachbezüge sind steuerpflichtig, allerdings erst ab einem Freibetrag von 50,00 Euro pro Monat (Stand: 1.1.2022).

Geschenke

Geschenke werden meist anlassbezogen vergeben, z. B. bei Dienstjubiläen oder Geburtstagen. Auch wenn im Unternehmen entrümpelt wird, können Mitarbeitende unter Umständen ausrangierte Gebrauchsgegenstände umsonst mit nach Hause nehmen (Achtung: keine Produkte oder Lagerbestände, dafür siehe Personalrabatte). Diese Art von Sachbezügen ist ebenfalls steuerpflichtig, jedoch erst ab einem Freibetrag von 60,00 Euro (Stand: 1.1.2022).

Personalrabatte

Wenn Mitarbeitende Produkte des Unternehmens kaufen oder dessen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, kann das Unternehmen Personalrabatte gewähren. Der Freibetrag für diese Rabatte liegt bei 1.080,00 Euro pro Jahr (Stand: 1.1.2022).

Hierfür ein Rechenbeispiel: Ein:e Mitarbeiter:in eines Automobilunternehmens erwirbt einen Pkw für 25.000,00 Euro. Als Personalrabatt werden 8 Prozent, also 2.000,00 Euro gewährt, sodass die Kaufsumme nur noch bei 23.000,00 Euro liegt. Vom geldwerten Vorteil von 2.000,00 Euro wird der Freibetrag von 1.080,00 Euro abgezogen. Damit verbleiben 920,00 Euro, die abgabepflichtig sind.

Gesundheitsfördernde Maßnahmen

Studien zeigen, dass Unternehmen, die Ihren Mitarbeitenden gesundheitsfördernde Maßnahmen wie regelmäßige Massagen oder Physiotherapie anbieten, von diesen gesünderen Beschäftigten profitieren. Bis zu einem jährlichen Betrag von 600,00 Euro bleibt dieser Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei (Stand: 1.1.2022).

Bonusmeilen

Wer dienstlich viel unterwegs ist und dabei Bonusmeilen sammelt, darf diese bis zu einer Freibetragsgrenze von 1.080,00 Euro pro Jahr selbst nutzen. Als Arbeitgeber:in haben Sie jedoch die Möglichkeit, auf eine dienstlichen Nutzung der Bonusmeilen zu bestehen.

Beim Essen wird es etwas komplizierter

Das Mittagessen, das Unternehmen kostenlos oder verbilligt an die Belegschaft abgeben, ist ein Klassiker des geldwerten Vorteils. Bekommen Beschäftigte die Verpflegung umsonst, sind zur Berechnung des steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteils die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen. Die Monatsbeträge sind wie folgt:

  • 263,00 Euro monatlich für Vollverpflegung,
  • 55,00 Euro für Frühstück,
  • 104,00 Euro für Mittag- oder Abendessen bzw. 3,47 Euro pro Mittagessen in der Kantine (Stand 2021).

Wenn Sie als Unternehmer:in Essensmarken oder Restaurantschecks ausgeben, dürfen Sie pro Mahlzeit noch 3,10 Euro dazupacken, die steuer- und abgabenfrei bleiben. Essensgutscheine dürfen somit maximal 6,57 Euro wert sein.

Um den geldwerten Vorteil zu ermitteln, ist aber definitionsgemäß der Sachbezugswert heranzuziehen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen in der betriebseigenen Kantine beispielsweise 2,50 Euro zum Mittagessen dazuzahlen, dann müssen diese vom Sachbezugswert 3,47 Euro abgezogen werden.

Es verbleiben 1,17 Euro geldwerter Vorteil, der sich bei zwanzig Mittagessen im Monat auf 23,40 Euro summiert.

Diesen Betrag müssen Sie entweder dem Bruttogehalt des:der Beschäftigten hinzurechnen oder Sie können die gesetzlich vorgesehene Pauschalierung ansetzen. Zahlen Sie als Betrieb in diesem Fall auf den Betrag pauschal 25 Prozent Steuern, bleibt der geldwerte Vorteil für die Beschäftigten lohnsteuerfrei und ohne Abgaben zur Sozialversicherung.

Aber hier ist es am besten, sich bei Ihrem:Ihrer Steuerberater:in über die diversen Pauschalierungssätze für Arbeitgeber-Extras zu informieren.

Firmenwagen

Der nächste Klassiker des geldwerten Vorteils ist der Firmenwagen, mit dessen privater Nutzung gerade Führungskräfte gern gelockt werden. Auch hier liegt ein versteuerbarer geldwerter Vorteil vor, der entweder über ein Fahrtenbuch oder über die pauschale Ein-Prozent-Methode zu ermitteln ist.

Gemäß Ein-Prozent-Methode werden monatlich ein Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises pauschal und 0,03 Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises pro Kilometer Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsort versteuert.

Beispiel: Der Brutto-Inlandslistenpreis beträgt 35.000,00 Euro. Der Arbeitsweg beträgt 40 Kilometer.

1 % x 35.000,00 € + 0,03 % x 35.000,00 € x 40 = 770,00 €

Damit sind 770,00 Euro monatlich als zusätzlicher Bruttolohn zu versteuern. Wenn der Dienstwagen kaum privat genutzt wird, lohnt das Fahrtenbuch. Welche Variante die bessere ist, sollten Sie vorab berechnen.

Aktien für Mitarbeitende

Mitarbeiter:innenaktien sind als geldwerter Vorteil seit dem 1.7.2021 noch beliebter geworden, weil der Freibetrag um das Vierfache auf 1440,00 Euro pro Jahr gestiegen ist.

Die Berechnung des geldwerten Vorteils ist allerdings nicht ganz einfach. Er bemisst sich am Wert der Aktien zum Zeitpunkt der Einbuchung in das Depot der Beschäftigten. Weil die Mitarbeitenden die Aktien vergünstigt erhalten, muss dieser sogenannte Ausübungspreis vom Aktienwert abgezogen werden.

Die Differenz – abzüglich des Freibetrages – unterliegt als geldwerter Vorteil der Steuer- und Abgabenpflicht. Zur Verdeutlichung hilft wieder ein Beispiel:

Ausübungspreis für Beschäftigte:

80,00 €

Aktienkurs zum Zeitpunkt der Einbuchung ins Depot:

120,00 €

Geldwerter Vorteil pro Aktie:

40,00 €

 

Anzahl der erworbenen Aktien:

50

Geldwerter Vorteil insgesamt:

2.000,00 €

 

Versteuerbar nach Abzug des Freibetrags:

560,00 €

Verkaufen Beschäftigte ihre Aktien, fällt selbstverständlich die Abgeltungssteuer auf den Kursgewinn an.

Zinsgünstige Darlehen für Mitarbeitende

Als Unternehmer:in können Sie Ihren Mitarbeiter:innen zinsgünstige Darlehen gewähren. Auch der Zinsvorteil ist ein geldwerter Vorteil, der allerdings erst ab einem Freibetrag von 2.600,00 Euro versteuert werden muss (Stand: 1.1.2022).

Steuerfreie geldwerte Vorteile

Besonders beliebt sind geldwerte Vorteile natürlich, wenn sie steuerfrei bleiben. Solche Ausnahmen sieht das Gesetz ausdrücklich vor. Dann entfallen sowohl die Pflicht zur Lohnsteuer- als auch zur Sozialversicherungsabgabe. Bleiben die Vergünstigungen innerhalb gewisser Grenzen, können Sie als Arbeitgeber:in den geldwerten Vorteil leicht berechnen.

Sie dürfen den Wert bei null ansetzen.

Ihnen bleibt nur die Verpflichtung, Rechnungen oder Kaufbelege, die den Wert des Sachbezugs dokumentieren, den Lohnunterlagen beizulegen.

Als Begründung für die Steuerfreiheit kann oft ein dominierendes eigenbetriebliches Interesse angeführt werden. Ein Beispiel für einen solchen Fall ist die Übernahme der Kosten zum Erwerb eines Lkw-Führerscheins, den der:die Mitarbeiter:in zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Weitere solcher Beispiele sind:

  • betrieblich veranlasste Weiterbildungen
  • Zuschuss zu Umzugskosten (als Betrieb möchten Sie, dass die Mitarbeitenden in der Nähe wohnen)
  • Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern (damit werden Ihre Beschäftigten entlastet)
  • private Nutzung firmeneigener IT-Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones (private Geräte müssen in diesem Fall das
  • Firmennetzwerk nicht nutzen, Sicherheitsvorteil)
  • beruflich bedingte Arbeitskleidung, die auf den Betrieb zugeschnitten ist (Corporate Identity)
  • Werkswohnung oder Dienstwohnung, sofern Arbeitnehmer:innen mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete zahlen und diese
  • nicht über 25,00 Euro pro Quadratmeter liegt
  • Jobticket für den ÖPNV
  • private Nutzung eines Firmenfahrrads
  • E-Bikes bis max. 25 km/h (bis zum Jahr 2030)

Geldwerter Vorteil: Vorteile

Ein geldwerter Vorteil ist ein Vorteil. Was trivial klingt, darf im Fall der geldwerten Vorteile gern noch einmal betont werden.

Geldwerte Vorteile sind in der Regel steuer- bzw. abgabepflichtig, aber üblicherweise erst ab einer bestimmten Freigrenze oder einem Freibetrag. Damit lohnen sie sich finanziell sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden.

Darüber hinaus haben die Sachbezüge, die hinter den geldwerten Vorteilen stecken, eine gewisse soziale Anziehungskraft, die die Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen erhöhen.

Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie lexoffice behalten Sie bei den verschiedensten Ausgestaltungen geldwerter Vorteile immer den Überblick über die korrekte Bewertung.