Eine beliebte Arbeitgeberleistung sind Gutscheine oder Geschenke für Mitarbeiter:innen. Mit ihnen lassen sich Beschäftigte unkompliziert belohnen oder motivieren. Solche Zuwendungen sind für Arbeitgeber:innen besonders dann von Vorteil, wenn sie nicht lohnsteuerpflichtig oder beitragspflichtig in der Sozialversicherung sind. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen, damit Sie Ihre Mitarbeiter:innen steuerfrei und beitragsfrei belohnen können.
Gutscheine und
Geschenke für Mitarbeiter:innen
Was Arbeitgeber:innen wissen müssen
Das Wichtigste in Kürze
Mitarbeitergeschenke zählen grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, aber nur Geldgeschenke müssen immer versteuert werden, unabhängig von ihrer Höhe.
Sachgeschenke und bestimmte Gutscheine können steuer- und beitragsfrei sein, wenn sie unter bestimmten Voraussetzungen gewährt werden.
Ab wann müssen Geschenke für Mitarbeiter:innen versteuert werden?
Prinzipiell gehören Mitarbeitergeschenke zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, denn sie werden letztlich aufgrund des Arbeitsverhältnisses gewährt. Gleiches gilt auch in Bezug auf die Sozialversicherung: Geschenke sind grundsätzlich beitragspflichtig in der Sozialversicherung.
In der Praxis müssen aber nur Geldgeschenke immer versteuert werden: Für Geldzuwendungen gilt die Steuer- und Beitragspflicht – egal, wie gering der Betrag ist. Auch Geburtsbeihilfen oder Heiratsbeihilfen sind immer lohnsteuerpflichtig. Unentgeltliche Sachgeschenke können dagegen steuer- und beitragsfrei sein. Für die Besteuerung ist entscheidend, wie hoch der objektive Wert, d.h. der tatsächliche Geldwert, des Sachgeschenks ist.
Wann sind Geschenke für Mitarbeiter:innen steuerfrei?
Eine Zuwendung ist steuerfrei und nicht beitragspflichtig in der Sozialversicherung, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens muss sie als Aufmerksamkeit anlässlich eines persönlichen Ereignisses der Angestellten gewährt werden.
Solche Ereignisse sind zum Beispiel der Geburtstag, die Hochzeit oder der Abschied von Angestellten. Als Geschenke sind solche vorstellbar, die im gesellschaftlichen Austausch üblich sind, beispielsweise Blumen, Pralinen oder Bücher.
Eine weitere Voraussetzung ist, dass der objektive Wert des Geschenks den Betrag von 60 EUR (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet. Vorteilhaft ist, dass die 60-EUR-Freigrenze für jede:n Arbeitnehmer:in mehrfach beansprucht werden kann. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin kann demnach zu mehreren Anlässen Mitarbeitergeschenke verteilen.
Neben den anlassbezogenen Aufmerksamkeiten sind auch solche Sachzuwendungen steuerfrei, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden, wenn der Wert nicht die 60-EUR-Freigrenze pro Mitarbeiter:in übersteigt. Hierzu zählen auch Getränke und Genussmittel, die Arbeitgebende im Betrieb kostenlos oder teilentgeltlich zur Verfügung stellen. Verpflegung, die Arbeitgeber:innen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes kostenlos oder bezuschusst zur Verfügung stellen, ist ebenfalls von der Lohnsteuer- und Beitragspflicht befreit, wenn die 60-EUR-Grenze pro Mitarbeiter:in nicht überschritten wird. Außerdem ist darauf zu achten, ob es sich um einen geldwerten Vorteil handelt.
Beispiel
In einem Unternehmen steht ein dreitägiger außergewöhnlicher Arbeitseinsatz (Inventur) an. Die Arbeitgeberin bestellt an jedem der drei Tage für alle Beschäftigten Essen und Getränke, die im Unternehmen konsumiert werden. Die Verpflegungskosten belaufen sich pro Tag auf 20 EUR pro Person. Da die Kosten nicht die Grenze von 60 EUR pro Mahlzeit und Tag übersteigen und die Mahlzeiten anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt werden, sind die Bedingungen für eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit erfüllt.
Steuerfreie Sachbezüge
Von den steuerfreien Aufmerksamkeiten abzugrenzen sind Sachbezüge für Mitarbeiter:innen. Diese müssen nicht anlässlich eines persönlichen Ereignisses gewährt werden. Entscheidend ist, dass ihr Wert nicht höher als 50 EUR (bis 2021 44 Euro) ausfällt. Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze, das bedeutet, die Kosten für die Sachbezüge dürfen pro Mitarbeiter:in im Monat die 50-EUR-Grenze nicht übersteigen.
Praxistipp: Steuerfreie Sachbezüge und anlassbezogene Aufmerksamkeiten haben nichts miteinander zu tun. Das bedeutet, Sie können einem:r Beschäftigten z. B. in einem Monat eine Sachzuwendung im Wert von bis zu 50 EUR und – sofern der oder die Beschäftigte in diesem Monat heiratet – ein Hochzeitsgeschenk im Wert von bis zu 60 EUR machen.
Neue Regelungen seit 2020 für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen
Durch das Jahressteuergesetz 2019 gibt es seit 2020 neue gesetzliche Regelungen für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen. Diese sehen verschiedene Einschränkungen vor:
Voraussetzung: Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn
So gelten Gutscheine und Geldkarten seit 2020 nur dann als steuerfreie 50 EUR-Sachbezüge, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ bedeutet, dass all diese Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der Anspruch aus Arbeitslohn wird nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt.
- Die Leistung wird nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet.
- Die Arbeitgeberleistung wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
- Der Arbeitslohn wird nicht erhöht, wenn die Arbeitgeberleistung wegfällt.
Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung
Das Jahressteuergesetz 2019 formuliert eine klare Abgrenzung zwischen einem steuerfreien Sachbezug und einer Geldleistung, für die Steuern anfallen:
Nicht als Sachbezug, sondern explizit als Geldleistung einzustufen sind
- zweckgebundene Geldleistungen
- nachträgliche Kostenerstattungen
- Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.
Gutscheine und Geldkarten sind auch dann als Geldleistung zu behandeln, sofern sie über eine Barauszahlungsfunktion oder eine eigene IBAN verfügen oder sonst generell für Überweisungen oder für den Kauf von Devisen benutzt werden können.
Wichtig: Geldkarten und Gutscheine gelten NUR dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Nach diesen Kriterien ist ein Sachbezug von Geldkarten und Gutscheinen dann gegeben, wenn eine dieser Eigenschaften erfüllt ist:
- Wenn diese nur in einem limitierten Netz eingesetzt werden können. Hierunter fallen beispielsweise Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.
- Wenn sich diese nur auf eine beschränkte Produktpalette beziehen. Hierzu zählen beispielsweise Tankkarten, Gutscheinkarten für einen Buchladen oder ein Fitnessstudio oder auch Kinokarten.
- Wenn diese als „Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken“ eingesetzt werden. Hierzu zählen z. B. Essensmarken.
Seit dem 1. Januar 2022 sind diese Kriterien zwingend einzuhalten.
Wann sind Gutscheine für Mitarbeiter:innen steuerfrei?
Ob ein Warengutschein steuerfrei ist oder nicht, hängt zunächst davon ab, ob dieser zum Einkauf beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin selbst berechtigt oder aber zum Einkauf bei einem Dritten genutzt wird.
Wenn der Gutschein beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin einzulösen ist, dann handelt es sich immer um einen Sachbezug. Als Belegschaftsrabatt sind solche arbeitgeberbezogenen Gutscheine bis zu 1.080 EUR pro Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei.
Dies ist aber nur der Fall, wenn es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die nicht überwiegend für den Bedarf der Beschäftigten hergestellt, vertrieben oder erbracht werden.
Gutscheine, die Beschäftigte kostenlos oder ermäßigt erhalten und die zum Einkauf bei einem Dritten berechtigen, z. B. einem Kaufhaus, können als Sachbezug gelten. Wenn der Wert des Einkaufsgutscheins nicht höher als 50 EUR pro Kalendermonat ist und die weiter oben im Text genannten Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllt sind, ist er steuer- und beitragsfrei.
Hinweis: Bei der Vergabe eines Gutscheins an Arbeitnehmer:innen haben Arbeitgebende keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da eine unentgeltliche Wertabgabe nicht umsatzsteuerpflichtig ist.
Beispiel
Ein Benzingutschein, den eine Arbeitgeberin ihren Mitarbeiter:innen monatlich aushändigt, ist ein steuer- und beitragsfreier Sachbezug, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Die Beschäftigten können eine bestimmte Sachleistung (Benzin) an einem entsprechenden Ort (Tankstelle) in Anspruch nehmen.
Sie haben keinen Anspruch auf Geld, d.h. sie können sich den Betrag nicht auszahlen lassen.
Der Betrag des Gutscheins übersteigt nicht die Freigrenze von 50 EUR.
Achtung: Durch betriebliche Übung können auch Gutscheine und Geschenke der Arbeitgebenden Anspruchscharakter bekommen. Das bedeutet, sie müssen in Zukunft regelmäßig gewährt werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn das Unternehmen seit mehreren Jahren allen Mitarbeiter:innen ein Geburtstagsgeschenk gewährt. Das Geschenk hat in diesem Fall aufgrund der Kontinuität und der kollektiven Leistung Anspruchscharakter bekommen und kann nicht ohne Weiteres eingestellt werden.
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