Mitarbeitergeschenke

Was sind Mitarbeitergeschenke?

Präsente an die Mitarbeiter:innen werden in der Unternehmenswelt als Mitarbeitergeschenke bezeichnet. Die Anlässe sind vielfältig: Ein Geburtstag, ein Jubiläum, ein individueller und persönlicher Anlass (Hochzeit, Geburt eines Kindes, o. Ä.) oder Geschenke zu Weihnachten oder Ostern können als Zeichen der Wertschätzung übergeben und unter Berücksichtigung verschiedener Aspekten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Kleine Geschenke erhalten nicht nur im privaten Rahmen bspw. eine Freundschaft, sondern bieten sich auch an, um Anerkennung auszudrücken, Teamgeist oder sogar die Loyalität der Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu fördern.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei der Unterschied zwischen dem gegenständlichen Geschenk für die Mitarbeiter:innen und dem Geldgeschenk. Geldgeschenke von Unternehmen sind immer steuerpflichtig und als solche auch bei der Übergabe dem steuerpflichtigen Arbeitslohn unabhängig von der Höhe zuzurechnen. Beachten Sie, dass sich die Regeln für das Mitarbeiterpräsent von Geschenken für Geschäftspartner:innen und Kund:innen unterscheiden und der Wert eines Geschenkes ebenfalls berücksichtigt werden muss. Damit verhindern Sie, dass steuerliche Freigrenzen überschritten und Präsente versteuert werden müssen.

Welche Regeln gelten für Geschenke von Unternehmen an Mitarbeiter:innen?

Kleine Geschenke mit einem Anschaffungspreis von bis zu 10 Euro werden als Streuartikel bezeichnet. Hierzu zählen Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Tassen, USB-Sticks und andere Kleinprodukte. Sie gelten somit nicht als Zuwendung oder geldwerter Vorteil und sind daher von einer Versteuerung ausgenommen.

Möchten Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen zusätzliche Geschenke machen, liegt die steuerliche Freigrenze bei 600 Euro im Jahr. Die Geschenke müssen jedoch als Sachbezüge übergeben werden und dürfen pro Monat nicht mehr als 50 Euro betragen. Wird der Freibetrag in einem Monat nicht ausgeschöpft, darf er in anderen Monaten nicht hinzugerechnet werden. Ausnahmen sind Geschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Kindesgeburten. In diesem Monat steigt die Freigrenze auf bis zu 60 Euro.

Eine zusätzliche Option für Mitarbeitergeschenke ergibt sich für Unternehmen im Rahmen einer Firmenveranstaltung. Pro Veranstaltung (bis zu 2x im Jahr, z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier) sind Zuwendungen im Wert von bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter:in steuerfrei. Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsfeier zählen Kost und Logis, Eintrittskarten, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie übergebene Geschenke. Können Mitarbeiter:innen aus individuellen Gründen nicht persönlich an der Feier teilnehmen, können ihnen diese Geschenke auch im Anschluss an die Festivität übergeben werden. Wird der Freibetrag von 110 Euro pro Person überschritten, muss die Differenz mit einer Pauschalsteuer von 25 % steuerlich angerechnet werden.

Bleibt der Geschenkwert unterhalb der jeweiligen Freigrenzen, sind diese von einer Berücksichtigung bei der Steuer befreit. Bei Geschenken mit einem höheren Wert muss der Gesamtwert des Präsentes analog zum persönlichen Steuersatz des:der Arbeitnehmer:in versteuert werden. Unternehmen können jedoch eine Pauschalsteuer übernehmen, um den:die Mitarbeiter:in von der Versteuerung des Geschenkes zu befreien.

Geschenke zur freien Wahl? Gutscheine und Geldkarten als Mitarbeitergeschenke

Als Mitarbeitergeschenke werden in der Regel vor allem Produkte und Dienstleistungen gewählt. Sachbezüge im Sinne der steuerlichen Freigrenze von Mitarbeitergeschenken sind jedoch nicht nur Waren und Dienstleistungen, sondern in einem eingeschränkten Rahmen auch Gutscheine und Geldkarten im Sinn des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes (ZAG). Gutscheine müssen bei einem Anbieter im Inland einlösbar sein und einem Akzeptanzvertrag unterliegen.

Aufgrund der freien Auswahl bei der Einlösung für den:die Beschenkten werden Gutscheinkarten und Prepaidkarten häufig verschenkt. Dabei sollten Sie beachten, dass Zahlungskarten (Master, Visa oder American-Express) und Prepaid-Geldgeschenkkarten heute nicht mehr oder nur noch unter sehr strengen Auflagen wählbar.

Sind die Geldwerte frei, um unspezifische Waren zu erwerben, verlieren sie ihre Steuerfreiheit. Festgelegte Einkaufsoptionen mit Geschenkkarten sind durch die Begrenzung auf einen Kreis an Anbieter:innen mit Akzeptanzverträgen hingegen möglich. Dies kann beispielsweise über sogenannte Closed-Loop-Karten (Händlergutscheine) oder über Controlled-Loop-Karten (Anbieter in einem festgelegten Umkreis/lokaler Handel) umgesetzt werden.

Info: Gutscheine für Unternehmen wie Amazon oder Ebay sind inzwischen ausgeschlossen, da deren Unternehmenssitz nicht im Inland liegt.

Warum sind Mitarbeitergeschenke ein Vorteil für Mitarbeiter:innen und Unternehmen?

Zunächst einmal freut sich jede:r über ein Geschenk. Kommt das Geschenk von dem:der Arbeitgeber:in, kann das als Zeichen der Wertschätzung und des Dankes die persönliche Beziehung positiv beeinflussen. Doch vor allem profitiert der:die Mitarbeiter:in von einem Geschenk, das zusätzlich zum Arbeitslohn übergeben wird und für das keine Steuern fällig werden, sofern das Unternehmen die entsprechenden Freigrenzen berücksichtigt.

Für das Unternehmen bietet sich umgekehrt die Möglichkeit, die Kosten für das Geschenk als Betriebsausgabe von der Steuer abzusetzen. Somit vergibt das Unternehmen zusätzlich zum Lohn Benefits an den:die Mitarbeiter:in, die nicht in die Lohnabrechnung – und somit auch nicht in den Lohnnebenkostenanteil des Unternehmens einfließen.

Was unterscheidet Geschenke für Mitarbeiter:innen von Präsenten für Geschäftspartner:innen?

Große Geschenke für Firmenkontakte und Geschäftspartner:innen waren früher die Regel. Da diese jedoch ein immer größeres Ausmaß annahmen, erhielten sie irgendwann den Ruf, weniger als aufmerksame Präsente, sondern mehr als „Bestechung“ zu dienen. Geschenke an Geschäftspartner:innen sind entsprechend heute streng limitiert, müssen ausführlich mit Namen und Anlass dokumentiert werden und dürfen bis zu einem Betrag von 50 Euro pro Jahr und Person (bis 31.12.2023 35 Euro) als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Liegt der Wert über 50 Euro müssen diese als Einnahme bei dem:der Beschenkten verbucht werden und sind zu versteuern.

Damit der:die Beschenkte jedoch nicht von einem Geschenk steuerlich belastet wird, besteht auch hier für den:die Schenkende:n die Möglichkeit, die Steuerpflicht für den Wert des Geschenkes mit einer Pauschalsteuer selbst zu tragen. Die Pauschalsteuer für Geschenke an Geschäftskund:innen beträgt 30 % vom Kaufpreis einschließlich der Umsatzsteuer zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag für den entsprechenden Betrag. Ein Hinweis auf die Übernahme der Pauschalsteuer sollte dabei an den:die Geschenkempfänger:in gehen, damit diese:r das Geschenk nicht ebenfalls als Einnahme versteuert.

Bei Kleingeschenken wie Streuartikeln mit einem Wert von bis zu 10 Euro ist diese Dokumentationspflicht hingegen nicht gegeben. Somit unterscheiden sich Mitarbeitergeschenke von Geschenken für Geschäftspartner:innen vor allem im Wert des Freibetrages, aber auch über die Pflicht der Dokumentation in der Buchführung.

Darüber hinaus sollten Geschenke unter Geschäftspartner:innen auch stets einer moralischen Prüfung unterliegen. Über eine kritische Selbstkontrolle sollte unterschieden werden, ob das Geschenk einen besonderen Einfluss auf das Gegenüber nehmen könnte oder die Unabhängigkeit in der Meinung des:der Beschenkten zum Unternehmen des:der Schenkenden durch ein beispielsweise besonders wertvolles Präsent eingeschränkt wird. In solchen Fällen kann mitunter ohne besondere Absicht eine unsichtbare Grenze überschritten werden, die aus einem Geschenk an Geschäftspartner:innen eine als Bestechung empfundene Geste machen könnte.

Geschenke-Freigrenzen und geldwerter Vorteil: Worauf sollten Firmen bei Mitarbeitergeschenken achten?

Möchten Sie Ihren Mitarbeiter:innen mit Geschenken zu besonderen Anlässen und Festen eine Freude machen, bietet die Berücksichtigung von Freigrenzen und gesetzlichen Bestimmungen Sicherheit.

Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Freigrenzen für den Wert von Mitarbeitergeschenken schon bei der Auswahl:

• Geldgeschenke für Mitarbeiter:innen sind unabhängig von der Höhe des Betrages immer steuerpflichtig.
• 50 Euro im Monat pro Mitarbeiter:in sind von der Steuerpflicht befreit, 60 Euro in Monaten mit besonderen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit, o.ä.).
• Der Freibetrag ist auf insgesamt 600 Euro im Jahr begrenzt.
• Geschenke mit einem Wert von unter 10 Euro gelten als Streuartikel und werden nicht in die Freibeträge einbezogen.
• Liegt der Wert von Geschenken über den steuerlichen Freibeträgen, kann die Übernahme einer Pauschalsteuer durch das schenkende Unternehmen die Steuerpflicht für den:die Beschenkte:n verhindern.
• Geschenke mit Geldwerten, beispielsweise Gutscheine und Geschenkkarten, müssen zweckbezogen oder eingeschränkt sein, um von der Steuerpflicht befreit zu bleiben. Sie dürfen nur bei Anbieter:innen mit einem Firmensitz in Deutschland einlösbar sein.
• Werden Mitarbeitergeschenke als steuerfreie Geschenke gestaltet, sind die Kosten für den Erwerb der Präsente als Betriebsausgabe absetzbar.
• Zweimal im Jahr können Firmenfeierlichkeiten zum Anlass genommen werden, Mitarbeiterzuwendungen im Wert von jeweils 110 Euro pro Person steuerfrei zukommen zu lassen. Das kann in Form von Speisen, Getränken, Veranstaltungsteilnahmen oder durch Mitarbeitergeschenke geschehen, die jedoch den Gesamtwert von 110 Euro nicht überschreiten sollten. Bei Überschreitung des Freibetrages wird die Differenz mit 25 % Pauschalsteuer belegt, die das Unternehmen zusätzlich bezahlen muss.