Mitarbeitergeschenke

Was sind Mitarbeitergeschenke?

In der Unternehmenswelt werden Präsente an die Mitarbeiter:innen als Mitarbeitergeschenke bezeichnet. Die Anlässe für die Übergabe von Geschenken sind vielfältig: Ein Geburtstag, ein Jubiläum, ein individueller und persönlicher Anlass (Hochzeit, Geburt eines Kindes, o. Ä.) oder jahreszeitliche Geschenke zu Weihnachten oder Ostern können als Zeichen der Wertschätzung übergeben werden – und unter Berücksichtigung von verschiedenen Aspekten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Kleine Geschenke erhalten nicht nur im privaten Rahmen die Freundschaft, sondern bieten sich auch an, um Anerkennung und Teamgeist oder sogar die Loyalität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für das Unternehmen zu fördern.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei der Unterschied zwischen dem gegenständlichen Geschenk für die Mitarbeiter:innen und dem Geldgeschenk. Geldgeschenke sind in der Geschäftswelt immer steuerpflichtig und als solche auch bei der Übergabe dem steuerpflichtigen Arbeitslohn unabhängig von der Höhe zuzurechnen. Auch unterscheiden sich die Regeln für das Mitarbeiterpräsent von Geschenken für Geschäftspartner:innen und Kund:innen. Der Wert eines Geschenkes muss ebenfalls berücksichtigt werden, damit steuerliche Freigrenzen nicht überschritten und eine Versteuerung von Präsenten vermieden werden.

Welche Regeln gelten für Geschenke von Unternehmen an Mitarbeiter:innen?

Kleine Geschenke mit einem Anschaffungspreis von bis zu 10 Euro werden in der Firmenwelt als Streuartikel bezeichnet. Hierzu zählen Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Tassen, USB-Sticks und andere Kleinprodukte. Sie gelten somit nicht als Zuwendung oder geldwerter Vorteil, weshalb sie von einer Versteuerung ausgenommen sind. Die Übergabe solcher kleinen Produkte als Mitarbeitergeschenk sind somit von einer Pauschalsteuer befreit.

Möchten Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen zusätzliche Geschenke machen, liegt die steuerliche Freigrenze bei 600 Euro im Jahr. Die Geschenke müssen jedoch als Sachbezüge übergeben werden und dürfen pro Monat nicht mehr als 50 Euro betragen (seit 01.01.2022, davor 44 Euro im Monat). Wird der Freibetrag in einem Monat nicht ausgeschöpft, darf er in anderen Monaten nicht hinzugerechnet werden. Ausnahmen von der Regel sind Geschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Kindesgeburten. In diesem Monat steigt die Freigrenze auf bis zu 60 Euro.

Eine zusätzliche Option für Mitarbeitergeschenke ergibt sich für Unternehmen im Rahmen einer Firmenveranstaltung. Pro Firmenfestlichkeit (bis zu 2x im Jahr, z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier) sind Zuwendungen im Wert von bis zu 110 Euro pro Mitarbeiter:in steuerfrei. Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsfeierlichkeit zählen Kost und Logis, Eintrittskarten, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie übergebene Geschenke. Können Mitarbeiter aus individuellen Gründen nicht persönlich an der Feier teilnehmen, können ihnen diese Geschenke auch im Anschluss an die Festivität zukommen gelassen werden. Wird der Freibetrag von 110 Euro pro Person überschritten, muss die Differenz mit einer Pauschalsteuer von 25 % steuerlich angerechnet werden.

Bleibt der Geschenkwert unterhalb der jeweiligen Freigrenzen, sind diese von einer Berücksichtigung bei der Steuer befreit. Bei Geschenken mit einem höheren Wert muss der Gesamtwert des Präsentes analog zum persönlichen Steuersatz des Arbeitnehmers versteuert werden. Unternehmen können jedoch eine Pauschalsteuer übernehmen, um den Mitarbeiter von der Versteuerung des Geschenkes zu befreien.

Geschenke zur freien Wahl? Gutscheine und Geldkarten als Mitarbeitergeschenke

Als Mitarbeitergeschenke werden in der Regel vor allem Produkte und Dienstleistungen übergeben. Sachbezüge im Sinne der steuerlichen Freigrenze von Mitarbeitergeschenken sind jedoch nicht nur Waren und Dienstleistungen, sondern in einem eingeschränkten Rahmen auch Gutscheine und Geldkarten im Sinn des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG). Gutscheine müssen bei einem Anbieter im Inland einlösbar sein und einem Akzeptanzvertrag unterliegen.

Durch die freie Auswahl der Einlösung für den Beschenkten erfreuen sich Gutscheinkarten und Prepaidkarten einer großen Beliebtheit. Die gesetzlichen Änderungen zu den Freibeträgen zum 01.01.2022 umfassten jedoch auch Veränderungen in Bezug auf die Nutzung von unterschiedlichen Geschenkkarten. So sind Zahlungskarten (Master, Visa oder American-Express) und Prepaid-Geldgeschenkkarten heute nicht mehr oder nur noch unter sehr strengen Auflagen nutzbar.

Sind die Geldwerte frei, um unspezifische Waren zu erwerben, verlieren sie ihre Steuerfreiheit. Festgelegte Einkaufsoptionen mit Geschenkkarten sind durch die Festlegung auf einen begrenzten Kreis an Anbieter:innen mit Akzeptanzverträgen hingegen möglich. Dies kann beispielsweise über sogenannte Closed-Loop-Karten (Händlergutscheine) oder über Controlled-Loop-Karten (Anbieter in einem festgelegten Umkreis/lokaler Handel) umgesetzt werden.

Entsprechend der seit dem 01.01.2022 verschärften Regeln für steuerfreie Sachbezüge sind Gutscheine für Unternehmen wie Amazon oder Ebay inzwischen ausgeschlossen, da deren Unternehmenssitz nicht im Inland liegt.

Warum sind Mitarbeitergeschenke ein Vorteil für Mitarbeiter und Unternehmen?

Zunächst einmal freut sich wohl jeder Mensch über ein schönes Geschenk. Kommt das Geschenk dann noch vom arbeitgebenden Unternehmen, kann dies als Zeichen der Wertschätzung und des Dankes die persönliche Beziehung positiv beeinflussen. Doch vor allem profitiert der:die Mitarbeiter:in von einem Geschenk als Produkt oder Leistung, die zusätzlich zum Arbeitslohn übergeben wird und für die keine Steuern fällig werden, sofern das Unternehmen die entsprechenden Freigrenzen berücksichtigt hat.

Für das Unternehmen bietet sich umgekehrt die Möglichkeit, die Kosten für das gemachte Geschenk an die Mitarbeitenden als Betriebsausgabe von der Steuer abzusetzen. Somit vergibt das Unternehmen zusätzlich zum Lohn Benefits an den Mitarbeiter, die nicht in die Lohnabrechnung – und somit auch nicht in den Lohnnebenkostenanteil des Unternehmens einfließen.

Was unterscheidet Geschenke für Mitarbeiter von Präsenten für Geschäftspartner?

Große Geschenke für Firmenkontakte und Geschäftspartner:innen waren lange Zeit die Regel. Da diese jedoch ein immer größeres Ausmaß annahmen, standen sie irgendwann in dem Ruf, weniger als aufmerksame Präsente denn als „Bestechung“ zu dienen. Geschenke an Geschäftspartner:innen sind entsprechend heute streng limitiert, müssen ausführlich mit Namen und Anlass dokumentiert werden und dürfen nur noch bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Liegt der Wert des Geschenkes über dem Betrag von 35 Euro müssen diese als Einnahme beim Beschenkten verbucht werden und sind zu versteuern.

Damit der:die Beschenkte jedoch nicht von einem Geschenk steuerlich belastet wird, besteht auch hierbei für den:die Schenkende:n die Möglichkeit, die Steuerpflicht für den Wert des Geschenkes mit einer Pauschalsteuer selbst zu tragen. Die Pauschalsteuer für Geschenke an Geschäftskunden beträgt 30 % vom Kaufpreis einschließlich der Umsatzsteuer zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag für den entsprechenden Betrag. Ein Hinweis auf die Übernahme der Pauschalsteuer sollte dabei an den Geschenkempfänger gehen, damit dieser das Geschenk nicht ebenfalls als Einnahme versteuert.

Bei Kleingeschenken wie Streuartikeln mit einem Wert von bis zu 10 Euro ist diese Dokumentationspflicht hingegen nicht gegeben. Somit unterscheiden sich Mitarbeitergeschenke von Geschenken für Geschäftspartner vor allem im Wert des Freibetrages, aber auch über die Pflicht der Dokumentation in der Buchführung. Darüber hinaus sollten Geschenke unter Geschäftspartner:innen auch stets einer moralischen Prüfung unterliegen. Über eine kritische Selbstkontrolle sollte unterschieden werden, ob das Geschenk einen besonderen Einfluss auf das Gegenüber nehmen könnte oder die Unabhängigkeit in der Meinung des:der Beschenkten zum Unternehmen des:der Schenkenden durch ein beispielsweise besonders wertvolles Präsent eingeschränkt wird. In solchen Fällen kann mitunter ohne besondere Absicht eine unsichtbare Grenze überschritten werden, die aus einem Geschenk unter Geschäftspartner:innen eine als Bestechung empfundene Gabe machen könnte.

Geschenke-Freigrenzen und geldwerter Vorteil: Worauf sollten Firmen bei Mitarbeitergeschenken achten?

Möchten Sie Ihren Mitarbeiter:innen mit Geschenken zu besonderen Anlässen und Jahreszeitfesten eine Freude machen, bietet die Berücksichtigung von Freigrenzen und gesetzlichen Bestimmungen Sicherheit.

Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Freigrenzen für den Wert von Mitarbeitergeschenken schon bei der Auswahl:

• Geldgeschenke für Mitarbeiter sind unabhängig von der Höhe des Betrages immer steuerpflichtig.
• 50 Euro im Monat pro Mitarbeiter sind von der Steuerpflicht befreit, 60 Euro in Monaten mit besonderen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit, o.ä.).
• Der Freibetrag ist auf insgesamt 600 Euro im Jahr begrenzt.
• Geschenke mit einem Wert von unter 10 Euro gelten als Streuartikel und werden nicht in die Freibeträge einbezogen.
• Liegt der Wert von Geschenken über den steuerlichen Freibeträgen, kann die Übernahme einer Pauschalsteuer durch das schenkende Unternehmen die Steuerpflicht für den:die Beschenkte:n verhindern.
• Geschenke mit Geldwerten, beispielsweise Gutscheine und Geschenkkarten, müssen zweckbezogen oder eingeschränkt sein, um von der Steuerpflicht befreit zu bleiben. Sie dürfen nur bei Anbieter:innen mit einem Firmensitz in Deutschland einlösbar sein.
• Werden Mitarbeitergeschenke als steuerfreie Geschenke gestaltet, sind die Kosten für den Erwerb der Präsente als Betriebsausgabe absetzbar.
• Zweimal im Jahr können Firmenfeierlichkeiten zum Anlass genommen werden, Mitarbeiterzuwendungen im Wert von jeweils 110 Euro pro Person steuerfrei zukommen zu lassen. Dies kann in Form von Speisen, Getränken, Veranstaltungsteilnahmen oder durch Mitarbeitergeschenke geschehen, die jedoch den Gesamtwert von 110 Euro nicht überschreiten sollten. Bei Überschreitung des Freibetrages wird die Differenz mit 25 % Pauschalsteuer belegt, die das Unternehmen zusätzlich bezahlen muss.