Personalplanung

Das Wichtigste in Kürze

Unternehmen in Deutschland haben aufgrund des Fachkräftemangels Schwierigkeiten, offene Stellen in einer akzeptablen Zeit zu besetzen. Darum werden Personalplanung und Personalbedarfsplanung immer wichtiger.

Eine funktionierende Personalplanung ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass die benötigten Mitarbeiter:innen zu jedem Zeitpunkt in der benötigten Qualität und Quantität verfügbar sind.

Warum Personalplanung?

Unternehmen in Deutschland stehen oft vor einem Dilemma. Sie haben offene Stellen zu besetzen und suchen händeringend nach neuem Personal, aufgrund des Fachkräftemangels wird jedoch die Besetzungsdauer immer länger. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) dauerte die Neubesetzung einer Stelle im Jahr 2017 im Schnitt 59 Tage – im Jahr 2010 lag dieser Zeitraum noch bei 49 Tagen. Bis die neuen Mitarbeiter:innen tatsächlich an ihrem Arbeitsplatz erscheinen, vergehen sogar 82 Tage. Zudem steigt die Besetzungsdauer mit der Qualifikation der benötigten Arbeitskräfte an. Bei Akademiker:innen müssen Unternehmen hier inzwischen mit durchschnittlich 107 Tagen kalkulieren. Kurzfristiger Personalbedarf lässt sich vor diesem Hintergrund heute kaum noch realisieren. KMUs sind hiervon besonders stark betroffen.

Wenn Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit ohne Einschränkungen realisieren wollen, sind eine konsistente Personalplanung und Personalbedarfsplanung unverzichtbar. Sie stellen damit sicher, dass sie über die nötigen personellen Ressourcen verfügen, um die strategischen Unternehmensziele zu erfüllen. Eine exakte operative Personalplanung ist wichtig, um das Funktionieren sämtlicher Arbeitsprozesse im Unternehmen kurz- und mittelfristig abzusichern.

Definition – Was ist Personalplanung?

Der Begriff der Personalplanung beschreibt die planende und folglich theoretische Organisation zukünftiger personeller Ereignisse. Sie soll sicherstellen, dass die zur Leistungserbringung erforderlichen Arbeitnehmer:innen im Unternehmen zum passenden Zeitpunkt und am richtigen Ort verfügbar sind. Hierbei sind quantitative und qualitative Aspekte zu berücksichtigen. Die quantitative Personalplanung zielt darauf ab, Mitarbeiter:innen mit den jeweils benötigten Qualifikationen und Kompetenzen bereitzustellen. Bei der quantitativen Personalplanung geht es darum, den Arbeitskräftebedarf des Unternehmens zahlenmäßig zu planen und abzusichern.

Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?

Personalplanung und Personalbedarfsplanung sind wichtige Bestandteile der Unternehmensplanung. Ihr grundsätzliches Ziel besteht darin, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sowohl kurz- und mittelfristig – also in der operativen Dimension – als auch langfristig und strategisch abzusichern. Sie sind die Grundlage einer strategisch ausgerichteten Personalentwicklung und gleichzeitig ein wesentlicher Entlastungsfaktor für das Recruiting.

Personalplanung und Personalbedarfsplanung sind von entscheidender Bedeutung, um die Folgen des demografischen Wandels und des damit verbundenen Fachkräftemangels zu kompensieren. Angestrebt wird in diesem Kontext eine qualitativ und quantitativ ideale Verteilung der vorhandenen Mitarbeiter:innen. Wenn dieses Ziel erreicht wird, ermöglicht eine funktionierende Personalplanung auf der Ebene der individuellen Mitarbeiter:innen und im gesamten Unternehmen deutliche Steigerungen von Produktivität und Effizienz.

Was sind für eine funktionierende Personalplanung von Bedeutung?

Wichtige Voraussetzungen, um im Unternehmen eine funktionierende operative ebenso wie eine strategische Personalplanung zu etablieren, sind die folgenden Aspekte:

• Kontinuierliche Erfassung des Ist-Zustandes und somit der vorhandenen personellen Ressourcen
• Fortlaufender Abgleich von Ist- und Soll-Zustand auf der Grundlage der operativen und strategischen Unternehmensplanung
• Identifikation von zukünftigen Entwicklungen und daraus resultierenden neuen Anforderungen an die Belegschaft
• Ableitung konkreter Massnahmen zum Erreichen des personellen Soll-Zustandes
• Fortlaufende Optimierung des Planungsprozesses.

Welche Teildisziplinen der Personalplanung gibt es?

Gleichzeitig sind Personalplanung und Personalbedarfsplanung keine homogenen Arbeitsfelder, sondern unterteilen sich in verschiedene Teildisziplinen.

Personalbestandsplanung

Bei der Personalbestandsplanung geht es darum, den aktuellen Personalbestand im Unternehmen zu erfassen und auf dieser Grundlage im nächsten Schritt einen Personalbedarfsplan zu entwickeln. Analysiert wird der Ist-Zustand der personellen Ressourcen des Unternehmens anhand der folgenden Kriterien:

• Mitarbeiteranzahl im gesamten Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen
• Qualifikations- und Kompetenzprofile der Mitarbeiter:innen
• Altersdurchschnitt der Belegschaft
• Im Unternehmen vorhandene Beschäftigungsverhältnisse: Voll- und Teilzeitmitarbeiter:innen in Festanstellung, befristete Arbeitsverhältnisse, Stellen für Praktikant:innen und Werkstudierende, externe Personalressourcen.

Personalbedarfsplanung

Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird ermittelt, wie viele und welche Mitarbeiter:innen ein Unternehmen zu einem konkreten Zeitpunkt voraussichtlich benötigt. Dabei kann es sich um den Personalbedarf der nächsten Wochen, in einem halben oder einem Jahr, aber – im Rahmen einer strategischen Planung – auch um den Personalbedarf in drei oder in fünf Jahren handeln. Ein solcher Personalplan muss nach Bereichen, Abteilungen und gegebenenfalls auch nach Teams aufgeschlüsselt werden. Aspekte der Personalbedarfsplanung sind:

• Quantität der benötigten Arbeitskräfte
• Qualitative Anforderungen an das benötigte Personal: Fähigkeiten, Qualifikationen, Kompetenzen
• Örtlicher und zeitlicher Personalbedarf im Unternehmen.

Vor allem der mittel- und längerfristigen Personalbedarfsplanung liegen notwendigerweise auch Schätzungen zugrunde. Beispielsweise lassen sich die Fluktuation von Mitarbeiter:innen, aber auch der für die Personaleinsatzplanung relevante Krankenstand im Unternehmen nicht in exakter Weise prognostizieren. In der Praxis orientieren sich Personalplaner daher auch an Erfahrungswerten sowie an vorhandenen Daten, die bestimmte Einflussgrößen auf den Personalbedarf dokumentieren.

Der Personalbedarf eines Unternehmens lässt sich in sechs Arten unterteilen, die in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden müssen:

1. Einsatzbedarf – Personalbedarf, der permanent verfügbar sein muss, um die Leistungserbringung durchzuführen
2. Reservebedarf – Personalbedarf zur Kompensation vorübergehender vorhersehbarer oder unvorhersehbarer Personalausfälle
3. Ersatzbedarf – Personalbedarf, der durch das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen entsteht
4. Neubedarf – Personalbedarf aufgrund von Kapazitätserhöhung
5. Zusatzbedarf – vorübergehend benötigter Personalbedarf, beispielsweise durch saisonale Anforderungen oder Auftragsspitzen
6. Minderbedarf – Rückgängiger Personalbedarf durch technologische, auf das Geschäftsmodell bezogene oder konjunkturbedingte Veränderungen.

Hinweise auf die Art des Personalbedarfs in einem Unternehmen geben beispielsweise die Altersstruktur der vorhandenen Mitarbeiter:innen, die Unternehmensziele und die Unternehmensstrategie oder die aktuelle wirtschaftliche Situation des Unternehmens.

Berechnet werden kann ein Personalbedarfsplan mit verschiedenen Methoden. Zu diesen zählen:

• Statistische Verfahren – beispielsweise anhand geplanter Output-Größen, für die der Personalbedarf bereits bekannt ist
• Intuitive Verfahren – Befragungen von Expert:innen aus der Personalabteilung und aus den Fachbereichen zu ihrer Einschätzung des Personalbedarfs mit anschließender Konsensfindung
• Arbeitswissenschaftliche Verfahren – Zerlegung von Arbeitsprozessen in einzelne Vorgänge, Ermittlung der erforderlichen Arbeitszeit und folglich des erforderlichen Personals, um diese Arbeiten auszuführen (vor allem in der Produktion)
• Organisatorische Verfahren – beispielsweise durch Abgleich des Stellenplans des Unternehmens mit dem tatsächlichen Personalbestand.

Personalbeschaffung und Personalfreisetzungsplanung

Aus der Personalbedarfsplanung ergeben sich je nach dem ermittelten Personalbedarf Konsequenzen, an deren Umsetzung weitere Teildisziplinen der Personalplanung beteiligt sind:

• Personalbeschaffung ist erforderlich, wenn dauerhaft oder temporär zusätzliche Mitarbeiter:innen benötigt werden. Massnahmen der Personalbeschaffung sind das externe Recruiting, aber auch interne Versetzungen und Umstrukturierungen sowie die Kompensation von Auftragsspitzen durch externe Arbeitskräfte im Rahmen der Arbeitnehmer:innen-Überlassung.
• Eine Personalfreisetzungsplanung muss vorgenommen werden, wenn das Unternehmen einen Minderbedarf an Arbeitskräften hat. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um Kündigungen handeln. Beispielsweise lässt sich ein temporärer Minderbedarf auch durch den Abbau von Überstunden oder durch Kurzarbeit kompensieren. In den Bereich der Personalfreisetzungsplanung fallen außerdem interne Positionswechsel und Frühverrentungen.

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung dient dazu, die vorhandenen Mitarbeiter:innen bedarfsgerecht und ihren Kompetenzen und Fähigkeiten entsprechend einzusetzen. Hierfür ist es erforderlich, fortlaufend die im Unternehmen benötigten Kapazitäten einzuschätzen und den Personaleinsatz quantitativ und qualitativ entsprechend anzupassen. Berücksichtigt werden müssen hier auch die Urlaubsplanung der Mitarbeiter:innen, andere Abwesenheitszeiten sowie im Unternehmen eventuell geltende flexible Arbeitszeitmodelle.

Personalentwicklung

Als Bestandteil der Personalplanung stellt die Personalentwicklung sicher, dass dem Unternehmen mittel- und langfristig Personal mit den passenden Qualifikationen und Kompetenzprofilen zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist sie ein wichtiges Instrument zur Erhöhung der Loyalität und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Sie organisiert Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die der fachlichen und persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter:innen dienen. Auch an der Gestaltung des Auswahlprozesses neuer Mitarbeiter:innen ist die Personalentwicklung in vielen Unternehmen maßgeblich beteiligt.