Weihnachtsfeier absetzen:
Das müssen Sie steuerlich beachten

Ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum oder Sommerfest: Betriebsfeiern sind für Unternehmen eine gute Gelegenheit, sich bei ihren Mitarbeitenden für die gemeinsame Arbeit zu bedanken. Und die Kosten für das Fest können die Betriebe steuerlich absetzen. Dabei gilt es jedoch einiges zu beachten. Was eine Betriebsveranstaltung ist und wie sie steuerfrei bleibt, lesen Sie hier.

Weihnachtsfeier, Firmenfeier, Betriebsausflug: Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Von einer Betriebsveranstaltung spricht man dann, wenn die Feier betrieblich ist. Veranstaltet wird sie von dem:der Arbeitgeber:in oder vom Betriebsrat bzw. Personalrat. Die Teilnehmenden sind überwiegend die eigenen Arbeitnehmenden und ggf. deren Begleitpersonen.

Wichtig ist der gesellige Charakter der Veranstaltung. Eine reine Geschenkübergabe reicht also nicht aus. Auch der besondere Anlass macht die Zusammenkunft zu einer Betriebsveranstaltung – z. B. das Firmenjubiläum, die Weihnachtsfeier und der Betriebsausflug.

Unter diesen Bedingungen bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei

Damit die Teilnahme am Fest für die Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei bleibt, sind drei Bedingungen zu beachten:

  • Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmer:innen offenstehen.
  • Pro Jahr sind maximal zwei Veranstaltungen steuerlich begünstigt.
  • Es gilt eine Obergrenze von 110 Euro pro Teilnehmer:in (ab 2024: 150 Euro).

Maximal zwei Veranstaltungen

Pro Kalenderjahr sind zwei Betriebsveranstaltungen lohnsteuerfrei. Die Begrenzung bezieht sich nicht auf die Veranstaltung, sondern auf die Arbeitnehmenden. Das heißt: Ein:e Arbeitnehmer:in kann pro Kalenderjahr an zwei steuerlich begünstigten Feiern teilnehmen. Ab der dritten Betriebsveranstaltung gilt dann die Lohnsteuerpflicht.

Wenn Arbeitnehmende aufgrund ihrer dienstlichen Funktion an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, zählt der auf sie entfallende Kostenanteil nicht als Arbeitslohn. Besucht also z. B. die Geschäftsführerin eines großen Unternehmens die Weihnachtsfeiern der verschiedenen Abteilungen, gilt für sie die Obergrenze nicht.

Mehr als zwei Veranstaltungen

Ab der dritten Betriebsveranstaltung gilt der Kostenanteil für die Teilnahme als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Aber: Die zeitliche Reihenfolge ist hier nicht entscheidend. Arbeitgebende können selbst bestimmen, für welche zwei Veranstaltungen im Jahr sie die steuerliche Begünstigung nutzen möchten. So haben sie die Möglichkeit, für die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten Lohnsteuer abzuführen.

Freibetrag von 110 Euro (150 Euro)

Damit die Teilnahme lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten pro Arbeitnehmer:in die Höchstgrenze von 110 Euro nicht überschreiten. Grundlage für die Berechnung sind dabei die Bruttoausgaben für das Betriebsfest, also einschließlich Umsatzsteuer. Zu den Ausgaben zählen z. B. Speisen und Getränke, Fahrtkosten sowie Aufwendungen für Musik und den äußeren Rahmen.

Neuer Freibetrag ab 2024

Zum 1. Januar 2024 wird der Freibetrag voraussichtlich von 110 auf 150 Euro angehoben. Die Erhöhung der Obergrenze ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Für Arbeitgeber:innen bedeutet das: Für Betriebsfeiern im Jahr 2023 müssen sie den 110-Euro-Freibetrag heranziehen, für Veranstaltungen im Jahr 2024 den Freibetrag von 150 Euro.

Weihnachtsfeier absetzen: So gehen Sie vor

Um eine Betriebsveranstaltung steuerlich korrekt abzusetzen, müssen Sie die Zuwendungen pro Arbeitnehmer:in berechnen. Dazu gehen Sie in drei Schritten vor:

  1. Zählen Sie alle Ausgaben für die Veranstaltung zusammen (inklusive Umsatzsteuer). Nicht zu berücksichtigen sind die Selbstkosten des Arbeitgebers. Dazu gehören z. B. die Buchhaltungskosten zur Erfassung der Aufwendungen oder die Ausgaben für den Wasserverbrauch in den eigenen Räumen.
  2. Ermitteln Sie auf dieser Grundlage die Zuwendungen pro Kopf. Teilen Sie dazu die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer:innen. Wichtig: Es zählen alle Personen, die bei der Veranstaltung anwesend waren. Die Anzahl der Einladungen oder Anmeldungen ist für die Berechnung unerheblich.
  3. Im letzten Schritt ermitteln Sie die Kosten pro Arbeitnehmer:in. Wenn Begleitpersonen bei der Betriebsveranstaltung dabei waren, sind ihre Pro-Kopf-Ausgaben dem bzw. der jeweiligen Arbeitnehmenden zuzurechnen. Vorsicht: Damit kann der Freibetrag von 110 Euro (bzw. 150 Euro) möglicherweise überschritten werden.

Weihnachtsfeier mit Minijobber:innen

Auch Minijobber:innen müssen zu einer Betriebsveranstaltung eingeladen werden. Auf die Verdienstgrenze hat die Zuwendung keinen Einfluss: Bis zum Freibetrag von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) ist die Zuwendung steuerfrei. Beträge, die über die Freigrenze hinausgehen und pauschal mit 25 % versteuert werden, gehören nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Rechenbeispiel

Eine Firma lädt die Belegschaft mit Begleitpersonen zu einer Weihnachtsfeier ein. Die Gesamtkosten betragen 8.000 Euro. Insgesamt haben 50 Arbeitnehmer:innen teilgenommen, 30 von ihnen hatten ein Begleitperson dabei. Pro Kopf betragen die Aufwendungen also 100 Euro.

8.000 Euro (Gesamtkosten) : 80 (Anzahl Teilnehmer:innen) = 100 Euro (Kosten pro Kopf)

Pro Kopf liegen die Kosten zwar unter 110 Euro. Aber: Für die Berechnung des Freibetrags schlägt das Finanzamt der Zuwendung an den:die Arbeitnehmer:in auch die Kosten für die Begleitperson hinzu. Die Betriebsveranstaltung ist also nur für die 20 Arbeitnehmenden lohnsteuerfrei, die ohne Begleitung an der Weihnachtsfeier teilgenommen haben. Die Zuwendungen der 30 Arbeitnehmenden, die mit Begleitperson am Fest teilgenommen haben, betragen insgesamt 200 Euro und überschreiten damit den Freibetrag.

Was ist, wenn die Ausgaben den Freibetrag übersteigen?

Bis zum Freibetrag von 110 Euro (ab 2024: 150 Euro) ist die Zuwendung an die Arbeitnehmenden steuerfrei – für alles, was darüber hinausgeht, muss der:die Arbeitgeber:in Lohnsteuer abführen. Im oben genannten Beispiel sind das 90 Euro pro Arbeitnehmer:in:

200 Euro (Kosten Arbeitnehmer:in + Begleitperson) – 110 Euro (Freibetrag) = 90 Euro

Wie muss der Differenzbetrag versteuert werden?

Der Betrag, der die Freigrenze übersteigt, ist lohnsteuerpflichtig. Arbeitgeber:innen haben zwei Möglichkeiten diesen Differenzbetrag zu versteuern:

  • Versteuerung nach dem individuellen Lohnsteuersatz des Arbeitsnehmers bzw. der Arbeitsnehmerin
  • Lohnsteuerpauschalierung von 25 %: Die pauschale Besteuerung ist nur möglich, wenn die Veranstaltung allen Arbeitnehmenden der Firma offensteht. Für Arbeitgeber:innen kann diese Option von Vorteil sein, da in diesem Fall keine Beiträge zur Sozialversicherung gezahlt werden müssen.

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