Aufwendungen

Definition

Unter Aufwendungen versteht man die Kosten für den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Sie werden auf Erfolgskonten gebucht und verringern das Kapital. Die gesetzlichen Regelungen können Sie im EStG sowie im HGB nachlesen.

1 Regelung im Handelsrecht

1.1 Unterschiede zwischen Aufwendungen und Ausgaben

Im Handelsrecht gibt es definitorische Unterschiede zwischen Aufwendungen und Ausgaben. Während es sich demnach bei Aufwendungen um eine Vermögensminderung handelt, weil sie den Erfolg mindern, werden Ausgaben zur Finanzierungsrechnung gezählt. Bei der Verbuchung müssen Sie Aufwendungen dem Geschäftsjahr zuordnen, in dem Sie entstanden sind. Das geschieht nach dem

Zu den Ausgaben hingegen zählen beispielsweise Zahlungsvorgänge, Verbindlichkeiten oder die Minderung von Forderungen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht handelt es sich also immer dann um eine Ausgabe, wenn eines der folgenden Konten berührt wird:

Ausgaben stellen immer eine Verminderung des Betriebsvermögens. Gleichzeitig wird aber auch ein Wertzugang generiert. Es handelt sich also um eine Vermögensumschichtung.

1.2 Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen

Nach dem Gesamtkostenverfahren müssen Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung alle Aufwendungen ausweisen, die in einem Geschäftsjahr angefallen sind. Das gilt auch für Erlöse aus Erzeugnissen und für unfertige Erzeugnisse. Sie werden unter dem Konto der Bestandsveränderungen zusammengefasst.

1.3 Aufwendungen für Material

Auch die Kosten für den Kauf von Rohstoffen und Waren zählen zu den Aufwendungen, solange sie für die Verarbeitung von Erzeugnissen eingesetzt werden. Sie werden unter dem Konto „Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren“ verbucht. Hinzu kommen alle Leistungen, die Sie von anderen Unternehmen für die Verarbeitung dieser Materialien in Anspruch nehmen.

1.4 Aufwendungen für Personal

Löhne und Gehälter sowie alle sozialen Abgaben für die Altersversorgung zählen zum Personalaufwand.

1.5 Abschreibungen

 

1.5.1 Immaterielle Anlagegegenstände und Sachanlagen

In § 275 Abs. 2 Nr. 7a HGB sind in der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen auszuweisen auf

Außerplanmäßige Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 Satz 5 und 6 HGB sind jeweils gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben.

 

1.5.2 Umlaufgegenstände

In § 275 Abs. 2 Nr. 7b HGB sind in der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren nur die Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens auszuweisen, soweit sie die im Unternehmen üblichen Abschreibungen überschreiten. Die hiermit korrespondierenden üblichen Abschreibungen werden unter Nr. 2 Bestandsveränderungen, Nr. 5a Materialaufwand und Nr. 8 sonstige betriebliche Aufwendungen ausgewiesen.

1.6 Außerordentliche Aufwendungen

Der Posten „außerordentliche Aufwendungen“ war bisher von mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften in der Gewinn- und Verlustrechnung unter Nr. 16 nach dem Gesamtkostenverfahren und Nr. 15 nach dem Umsatzkostenverfahren auszuweisen. Hierunter wurden nach dem bisherigen Recht Aufwendungen verstanden, die außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens anfallen.

 

1.6.1 Für Wirtschaftsjahre nach dem 31.12.2015 entfällt der Posten außerordentliche Aufwendungen

Durch das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) entfällt für nach dem 31.12 2015 beginnende Geschäftsjahre der bisherige Posten„außerordentliche Aufwendungen“in der Gewinn- und Verlustrechnung. Ferner wird § 277 Abs. 4 HGB a. F. aufgehoben, durch den bisher der Ausweis dieses außerordentlichen Postens in der GuV und die Erläuterung hinsichtlich Betrag und Art im Anhang vorgeschrieben waren.

 

1.6.2 Welche Posten im Anhang zu erläutern sind

Stattdessen sind im Anhang die einzelnen Aufwandsposten von außergewöhnlicher Größenordnung oder außergewöhnlicher Bedeutung nach Betrag und Art anzugeben. Die Beträge sind zu erläutern, soweit sie nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Den Maßstab für die Außergewöhnlichkeit geben die individuell üblichen Gegebenheiten (aufwandswirksame Geschäftsvorfälle) des jeweiligen Unternehmens vor. Diese Änderung ist unabhängig von der Größe der Gesellschaft und betrifft daher nicht nur die mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften und KapCo-Gesellschaften.

Die betreffenden Posten sind im Anhang einzeln darzustellen. Es genügt also nicht wie bisher in der GuV einen Gesamtbetrag anzugeben. Im Unterschied zum bisherigen Recht kann es sich auch um zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit gehörende Vorgänge handeln. Aufwendungen sind für das Unternehmen von außergewöhnlicher Bedeutung, wenn sie Vorgänge betreffen, die das Unternehmen prägen. Dabei kann die von der Praxis bisher entwickelte Abgrenzung nach der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit indiziell weiter herangezogen werden. Lagen daher nach der bisherigen Praxis Aufwendungen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, fielen sie also unregelmäßig oder sogar selten an, so besteht ein Indiz dafür, dass sie auch i. S. v. § 285 Nr. 31 HGB n. F. für das Unternehmen von außergewöhnlicher Bedeutung sind. Es gehören daher folgende nach der bisherigen Praxis als ‹außerordentliche› Aufwendungen eingeordnete Posten dazu:

  • Verluste aus dem Verkauf oder der Stilllegung von Teilbetrieben, Zweigniederlassungen oder Geschäftsstellen;
  • Verluste aus dem Verkauf von Grundstücken, die zu den wesentlichen Betriebsgrundlagen gehören;
  • Aufwendungen für einen Sozialplan;
  • außergewöhnliche Inanspruchnahme aus Haftung, z. B. Produzentenhaftung;
  • in Einzelfällen: einmalige und erhebliche Aufwendungen bei der Erschließung neuer Märkte oder der Aufnahme neuer Produkte.

1.7 Sonstige betriebliche Aufwendungen

Sonstige betriebliche Aufwendungen sind Aufwendungen, die keinem anderen Aufwandsposten der GuV wie beispielsweise Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen (Finanzanlagen, Wertpapiere des Umlaufvermögens) oder Zinsen, zugeordnet werden können.

Zu dem Sammelposten „sonstige betriebliche Aufwendungen“ gehören:

  • Verlust aus dem Abgang von Anlagegegenständen;
  • Verlust aus dem Abgang von Umlaufgegenständen außer Vorräten;
  • übliche Abschreibungen auf Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände;
  • Zuführungen zu Rückstellungen (soweit keine Zuordnung zu einer Aufwandsart möglich ist);
  • Aufwendungen aus der Währungsumrechnung.

1.8 Periodenfremde Aufwendungen

Periodenfremde Aufwendungen sind Aufwendungen, die einem anderen Geschäfts-/Wirtschaftsjahr zuzurechnen sind.

Sofern periodenfremde Aufwendungen in den „sonstigen betrieblichen Aufwendungen“ enthalten sind, die nicht von untergeordneter Bedeutung sind, müssen Kapital- und KapCo-Gesellschaften diese hinsichtlich ihres Betrags und ihrer Art in Anhang erläutern. Kleine und mittelgroße Gesellschaften können auf die Angabepflicht jedoch verzichten.

1.9 Neutrale Aufwendungen

Betriebswirtschaftlich werden Ausgaben, Aufwendungen und Kosten abgegrenzt:

  • Ausgaben werden als Verminderung des Nettogeldvermögens verstanden. Nettogeldvermögen sind die liquiden Mittel zuzüglich der Forderungen und abzüglich der Verbindlichkeiten.
  • Unter Kosten wird der leistungsbedingte bewertete Verzehr an Gütern und Diensten verstanden.
  • Aufwendungen stellen die auf eine Abrechnungsperiode bezogenen Ausgaben dar.

Führen Aufwendungen einer Rechnungsperiode nicht oder in einer anderen Periode zu Kosten, so werden hierunter „neutrale Aufwendungen“ verstanden. Nicht zu Kosten führende Aufwendungen können betriebsfremde Aufwendungen sein, z. B. Spenden für karitative Zwecke oder Reparaturen an nicht betriebsbedingten Gebäuden. Hierzu werden auch außergewöhnliche betriebliche Aufwendungen gezählt, z. B. außergewöhnliche Forderungsausfälle, Katastrophenschäden, Währungsverluste. In einer anderen Periode zu Kosten führende Aufwendungen sind z. B. steuerlich motivierte höhere handelsrechtliche Abschreibungen.

2 Aufwendungen im Steuerrecht

Der Begriff „Aufwendungen“ kommt unter verschiedener Bedeutung in mehreren steuerrechtlichen Rechtsinstituten vor.

2.1 Werbungskosten

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (im Rahmen der sog. Überschusseinkünfte). Eine Belastung des eigenen Vermögens ist hierbei nicht notwendig.

Praxis-Beispiel

Abschreibungen als Werbungskosten ohne Vermögensbelastung

V schenkt seinem Sohn S 1.000 EUR. Dieser kauft sich dafür einen Computer und nutzt diesen beruflich. S macht die Abschreibungen als Werbungskosten geltend.

2.2 Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen

Sonderausgaben sind die in § 10 EStG genannten Aufwendungen, wenn sie weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten sind oder wie Betriebsausgaben oder Werbungskosten behandelt werden.

Aufwendungen können unter bestimmten Voraussetzungen als außergewöhnliche Belastungen abgezogen werden.

Für den Abzug der Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen ist es erforderlich, dass das eigene Vermögen belastet wird. Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen sind private Aufwendungen, welche die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer mindern.

2.3 Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Nach § 4 Abs. 5 EStG dürfen bestimmte Betriebsausgaben den (steuerlichen) Gewinn nicht mindern. Für so genannte gemischte Aufwendungen, die nicht unwesentlich betrieblich als auch privat veranlasst sind, besteht grundsätzlich ein Aufteilungsgebot. Ein Abzugsverbot besteht hingegen, wenn eine Trennung zwischen einem privaten und betrieblichen Anteil nicht möglich ist.

Für die steuerrechtliche Gewinnermittlung ist der Begriff „Betriebsausgaben“ ausschlaggebend.

Betriebsausgaben können sein:

  • betrieblich veranlasste Geldabflüsse, z. B. Barzahlungen oder Banküberweisungen, oder
  • Abgänge von Geldeswert, z. B. Entstehen von Verbindlichkeiten oder Abschreibungen.

3 Jahresabschluss

Aufwendungen bzw. Betriebsausgaben werden buchhalterisch auf Aufwandskonten gebucht. Diese werden beim Jahresabschluss über ein Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen; die Buchung lautet:

Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto.

Die Salden des Gewinn- und Verlustkontos werden nach bestimmten Ordnungsprinzipien, die für Kapital- und KapCo-Gesellschaften gesetzlich vorgegeben sind, in Posten der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengefasst.

Das Gewinn- und Verlustkonto wiederum gibt seinen Saldo an das Kapitalkonto ab. Besteht auf dem Gewinn- und Verlustkonto ein Überschuss auf der Haben-Seite, wird ein Gewinn ausgewiesen. Die Abschluss-Buchung lautet:

Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto. Das Kapital wird erhöht.

Liegt umgekehrt ein Überschuss auf der Soll-Seite vor, wurde ein Verlust erzielt. Die Abschlussbuchung lautet dann: Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto. Das Kapital wird dann gemindert.

4 Erfolgsausweis

4.1 Erfolgsausweis nach dem Imparitätsprinzip

Im Unterschied zu den positiven Geschäftserfolgen (Erträge), die erst dann ausgewiesen werden dürfen, wenn sie realisiert worden sind, müssen negative Geschäftserfolge (Aufwendungen), bereits berücksichtigt werden, wenn sie aus Geschäften des abgelaufenen Geschäftsjahres herrühren, bis zum Abschlussstichtag entstanden sind und am Abschlussstichtag vorhersehbar sind. Aufwendungen sind also gegenüber den Erträgen ungleich zu behandeln (Imparitätsprinzip).

4.2 Berücksichtigung unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung

Aufwendungen des Geschäftsjahres sind unabhängig von den Zeitpunkten der Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Maßgebend ist hierbei das Verursachungsprinzip. Nach diesem Prinzip werden Zahlungen nach ihrer wirtschaftlichen Verursachung erfolgsmäßig abgegrenzt.

Praxis-Beispiel

Unterschiedliche Behandlung von Ausgaben und Aufwendungen

Vor dem Bilanzstichtag werden Ausgaben für Sachanlagen geleistet, Aufwendungen erfolgen als Abschreibungen während der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer nach dem Bilanzstichtag. Nach dem Realisationsprinzip werden Teile dieser Aufwendungen als Herstellungskosten der Erzeugnisse erfolgsneutral (ohne Auswirkung auf den Gewinn) aktiviert.

4.3 Verbindlichkeiten und Rückstellungen

Ausgaben nach dem Bilanzstichtag, für die am Bilanzstichtag eine gewisse oder ungewisse Verpflichtung besteht, werden durch Passivierung einer Verbindlichkeit oder einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten als Aufwendungen dem abgelaufenen Geschäftsjahr zugeordnet.

4.4 Bewertung

Für die Bewertung folgt aus dem Prinzip, dass Ausgaben als Aufwendungen in dem Wirtschaftsjahr zu erfassen sind, in dem sie wirtschaftlich verursacht worden sind:

  • Die bei der Anschaffung und Herstellung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens gezahlten Ausgaben werden zunächst als Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert. Diese werden auf die Jahre des Nutzungszeitraums verteilt und als Abschreibungen jährlich aufwandsmäßig berücksichtigt.
  • Die bei der Anschaffung und Herstellung von Vorräten gezahlten Ausgaben werden als Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert und erst beim Verkauf der Vorräte als Wareneinsatz oder Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen und bei der Abschreibung der Vorräte auf den niedrigeren Wert als Aufwand erfasst.

Durch die Aktivierung der Aufwendungen als Anschaffungskosten oder Herstellungskosten von Anlagen und deren Abschreibung im Zeitraum der betrieblichen Nutzung, durch die Aktivierung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Vorräte bei der Inventur zum Schluss des Geschäfts-/Wirtschaftsjahres und deren Erfassung als Aufwand beim Umsatz (Verkauf) werden die Aufwendungen dem Geschäfts-/Wirtschaftsjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

4.5 Zeitraumbezogene Aufwandszurechnung von Ausgaben

Im laufenden Geschäfts-/Wirtschaftsjahr werden als Aufwendungen gebuchte Ausgaben dem Geschäfts-/Wirtschaftsjahr zugerechnet, zu dem sie zeitlich gehören. Es handelt sich hier um Ausgaben, die zeitraumbezogen angefallen sind.

Praxis-Beispiel

Rechnungsabgrenzung von als Aufwendungen gebuchten Ausgaben

Ein Kaufmann hat Geschäftsräume für 6.000 EUR jährlich gemietet. Die Mietperiode rechnet vom 1.10. bis zum 30.9. Das Geschäfts-/Wirtschaftsjahr stimmt mit dem Kalenderjahr überein. U überweist die Miete für die Abrechnungsperiode 1.10.01 bis 30.9.02 am 10.10.01.

Bei der Überweisung der Miete bucht U:

Konto

SKR 03 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

4210Miete6.0001200Bank6.000
Konto

SKR 04 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

6310Miete6.0001800Bank6.000

Von den 6.000 EUR, die im Jahr 01 als Aufwendungen gebucht wurden, rechnet nur der auf die Monate Oktober bis Dezember 01 entfallende Teilbetrag zum Geschäfts-/Wirtschaftsjahr 01. Das sind 3/12 × 6.000 EUR = 1.500 EUR. Der Restbetrag i. H. v. 4.500 EUR wird daher zum Bilanzstichtag als Aufwand durch folgende Buchung neutralisiert:

Konto

SKR 03 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

0980Aktive Rechnungs­abgrenzung4.5004210Miete4.500
Konto

SKR 04 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

1900Aktive Rechnungs­abgrenzung4.5006310Miete4.500

Der als Anfangsbestand im folgenden Geschäfts-/Wirtschaftsjahr 02 erfasste aktive Rechnungsabgrenzungsposten wird aufgelöst durch die Buchung:

Konto

SKR 03 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

4210Miete4.5000980Aktive Rechnungs­abgrenzung4.500
Konto

SKR 04 Soll

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben

Konten-

bezeichnung

Betrag

EUR

6310Miete4.5001900Aktive Rechnungs­abgrenzung4.500

So werden die Aufwendungen, die zeitlich nicht zum abgelaufenen Geschäfts-/Wirtschaftsjahr rechnen, sondern einer späteren Periode zuzurechnen sind, durch Aktivierung von Rechnungsabgrenzungsposten buchungstechnisch in ein späteres Geschäfts-/Wirtschaftsjahr verschoben.