Rechnungsabgrenzung

Was passiert in der Buchführung mit Einnahmen oder Ausgaben, die jetzt schon anfallen, aber erst Erträge oder Aufwendungen der nächsten Rechnungsperiode darstellen? In diesen Fällen ist eine Rechnungsabgrenzung erforderlich, um zu einer periodengerechten Erfolgsermittlung zu gelangen.

Rechnungsabgrenzung – ein häufiges Problem

Rechnungsabgrenzungen sind ein gängiges Problem im betrieblichen Rechnungswesen. Es gibt zahlreiche Geschäftsvorfälle, bei denen Abgrenzungsbedarf besteht. Hier ein paar Beispiele:

  • Ein Unternehmen zahlt im Oktober eine Prämie für eine Versicherung. Die Versicherungsperiode verlängert sich dadurch bis zum Oktober nächsten Jahres. Die Prämie gilt also nicht nur für das laufende Jahr, sondern auch für die Versicherungsleistung bis zum Ende der Versicherungsperiode im Folgejahr. Der in diesem Jahr „zu viel“ als Aufwand gebuchte Prämienanteil ist dann rechnungstechnisch abzugrenzen;
  • Eine Immobiliengesellschaft erhält von einem Mieter eine Mietvorauszahlung, die Mieten über den Jahreswechsel hinaus abdeckt. Es wäre daher nicht korrekt, die Einnahmen durch die Vorauszahlung bereits in diesem Jahr in voller Höhe ertragswirksam zu verbuchen. Die Korrektur erfolgt im Rahmen der Rechnungsabgrenzung in Höhe des Zahlungsanteils, der die Mieten des nächsten Jahres abdeckt.
  • Ein Unternehmen nimmt einen mehrjährigen Kredit auf, bei dem bei der Auszahlung ein Disagio berechnet wird. Das Disagio stellt einen Aufwand dar, der sich auf die gesamte Laufzeit des Darlehens bezieht. Das Disagio vollständig als Aufwand der laufenden Rechnungsperiode zu verbuchen, ist eigentlich nicht periodengerecht. Zweckmäßiger wäre eine Verteilung über verschiedene Perioden entsprechend der Laufzeit. Dies geschieht im Rahmen der Rechnungsabgrenzung.

ARA und PRA – zwei wichtige Abkürzungen bei Rechnungsabgrenzung

Das Kürzel ARA steht für „Aktive Rechnungs-Abgrenzung“. Es bezeichnet die Abgrenzung, wenn in der laufenden Rechnungsperiode eine Ausgabe erfolgt, die ganz oder zum Teil erst in Folgeperioden einen Aufwand darstellt. „Aktiv“ deshalb, weil die Abgrenzung im Rahmen eines Rechnungsabgrenzungspostens auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen wird. ARA-Fälle bei den genannten Beispielen sind die Prämienvorauszahlung bei der Versicherung und die Kreditaufnahme mit Disagio.

PRA bedeutet dementsprechend „Passive Rechnungs-Abgrenzung“. Sie wird notwendig, wenn in der laufenden Periode eine Einnahme erfolgt, die ganz oder zum Teil Ertrag der Folgeperioden darstellt. Hier erfolgt der Ausweis in einem Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz. Beim Beispiel Mietvorauszahlung an eine Immobiliengesellshaft handelt es sich um einen PRA-Fall.

Die bilanzielle Erfassung von Rechnungsabgrenzungsposten

Sowohl bei ARA- als auch bei PRA-Fällen besteht eine Aktivierungs- bzw. Passivierungspflicht im Jahresabschluss. Der Rechnungsabgrenzungsposten ist dann in Folgeperioden in dem Maße aufzulösen, in dem der jeweilige Aufwand bzw. Ertrag realisiert wird. Eine Ausnahme gilt beim Disagio. Hier haben die Unternehmen ein Wahlrecht, ob sie die Aktivierung vornehmen und das Disagio über die Laufzeit abschreiben oder das Disagio sofort als Aufwand verbuchen möchten. Rechtsgrundlage für die Rechnungsabgrenzung ist § 250 HGB.

Antizipative Rechnungsabgrenzung

Und was ist mit dem umgekehrten Fall: Aufwand jetzt und Ausgabe später oder Ertrag jetzt und Einnahme später? Auch hierfür gibt es etliche Praxisbeispiele:

  • Für eine bestehende Versicherung wird die Versicherungsprämie erst nachträglich im nächsten Jahr fällig (Aufwand jetzt/Ausgabe später);
  • Mietforderungen für die Nutzung einer Immobilie in diesem Jahr sind erst im nächsten Jahr zu begleichen (Ertrag jetzt, Einnahme später).

Abgrenzungen in diesem Zusammenhang bezeichnet man als antizipative Rechnungsabgrenzung (im Gegensatz zur transitorischen bei ARA und PRA). Sie werden in der Bilanz unter den sonstigen Forderungen oder sonstigen Verbindlichkeiten ausgewiesen.

Rechnungsabgrenzung – Unterstützung durch Buchhaltungssoftware

Für viele ist Rechnungsabgrenzung ein schwieriges Thema. Das muss nicht sein, denn heute steht leistungsfähige Online-Buchhaltungssoftware zur Verfügung, die die Abgrenzung einfach und sofort zugänglich macht. lexoffice ist zum Beispiel eine kaufmännische Online-Buchhaltungssoftware, die Unternehmen, Selbständige und Freiberufler bei der Buchführung nachhaltig unterstützt. Mit ihr gelingt die richtige Verbuchung von Geschäftsvorfällen problemlos, zuverlässig und korrekt. Das gilt natürlich auch für ARA- und PRA-Buchungen. Damit ist eine solide Grundlage für den korrekten Ausweis der Rechnungsabgrenzung im Jahresabschluss geschaffen.