Aufwand und Ertrag

Aufwand und Ertrag (beziehungsweise Aufwendungen und Erträge) sind die sogenannten Erfolgskonten im Rechnungswesen eines Unternehmens. Als Erfolgskonten werden sie deshalb bezeichnet, weil sie einen direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben: Aufwendungen (zum Beispiel für den Einkauf von Rohstoffen) schmälern den Gewinn, Erträge (zum Beispiel in Form von Umsatzerlösen) erhöhen den Gewinn. Aufwendungen und Erträge werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einander gegenübergestellt. Die Differenz ihrer jeweiligen Summe ergibt den Gewinn beziehungsweise den Verlust.

Gesetzliche Grundlagen

Die Grundlagen zu Aufwand und Ertrag sind im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) geregelt. Hier finden Sie zwar keine explizite Definition dessen, was Aufwendungen und Erträge charakterisiert, dafür aber die Verpflichtung, die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufzustellen. Diese Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge ist zum jeweiligen Ablauf des Geschäftsjahres zu leisten und ist die Grundlage für die Ermittlung des Gewinns beziehungsweise Verlusts. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 242 HGB.

Struktur der Aufwand- und Ertragskonten

Wie alle anderen Konten im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens haben auch die Aufwands- beziehungsweise Ertragskonten eine Soll- und eine Habenseite, auf der die entsprechenden Geschäftsvorfälle ihrem Wesen und ihrer Höhe nach gebucht werden. Diese Konten werden zu jeweiligen (Bilanz-)Stichtag saldiert und eine Gesamtsumme von Aufwendungen und Erträgen gebildet, die dann den Erfolg des Unternehmens in der Abrechnungsperiode beziehungsweise dem Geschäftsjahr bildet. Konkret: Die Erfolgskonten werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.

Arten von Aufwand und Ertrag

Auch wenn sich die Vielzahl von Unternehmen am Markt in ihrer Größe, der Branche und de Angebot an Produkten oder Dienstleistungen stark unterscheidet, sind die Aufwendungen oder Erträge, zu denen es innerhalb eines Geschäftsjahres kommt, doch zum Großteil gleich.

Im Bereich der Erträge machen in der Regel die Umsatzerlöse, die im Rahmen von Verkäufen an die einzelnen Kunden erzielt werden, in der Regel den größten Posten aus. Wenn ein Unternehmen aus seinen Rohstoffen Waren herstellt, stellt dies ebenfalls einen Ertrag in der Höhe des jeweiligen Wertes dar. An diesen beiden Beispielen wird auch der Unterschied zwischen Ertrag und Einnahme, die häufig verwechselt werden, deutlich: Beim Warenverkauf erhält das Unternehmen einen Einnahme, die gleichzeitig auch den Ertrag für das Unternehmen darstellt. Bei der Warenproduktion entsteht durch den hergestellten Wert ebenfalls ein Ertrag, aber ohne Einnahme, solange die Ware auf Lager ist und noch nicht an den Kunden verkauft wurde. Auch immateriell können Erträge entstehen: Im finanziellen Bereich sind hierfür die Zinserträge ein klassisches Beispiel.

Im Bereich Aufwand sind viele Konten eng mit spezifischen Abteilungen beziehungsweise Funktionen in einem Unternehmen verknüpft. Ein Beispiel hier ist etwa der Lohn- und Gehaltsaufwand für das in der Firma beschäftigte Personal. Zu den Posten typischer Aufwendungen gehören auch die Miete für Lager- oder Geschäftsräume, Energiekosten wie Strom und Heizung, alle Kosten für die Verwaltung, der Wareneinsatz sowie die Abschreibungen, zum Beispiel auf angeschafften Maschinen oder Fahrzeuge aus dem Fuhrpark des Unternehmens. All diese Beispiele zählen zu den sogenannten betriebsbedingten Aufwendungen. Es gibt jedoch auch Aufwand, der nicht mit der eigentlichen Betriebstätigkeit zu tun hat. Unter diese Rubrik fallen zum Beispiel der Ausfall von Forderungen durch zahlungsunfähige Schuldner oder der Diebstahl von Waren vom Firmengelände.

Aufwand und Ertrag: Warum sind sie in ihrer Art und Summe so wichtig?

Es gibt vor allem zwei Gründe, die die Erfassung von Aufwendungen und Erträgen für ein Unternehmen so wichtig machen. Zum einen natürlich ist die Ermittlung des Gewinns oder auch des Verlusts als Zeichen des unternehmerischen Erfolgs eine unverzichtbare Tätigkeit im Rahmen der Arbeiten des Jahresabschlusses. Viele Unternehmen verkürzen intern den Zeitraum der Gewinn- und Verlustermittlung zudem auf die vier Quartale oder die zwölf Monate. Dies gibt kontinuierlich Aufschluss über den Erfolg der Firma und bietet den Entscheidern die Möglichkeit, bei Bedarf auch während des Jahres korrigierend einzugreifen.

Eng damit in Zusammenhang steht der zweite Grund, der die Aufwands- und Ertragskonten so wichtig macht. Bei geplanten Änderungen (etwa wenn der Gewinn zu niedrig ausgefallen ist), können die Verantwortlichen die einzelnen Aufwandspositionen von der Miete über das Personal bis zu Kraftstoffverbrauch im Fuhrpark genau unter die Lupe und auf diese Weise nach Einsparpotenzialen suchen.

Wichtige Termine

Die Gewinn- und Verlustrechnung muss spätestens zum Termin für den Jahresabschluss, also zum Ablauf des Geschäftsjahres, fertiggestellt sein. Das gilt auch für die Aufwands- und Ertragskonten, da diese ja über die GuV abgeschlossen werden.

Wer hat Nutzen aus den Konten von Aufwand und Ertrag?

Sowohl die Inhaber und Geschäftsführer eines Unternehmens als auch die Verantwortlichen aus den einzelnen Abteilungen profitieren von der Aufwands- und Ertragsberechnung über die einzelnen Kosten und von deren Abschluss im Rahmen der GuV. Dies geschieht dadurch, dass nicht nur der Gewinn ermittelt wird, sondern auch diverse mögliche Einsparpotenziale ersichtlich werden.

Geschichtliches

Die Bildung von Aufwands- und Ertragskonten steht in engen Zusammenhang mit der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz. Die Grundlage für die in Kontoform abgebildeten Aufwendungen und Erträge liegt daher bereits in der Mitte des 19. Jahrhunderts, als die Pflicht zur Bilanzierung aufkam.

Mit einer Online-Buchhaltungs-Software wie z.B. lexoffice sind Anlegen und Führen von Aufwands- und Ertragskonten mit viel Komfort zu realisieren. Programme wie das leistungsstarke lexoffice machen die wichtigen Tätigkeit mit deutlich weniger zeitlichem und personellem Aufwand möglich. Durch die Digitalisierung fließen die Daten aus den einzelnen Abteilungen lückenlos zusammen und sind auch für alle Verantwortlichen abrufbar und nutzbar.